办公自动化基础知识

2023年11月28日发(作者：)

办公自动化基础知识

1、计算机系统:硬件（hardware）、软件（software）系统。

外观：主机箱、外部设备 .

功能：运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备 。

2、CPU是计算机 核心部件,对微机整体性能起决定性作用。衡量CPU

性能的指标：一是主频（主频越高，CPU速度越快）；二字长。

3、内存储器: 随机（RAM）断电后，RAM中数据会丢失只读（ROM)

不因断电丢失数据 。

4、外存储器:硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备.

5、硬盘使用注意事项：

①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要

的系统信息,一旦被破坏，硬盘就无法使用。

②尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使

用寿命。

6、常用光盘三类：只读型光盘(CD-ROM）、一次写入型光盘（写入

重要数据）和可擦写光盘.

7、显示器两大类：阴极射线管显示器（CRT)和液晶显示器(LCD）

维护、保养和防护：

①注意防磁；

②注意使用屏幕保护程序（时间间隔以短为宜，设密码） ；

③显示器窗口不得朝向门窗 。

8、计算机软件系统 系统软件：

操作系统（OS）:DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、

Net Ware、Windows NT。

9、开关机：关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通

电源，最好间隔3分钟以上.

热启动：①“Ctrl+Alt+Del”键；②按主机箱面板上“Reset”键

10、“死机”处理：唯一的恢复办法是重新启动系统（热启动）。造

成“死机”的原因主要有二：①操作系统本身存在缺陷；②是由于用

户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。

11、清理磁盘步骤：操作时,在Windows开始菜单中选择“所有程

序”→“附件”→“系统工具"→“磁盘清理”,程序启动后出现一个

驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确

定”按钮。

12、在Windows开始菜单中选择“程序"→“附件” →“系统工具”

→“磁盘碎片整理程序”,会出现“磁盘碎片整理程序"对话框，选择

要整理的硬盘，单击“碎片整理”，程序就会开始整理所选择的硬盘。

13、计算机病毒特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预

见性.

14、病毒防治：①不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘专用；②不用

来路不明的软件；③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件；

⑤对重要数据进行备份（异地存放；双轨质纸质文件）.

15、菜单的约定：

①命令后“…”。当选用这类命令,将弹出一个对话框，要求用户输入

必要的信息或做进一步的选择;

②命令后带“▼"。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选

择；

③命令后带组合键.表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键

就可执行该命令；

④命令后有字幕.加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，

直接兼下该字母即可执行该命令。

16、选取文件或文件夹：

要选取多个连续对象,可以用鼠标单击第一个对象，再按下

“Shift”键单击最后的对象；也可以自第一个对象单个拖动鼠标到

最后对象；如果要使用键盘，可以按下“Shift"键连续移动光标，则

光标所经过区间的所有对象都被选中。

17、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象：

当源文件与目标文件在同一磁盘上时，按住鼠标左键直接拖动对

象可以完成对象的移动，如果按下“Ctrl"键再拖动对象可以完成对象

的复制。

当源文件与目标文件在不同的磁盘上时,按住鼠标左键将对象从

一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制，如果按下“Shift”

键再拖动，再完成对象的移动。

18、永久删除:

①清空回收站；

②按“Shift+Del”组合键;

③按住“Shift”键,再选择删除。

19、Windows XP支持星号（＊）和问号（？）两个通配符,星号表

示多个字符,问号一个字符。

20、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合.只读属

性文件通常不易误删。

21、资源管理器采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域.左窗格

显示器整个系统的文件夹树。

22、具体设置方法：

①在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，

打开“显示属性”对话框。选择“屏幕保护程序"选项卡；

②单击该选项卡中的“屏幕保护程序”下拉列表，将会看到系统提供

的所有屏保程序；选取一种屏保程序，单击“预览”按钮，可显示该

屏幕保护程序的动态演示外观；单击“设置”按钮，自定义该屏保的

显示选项;利用“等待”按钮设置系统启动屏保程序之前要等待的时

间；

③设置完成后，单击“确定”按钮即可.

23、Word2003启动操作：

①“开始”菜单；

②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符路径Winword。exe”

“确定”;

③快捷方式 。

24、文件存盘 ：

选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中

的“保存"按钮或者按“Ctrl+S”键。

如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打

开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为"对话

框.在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件

类型等信息。

25、Word选取文本：

①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一

行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动；

②按照“Ctrl”键,单击句子中的任意位置可以选定一句文本；

③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位

置三击鼠标；

④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击;

⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住

“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可；

⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”

键，再单击选定块末尾。

26、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V .

27、创建表格：

①使用“常用"工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格;

②用“表格”菜单上的“插入"命令建立空表格；

③用“表格”菜单上的“绘制表格"命令绘制表格。

28、改变行高或列宽：

①使用鼠标进行调整；

②使用对话框进行精确调整.单击“表格”菜单（或表格本身）中的

“表格属性”命令,单击“行”（“列" ）选项卡，精确调整

29、页面格式：打开“文件”下拉菜单,单击“页面设置”命令,可以

打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络

等选项卡,可进行相应设置。

30、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P

31、启动Excel时,系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3

各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.

32、单元格选定（选定不相邻的矩形区域）

有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键,然后单击所需单

元格。

33、数据输入

①输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字），如果

输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内

注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。

输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。

②输入数字:Excel将自动使用科学计数法来表示，如

“3”,显示为“1。23E+11”

注意:输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号

会被忽略,负数前加“-”号或用圆括号括起来。

③输入日期和时间

a、时间格式Excel自动为24时,12时需键入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”确认输入；“Tab”指向右边的单元格

⑤清除单元格，只是删除单元格内内容；删除单元格则是将选定的单

元格从表中删除

34、设定数据有效性步骤：P/85-86

①选定要增加有效检查的单元格

②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框,

单击“设置选项卡"。

③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。

④在“数据"下拉列表中选择条件。

⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值,比如0和100。

⑥按下“确定”即可.

35、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，

然后输入新名回车即可。

36、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表,只需用鼠标单

击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。

注意:如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。

37、关闭:Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住

“Shift"，单击“文件"菜

单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令,单击即可.

38、改变数字格式的步骤是：

①选定需要格式化的单元格或一个区域

②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”

对话框中单击“数值"选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如

“数值”.

③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。

39、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的

编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入

点出现。桉“Alt+Enter"，敲“回车”。还可用“单元格对话框"设置

自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，

选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。

40、处理标题

在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中"按钮实现。步骤：

按实际宽度选择要居中的标题,单击 即可。

41、行列高

①Excel中,单远格默认宽度是“8。38”。

②自动调整：“格式”→“行"子菜单上的“最适合的行高”或“列"

子菜单上的“最适合的列宽”命令。

42、单元格地址：相对地址（Excel2000默认状态），绝对地址、混

合地址、三维地址。

43、自动求和:选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元

格，单击“常用”工具栏中的自动求和∑，用鼠标选定要汇总的单元

格或单元格区域，敲“回车"键或按下“确认”即可。

44、数据排序：

⑴使用“排序”对话框进行排序

①在需要排序的数据清单中，单击任一单元格；

②选择“数据”菜单上的“排序”命令；

③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边

选项按钮中选中“升序"或“降序”；

④在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”；

⑤“确定"

⑵使用工具按钮进行排序：升序 ↓，降序 ↓。

45、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的

方框，称为“占位符”。

46、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使

用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域.

47、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，

或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯

片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。

48、页面设置步骤：

①打开要进行页面设置和打印的幻灯片；

②单击“文件"菜单中的“页面设置”命令;

③在“幻灯片大小"下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一

种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度"数值框中将显示该幻灯片尺

寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻

灯片、备注、讲义和大纲的方向；

49、打印步骤“

①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”），可设

置打印机类型、打印范围和内容。

②单击“确定”

50、应用和更好模板的具体步骤：

①打开要应用设计模板的演示文稿；

②单击“格式"菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏

上单击“设计"，在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格（如已打开

“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案，请单击“设计模

板"）；

③在“幻灯片设计"任务窗格中，已用设计模板出现在“在此演示文

稿中使用”三下，所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下.

51、制作新的表格幻灯片步骤：

①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，屏幕右侧出现“幻灯

片版式"窗格,在“其他版式”中单击“标题和表格"版式。

②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符,即可出现“插入表格"对话框。

③在对话框中输入表格的行数和列数，然后单击“确定”按钮,即可

生成表格,同时出现“表格和边框”工具栏。

52、在已有的幻灯片中添加表格

单击“插入”菜单中的“表格”命令，出现“插入表格"对话框,在对

话框中输入表格的行、列数，单击“确定”即可。

53、在幻灯片中添加用户自己的图片文件：

①在显示要插入图片的幻灯片；

②单击“插入"菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令，出现

“插入图片对话框"。

③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置，然后选定该图。

④单击“插入”即可.

54、启动幻灯片方法：

①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。

②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。

③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。

④按“F5”键.

55、控制幻灯片放映：“→”，“↓”或“PgDown”键，进入下一张

幻灯片；按“←"，“↑”或“PgUp”键,进入上一张幻灯片.

56、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源

共享,大体由两部分组成，一是通信子网，二是资源子网。另外还有

用于确保网络通信的协议.

57、共享资源包括：数据资源、软件资源、硬件资源

58、Tcp/LP协议特点：一是标准化，几乎任何网络软件或设备都能

在该协议上运行;二是可路由性，这使得用户可将多个局域网连成一

个大型互联网络。

59、网卡即网络接口卡，又称网络适配器.

60、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的

专用网络设备,是拨号用户必不可少的设备只要。

61、按网络覆盖的范围分，可分为局域网、广域网。

局域网（LAN）：办公室或实验室（十米级网),建筑物的网（百米级网），

校园网（千米级网)。广域网（WAN）:城域网(WAN）、地区网或行

业网（百公里级）.国家网（千公里级）甚至洲际网（万公里级）.

62、因特网主要功能：

①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询）

②高速通信服务（电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等）

③电子教育(远程教育、培训，阅读电子出版物，访问电子图书馆等)

④电子娱乐（播放电影电视，交互式电子游戏，文化娱乐信息的交流

与讨论等）

⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结

帐与各类电子消费方式）

⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会

诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与

老人的寻找等)

63、默认的封面文件为主页。浏览器是用来浏览网上信息的主要工

具，包括Internet、Explorer、Netscape、又称“电

子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。著名的搜索引擎

Yahoo、Google和搜狐、百度.防火墙是用增强机构内部网络安全性

的一个或一组系统，防火墙是只允许授权的数据通过。

64、域名：要想在网上建立服务器发布信息，必须首先注册自己的

域名，只有拥有了自己的域名，别人才能访问到你。

顶级域名:机构性域名、地理性域名。

机构性域名:com（营利性商业实体)、edu（教育机构或设施)、gov

（非军事性政府或组织）、net（网络资源或组织)、org（非营利性组

织机构）、firm（商业或公司）