2023年12月6日发(作者：)
0 索引 Microsoft Outlook 2010日常功能使用说明
一、日历与会议邀请 …………………………………………………………………Page1
二、外出自动留言 ……………………………………………………………………Page7
三、任务 ………………………………………………………………………………Page9
四、撤销邮件 …………………………………………………………………………Page16
五、规则 ………………………………………………………………………………Page17
六、存档 ………………………………………………………………………………Page19
七、设置邮件自动接收时间 …………………………………………………………Page22
八、设置签名 …………………………………………………………………………Page23
九、使用抄送和密送发送邮件 ………………………………………………………Page25
十、邮件的分类 ………………………………………………………………………Page26
1 Microsoft Outlook 2010日常功能使用说明
一、日历与会议邀请 1. 日历 1) 打开Outlook2010，点击左侧导航窗格中的“日历”选项，即可进入Outlook2010的日历界面，如下图： 在右侧的主界面中，我们可以根据自己的需要，点击相应的标签，即可选择将日期按照天、周或月来显示，以便于轻松添加任务。 2) 在日历里查询会议室使用情况 i. 点击“打开日历”，选择“从房间列表” 2 ii. 根据需要添加会议室 iii. 根据需要勾选想要查看的会议室，在右边界面中显示的为会议室预订信息 3 3) 可以使用 Microsoft Outlook 2010 与他人共享日历信息： i. 通过电子邮件
通过电子邮件共享的日历以电子邮件附件的形式发送到收件人的收件箱中，邮件正文中显示日历快照。可在发送之前编辑日历快照；例如，可以更改字体或突出显示日期或约会。
通过电子邮件发送日历：
l 在“开始”选项卡上的“共享”组中，单击“发送日历”。
l 在“日历”框中，单击要发送的日历。
l 在“日期范围”框中，单击想让日历显示的时间段。
l 输入或选择所需的任何其他选项，然后单击“确定”。
通过电子邮件接收日历的 Outlook 2010 用户可以选择在 Outlook 中打开日历快照。这样可以使日历快照和收件人的当前日历以并排模式或日历重叠模式显示。
ii. 使用 Microsoft Exchange Server 帐户
通过 Microsoft Exchange Server，可以与具有 Exchange 帐户的其他用户共享日历。其他用户需要得到您的授权才能查看您的日历。如果您想要打开其他人的日历，但是该日历的所有者尚未授予您查看权限，Outlook 会提示您向此人请求所需权限。
在首次访问共享日历后，该日历会添加到导航窗格中的“共享日历”列表中，下次您要查看该日历时可通过该列表进行访问。
与其他 Exchange 用户共享日历：
l 在“开始”选项卡上的“共享”组中，单击“共享日历”。
l 在显示的共享邀请中，在“收件人”框中输入要与之共享日历的用户。
l 输入或选择所需的任何其他选项，就像发送电子邮件一样。
收件人接收到电子邮件通知，内容是您已共享您的日历。您还可以请求收件人将他或她的
Exchange 日历与您共享。
提示 如果要共享您创建的非默认日历，请在导航窗格中右键单击该日历的名称，然后单击“共享日历名称”。
4 2. 会议邀请 1） 单击“新建会议”，在弹出的窗口中，我们可以进行会议的各种属性的编辑。 在“主题”一栏，输入我们本次会议的主题，如：Weekly Meeting。 在“地点”一栏，输入召开会议的地点。 在“开始时间”一栏，填写会议开始的时间，如：2010年11月7日（星期日），15:15。点击右边的箭头，可以在下拉列表中选择相应的时间，但下拉列表仅提供整点和半点的时刻，如果是其他时刻，我们可以手动进行输入。 在“结束时间”一栏，填写本次会议预期的结束时间，如：2010年11月7日（星期日）15:30。当然会议有时候可能会被延长，或者提前结束，这里只是填写一个预期结果，以便于我们安排会议之后的事情。 而如果本次会议室全天都要进行，则直接选中“全天时间”前的复选框，此时只能进行日期的设置，则不再进行具体时刻的设置。 接下来，只需要输入会议的大致内容，一个新的会议提醒便建好了。 ² 在确定会议时间地点时，可以使用两个工具: 会议室查找工具——将向您显示在给定时间的所有空闲会议室。在您选择会议室时，它将自动添加到收件人列表中。 调度助手——将向您显示与会者是否有空参加会议。 5 2）选择好与会人，会议时间地点后发送会议邀请。点击“发送”，如果对方同样使用了Outlook2010，那么会自动在他/她的日历中添加一个会议提醒，而接下来的事情，便是等待大家来参加会议了。 3） 调整已预约会议的时间：若由于各方面原因，需要调整或取消会议，请进入OUTLOOK日历选项。 i. 找到已预约的会议，并双击打开。 6 ii. 打开后调整会议时间、与会者等信息，确认后点击发送更新。 7 二、外出自动留言 1. 在“工具”菜单上，单击“自动答复”。如果没有点击右方黑色三角箭头，在下拉列表中“其他命令”中找。
2. 在“在我的组织内”选项卡上，键入您外出时想要发送的响应内容。
您可以使用控件来更改字体、字号和其他文本格式。
或者，您可以给您组织以外的人发送自动答复。您可以选择是向给您发送电子邮件的每个人发送自动答复，还是仅向“联系人”中所列的人发送自动答复。
8 3、如果外出时不打算检查电子邮件，可以创建规则，自动将邮件移动或复制到其他文件夹、删除邮件、发送自定义答复等。
如果要创建规则，则必须理解这些规则在 Outlook 中的应用方式：
•
•
规则按照其在规则列表中从上到下的显示顺序来应用。
如果在“编辑规则”对话框中选择了多项条件，规则将只应用于满足所有选定条件的邮件。例如，如果指定发件人为“刘晓芳”（条件），并指定“主题”框中包含“销售会议”（条件），则该规则仅应用于同时满足这两个条件的邮件。
•
但是，如果为一个条件设置了多项标准，规则将应用于符合该条件多项标准中至少一项标准的任何邮件。例如，如果在“发件人”框中指定“刘晓芳;李凯”，该规则将应用于来自“刘晓芳”或“李凯”的邮件。
1) 在“工具”菜单上，单击“自动答复”。
2) 单击“添加规则”。
3) 在“符合下列条件的邮件到达时”之下，指定应用规则时邮件必须满足的条件。
4) 若要指定更多条件，请单击“高级”，选择所需选项，然后单击“确定”。
5) 若要指定此规则必须是最后应用的规则，请选中“不处理本规则之后的规则”复选框。
6) 在“执行下列操作”下，选择所需操作。可以选择多项操作。
9 三、任务 在outlook2010中，“任务”栏包括两项，“任务”和“待办事项列表，“任务”项只是显示截止日期为今天和今天以前的事项，“待办事项列表”则显示所有未完成的事项。 i.
ii.
iii.
点击屏幕左下角“任务”
再点击左上角出现的 “新建任务”
进入新建任务界面，填写好任务主题、开始及截止日期等内容或选项
iv.
如果要分配任务，再单击“分配任务”，然后填写收件人地址，最后点击“发送”
10 任务分配举例 一、 “任务”的分解和“任务”的分级显示
某公司准备要参加一个展会，
1、任务名称：“展会 09年3月糖酒会”.
2、任务分解：
a联系订展位的公司
i确定展位签订合同
ii支付展位款项
b给定展位的公司发送公司简介和宣传单页(刊登在展会刊物上)
c联系展台搭建公司
d将展台相关资料发送给展台搭建公司
e确定展台搭建合同
f支付展位预付款
g等待展会开始 参加展会
h展台搭建验收,付余款,并索取发票
利用outlook进行多级任务管理步骤：
1、 打开outlook2010，选中“任务”栏中的“任务”项，然后点击右键，选新建文件夹，命名为“展会 09年3月糖酒会”
2、 建立名为“展会”的类别
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3、 将各分解任务项添加至“展会 09年3月糖酒会”栏中的新任务中，类别为“展会” 。 这样我们就将同一任务的所有分解项，无论情况与条件如何都集中归类，放到了一起。
4、 在空白处点击右键，选中“分组依据框”，并将“类别”字段拖到这里。
5、 在任务的“主题”名前，按使用者要求的顺序添加序号，如1、2、3 。。。，a、b、c。。。。等等，然后点击“主题”字段，按字母排序。如此就可以对任务的各分解项实现按要求排序。
6、 对于多级子任务，可以在序号后面多个加空格来表明（注：如果下级子任务较多的话可以再创建一个类别，在outlook2010中，一个项目是可以同时具有多个类别属性的，这样分组查看起来会更清晰一些）。这样就实现了子任务的层级显示。
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二、“任务”的日程表管理
在时间管理中，“任务”是指执行时间不确定的事项，要想使“任务”具有可操作性，并最终得到执行，必须要将各“任务”安排入日程表中才能实现。
1、为各分解任务确定执行日期
2、双击打开已安排好日期，准备执行的任务项目，点击最上方的“移至其他文件夹”选项（如果找不到，请打开右边的小黑三角寻找），选日历，确定。
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3、这时该项目就从任务列表中转移到了日历中相应日期中，变成了“事件"，或进一步的”约会“，进而完成了从不确定到日程表的转变，实现了对任务的时间管理。
效果如图所示：
4、已经转移的任务项目，在任务列表中就看不到了，如果还想在任务列表中保留该项目以便能查看任务进度，那么可双击打开已转移到日历中的该项目，然后点击”复制到我的日历“选项。
14 5、这时日历中会出现两个一样的该项目
6、你只要打开任意一个，然后重复第2步的过程，点击“移至其他文件夹”选项，选择“任务”选项，确定。这时相应的任务项就又回到了任务列表中。
15 7、这样在任务列表和日历中就都存在该项目了。并且双击打开任一个，里面都存在一个对方的链接，可以方便的实现跳转，以查阅和修改其中的执行情况和条件，以及注释内容等。
每当我们执行完日程表中的分步任务事项后，就可以将任务列表中相应任务项，标为完成状态，这样，我们就可以直观的查看任务进度了。
16 四、撤销邮件 在功能区点击“取回该邮件” 17 五、规则 在使用outlook收发邮件时，可以设置自定义的规则来快速分类邮件。比如选中一份邮件，我们打算将它放入新的文件夹中，可以通过如下2种方式快速制作规则：
第一种方式：
选择“总是移动............”
弹出的窗口我们选择“垃圾邮件”，然后outlook就会自动创建规则并且立刻应用了。
在规则窗口中立刻可以看到已经出现了一条规则，就是我们刚才所做的操作。 18 第二种方式：
这里我们选择“创建规则……”
可以选择现有文件夹，也可以新建一个文件夹 19 六、存档 1. 点击“文件”——“邮箱清理”——“清理工具”——“存档” 注意：系统默认的存档文件夹是收件箱，应该选择上方的整个用户文件夹
如果用户在近期查看或修改过设置存档时间之前的邮件，则邮件不会被删除，
用户可以选择将设置时间延后解决这个问题。
Win7默认的存档文件存放路径是C:用户用户名AppDataLocalMicrosoftOutlook,也可以点击"浏览"选择其他或新建文件夹，以方便查找.
20 2. 更改存档文件夹名称，在存档文件夹图标上右键单击，选择”数据文件夹属性“，在弹出的窗口中点击”高级“, 然后输入文件夹新名称.
21 3. 文件存档后，可以在outlook邮件页面中左侧查看各种类型的存档文件
22 七．设置邮件自动接收时间 23 八、设置签名
多米诺邮件签名设置步骤
第一步：
点击该链接，：
/html/getMailImage/
并在如下页面中输入个人信息，如：
第二步：
提交信息后，保存生成的图片信息，如下：
24 第三步：
在Outlook中设置邮件签名，常规步骤：
“文件”—“选项”—“邮件”—“签名”—“新建签名”
第四步：
进入编辑页面后插入第二步保存的图片作为邮件签名后保存关闭页面。 25 九、使用抄送和密送发送邮件 CC——抄送，Carbon Copy。在网络术语中，抄送就是将邮件同时发送给收信人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，对方可以看见该用户的E-mail。
BCC——在发邮件的时候，比如你要发邮件给你一个朋友，但是同时你又希望另一个朋友可以看到你给第一个朋友的邮件内容，而第一个朋友并不知道。
一般来说,使用"抄送"服务时,多人抄送的电子邮件地址使用";"分隔。
举例
如果：A 发送邮件给B1、B2、B3，抄送给C1、C2、C3，密送给D1、D2、D3。
那么：
A知道自己发送邮件给了B1、B2、B3，并且抄送给了C1、C2、C3，密送给了D1、D2、D3。
B1知道这封是A发送给B1、B2、B3的邮件，并且抄送给了C1、C2、C3，但不知道密送给了D1、D2、D3。
C1知道这封是A发送给B1、B2、B3的邮件，并且抄送给了C1、C2、C3，但不知道密送给了D1、D2、D3。
D1知道这封是A发送给B1、B2、B3的邮件，并且抄送给了C1、C2、C3，而且密送给了自己，但不知道密送给了D2、D3。 26 十、 邮件的分类
Outlook 2010 中的类别可让您以多种不同的方法管理邮件。有三种主要类别类型是我们建议您创建的：
•
•
•
项目（可以包含人员）
主题
位置或活动
要创建类别，请执行下列操作：
•
在任何视图中，在“开始”选项卡的“标记”组中，单击“分类”，然后单击“所有类别”。
最佳做法是为以下各项设置类别：
•
•
下次会面您想查看的每位直接下属和您的经理的项目为一个类别（例如，一个名称为 1:1
管理者的类别）。
您执行活动的各个主要位置或类型为一个类别，这样您便可以执行批量操作（管理任务的有用部分），例如：
@通勤包含下班回家路上您可以执行的任务。
@电子邮件包含涉及电子邮件、会议或 Outlook 2010 其他任何方面的任务。
@家庭包含您只能在家里执行的任务。
@会议包含为会议做准备所需要的项。
@脱机包含需要离开电脑执行的任务，如复印文档。
@联机包含您只能通过联机或 Web 浏览器执行的任务。
@电话包含您需要拨打或接听的电话。
@读取包含仅涉及读取的任务 —不涉及响应。对于您需要阅读但又不能立即阅读的较长邮件或附件，该类别非常有用。
@等待包含您正在等待其响应但还没有明确下一步操作的邮件或任务。 27
注意：
l 使用@符号使这些类别在您的类别列表中得以突出。在某些类别前标@有助于保证这些类别位于类别列表的顶端，可提醒您在执行该任务时您应该在哪（例如，@电话是“在”电话上”)。
l
每个重要主题或项目为一个类别，这样您就能轻松地找到有关某个给定主题的邮件 （尤其在邮件正文或题目中没有词可使它显示于搜索中的情况下）。
l
必须今天完成且不能拖延到第二天的重要项目。
l 您可以将多个类别应用到单个项目 —这点与存档截然相反，存档过程中，项目一次只能存在于一个文件夹中。例如，有一封重要邮件，在响应之前您想先同您的经理进行讨论，那么这封邮件就可能同时被归入@电子邮件类别以及1:1管理者类别。
l “快速单击”类别应为您最经常应用的类别。
设置“快速单击”类别，请执行下列操作：
在任何视图中，在“开始”选项卡的“标记”组中，单击“分类”，然后单击“设置快速单击”。
您将看到，类别使邮件和任务在您的“待办事项栏”中得以突出，从而使搜索更有效，帮助您为会议做好准备。
l 在对您的待发邮件进行分类的时候要特别小心 —收件人也许能够看到您的类别。如果收件人没有使用 Outlook 2010 或 Exchange Server 2010，他们将能够看到您设置的“类别”。
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