浅谈ERP数据录入中存在的问题及对策

2023年12月7日发(作者：)

浅谈ERP数据录入中存在的问题及对策

[摘 要] 数据录入是ERP实施阶段和正常运行期间的一项基础而重要的工作。本文就ERP数据录入过程中常见的问题进行了详细的阐述并提出了相应的对策。

[关键词] 数据;ERP;录入

企业资源计划(Enterprise Resource Planning,ERP)以财务管理为核心,通过计算机技术、网络技术和数据库技术将企业的物流、信息流和资金流统一起来,从而在最大程度上对企业资源进行优化整合和配置以达到效益最大化。

在ERP实施阶段,尤其是在ERP系统上线前,有大批初始化数据需要录入系统;系统上线后,录入的数据则集中表现在正常的业务操作和数据维护。这两个阶段的数据主要分两类:静态数据,如物料信息、供应商信息、客户信息等;动态数据,比如内部账和往来账。数据是应用软件的根本,尤其是系统初始化时的基础数据,是ERP的基础和核心,其质量往往决定着ERP应用的效果,甚至是关系到ERP实施成败的关键。同样,ERP上线后正常业务操作中的数据录入,也反映着企业业务活动的过程。并且各个模块的数据最终都要归集到财务模块,如果业务数据不真实或者不准确,财务模块就难以真实反映其中的财务信息,ERP数据更深一步的应用更是无从谈起,比如报表查询、数据挖掘或者从ERP读取数据的第三方应用,得到的将是不正确的或者不真实的结果。

1 ERP数据录入中存在的问题

1.1 数据不准确

不准确的数据对ERP来说无疑是致命的。在ERP上线前,数据录入的不准确主要表现在缺少对数据有效的检查,由于数据录入量大,加上时间紧迫,导致录入系统中的数据存在错误。ERP正常运行时,错误的数据录入则源自业务员不熟悉操作流程或者进行业务操作时的粗心大意。经常出现的现象是,由于键盘按键问题或业务员一时大意,错误数据被录入系统。

1.2 数据不及时

数据不及时指数据无法真实反映业务活动过程。这种情况主要存在于ERP正常运行期间,是由企业业务流程不合理或者录入延迟等原因导致的。比如采购 接收,供应商送货到仓库,先做接收,然后检验,但货物在入库之前已经被发放至车间,此时实际物理库存的数量为负,虽然外部审计也认可此现象,但如果一个物理库存数量长时间是负数也是不合适的。另外,应用系统不稳定或者企业的内部网络发生阻塞时也会造成数据录入不及时。

1.3 数据不完整

完整的数据反映着一个完整的业务环节。ERP的模块不是独立的,而是有关联的并且是集成的,每个用户只是根据自己的职责完成整个业务环节中的一步或者几步。例如货物销售,销售员首先做销售订单并发运,库管员处理物料搬运单,销售员进行发运确认并将销售订单信息传送至财务应收接口行,财务人员看见销售订单信息后运行自动开票并做应收事务处理,最后过账到总账。不熟悉业务流程和业务操作的业务员往往没有把自己的操作做完,尤其是在做业务操作遇到问题进行不下去时便不问不管了。这数据就被暂挂起来,进而导致相关的库存或财务账务存在差异。

2 解决对策

2.1 重视系统维护

ERP就本质来说是计算机软件,所以ERP正常运行的前期条件是企业计算机系统、网络系统的正常运转。

2.1.1 主机系统

主机系统是ERP的核心所在,一般情况下ERP应用和数据库都运行在主机上。日常应对主机系统和数据库系统的性能和资源进行监控,尤其要关注数据库的空间和警告日志,确保主机运行平稳可靠。

2.1.2 网络

网络是客户端连接到服务器的通道,通畅的网络是业务数据录入快捷的保障。可以通过专用软件对网络流量进行监控以防止网络阻塞或者瘫痪。时下常见的ARP攻击十分危险,某台电脑被充当假网关后,其他客户端都无法通过正常的网关连接到服务器。

2.1.3病毒扫描

病毒是局域网内无法避免的,但可以通过部署网络杀毒软件进行全网主动查杀病毒,也可以通过交换机端口控制来划分VLAN实现病毒泛滥时影响最小化。 同时加强计算机管理,使用正版软件,拒绝使用盗版软件及来路不明的软件,及时安装操作系统更新并对杀毒软件进行升级。

2.2 加大培训力度

2.2.1 业务流程和业务操作的培训

在ERP上线前,会有专门针对业务人员的培训,尤其是对关键用户的再培训,但系统上线后这一培训往往较少甚至再也没有。随着企业的发展,新员工不断加入,关键用户应当及时定期或者不定期举办ERP系统业务流程和业务操作的培训,并就系统操作中容易出问题的地方或者薄弱环节进行重点提示,以帮助新业务员尽快适应业务流程和系统的业务操作。

2.2.2 常见问题的处理

ERP系统在使用的过程中,或多或少都会遇到大大小小的问题,包括应用的、数据库的或者主机系统的。日常对这些问题加以解决后进行收集,分类,并可以通过培训向业务员说明哪些问题出现时可以自己处理,哪些问题需要向项目组提交报告,提交报告给谁。解决问题的通道有电话、电子邮件和书面报告,IT人员在解决问题前应该对问题进行登记,问题解决后应将结果反馈至业务操作员并对结果进行确认。当问题涉及具体业务时,IT人员还应当寻求相关关键用户的支持或者相关顾问的帮助,以便问题快速圆满地得到解决。

2.3 通过其他快捷方式辅助录入

传统的数据录入方式就是根据系统提示一步一步手工录入。在ERP上线前,有大量需要录入系统的数据,ERP正常运行期间,也有大量的数据维护工作要做,此时如果单凭手工录入势必影响项目计划进度或者延缓数据录入速度。

2.3.1 DATALOAD

DATALOAD是一种模拟手工录入数据的工具软件。在做好模板后,将要录入的数据复制到DATALOAD中,就可以实现在较短时间内一次性快速录入多条数据。此种方法录入的关键是模板的准备,一个好的模板不但可以加快录入速度,还可以增加录入数据的准确性。由于DATALOAD是通过控制键盘快捷键和鼠标操作来完成数据导入工作的,所以对系统资源要求较高,为了保证数据录入的速度和准确性,导入尽可能选择在系统空闲时进行,同时要对录入过程进行监控,以防导入数据的过程中出错。类似的工具软件还有LOADRUNNER,可以录制模拟用户从登录系统开始到数据录入完成后退出系统过程的脚本,随后可以对脚本中数据录入的部分加入循环完成脚本创建,批量录入数据时只需运行脚本即可。

2.3.2 系统接口表

接口表是ERP模块之间以及外部应用与ERP进行数据交换的中转表,应用通 过并发请求实现对接口表中数据的验证并完成数据传递。上线前的数据录入和运行期的数据维护都可以借助接口表,将准备好的数据插入相关应用的接口表,运行导入请求完成数据导入。此种导入由于涉及数据库基表,一般都由IT人员负责完成。通过接口表可以将大批量准备好的数据一次性导入,迅速并且准确,整个过程无需人工监控,因为过程中是否有错可以通过日志进行查看,而且不会出现像DATALOAD导入在系统变慢时非常容易出错的现象。

2.3.3 条码

随着信息化的深入,企业采用条码进行库存管理或生产管理有望成为可能。条码的应用可以通过ERP移动供应链实现,也可以通过第三方WMS软件与ERP应用进行集成。使用条码后,通过手持无线设备直接扫描,即可方便实现对库存出入库数据的快速准确录入。

2.4 数据检查

数据检查指在数据录入前对准备录入数据进行核对和比较,也包括针对已经录入系统的数据进行检查,分析其合理性和正确性。

2.4.1 数据录入前的检查

为了避免对录入后的错误数据进行修改,数据录入前的检查工作十分必要,尤其是在业务操作保存数据记录前,应该再次检查输入是否正确无误。对准备好的批量数据,可以借助Excel或者其他工具软件来检查。

2.4.2 数据录入后的检查

数据录入系统后,任务并未完成。在上线前批量录入数据后,可以通过导出数据或者直接在PL/SQL DEVELOPER中通过SQL语句检查数据的准确性;ERP运行期间,数据录入量不大时,可以在ERP应用里通过查找数据记录检查数据的准确性,数据的完整性检查则要通过定期执行SQL语句来完成。

2.5 建立考核制度

不管是ERP实施阶段,还是ERP正常运行期间,考核制度都是ERP实施进度和ERP正常运行的有力保障。ERP考核制度应由关键用户参与制定,同时包括IT人员,就业务操作的关键和核心环节及部门衔接环节等,明确赏罚措施,实行部门之间交叉考核,定期由专人进行考核并将考核结果落到实处。

3 结 论

数据录入是ERP整个应用过程中一项重要的基础工作,数据的准确性、及时性、完整性直接关系到企业业务活动的真实性和准确性以及企业后期应用的实施。必要时借助其他工具软件,加上操作时的细心和认真的态度,通过录入前对数据进行检查,并在录入系统后做核对比较,就可以在最大程度上保证数据的准确、及时、完整。