2023年12月16日发(作者：)

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

Microsoft Office Outlook 2003

内容清单

导言 .................................................................................................................................................................................... 2

单元1:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

OUTLOOK 邮件 ................................................................................................................................................ 3

浏览OUTLOOK ............................................................................................................................................................ 3

创建个人文件夹（PST文件） .............................................................................................................................. 4

撰写并发送电子邮件 ............................................................................................................................................. 7

回复邮件 ................................................................................................................................................................. 9

附件的处理 ............................................................................................................................................................. 9

邮件的后续标志 ................................................................................................................................................... 10

使用视图和颜色 ................................................................................................................................................... 10

清理邮箱 ............................................................................................................................................................... 12

缓冲交换模式（CACHED

EXCHANGE

MODE） .............................................................................................................. 15

OUTLOOK 日历 .............................................................................................................................................. 16

单元2:

1.

2.

3.

4.

5.

使用日历视图 ....................................................................................................................................................... 16

安排约会 ............................................................................................................................................................... 16

发送会议要求 ....................................................................................................................................................... 18

安排全天事件 ....................................................................................................................................................... 19

共享日历 ............................................................................................................................................................... 20

联系人和任务 .............................................................................................................................................. 22

单元3:

1.

2.

3.

4.

5.

添加联系人 ........................................................................................................................................................... 22

使用联系人列表 ................................................................................................................................................... 22

管理联系人 ........................................................................................................................................................... 22

共享联系人 ........................................................................................................................................................... 23

使用任务管理器 ................................................................................................................................................... 24

OUTLOOK工具 ............................................................................................................................................... 27

单元4:

1.

发送HTML格式的电子邮件 ................................................................................................................................. 27

2.

创建签名 ............................................................................................................................................................... 28

3.

文件夹的创建 ....................................................................................................................................................... 29

单元5:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

管理OUTLOOK ............................................................................................................................................... 30

使用外出时的助理程序 ....................................................................................................................................... 30

外出时的规则 ....................................................................................................................................................... 30

收件箱规则 ........................................................................................................................................................... 31

垃圾邮件和图像的阻止 ....................................................................................................................................... 34

联机

/

脱机工作状态 .......................................................................................................................................... 35

导入、导出条目 ................................................................................................................................................... 36

自定义OUTLOOK ........................................................................................................................................... 37

单元6:

1.

指定启动文件夹 ................................................................................................................................................... 37

2.

自定义视图 ........................................................................................................................................................... 37

单元7:

基础网络知识和公司政策 .......................................................................................................................... 39

第1页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

导言

使用Microsoft Exchange Server作为电子邮件系统, 它使信息交流变得更加方便快捷。

Exchange Server 优点：

1. 为IT人员增强了效率。系统管理员能节省时间并提高工作效率。

2. 增强的安全性能。

3. 降低成本。

4. 可在任何地点访问。

5. 增强的服务器实用性和可靠性。

6. 更快、更简单的升级和部署.

7. 使用户工作效率增强。

8. 改进的可操纵性和最佳监控系统。

9. 获利于现有的技术和基础设施。

10. 协同合作的应用开发。

Outlook 2003功能：

Microsoft Outlook 2003是你的个人信息管理器，向你提供了一个集管理电子邮件、日历、联系人和其他个人和团队信息为一体的应用程序。Outlook 2003的主要增强的性能有：缓冲交换模式（Cached Exchange Mode）、自动邮件分组、垃圾邮件处理和新增的阅读视图 — 改进了你组织和管理信息的方式，并提高了性能和识别连接服务器的能力。

第2页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

单元1: Outlook 邮件

1. 浏览Outlook

a) 确保常用工具栏和高级工具栏正常显示：

i. 右击工具栏上任意位置确保常用工具栏和高级工具栏是选中的。

ii. 在高级工具栏上(一般显示在屏幕上方的第二排)，点击 将预览窗格打开一预览收件箱里的邮件。

iii. 点击视图阅读窗格，调整预览窗格的位置。

第3页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

iv. 在Outlook窗口的左侧:

你最常用的文件夹。要创建新的收藏文件夹，直接将其它所有文件夹下的文件夹拖拉到收藏文件夹下即可。

显示所有的文件夹。

你在服务器上的邮箱。

个人文件夹 - 位于你的本地硬盘（ C: 或 D: ）。个人文件夹起着非常重要的作用：当你在服务器上的邮箱容量快耗尽的时候（服务器上的邮箱最大容量为200兆，你会在邮箱达到180兆时收到一封提醒电子邮件），你可将

邮箱-你的名字 下的收件箱里的邮件手工拖到个人文件夹里。

2. 创建个人文件夹（PST文件）

a) 当你在服务器上的邮箱容量接近您邮箱最大容量时，就有必要在你的本地硬盘上创建一个个人文件夹，然后将位于 邮箱- 你的名字下的收件箱里的邮件拖到你的个人文件夹里。

b) 要创建个人文件夹, 点击工具电子邮件账户„确保“查看或更改现有的电子邮件账户”是选中的，点击下一步，再点击新建Outlook数据文件„

第4页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

c) 选第一个选择 – Office Outlook 个人文件夹文件 (.pst)，

点击确定。

第5页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

d) 在文件名后给个人文件夹文件命名，点击确定

e) 下面的对话框会弹开，然后点击确定：:

注意: 请确保在将新邮件传递到以下位置下， “邮箱-你的名字” 是选中的；否则，新邮件就会直接转到你的个人文件夹，而不会留在服务器上的收件箱内。如果你的硬盘坏掉了，你的邮件就将无法被挽回。

第6页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

3. 撰写并发送电子邮件

a) 在收件箱，点击窗口左上方的b) 点击“收件人”按钮添加收件人。

按钮创建一封新的邮件。

第7页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

c) 被选为“密件抄送”的收件人地址是不会被其他收件人看到的。

d) 添加完收件人地址后，可点击在新邮件窗口的工具栏上的“选项”按钮:

e) 邮件选项对话框弹出：

i. 重要性: 包括高/中/低三个级别，意味着你发送出的邮件如何重要。

ii. 敏感度: 包括普通/个人/私有/机密四个级别，意味着收到此邮件的人将会如何看待或处理你的邮件内容。

第8页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

4. 回复邮件

a) 单击或打开你想回复的邮件，然后点击“答复发件人”按钮回复发件人；点击“全部答复”按钮对所有包含在电子邮件里的地址进行回复。

b) 如何在回复邮件时包含原邮件带有的附件？

i. 工具选项„电子邮件选项, 在“答复邮件时”的下面选择 “附加原始邮件”:

5. 附件的处理

a) 发送的附件大小不能超过IT部门规定的大小，如10MB，若大于10兆，你将无法发送此邮件。对于较大的附件，可以使用压缩软件WinZip压缩一下，再发出。

b) 怎样将若干文件夹压缩成一个压缩文件包？

i. 用shift或ctrl键选择若干个文件夹或文件，然后用鼠标右键单击选中的文件夹或文件，在弹开的快捷菜单中选择“添加到压缩文件„”

ii. 然后，在新邮件里，点击插入文件附加此压缩文件包。

第9页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

6. 邮件的后续标志

a) 标记邮件以提醒自己对邮件内容进行跟踪后续。点击邮件标题右端的

记变为红色 -

b) 右击

，标  选择添加提醒„ 设置标志类型、到期日期和时间„

7. 使用视图和颜色

a) 在收藏文件夹下: 点击

未读邮件

以查看还没有读取过的邮件；点击

后续标志

来查看已标记过的邮件；已发送邮件 去查看已经被成功发送出去的邮件。

b) 在收件箱，点击位于高级工具栏上的邮件下拉箭头，选择不同的视图方式来查看你的邮件：

第10页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

c) 在菜单栏上，点击视图排列方式，选择不同的分组选项来将你的邮件进行分类。

d) 你可以通过工具件箱上方弹出：

组织„给你收件箱里的邮件标题着色，一个小窗口会在收

i. 点击左边的

使用颜色。

ii. 输入 发件人名称 (或者最简单的方法就是，在收件箱里点击一封那个发件人发给你的邮件，发件人的名称就会自动显示。).

iii. 点击

颜色下拉箭头

选择颜色。

iv. 点击

应用颜色

按钮。

第11页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

v. 要删除你已应用的颜色，可以点击组织窗格右上方的

自动设置格式

按钮，

高亮要删除的格式，点击

删除

按钮：

e) 有时你希望把那些只发给你的邮件突出显示，可在

将只发送给我的邮件显示为

后选择一个颜色，然后点击“打开”按钮。

8. 清理邮箱

a)

查看邮箱大小

i.

ii.

右击

收件箱属性：

在收件箱属性对话框下方，点击

文件夹大小„

按钮以查看邮箱大小:

b)

查找较旧和较大的条目

i. 方法一：在所有文件夹下展开搜索文件夹，点击大邮件 to 以查看大小超过500KB的邮件 (可以通过右击

大邮件

自定义此搜索文件夹... 条件...

来为较大邮件定义标准)

第12页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

ii. 方法二：点击常用工具栏上的“查找”按钮，然后点击选项高级查找...

iii. 在高级查找对话框中，选择要查找的旧条目的接收或发送的时间范围：

第13页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

iv. 在其他选择选项卡下，指定要查找的较大条目的大小范围：

v. 然后点击

开始查找

按钮。

c)

存档

1) 如果你要存档你的收件箱，确保你是在收件箱里，然后点击文件存档...

选择要存档的文件夹。

选择日期。

选择存档到硬盘上的那个位置。

2) 存档与个人文件夹比较 ：

你可能会发现，存档和个人文件夹的功能非常相似。他们所实现的功能 第14页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

实际上是一样的，就是释放你在服务器上的邮箱空间到你的本地硬盘(C: 或 D:)；它们只是将服务器上的数据本地化到你硬盘上的不同方式而已。你可以尝试任何一种方法。

d) 清空已删除的邮件

右击

已删除的邮件

文件夹选择

清空 “已删除邮件”文件夹。

9. 缓冲交换模式（Cached Exchange Mode）

a) 当你首次启动Microsoft Office Outlook 2003，你就已经在缓冲模式下了。.

b) 关于缓冲交换模式（Cashed Exchange Mode）:

i. 当你使用Microsoft Exchange Server的电子邮件账户时，Cashed

Exchange Mode在你的电脑里存贮了一个你的邮箱的副本。这个副本提供了一个通向数据的快速通道，并频繁的与邮件服务器进行更新。

ii. 无论你在哪里，如果你脱机工作，你仍旧可以马上访问到你的数据。如果由于某种原因，你无法连接到邮件服务器，Outlook会自动切换到

尝试连接

或

断开连接 状态。如果连接恢复了，Outlook就会自动的切换回连接状态。任何你在未连接时做过的修改都会在连接后自动同步的。同步过程中，你仍旧可以继续工作。

第15页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

单元2: Outlook 日历

1. 使用日历视图

a) 在工具栏上，

换，可点击b) 改变天/周/月视图

按钮将把你带到当前的日期；要在天/周/月视图之间切按钮

在日历，在菜单兰，视图排列方式当前视图，点击自定义当前视图。

点击 其他设置„ 按钮。

尝试以下任何一项:

 改变天视图的显示，改变

时间字体

和

时间刻度。

 若要用微型时钟显示约会时间，在周或月视图，选择

以钟表方式显示

复选框。

2. 安排约会

注：不要重叠约会条目 - 不要超负荷安排约会或会议条目。.

第16页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

 在日历，点击工具栏上的“新建”按钮， 或点击文件新建约会。

 在

主题

框内输入约会主题。

 在

地点

框内输入约会地点。

 输入

开始

和

结束时间

。

 选择其它你需要的选项。

 要使此约会周期性地循环，点击“重复周期”。

 点击

确定

。

 点击

保存并关闭

。

提示: 在日历，你也可以通过选择一个时间段来新建约会，右击，然后在弹出的快捷菜单里点击

新建约会

或

新定期约会

。

提醒窗口:

第17页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

i. 所有的提醒条目都列在一个对话框中。

ii. 提醒日期会弹出。

iii. 提醒可以被消除。

3. 发送会议要求

a) 在日历，菜单栏上，动作新会议要求

.

b) 点击收件人„.

c) 输入或从全球通讯簿中选择与会者名称。

d) 对每一个输入的名称，点击必选,

可选, 或资源. (必选和可选与会者会显示在约会选项卡下收件人框内，资源

则显示在

地点

框内.也可右击资源，以查看其属性。)， 然后点击确定。

第18页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

e) 点击 计划; 选择一个所有与会者都可行的时间。你可以用 自动选取 按钮来查找下一个所有与会者的可行时间。

f) 点击

约会 选项卡。

g) 输入

主题。

h) 若还未安排会议室的话，就输入

地点。

i) 若要会要周期性循环，点击

重复周期 按钮。

j) 选择其它必要的选项。

k) 点击

发送。

4. 安排全天事件

事件是一个持续24小时甚至更长的活动。

i. 在日历, 在菜单栏，动作新建全天事件。

第19页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

ii. 输入主题。

iii. 输入地点。

iv. 选择其它必要的选项。

v. 向其他查看你日历的人表示你是外出的，而不是空闲，在

时间显示为

列表里，点击外出。

vi. 指定开始和结束时间；如果需要的话，点击

重复周期

。.

vii. 点击

保存并关闭。

提示: 在天/周/月视图，你可以快速的通过双击日期标题来新建全天事件。

i. 新的日历将会显示在视图中已有的日历的旁边。

5. 共享日历

在

日历

窗口左侧，点击a) 允许任何人查看你的日历：

i. 在名称框， 点击默认。

.

第20页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

ii. 在

权限

选项卡下，在权限级别 列表里，点击你想要的级别。

b) 指定个别用户来访问你的日历列

i.

点击添加。

ii.

在

添加用户

对话框中，选择或输入你想指派权限来访问你日历的用户名称，点击添加

iii.

在名称框，点击你刚才添加的用户。

iv.

在

权限级别

列表里，点击你想要分配的权限级别。

第21页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

单元3: 联系人和任务

1. 添加联系人

i.

文件新建联系人。

ii.

为联系人输入姓名。

iii.

输入联系人的相关信息。

i.

表示为：字段决定如何显示该联系人的姓名。

ii. 要在一个字段内输入多项，比如多个电子邮件地址，点击电子邮件字段旁边的下拉箭头 。

提示: 你可快速创建另一个有着相同公司信息的联系人。在当前联系人窗口，点击动作来自相同单位的联系人.

注：显示西方人姓名时，名字在前、姓在后；显示中国人姓名时，姓在前，名字在后。

2. 使用联系人列表

a)

快速查找联系人

i. 在联系人视图，直接键入要查找的人的名字的首字母或首字。

b)

对于更进一步的查找，在工具栏上，在请输入要查找的联系人

框中输入要查找的联系人的名称，然后回车。.

ii. 你可以输入部分姓名，比如Judy L, 姓或名，一个电子邮件的别名，或姓名或公司名称。

3. 管理联系人

a)

移动联系人到特定文件夹

i.

点击并拖动一个或多个联系人（可用Ctrl键选择不相邻的多个联系人，用Shift键选择相邻的多个联系人）到另外一个文件夹（可右击联系人文件夹 第22页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

创建新的子文件夹），等到目标文件夹的名称高亮时，便可松开鼠标。联系人的移动就完成了。

ii.

删除不好的联系人或者将其移到垃圾邮件列表里。

1)

在工具

菜单，点击

选项。

2)

在首选参数 选项卡下，点击电子邮件按钮，点击垃圾邮件。

3)

点击组织发件人

选项卡。

4)

点击

添加。

5)

输入你想阻止的电子邮件名称或地址，点击

确定。

6)

重复第4和第5步，添加更多的垃圾邮件地址。

4. 共享联系人

a)

在联系人窗口的左侧的浏览窗格里，点击共享联系人。

b)

与共享日历的步骤一样。

注: 共享日历只在你使用交换服务器的电子邮件账户时才出现。

第23页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

5. 使用任务管理器

a)

添加任务

i.

文件新建任务。

ii.

在主题框中，输入任务名称。

iii.

完成对话框中的其它你需要记录的任务信息。

iv.

若要使任务循环，点击重复周期，与日历中的定期约会或会议的操作过程一样。

b)

发送任务要求

i. 第一次分配任务

1)

文件新建任务要求。要分配已经存在的任务，在任务列表里，打开一个你想分配的任务，点击分配任务 按钮。

2) 在收件人„ 框中，输入你想要分配给任务人员名称，或点击收件人按钮，在列表里选择。

3) 根据需要，选择截至日期和状态。

4) 根据需要，选择或清除5) 如果你需要此任务重复，点击重复周期

按钮。

复选框。

6) 在任务信息框的正文部分，输入任务的说明和相关信息。

7) 点击发送

。

注: 如果你分配了一个定期任务，此任务的副本会保留在你的任务列表里，但不会自动更新。如果你选择了到每个已完成的定期任务的状态报告。

ii. 在收件人拒绝了你的任务要求后重新分配任务。

1) 打开任务列表里被拒绝的任务。

第24页，共39页

复选框，你将会收

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

2) 点击动作

菜单到分配任务。

3) 在收件人„

框中，输入你要分配任务的人员名称。

4) 点击发送

。

iii. 重新分配他人指派给你的任务

1) 打开包含此任务要求的邮件。

2) 点击动作

菜单到分配任务。

3) 在收件人„框中，输入你要分配任务的人员名称。

4) 根据需要，选择或清除5) 点击发送

c)

删除已完成的任务

复选框。

。

在你的任务列表里选择已完成的任务，点击d)

管理任务

按钮。

在任务

窗口的左侧，选择任何一个当前视图

下的视图类型，便可按次视图将任务分组或排序：

e)

给任务添加优先级

第25页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

如果你需要将任务按优先级排序，首先要为每个任务指定优先级。默认状态下，所有任务的优先级都是普通；不过，你可以改变优先级到低或高：

i.

打开你要修改优先级的任务。

ii.

在优先级

下拉框中，选择优先级别。

优先级修改完之后，回到你的任务列表，然后点击任务列表上方的优先级按钮，便可按优先级高低排序。

f)

共享任务

在任务窗口的左侧，点击法操作。

按钮，按照共享日历/联系人的方 第26页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

单元4: Outlook工具

1. 发送HTML格式的电子邮件

a)

工具选项„邮件格式。

b) 在以该邮件格式发送 列表里，选择HTML格式。.

第27页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

c) 选择了HTML格式后，你就可以为你的外发邮件选择信纸了：在邮件格式选项卡下，点击“信纸选取器”按钮。

2. 创建签名

a)

点击

工具选项邮件格式签名新建。

b)

在输入新签名的名称

框中，输入一个名称。

c)

在选择创建签名的方法，选择你需要的选项。

d)

点击下一步。

e)

在签名文本

框中，输入你要包含在此签名中的内容。

f)

你也可以将其他文档中的文字内容复制过来。

g)

选中签名文字，点击字体

或段落

以修改签名的字体和段落样式。如果你使用纯文本作为邮件的格式，这些选项是不起作用的。

h)

若要在签名中添加一个电子电子名片（vCard）的话，在vCard选项中， 在列表里选择一个电子名片（vCard），或点击联系人的新电子名片。

i)

完成编辑新签名后，点击完成

按钮。

第28页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

j)

一旦你创建了一个签名，你就可以在新邮件里插入你的签名；或者在工具选项邮件格式签名下，为新邮件选择一个签名：

3. 文件夹的创建

新建文件夹

a)

文件新建文件夹。

b)

在名称

框内输入文件夹的名称。

c)

在文件夹包含

框内，点击你想创建的文件夹类型。

d)

在选择放置文件夹的位置 列表里，点击 邮箱–你的名字

下面的文件夹，请不要在你的个人文件夹下创建子文件夹。

第29页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

单元5: 管理Outlook

1. 使用外出时的助理程序

此功能要求你使用Microsoft Exchange Server 电子邮件账户。

a)

当你要出差时，可以启用外出助理程序，点击工具外出时的助理程序。选择“我目前外出”，在第一个空白处输入自动回复

的文本。

b)

当你出差回来后，别忘了选择“我目前在办公室”以禁用此功能。

2. 外出时的规则

a) 确保“我目前外出”是选中的，点击添加规则„ 按钮来添加外出时的规则，服务器便会自动处理你添加的规则。

例如：当你不在办公室时，你希望服务器能自动地将余珊珊发来的电子邮件转发给范云佳，你可以按照以下的显示添加一条规则：

第30页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

3. 收件箱规则

 你联机（在办公室）时的规则。

 一个或多个自动处理符合一定条件的电子邮件及会议要求的动作。规则也可被视为筛选器。

a) 使用规则对电子邮件进行筛选（组织病毒和垃圾邮件）

示例#1: 你想删除那些你不想收到的从某些发件人发来的邮件

i.

确保你是在收件箱，不是的话，点击Outlook窗口左下方的邮件按钮。

ii.

点击工具规则和通知。

iii.

在左上角点击新规则„ 按钮。

iv.

选择由空白规则开始，然后点击下一步。

选择个人或通讯组列表，然后点击下面的个人或通讯组列表 以选择发件 第31页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

人或在发件人->后输入电子邮件地址，然后点击下一步。

v.

选择删除或永久删除，然后点击完成。

 示例#2: 你想要自动移动一些带有特定主题或关键字的电子邮件到其它文件夹。

第32页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

i.

点击工具规则和通知„新建规则„

ii.

选择移动某人发来的邮件到文件夹（或将主题中包含特定词语的邮件机动到文件夹），点击下一步。

iii.

点击个人或通讯组列表以指定发件人(或主题中含有的关键词)，点击指定文件夹 去选择你想把从那个发件人发来的邮件移到哪里(如果你没有目 第33页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

标文件夹，点击新建，新建一个新文件夹)。

iv.

点击下一步，在点击完成按钮。

b) 重复以上的规则，指定不同的条件，可创建更多的规则。

c) 要禁用或删除规则，点击工具规则和通知，去掉规则左边的复选框以禁用规则，或点击删除

按钮去删除规则。

4. 垃圾邮件和图像的阻止

注: 此小结仅作参考，垃圾邮件的阻止功能已在服务器端自动运行了，正常情况下无需自行设置。

a) 设置垃圾邮件筛选器:

i. 点击工具菜单，点击选项。

ii. 在首选参数 选项卡，点击垃圾邮件。

第34页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

iii. 在选项下选择不同的保护级别；或者在安全发件人, 安全收件人 或 阻止发件人下指定不同的发件人。

b) 快速添加电子邮件发件人到你的垃圾邮件列表中：

i. 在收件箱，右击邮件标题，在弹出的快捷菜单内选择：

5. 联机 / 脱机工作状态

你可以在Outlook窗口的右下方看到联机或脱机的指示，这表示你是否连接到了服务器。

如何在联机和脱机工作状态中切换：

a) 在文件菜单，点击脱机工作。

b) 切换后，你必须重新启动Microsoft Outlook。

第35页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

c) 如果你选择了脱机工作，过后你想为所有的文件夹下载最新内容的话，你可以点击发送/接收

按钮或按F9来刷新你的Outlook，接着你就会看到Outlook试图与服务器连接：在窗口右下方会显示，下在结束后，就会显示断开：，然后又会显示脱机，这时，所有的文件夹都是最新的。

6. 导入、导出条目

a) 点击文件导入和导出„

b) 选择一个要执行的动作，点击下一步， (例如, 选择“从另一程序或文件导入” 来导入Outlook条目，比如邮件/日历/联系人等等；选择导出到文件以导出Outlook条目到另外一个文件。)

c) 选择要导入或导出的文件类型，点击下一步。 (例如, 选择个人文件夹文件(.pst)，导入/导出一个邮件条目。)

d) 点击浏览

按钮选择文档位置, 然后点击下一步。

e) 选择你想从哪个文件导入或导出到那个文件，然后点击完成。

第36页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

单元6: 自定义Outlook

1. 指定启动文件夹

 选择你在启动Outlook 后，希望首先看到哪个文件夹。

a) 点击工具选项„其它高级选项„

b) 点击浏览按钮，选择一个启动文件夹。

c) 退出并重新启动你的Outlook。

2. 自定义视图

 你可以自定义任何一个Outlook条目的视图–收件箱、日历、联系人、任务、日记和便笺。

a) 点击视图排列方式当前视图定义视图„

第37页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

b) 你会打开一个“自定义视图管理器”的对话框，点击新建来创建一个新视图，或点击修改去改变当前的视图。

c) 例如，你为收件箱创建了新的视图后，可以在工具栏上的当前视图下拉箭头里选择新视图(此方法同样适用于Outlook的其它条目):

第38页，共39页

Microsoft Office Outlook 2003 用户培训手册

单元7: 基础网络知识

i. 基本原则: 不要打开从未知的可疑发件人发来的附件。最好用Shift+Delete

将这些邮件彻底删除: 这些邮件被永久性地删除了。

ii. 伪装电脑病毒 – HOAXES : 一个催促你去提醒尽可能多的同事，你收到了一个电脑病毒：不要理或转发会此类邮件。

iii. 不允许发送或接收带有多重扩展名的附件，例如：。如果你收到了此类附件，它们将会被自动移到´Outlook里的Quarantine´文件夹。

iv. 有任何疑问? : 致电帮助台或你的IT同事。

第39页，共39页