2024年4月24日发(作者：)

Word使用技巧使用邮件合并功能

Word使用技巧：使用邮件合并功能

Word是一款功能强大的文字处理软件，除了常见的编写文章、制

作表格等功能外，还具备许多实用的技巧，如邮件合并功能。邮件合

并功能可以帮助我们快速批量发送邮件，提高工作效率。本文将为您

详细介绍Word中使用邮件合并功能的步骤和注意事项。

一、准备工作

在进行邮件合并之前，我们需要准备好以下内容：

1. 邮件列表：将需要发送邮件的联系人信息整理为Excel表格，确

保包含姓名、邮箱等必要信息。

2. Word文档：在Word中编写好邮件正文，使用合适的格式和样式。

3. 邮件附件（可选）：如果需要在邮件中添加附件，将相关附件保

存在本地，准备好待发送。

二、步骤指引

下面是在Word中使用邮件合并功能的步骤指引：

1. 打开Word文档，点击"邮件合并"选项卡。

2. 在"开始邮件合并"组中，选择"开始邮件合并向导"。

3. 弹出的向导面板中，选择"电子邮件"，然后点击"下一步"。

4. 在下一步中，选择"使用现有列表"，然后点击"浏览"选择之前准

备好的Excel邮件列表。

5. 在下一步中，选择正确的联系人信息，确保姓名、邮箱等字段对

应无误，点击"下一步"。

6. 在下一步中，点击"写邮件"，在邮件正文中编写好需要发送的邮

件内容。

7. 如果需要添加附件，可以点击"附件"按钮，在弹出的文件浏览器

中选择相关附件。

8. 编写完毕后，再次点击"下一步"，在下一步中点击"完成与合并"。

9. 弹出的面板中，选择"发送电子邮件"，然后点击"合并"。

10. Word将自动完成邮件合并，并将邮件发送到每个联系人的邮箱。

三、注意事项

在使用邮件合并功能时，需注意以下事项：

1. 邮件正文的格式：在编写邮件正文时，要注意使用合适的格式和

样式，确保邮件内容清晰易读。

2. 邮件列表的准确性：在准备Excel邮件列表时，要仔细核对每个

联系人的信息，确保姓名、邮箱等字段准确无误。

3. 邮件附件的大小和格式：如果需要添加附件，要确保附件的大小

适中，避免过大的附件给收件人带来不必要的麻烦。此外，要注意选

择常用的附件格式，确保收件人可以正常打开。

4. 邮件发送的频率和时间：在进行批量邮件发送时，要注意避免频

繁发送，以免被认为是垃圾邮件。同时，要尊重收件人的时间，选择

合适的发送时间，避免干扰别人的工作和休息。

四、小结

通过Word的邮件合并功能，我们可以方便地批量发送邮件，提高

工作效率。在使用邮件合并功能时，我们需要准备好邮件列表、Word

文档以及可能需要的附件，并按照指引逐步进行操作。同时，要注意

邮件正文的格式、邮件列表的准确性、附件的大小和格式，以及邮件

发送的频率和时间。希望本文的介绍能够帮助您更好地利用Word的邮

件合并功能，提升工作效率。