2023年11月30日发(作者：)
第三章
3.1办公自动化概述
办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一
种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、
新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动
化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实
现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加
协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
3.1.1办公自动化的历史概述
起步阶段
（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，
使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公
数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文
档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。
应用阶段
（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域
的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变
化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为
中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流
程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、
提高了运营效率。
发展阶段
OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步
扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时
市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何
方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、
为员工提供高效的协作工作平台。
编辑本段办公自动化的发展方向
办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在
网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件
理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化
办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，
而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式
和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公
自动化发展的必然趋势。
办公自动化介绍
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科
学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet
技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技
术（如天络在线等等），广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业
内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为
科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是
衡量其实现现代化管理的标准。 我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公
自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办
公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。 在行政
机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，以前常叫无纸化办公，
后来叫办公自动化，再后来叫OA。
办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称
Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动
化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。 办公自动
化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，
都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接
受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字
处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传
递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。
随着3G移动网络的部署，办公自动化已经进入了移动时代。移动办公自动化系统[1]
就是一个集3G移动技术、智能移动终端、VPN、 身份认证、地理信息系统（GIS）、Webservice、
商业智能等技术于一体的移动办公自动化产品。它将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、
日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，工作人员可以随时随地进行掌上办公，成为
管理者、市场人员等贴心的移动办公系统。
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档
上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出
决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自
动化的辅助。
人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的
角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人
员等。
技术设备，计算机是另一因素。 设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电
话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设
备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、
专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。
显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需
齐备。 办公自动化系统是处理信息的系统，是进入信息时代后的一种新概念。
早期的办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询
功能；随着数据库技术的发展，客户服务器结构的出现，OA（Office Automation）系统进入
了DBMS 的阶段；办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在LotusNotes和Microsoft
Exchange出现以后，所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构
化文档的处理、工作流定义等重要的OA 功能，OA应用进入了实用化的阶段；但随着管理
水平的提高，Internet 技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足要求，OA 的重
心开始由文档的处理转入了数据的分析，即所说的决策系统，这时出现了以信息交换平台和
数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，浏览器作为前台（三层次结构）的
OA 模式，这种模式下，可以将OA 系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内，
可以通过OA 系统看到、分析、得到更全面的信息。基于B/S 结构的办公自动化系统，适
用于施工企业的办公自动化，它涵盖日常办公管理的基本流,具有较强的通用性。目前国内
此技术较为成熟的只有天络在线等几家大型企业。
3.1.2办公常用office概述
Office(全称：MicrosoftOffice)，是一套由微软公司开发的办公软件，它为Microsoft Windows
和Apple Macintosh操作系统而开发。与办公室应用程序一样，它包括联合的服务器和基于
互联网的服务。最近版本的 Office 被称为“Office system”而不叫“Office suite”，反映出
它们也包括服务器的事实。
Office 最初出现于九十年代早期，最初是一个推广名称，指一些以前曾单独发售的软件
的合集。当时主要的推广重点是购买合集比单独购买要省很多钱。最初的Office版本包含
Word、Excel和Powerpoint。另外一个专业版包含Microsoft Access。Microsoft Outlook当时
尚不存在。随着时间的流逝，Office应用程序逐渐整合，共享一些特性，例如拼写和语法检
查、OLE数据整合和微软Microsoft VBA(Visual Basic for Applications)脚本语言。最近，微
软尝试将Office作为一个开发平台，但是结果祸福难料
Office被认为是一个开发文档的事实标准，而且有一些特性在其他产品中并不存在。但
是其他产品也有Office 缺少的特性。Microsoft 2007 Office System有一个和以前版本差异很
大的用户界面。如今的微软公司Office已经不再是单一的办公应用组件，而是应用方案平台，
也是一套整合与全方位的为企业和个人创造价值的系统。Microsoft Office System涵盖了已
为用户所熟悉的Office应用程序，还增加了诸多全面支持XML的新组件，从而帮助个人与
企业充分发挥信息资源的能量。Microsoft Office System主要是由领先的应用程序、服务器
和服务所组成。
3.1.3office常用组件
每一代的Microsoft office都有一个以上的版本，每个版本都根据使用者的实际需要，
选择了不同的组件。
Word
MicrosoftWord是文字处理软件。它被认为是Office的主要程序。它在文字处理软件
市场上拥有统治份额。它私有的DOC格式被尊为一个行业的标准，虽然它的最新版本Word
12.0/2007也支持一个基于XML的格式。Word也适宜某些版本的Microsoft Works。它适宜Windows
和Macintosh 平台。它的主要竞争者是 Writer、StarOffice、Corel WordPerfect
和Apple Pages。Microsoft Word可以轻松构造各种网页，实现其他软件难以实现的网页效果，
缺陷是它构造的WEB网页CSS代码繁多。
Excel
MicrosoftExcel是电子数据表程序〔进行数字和预算运算的软件程序〕。像Microsoft
Word，它在市场拥有统治份额。它最初对占优势的Lotus 1-2-3是个竞争者，但最后它卖得比它
多、快，于是它成为了实际标准。它适宜Windows和Macintosh 平台。它的主要竞争者是
Calc、StarOffice和Corel Quattro Pro。
Outlook
MicrosoftOutlook——请不要同微软的另外一款产品Outlook Express相混淆—— 是
个人信息管理程序和电子邮件通信软件。在Office 97版接任Microsoft Mail。它包括一个电
子邮件客户端，日历，任务管理者，和地址本。它的电子邮件程序的主要竞争者是Mozilla
Thunderbird(Mozilla)和Eudora。它的个人信息管理程序主要竞争者是Mozilla和Lotus
Organizer。它仅适宜Windows平台;一个版本也被包括在大多数Pocket PC掌上电脑里。它在
Macintosh里对应的程序是Microsoft Entourage。
Access
MicrosoftOfficeAccess(前名 Microsoft Access)是由微软发布的关联式数据库管理
系统。它结合了 Microsoft Jet Database Engine 和 图形用户界面两项特点，是 Microsoft
Office 2007 的成员之一。
Access能够存取 Access/Jet、Microsoft SQL Server、Oracle，或者任何 ODBC 兼
容数据库内的资料。熟练的软件设计师和资料分析师利用它来开发应用软件，而一些不熟练的程
序员和非程序员的"进阶用户"则能使用它来开发简单的应用软件。虽然它支援部份面向对象(OO)
技术，但是未能成为一种完整的面向对象开发工具。
其实Access 也是微软公司另一个通讯程序的名字，想与 ProComm 以及其他类似程序
来竞争。可是事后微软证实这是个失败计划，并且将它中止。数年后他们把名字重新命名于数据
库软件。
PowerPoint
Microsoft PowerPoint 使用户可以快速创建极具感染力的动态演示文稿，同时集成工
作流和方法以轻松共享信息。
Outlook Express
MicrosoftOutlookExpress，简称为OE，是微软公司出品的一款电子邮件客户端，也
是一个基于NNTP协议的Usenet客户端。微软将这个软件与操作系统以及Internet Explorer
网页浏览器捆绑在一起。同时，对于苹果公司“经典”版的麦金塔电脑提供该软件的免费下载(微
软不对新版本的Mac OS X操作系统提供该软件，在OS X上微软对应的软件是Microsoft
Entourage，Microsoft Entourage是专有商用软件Microsoft Office套装的一部分)。
Project
MicrosoftProject(或MSP) 是专案管理软件程序由微软开发销售。软件设计目的在于
协助专案经理发展计划、为任务分配资源、跟踪进度、管理预算和分析工作量。第一版微软
Project为微软Project for Windows 95，发布于1995年。其后版本各于1998, 2000, 2003
和2006年发布。本应用程序可产生关键路径日程表──虽然第三方ProChain和Spherical Angle
也有提供关键链关联软件。日程表可以以资源标准的，而且关键链以甘特图形象化。另外，Project
可以辨认不同类别的用户。这些不同类的用户对专案、概观、和其它资料有不同的访问级别。自
订物件如行事历、观看方式、表格、筛选器和字段在企业领域分享给所有用户。
Publisher
MicrosoftOfficePublisher是微软公司发行的桌面出版应用软件。它常被人们认为是
一款入门级的桌面出版应用软件，它能提供比Microsoft Word更强大的页面元素控制功能，
但比起专业的页面布局软件，比如说Adobe公司的InDesign以及Quark公司的QuarkXPress
来还略逊一筹。
比起其它桌面出版软件来，Publisher在历史上一直不受高端商务打印商店欢迎。它
只能用于Windows，而业界占相当份额的系统运行的是苹果公司的Mac OS X。Publisher定
位于入门级的应用软件造成了很多的问题，比如在服务提供商的电脑上没有相应字体和嵌入
对象等等(虽然Publisher提供了可以把相关联的文件压缩成一个自释放应用程序的工具)。许
多高端特性，比如透明化，对象阴影，slugs，路径文本，内嵌的PDF输出等等，或者没有
完全实现，或者干脆没有。但最近的一些版本有了很大的提高，开始关注色彩分离以及正确
地处理彩色输出。Publisher 2007还包含了期待已久的特性，可以输出商业出版品质带内嵌
字体的PDF格式，作为选件可以从微软网站下载。
Publisher被包含在高端的Microsoft Office版本中。这反映了微软对Publisher的定
位，它是一款易用的，相比于那些重量级产口而言价格适中的产品，它的目标用户主要是那
些没有专业人员制作市场推广材料以及其它文档的中小型企业。
Publisher的大部份替代品，除Adobe PageMaker外，都不提供导入Publisher的功
能;但是，Publisher可以导出成EMF (Enhanced Metafile)格式，它可以被其它软件支持。
Visio
MicrosoftVisio是Windows操作系统下运行的流程图和矢量绘图软件，它是
Microsoft Office软件的一个部分。
2000年微软公司收购同名公司后，Visio成为微软公司的产品。它的竞争者是Adobe
Illustrator、Macromedia FreeHand和CorelDraw。
OneNote
MicrosoftOneNote使您能够捕获、组织和重用便携式计算机、台式计算机或 Tablet
PC 上的便笺。它为您提供了一个存储所有便笺的位置，并允许您自由处理这些便笺。
OneNote 2003 还帮助您以多种方式捕获信息，然后根据需要组织和使用它。 它是Office2003
中的新程序。
SharePoint Designer 2007
Microsoft SharePoint Designer 2007是Frontpage 2003的下一个版本，不过这个版本
绝对不是Frontpage 2003的简单改进版，Microsoft Office SharePoint Designer 2007 是一种全
新的Web2.0产品，用于基于 SharePoint 技术创建和自定义 Microsoft SharePoint 网站并生
成启用工作流的应用程序。Office SharePoint Designer 2007 提供了多种专业工具，利用这些
工具，用户在 SharePoint 平台上无需编写代码即可生成交互解决方案、设计自定义
SharePoint 网站以及使用报告和托管权限维护网站性能。
Infopath
MicrosoftInfopath是用来开发XML为本用户表格的应用程序。于2003年末首先发
布为微软Office 2003套餐程序的一部分。InfoPath主要特点是它对自订的XML概要支援，
以创作和查验XML文件的能力。它可透过MSXML与SOAP工具包利用XML Web Services
连接到外部系统 ，并且后端和中间层系统可设定来利用Web Services标准如SOAP, UDDI,
以及WSDL来沟通。另外，因为InfoPath文件是基于XML的，它可从外部数据库资源调用
资料绑定到表格控制元件而非InfoPath本身 。
这里有一个例子可以说明InfoPath可以用来做什么：用户在他们的笔记本上使用
InfoPath离线填写一张表单。InfoPath可以检查这张表单里一些字段的合法性，用户可以附
加一个数字签名。然后用户可以连接到服务器，提交表单(以XML形式)，等待上级的批准。
当用户连接到服务器时，表单模板可以被自动更新。
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