2024年1月2日发(作者：)

个人的电子文件如何分类管理

个人的电子文件如何分类管理?这是领导给我出的题目.经过反复的思考,一直没有成熟的想法。如今是信息社会，不仅社会组织要管理电子文件，个人的电子文件也日益繁多，文件夹的管理显得越来越急切。但每个人的工作和学习以及个人兴趣爱好不同，文件的分类也有很大的差异，不敢给他人出主意，只能征求朋友们的管理方案了。

为抛砖引玉，我先把自己的管理方法介绍一下：就像是博客文件的管理，电子文件按文件的类型来管理的。在网易是文本文件（如日志）、图像文件（如照片）、声频文件（如音乐）。

国家有《电子文件管理规范》，将电子文件分了8大类，主要有以下几种：文本文件（字处理软件形成的文件）、图像文件（扫描等形成的文件）、图形文件（CAD、绘图软件等形成的文件）、音频文件（音频设备或软件形成的文件）、多媒体文件（视频或多媒体设备、软件等形成的文件）、超媒体文件（由超媒体链接技术形成的文件）、程序文件（程序设计、编码文件）、数据库文件。

以“载体的异同”可分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件;光盘文件要通过光盘驱动器识读,硬盘文件要通过硬盘驱动器识读,软盘文件要通过软盘驱动器识读。

以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文

件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。

各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件(具有金山中文处理软件提供的格式 )、DOC文件(具有微软中文处理软件提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提

供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、DBF文件(FOXBA SE数据库格式)、BMP文件(位图文件格式)、CDA文件(声音文件格式)、TXT文件 (纯文本文件格式)等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。

同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已编辑文件。

存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏文件之分。

源文件是提供编辑数据的文件，目标文件是接受编辑数据的文件；只读文件是只能读 出禁止写入的文件，可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐藏文件是在一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满足人们特定需要的电子文件。

明辨电子文件的格式或属性十分重要。它直接关系到同一文件能否放到不同编辑环境下进行操作处理，也关系到不同文件能否放到同一环境下进行编辑操作处理。从而影响电子文件操 作的成败、R南量、效益和效益。

如何对电子文件分类？

电子文件的分类和纸质文件一样，是将具有保存价值的电子文件，按照其自然联系组合成文件的组合体。传统文件分类体现在文件的实体排列上，而电子文件的分类则反映在计算机输出界面的逻辑排列上。

Windows XP的文件管理功能是管理电子文件的实用工具。各单位或各部门文件管理人员可以通过分层次地设置文件夹，使电子文件在计算机存储器中进行科学分类。具体方法是：

1、双击桌面上【我的电脑】或鼠标右击【开始】按钮选择【资源管理器】，便可进入资源管理器界面。单击选择一个存储器，如：“H盘”。在选择存储器时，要预先估计本单位电子文件的递增速度，让该存储器的容量能够满足电子文件递

增的需要。同时，存储电子文件的文件夹不能选“C盘”，因为“C盘”容易受到病毒的攻击。

2、单击左上角【文件】按钮，再将鼠标移至【新建】→【文件夹】后单击。然后输入文件夹名，如【文书档案库】。这样建立的【文书档案库】文件夹就专门用于存放文书类电子文件。

3、根据本单位档案分类体系，反复采用上述第2种方法，就能按电子文件的分类层次设置文件夹。例如某单位行政类电子文件按年度、问题分类，其文件夹就可以设置为以下方式：

4、类别设置好后，将需要归档保存的电子文件按类存放入相应的文件夹中。

5、文件夹或文件中的文件可以按照名称[N]、类型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自动排列[A]等方式排列。如果按名称排列则是按起始汉字的汉语拼音字母顺序排列。如果分类中刻意讲究一种排列方式，如机关各部门的文件夹必须按“党委办公室”、“行政办公室”、“人事处”、“计划处”„„,则可在汉字前面可加序号或英文字母，即“1-党委办公室”、“2-行政办公室”、“3-人事处”、“4-计划处”„„。

6、分类可以通过调整文件夹而调整。也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类。

文档常用的两种分类方法

网上收集资料，是差不多绝大多数网民习惯性使然，也是一种学习的方法，一种积累知识的过程。

这些资料林林总总，千差万别，浩如烟海，五彩缤纷，是人生的一笔财富。人生的财富分两类，精神财富和物质财富。其中物质财富又可分为诸如房产、汽车、存款、股份、股票、现金、金银珠宝、收藏字画等，大约一般人都弄得明明白白。网上收集的资料，往高层次上说，也可以算成是精神财富的一部分。和有多少亲人，有多少朋友，有多少书籍，有多少乐子一样，是现代人尤其是文化人不可缺少的组成部分，是人精神食粮充裕的一种体现。

否则，我们从网络上收集些资料干什么？

网络上所收集资料的分类，一是保存一些人事、家事、国事、天下事，类似新闻；二是结合自己的工作，与你与从事的行当相关的资料；三是想学习的某一类知识；四是和你的业余爱好相关；五是„„很难得说应该是多少类，一共有多少类，人上一百，形形色色，不能有一个共同的项目可以限制。

这就好象人生活所需要的五谷杂粮一样，收获回来，就得用不同的箱箱柜柜来盛，分门别类存放和保管。网上所收集到的文档、图片、代码、音乐、页网，诸如此类，也得分门别类保管和存放，不能乱七八糟地搁在一堆，就象不能将五谷杂粮用一个桶存放一样。

因此，就要学会分类，而且力求科学、简便、适用，规范，为学习和使用打下基础。听说大学里还开了专门的分类学呢，我们不用系统学习和掌握，但常识还得掌握，否则可能吃亏不讨好。

分类的方法很多，就文档而言：按文档的格式，可分为txt、doc、wps、htm、html、pdf等等；按文档内容的体裁，可分为散文、随笔、诗歌、小说、论文、合同等等；按文档内容反映的题材，可分为政治、经济、军事、文化、哲学、科技、教育等等。选取文档的某一类特征归类，就是一种分类的方式，很难一一列举，但一般多采取“体裁”特征和“题材”特

征这两种分类的方法。如果你想了解掌握有关行业信息，研究某一领域学问的，则可选择按题材分类法；如果你对某一种体裁的写作手法感兴趣，想欣赏某一类文章的文笔和风格，则可选择体裁分类法。

不过，无论采取哪种分类，都有其回避不了的局限性，有时可能出现分类越详细，某篇文档越不知所属的尴尬。相信朋友们实践中可能都有过这样的苦衷。为了化解这一矛盾，近代的人们利用计算机技术，发明了另一种分类的方法，我姑且称它为“模糊分类法”。它是利用计算机的计算和软件的搜索功能，对文档预先标示出的词汇或是要素，进行统计、搜索、归拢，从而实现分类的一种方法。目前，众多的博客和论坛以及文档管理的软件中，已经使用或者是逐渐普及这一类的分类方法，将原先那种纲目似的树形分类法取而代之。

这种方法的表现形式有二：一是“关键词”法，二是“标签（Tag）法”。

“关键词”法是在文档现有的内容中，选取最有代表性、最能表现和反映文档内容主题和特征的若干词汇作为关键词，等于是用这些关键词作为索引，将所有含有这些“关键词”的文档逐一列出，将相关主题和内容的文档分类出来。比如在某一篇文档中，选取了“美国”和“金融危机“这两个关键词，则其它含有“美国”或“金融危机”的文档就被选取出来，可以由此及彼连续地进行阅读和研究。

“标签”法通常是对文档按其属性提炼和抽取，标签不一定文档中现存的词汇（这是与“关键词”明显的区别之一），却更能反映文档内容的本质属性。比如同样提反映美国金融危机的文档，你便根据归类的需要，分别选取“经济”、“评论”、“美国”、“金融危机”四个词汇作为该篇文档的标签，这样在上属的四个类别里，该篇文档都分别能够检索出来，等于一篇文档分别存放在四个不同属性的文件夹里，大大增加了文档检索的概率和被利用的效益。

从以上两种分类可以看出，“关键词”法更多是从内容属性，“标签”法更多是从性质属性进行的分类，两者有共性，也有区别，如果能够结合起来使用，则分类的效果更好。这一点，无论是从文档分类管理的角度，还是知识积累的角度看，都是大有裨益的。

朋友们不可能人人都对分类学进行专门的研究，但在你工作和学习的实践中，或多或少会用到有关“分类学”有知识。如果你从此锲入进去，经常琢磨和研究，不停寻觅其中蕴藏的内在规律，对于更好地掌握科学的学习方法，更大地提高工作的效率，会有一定的借鉴和帮助。而且，或许还会从中寻找出一般人所不注意的乐趣来。