2023年12月21日发(作者：)

发行版本

发行日期

页 码

文件状态

制定部门

公司文件管理制度

文件编号

1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程,防止作废文件非预期使用，特制定本规定。

2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等,以及各部门制定的内部使用文件。

３、职责：

3。１办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理;

３.２ 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。

４、管理要求

4。1文件的发放

4。1。1 各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放.根据文件的性质分为:受控文件和临时文件.受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3个月。

4。1.2 受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章,填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章,填写分发号和发放日期。

4。1.3文件编号应严格执行下表的规定:

序号

1

2

３

4

5

6

文件编制部门

董事办

董秘办

总经办

财务部

办公室

质管部

编号

DＳ

DM

ＺB

CW

BG

ZＧ

序号

7

８

9

10

1１

１2

文件编制部门

后勤部

采购部

销售部

零货库

整件库

信息部

编号

HQ

ＣG

XＳ

LＳ

ZＫ

XX

４。1。4文件发放时由文件发放部门填写“受控／临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人(或部门负责人指定)签字接收，实行“谁签字谁负责＂的要求。

修改时间

年 月 日

年 月 日

年 月 日

修改内容

批 准

审 核

制 定

发行版本

发行日期

页 码

文件状态

制定部门

４。2 受控文件的保管与使用

文件编号

4。２。1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件.其职责包括修订本部门“文件清单"；妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

４。2。2 受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50--—２00元绩效；并及时向文件发放部门申请补发.

4。3文件的复制

4.3。1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制,各部门不应擅自复制,否则扣绩效100元/张。

４．3。２ 文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章.

４。３.４ 复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表＂上进行登记,由接收人签字。

4．４文件的更改与收回

4．4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改.需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表＂的登记确定，其余按4。3条款的有关规定执行。

4。4.２文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废＂章。

4．４。3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。

4。４.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。

４。4。５ 作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识,待积存到一定数量时申请一次性销毁。

4.5 电子版受控文件的管理

4．5。1不准擅自下载受控文件内容.

4。5。2 文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新,避免因更新不及时而带来的混乱．

附件：

文件收发记录表

序号

文件名称

编号

部门

份页接收人 回收人

数 数

备注