2023年12月29日发(作者：)

Word 邮件合并应用 ——制作成绩单

1、邮件合并应用——制作成果单网络传媒系李灿辉名目Word邮件合并1制作成果单案例分析2实现方法3案例总结4课后练习邮件合并的应用成果单学校中邮件合并准考证的应用录用通知书会议信函企业中邮件合并新年贺卡的应用…………一、制作成果单案例分析?1、任务的提出?学期结束时，班主任徐老师遇到了一个难题：学校要求依据已有的“各科成果”，给每位同学发一个“成果单”，“成果单”制作完成后，还要依据“班级通信录”给每位同学制作一个信封，把“成果单”邮寄给学生。徐老师一开始将“成果单”复制了120份，但接下来的事却让他犯了愁，要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是一件轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易出错！给每位同学制作一

2、个信封也有同样的问题。一、制作成果单案例分析?正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了，经过李老师的一番指教，徐老师几分钟就精确无误地完成了任务。2、解决方案?先制作好“成果单”空白表，运用邮件合并将“各科成果”的数据合并到“成果单”中，生成每人单独一张的成果单。?至于信封，先按肯定格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封，然后打印出这些信封给每个学生邮寄“成果单”。3、相关学问点在邮件文档〔主文档〕的固定内容中，合并邮件与发送信息相关的一组数据，从而批量生成合并需要的邮件文档，大大提高工作效率。批量制作处理信函、信封、标签、邮件工资条、成果单、准

第 6 页

考证等合并邮件合利用邮件合并向导提供

3、的操作步骤可并向导以快速完成邮件合并。.二、实现方法在EXCEL中制作好“各科成果数据.xls”，作1为成果单的后台数据库。在Word中制作好美观的“成果单.doc”。2利用邮件合并功能，将“成果单.doc”〔模板〕3作为主文档，将“各科成果数据.xls”作为数据源。以“成果单.doc”中各种改变的数据作为合并域，将“各科成果数据.xls”中的数4据合并到“成果单.doc”中。1、利用邮件合并制作成果单?满足两个条件：?〔1〕节省纸张，要求用A4纸每页打印两位学生的成果单；?〔2〕在成果单最终一行的“获奖状况”中，要依据“平均分”填写不同的内容：85分以上，写“恭喜你！你的平均分到达85分以上，将获得奖学金！”；假如85分以

4、下，填写“你的平均分未到达85分，请继续努力！”1、利用邮件合并制作成果单?〔1〕建立主文档——设计“成果单”?设计好的成果单〔模板〕必需处于打开状态，不能关闭。?〔2〕打开数据源?要求：打开数据源“各科成果〔素材〕.xls”，作为邮件合并的后台数据库。?操作：视图——工具栏——邮件合并1、利用邮件合并制作成果单?〔3〕在“成果单”中插入数据域?要求：在已经打开“成果单”〔模板〕中插入数据源的合并域。?操作：①工具栏上的“插入域”按钮。②在“域”列表框中选择“学号”项，“插入”③重复第二步，插入完全部域。1、利用邮件合并制作成果单?〔4〕插入各科目的班级平均分?要求：输入“成果单”第3列的“班级平均”成果数据。?操作：?①复

第 7 页

5、制粘贴?②直接输入1、利用邮件合并制作成果单?〔5〕利用“插入Word域”填写获奖信息?要求：在成果单的最终一行中，依据“平均分”填写获奖信息。?操作：?①插入点放在成果单最终一行“获奖状况”列右边的单元格，单击工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，选择?“If…Then…Else…”；1、利用邮件合并制作成果单1、利用邮件合并制作成果单?〔6〕查看数据连接状况?要求：查看数据连接后成果单的改变。?操作：?①工具栏上的“查看合并数据”。?②工具栏上的“上一记录”或“下一记录”?③“首记录”按钮，“尾记录”按钮，1、利用邮件合并制作成果单?〔7〕在一页中放置多个“成果单”?要求：在一页内放置两份“成果单”。1、利用邮件合并制作

6、成果单?操作：?把整个“成果单”包括前面的标题复制一份，再把插入点定位到文档的最终位置，粘贴一次，得到第2个“成果单”；?将插入点放在第2个“成果单”的首行处〔必需在第2个成果单中全部数据域的前面〕，单击工具栏上的“插入Word域”按钮，选择“下一记录”，当“查看合并数据”为“未选中”状态时，将显示出“下一记录”的域《NextRecord》；单击“查看合并数据”按钮，使其成为“选中”状态，就可以看到在第2个“成果单”中已显示出下一条记录的数据了！1、利用邮件合并制作成果单?〔8〕合并数据?要求：运用“合并数据”生成全班的“成果单”。?操作：?①工具栏“合并到新文档”；?②选择“全部”，确定；?③将合并数据产生的新文档“字母1

第 8 页

7、”，另存为成品2、应用邮件合并向导制作信封?〔1〕工具——信函与邮件——中文信封向导；?〔2〕下一步，在“信封样式”中选择“一般信封5：〔220*110毫米〕”；?〔3〕下一步，选择“以此信封为模板，生成多个信封”选项，同时选中“打印邮政编码边框”复选框；?〔4〕完成。生成一个信封格式的“文档1：信封”。2、应用邮件合并向导制作信封2、应用邮件合并向导制作信封?〔5〕依据“班级通信录”中的信息，对该信封修改如下：?删除《收信人地址二》；?删除《收信人职务》；?删除《发信人地址》；?删除《发信人姓名》；?在《发信人姓名》及《发信人邮编》位置上输入发信人的地址及邮编。2、应用邮件合并向导制作信封2、应用邮件合并向导制作信封?〔6

8、〕工具——信函与邮件——邮件合并；?〔7〕在任务窗格中单击“选择另外的列表”选项，打开“选取数据源”对话框，在“查找范围”处找到素材所在的文件夹，选择“班级通信录”，单击“打开”。?〔8〕打开“邮件合并收件人”，确定；2、应用邮件合并向导制作信封2、应用邮件合并向导制作信封?〔9〕在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：选取信封”选项。?选中信封上的域“收信人邮编”，单击“其他项目”；选择“邮政编码”，单击“插入”；?〔10〕重复第9步。?收信人地址?家庭住址?收信人姓名?姓名2、应用邮件合并向导制作信封2、应用邮件合并向导制作信封?〔11〕字符格式设置：?“邮政编码”：华文新魏、加粗、二号?“家庭住址”：宋体、加粗、二号?

第 9 页

9、“姓名”：华文行楷、加粗、一号、间距加宽3磅。2、应用邮件合并向导制作信封?〔12〕在“邮件合并”任务窗格中，选择“下一步：预览信封”。2、应用邮件合并向导制作信封?〔13〕在在“邮件合并”任务窗格中，选择“下一步：完全合并”。选择“编辑个人信封”选项，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部”，单击“确定”按钮，将全部记录合并，每条记录生成一个信封，并自动生成新文档“信封1”。?〔14〕新文档“信封1”另存为“成果单信封”；关闭全部文件。课后练习?1、利用“邮件合并”功能，将数据文件“报考名单〔素材〕.xls”合并到“准考证”主文档中，生成全部考生的准考证。要求：?〔1〕用A4纸张，每张纸内放置6张准考证，采纳3行*2列

10、的排列方式。?〔2〕要求在合并数据后的文档中包含页码，并显示生成的准考证总数。课后练习?2、五一节将至，某公司公关部要给全部客户和合作伙伴发一封“庆贺信”，信中内容完全一样，但每个人的收信地址、单位、姓名不同。请用“邮件合并向导”依据“客户〔素材〕.xls”数据文件中的数据给每人制作一个庆贺卡。要求：自己设计庆贺卡的格式，大小与一般明信片相同，整体设计要美观协调，最好采纳图文混排。课后练习ClicktoedittitlestyleAddyourtextAddyourtextAddyourtextTitleinAddyourtexthereAddyourtextAddyourtextClicktoedittitlestyleT

11

第 10 页

、

itleinhereTextinhereThemeGalleryisaDesiptionofthecontents

第 11 页