2023年12月23日发(作者：)

三、文 档 管 理

1、新建word文档的几种方法

方法一：打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档，这个文档的名称是“文档”。

方法二：在“文档”窗口单击工具栏上的"新建空白文档"按钮，就又新建了一个空白的文档，名称叫做“文档”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是新建文档最常用的方法。

方法三：依次选择【开始】→【所有程序】→【 Office2003】→【新建 Office 文档】。在【新建Office文档】对话框中选择【空白文档】（如图），然后单击【确定】，就建立了一个新的Word文档

方法四：使用快捷键来新建文档，即在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。

方法五： 在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立新的空白文档。

方法六：在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立新的空白文档。

方法七： 在桌面空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击【新建】项，从弹出的子菜单中选择【Microsoft Word文档】，桌面出现一个新建文档图标。双击此图标，就会出现一个新文档。

2、快速打开多个文档

打开多个文档，一般的方法是一个一个地依次打开，速度较慢。比较快的方法是：

◎依次选择【文件】→【打开】，弹出【我的文档】对话框。

◎如果要打开顺序相连的多个文档，可以选中第一个文档后按住

Shift键，再用鼠标单击最后一个文档，则所有文档会一次被选中。

如果文档的顺序不相连，可以先按住Ctrl键，再用鼠标依次选定需要打开的文档。

3、快速显示多个文档

依次选择【窗口】→【全部重排】。这样就会将所有打开了但未被最小化的文档显示在屏幕上。每个文档宽度未变，垂直面呈折分重叠状态。文档之间可以切换，点击一下后面的窗口就会自动转换到前面来。还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可以将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。

4、快速关闭多个文档

屏幕上已经打开了多个文档，如果要快速保存和关闭这些文档，可采取以下办法：

◎按住Shift键，然后单击【文件】菜单。

◎在弹出的子菜单中根据需要选择 【全部关闭】或【全部保存】。

如选择【全部保存】，屏幕上所有文档没有什么变动；如选择【全部关闭】，所有文档全部关闭，但留有一个黑底空白文档，删除此文档即可。

5、修改Word文档的默认保存路径

一般来说，Word文件默认的保存路径是C:My Documents文件夹。如果要修改这个默认保存路径，可用以下方法：

◎依次选择 【工具】→【选项】命令。

◎在“选项”对话框中打开“文件位置”选项卡。

◎在“文件类型”中选择【文档】，然后单击【修改】按钮。

◎在【修改位置】对话框的【查找范围】栏内点击下拉按钮，然后在弹出的清单中选择一个保存文件的位置。

6、调整文档的宽度

在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，因此，看一行文字，就拖动一次水平滚动条，很不方便。为解决这个问题，可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。

方法一：

◎依次选择 【工具】— 【选项】。

◎在【选项】对话框中打开【视图】选项卡。

◎在【大纲视图和普通视图】栏内选定“窗口内自动换行”复选框即可。

（此法适用于大纲视图和普通视图）

方法二：

◎依次选择【视图】→【显示比例】，

◎在【显示比例】对话框中，选择“页宽”。然后在百分比栏中将百分数调整为100％。如果工具栏内有显示比例框，则可在其中将比例数调整为100％。

此外，还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

7、让Word不再记忆曾经打开的文件

在Word中编辑过的文件虽然已另外保存到其他文件夹了，但在Word中还是保留着这些文件。这是Word记忆功能的反映。但是，这样不仅造成重复，也使Word显得冗肿。取消Word这种记忆功能的方法是：

依次选择 【工具】— 【选项】命令，在【选项】对话框中打开【常规】选项卡，在【常规】选项卡中取销【列出最近使用文件】复选框，就可以让Word不再记忆曾经打开的文件。

8、统计文档字数

Word “字数统计”功能，可以统计整个文档或文档一部分的字数。

（1）统计整个文档的字数：

依次选择【工具】→ 【字数统计】， 打开【字数统计】对话框。在【统计信息】栏内显示出【页数】、【字数】、【段落数】、【行数】等项目及其具体数值。

（2）统计文档中的部分字数

先选中要统计字数的文字，然后依次选择【工具】→【字数统计】命令，【统计信息】栏内同样会显示出【页数】、【字数】、【段落数】、【行数】等项的数值。

9、自由放大和缩小页面显示比例。

在工具栏上有一个显示比例按钮（100%），但其放大、缩小都有一定的控制数。如果想自由放大或缩小，可用以下方法：

方法一：

如果你的鼠标有滚轮，在Word文档中可以使用它来放大和缩小

页面显示比例。

◎在按住“Ctrl”键的同时，向前滑动鼠标滚轮，可以放大页面显示比例。

◎在按住“Ctrl”键的同时， 向后滑动鼠标滚轮，就会缩小页面显示比例。

放大缩小的幅度可以在工具栏的【显示比例】框中看到.

如果要恢复原来的大小,在工具栏的【显示比例】框中选择【100%】即可.

方法二：

◎依次选择【视图】→【显示比例】。

◎在【显示比例】对话框的【百分比】栏中将百分数调整到需要的数字，然后单击【确定】即成。

如果要恢复到原来的状态，就将百分数调整为100%。

10、取消Word文件菜单下保存的文档

在Word中的【文件】菜单下，通常能保存一些最近输入或复制的文档，如果不想在【文件】菜单下保存这些文档，可用以下办法删去：

◎在菜单中依次选择【工具】→【选项】。

◎打开【常规】选项卡。

◎在【常规】选项卡中取消【列出最近所用文件】复选框。

11、自动保存文档

◎单击【工具】→【选项】→【保存】选项卡。

◎选中“自动保存时间间隔”复选框(如图)。

◎在【分钟】框中，输入时间间隔。保存文档越频繁，出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，一般输入3～5分钟就可以了。

（注“自动保存”不等同于正常的文档保存。“自动保存”是指文档在编辑或浏览过程中按照指定的时间间隔不断地对文档进行保存。其目的是为了一旦遇到突发事故（如突然断电）造成文档丢失，可以及时恢复。一旦停止编辑或停止浏览文档，“自动保存”功能也同时停止了。因此，不能用“自动保存”代替正常的文档保存。否则，会造成文档丢失。）

12、设置文件备份功能，恢复丢失文件

在 Word中设置文档备份功能，使其在每次保存文档时自动保留一个备份。该备份就是所保存文档的副本。每次保存文档时，新的备份都会替代已有的备份。这样，原文档一旦被损坏或丢失，保留的备份可使文档恢复。设置和使用备份功能的方法如下：

（1）设置备份功能

◎依次选择【工具】→【选项】→【保存】。

◎在【保存】选项卡中选取【保留备份】复选框，然后单击【确定】，设置保留备份功能。

（2）使用备份功能恢复丢失文件

设置备份功能后，文档如果丢失，可用以下方法恢复。

◎依次选择【开始】→【搜索】。

◎在【搜索】对话框中输入“.wbk”，点击【立即搜索】。

◎在【搜索结果】对话框中可以看到所有的备份文件的图标，其名称形式都是【备份属于“X”】（“X”是原文件名称）。

◎找到并双击丢失文件的备份图标，就可以打开该文件。

13、WORD文件强制恢复

◎在WORD中，依次选择【文件】→【打开】。

◎在【打开】对话框的【文件类型】文本框中选择【所有文件*.*】

◎打开【查找范围】下拉列表，从中选中你要恢复的文档，

◎单击【打开】按钮右侧的下拉箭头，

◎在弹出菜单中选择【打开并修复】。

14、恢复Word中被误删的菜单命令

Word中的菜单命令有时被误删了。如何恢复，可使用以下方法：◎在依次选择【工具】→【自定义】。

◎在【自定义】对话框中打开【工具栏】选项卡，然后单击【重新设置】。

◎在弹出的【重新设置工具栏】对话框中选择【Normal dot】并单击【确定】，这样系统就会恢复为默认值，那些被误删的菜单命令即可恢复。

15、怎样解决文档存盘受阻问题

文档存盘时页面提示：【磁盘已满或打开文件过多，不能保存】，另开新窗口重存也不管用。对此问题可试用以下办法解决。

◎依次选择【编辑】→【全选】

◎选择【复制】。

◎关掉word，电脑提示：“你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序？”单击【是】。

◎重新打开word，然后依次选择【粘贴】、【保存】。

16、 修复变成乱码的Word文档

有时候打开Word文档可能会看见文档变成了一堆乱码。可以试用下面的两个方法来恢复文件。

方法一：替换格式法

替换格式法就是把损坏的Word文档存为另一种格式。

◎打开被损坏的文档，单击【文件】→【另存为】菜单，在 【保存类型】列表中，选择【RTF格式】，然后单击【保存】按钮，并关闭word。

◎打开刚才保存的RTF格式文件，再次使用 【另存为】将文件重新保存为【Word文档】。现在打开这个word文件就可以发现文件已经被恢复过来了。

如果在转换成RTF格式后文件仍然不能被恢复，可以将文件再次转换为纯文本格式(*.txt)，再转换回Word格式。

（注：在转换为txt文件的时候其图片等信息会丢失掉。）

方法二：删除格式信息法

Word文档的最后一个段落符号记录着全篇文档的格式信息，有时删除这些格式信息就可以恢复变成乱码的文件。

◎在打开损坏的文档后，依次选择【工具】→【选项】菜单，打开【编辑】选项卡，取消 “使用智能段落选择范围”复选框的“√”，然后单击按钮。这样就可以修复文件了。

◎选定最后一个段落符之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的word文件中即可。

四、查 阅 文 档

1、设置文档结构图

【文档结构图】是word文档中的一个独立窗口，它由文档各等级标题组成，显示着整个文档的层次结构。单击该图中的某一标题，就可以直接在页面顶部显示该标题及其全部内容。这样可以大大节省查阅文档的时间。因此，它不但能显示整个文档的层次结构，而且具有与目录同样的功能。

要制作文档结构图，首先必须安排好整个文档的层次结构，分等级设置好标题（假设按章节体设置标题，则“章”为【标题1】；“节”为【标题2】；“目”为【标题3】），然后按以下步骤进行：

◎依次选择【视图】→【文档结构图】，打开窗口左格。

◎在文档中选择一个标题。

◎依次选择【格式】→【段落】，打开段落对话框。

◎在【缩进和间距】选项卡的【大纲级别】文本框下拉列表选择上述标题的级别。

◎单击【确定】，该标题就进入窗口左格文档结构图

在【文档结构图】中插入标题.要注意按文档中的标题顺序逐一进行。

2、怎样使用文档结构图

（1）通过【文档结构图】查阅文档

◎在【常用】工具栏中单击【文档结构图】（按钮）。

◎单击【文档结构图】中要跳转的标题。该标题及其内容就会显示在页面顶部。。

（2）调整【文档结构图】的大小

先将鼠标指针指向窗格右边，当指针形状变为时，向左或向右拖动即可。

如果标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

（3）展开或折叠上一级标题下的所有子标题

凡是隐藏了子标题的上一级标题，前面会有一个展开符号“+”，单击“+”即可展开所有子标题。同时“+”号变成“-”号，即折叠符号。

如果要隐藏某一标题下的子标题，则单击标题旁的 “-”号，

所有的子标题即被折叠隐藏起来。

（4）显示某特定级别下的标题

可在【文档结构图】的标题上单击鼠标右键，然后单击快捷菜单中的一个数字（例如，单击【显示至标题3】可显示标题级别1 至3）。

（5）关闭文档结构图

单击【文档结构图】（按钮）或双击窗格右边。

（6）删除文档结构图

◎在【文档结构图】中选择要删除的标题，

◎依次选择【格式】→【段落】。

◎在【段落】对话框的【大纲级别】下拉列表中选择【正文文本】，然后单击【确定】就可删除所选标题。逐一删除了全部标题，【文档结构图】就不存在了。

如果需要删除的不是标题而是正文中的某一段文字，则在正文中找到这段文字并删除它，【文档结构图】中相应的文字就会同时被消除。如果正文中需要这段文字就在原处重新输入。但不能使用单击工具栏中【撤消键入】命令的办法来恢复这段文字。

3、光标快速返回上次编辑点

编辑或修改文档有时需要切换编辑点。 “Shift+F5”组合键可以快速执行这一任务：

◎在当前编辑点按“Shift+F5”组合键，可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。

◎再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。

◎修改文稿时因故终止，下次继续修改时却不知道上次已修改的位置处于何处。可以在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，就会将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

4、建立文档与文档之间的超级链接

在Office各应用程序中编辑的各种文档，存放在不同的位置，由于时间太长，经常连文件的名字也不记得了，再次使用时，查找很不方便。可以用Word提供的超级链接功能来解决这一问题。也就是建立文档与文档之间的超级链接。方法如下：

◎在当前文档选取作为显示链接的文字，如《视频音频简介》，或在Word空白文档中输入

并选择上述文字。

◎依次选择【插入】→【超链接】。

◎在【插入超链接】对话框中选择【当前文件夹】或【浏览过的页】、【近期文件】，然后在右侧清单中找到并选定需要查阅的文件（如《视频音频简介》，然后单击【确定】。原设置的文字变为蓝色并加上了下划线（在有文字的当前文档中不一定会有下划线和变色）。

◎点击该名称，在弹出的对话框中单击【是】，需要查阅的文件就会显示出来（在有文字的当前文档中，有的会直接显示需要查阅的文件）。

删除超链接的方法是：依次选择【插入】→【超链接】。在弹出的【编辑超链接】对话框中单击右下方的【删除链接】

5、用定位功能浏览文档

定位浏览是一种快速浏览的方法，即把需要浏览的目标事先定好，点击定位命令后就可以立即看到预定的目标，包括文字、表格、图表、图片等。此法通常用于寻找文档中大幅度跨越的特殊对象。操作方法如下：

方法一：

◎依次选择【编辑】→【定位】命令，这时，会打开【查找和替换】对话框的【定位】选项卡。

◎在【定位目标】框中选择定位的项目，如【页】、【节】、【标题】…，（下面以【页】为例，建议以【页】为定位目标较好）。

◎项目选定后，按照【定位目标】框右侧的提示向文本框输入有关内容（如+20页）。即从当前的页码开始向前加20页，假设当前

页码为1页，则定位的页码为21页。）

◎单击【定位】按钮，光标就会定位到指定的位置（例如21页）。

若要定位相同类型的下一项或前一项，单击【下一处】或【前一处】按钮也可。

方法二：

◎单击【选择浏览对象】按钮（垂直滚动条下端小圆圈），弹出【选择浏览对象】图形菜单。（如图）

◎在图形菜单下面一行的前两项中选取其一 ，就会弹出【查找和替换】对话框，从中打开【定位】选项卡。

◎以下操作与方法一相应的操作相同。

此外，图形菜单中还有其他选项，如【按页浏览】、【按节浏览】……，选取其一，然后单击圆形按钮上面或下面的双箭头按钮，就可以浏览上一个或下一个定位对象。