2024年1月6日发(作者：)
公文实用知识
一、常用发文信息栏（包括通知、报告、请示等）填写要求
1.文件标题栏：正确填写为“XX公司关于XX的通知”，单位名称必填。注意两点：①正文中题目使用梯形或棱形排列，回行词意须保持完整；②标题一般不使用标点符号，特定情况下使用引号、括号、顿号、书名号、破折号。除书籍刊物、规章、制度、办法名称加书名号外，一般不使用书名号，方案、规划、讲话、项目书、总结等严禁使用书名号。
2.拟稿人电话栏：须规范填写座机（例：XXXX-XXXXXXX）、手机、微波号。
3.行文格式栏：须按文种正确选择上行文、平（下）行文。
4.文件字号栏：①“总经办”是总经理签发、以公司整体名义发出的公文，无特殊要求，不得擅自选“总经办”。特殊情况使用时，应报分管领导协调同意，并通知办公室；②由分管领导审核签发的发文，一律用本部门文件字号。
5.主送栏：①上行文至上级公司，写上级公司全称；②平（下）行文，可单独书写收文部门，则在主送栏手输收文部门名称；③主送单位须写规范全称、简称或统称；④可手填单位规范全称。
6.印发传达范围栏：①公文在于行公事。因此能普发的公文，尽量不选“主要负责人、公司领导及中层干部”，应按部门、单位选“此文发送至收文单位本部及二级机构”、“此文发送至收文单位本部”；②上行文中，如文件只发送至XX公司某部门，可手输定向部门。
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7.抄送栏：原则建议不填写。一定需要填写，请认真阅读抄送的规定和要求，正确填写抄送单位，特别注意层级关系。
8.会签部门栏：由拟稿人请示部门负责人或分管领导后，将会签部门列入流程。
9.会签处室栏：不填写。
10．文件字体、行距要求：①发文字号如“总经办〔XXXX〕XX号”的字体使用方正仿宋三号字；②上行文注意：“签发人”三个字的字体使用方正仿宋三号字，而人名使用方正楷体三号字；③正文题目使用方正小标宋二号字；④文件抬头称呼、正文部分、附件说明、单位名称、签发时间，附注（上行文的联系方式、平下行文的文件发送范围）均使用方正仿宋三号字；⑤版记文字使用方正仿宋四号字；⑥正文行距设固定值28磅，可照顾文件美观适当调整。⑦盖章要求印章下缘与签发时间下缘平齐，以签发时间为对称中心，上缘距离正文末行（含附件说明）在一格间距内，因此，正文结尾的单位名称统一要求与正文末行（含附件说明）隔三行设置，签发时间距离右侧边距为4个字符，单位名称以签发时间为对称中心。
注意：实际拟写中，仅正文部分需拟稿人按照字体、行距要求编辑，凡模板生成字体均已为正确格式。编辑正文部分时，字体仅能使用格式刷编辑成方正仿宋三号字。
二、常用发文附件添加方式
（1）批转、转发、印发类文件按如下要求处理：①word附件文档处理（须全部为word附件）：在附注后插入分页符（操作为“插入”—“分隔符”—“分页符”），另起一页后粘贴word正文，页码将与正文连续，版记拖放至末页底端。②含几个附件，既有word文档，也有excel表格时，或转发CEB文件时，按“添加附件”方式处理。附件标注：各附件左上角不标注“附件”字样。
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（2）除批转、转发、印发类文件外，其它文件诸如通知、请示、报告等常用文件，一律使用“添加附件”功能。保留正文中生成的附件说明。每个附件需按顺序在附件左上角标注“附件1”“附件2”（单个附件标注“附件”二字），“附件”字样设为黑体三号字。
（3）附件规范设置：题目设为方正小标宋二号字体，或者宋体二号字；正文设置为仿宋GB2312三号字体；“段落”设置为“对齐方式-两端对齐”、“特殊格式栏”选“首行缩进-2字符”、“行间距-固定值，28磅”；Excel须经预览编辑，均设为A4页，否则将影响转版。文件排版：打字室负责剪排版记。即将正文版记剪切，做成WPS单页附件，将WPS（版记）单页附件添加为最后一个附件，注意删除原文版记。另需确保文件版记的页码为偶数页。使用骑缝钉时，版记落在4的倍数。文件转版出口管理：文书转版环节，须校验转版后的文件页码，校验转版成正文后的附件说明和附件标注。含附件的办文，如表格、报表类，因需要收文部门填写上报而要求随文发出的，请拟稿发起人提前告知文书。
三、常见问题及正确处理办法
1.题目拟写。题目拟写套用格式：“发文单位+事由+文种”，如“XX公司+关于开展XX活动的+通知”；“转发+被转发文件标题+的通知”，如“转发+国资委关于同意××工程开工+的通知”。按照新的办文要求，办法、规定、制度类的转发、印发、传达类文件，套用格式：“XX公司关于转发《XX公司XX实施意见》的通知”。“关于”一词请正确使用，转发类题目要加以简化，达到意思简单明了。
2.公司名称。确保拟写的文件正文、附件、表格内的单位名称正确书写。
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3.发送单位。公司内部普发用“公司本部部门、基层单位”，按发送单位正确选择。
4.文件层次。全文结构层次应为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。层次可以少，但不可以颠倒，比如允许文中出现“一、”“1.”搭配，但这样的“一、”“1.”“（1）”，或者这样的“一、”“（1）”“1.”就是属于层次符号颠倒，是错误的。此外，在行文中使用“1、”及“一.”均为不规范用法。其中，正文“一、”层标题设为黑体三号字；“（一）”层标题设为楷体三号字；“1.”“（1）”层标题字体同段落。附件参照正文设置。正文只有一层时，只能使用“一、”层结构。
5.特殊符号。下面是系统发文几个常用符号的正确写法：kV、kVA、MVA、kvar、kWh、kW、km、kg、m、cm、mm、g、V、A、W，请确保正文、附件的符号均正确。此外，如正文使用“厘米”，则全文使用“厘米”，不得混用“cm”；如正文使用“cm”,则全文使用“cm”，不得混用“厘米”。其它符号类同，全文上下应保持统一。特别对文件拟稿人提出：附件word、excel中的符号请确保正确，因为附件将转版至正文中去。
6.发文字号。①引文字号正确书写，文件字号应使用“〔〕”。②凡引文均应“引文名称+字号”，不可缺省。
7.密级紧急：公文的密级、紧急程度各部门、单位无权随意填写。
四、办文要求：
1.公文拟稿人：①起草好公文后，必须进入正文、附件检查格式、文种、符号等无误后方可发出；②应熟练掌握部门常用发文文种的使用；③对于在会签、签发、流转表格类附件方面有特殊要求的文件，必须及时与秘书、文书做好沟通。
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2.秘书校核：校核公文的文种、格式、文字、规定用语等是否合乎规范，并完成公文的会签、签发流转。
3.打字室排版：校对公文格式并依据公文类别正确排版。负责对公文页码调整。
4.文书出口：除书籍刊物、规章、制度、办法名称加书名号外，一般不使用书名号。方案、规划、讲话、项目书、总结等严禁使用书名号！
发文负责：对公文进行最后把关校核，将附件转版至正文，特别要检查页码、附件说明、版记；②收文负责：完成收文流转，并对县公司来文给予指导和更正。
五、其它
1.公文如何选择抄送单位？
“抄送单位”即除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，时间操作中应注意以下问题：
（1）文件所涉事项受两个及以上上级单位管辖时，如能在管辖权限上分出主次，则可分列为主送单位和抄送单位，同一文件报出；如无法分出主次，出于对上级单位的尊重，实践中建议分别作为主送单位独立行文（请示件除外）。
（2）请示文件不得抄送下级单位（可研报告、初设审核意见等专业性较强的公文除外）。
（3）特殊情况的越级行文，应抄送被越过的上级或下级单位。
（4）上级单位向受多重领导的下级单位行文时，必要时应抄送其他上级单位。
（5）会签单位一般采取内部分发方式而不需在文件上明确其为抄送单位；属于其他情况的，就在文件中将会签单位列为抄送单位。
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（6）不得越级抄送。
（7）联合发文时，联合发文的单位不作为抄送单位。
2.函的使用。
函虽然使用灵活，范围广泛，但也有其规律。在选择文种时，只要针对“对象”要求处置，就可以避免一般性问题。
（1）函是常见平行文种。函所涉事项较为广泛，商洽工作、通报情况、征询意见、询问答复问题、请求批准和答复审批事项等均可使用。适用于不直接隶属的单位之间。
（2）公司对于XX市委、市政府和其办公厅，以及XX市发改委、能源部门、市审计局、工业处等，使用“请示”、“报告”等上行文种，不得使用函。对于XX市委、市政府其他部门，可“函”去“函”来、“函”来“函”去。
（3）当市委、市政府其他部门就某事项要求公司作出报告，则使用“报告”，不可使用“函”。当政府部门要求公司使用上行文时，则必须尊重政府部门意见，使用“请示”、“报告”类上行文种，不得使用“函”。
（4）题目拟定。去函格式为“发文单位名称+关于××××事项的+函”，复函格式为“发文单位+关于××××事项的+复函”。
3.文种专用语、结束语。
报告：使用“特此报告”、“专此报告”，或者自然结尾均可。不得出现“请审阅”、“请审核”“请审批”、“请阅示”、“请指示”、“请批示”、“请阅”等，因为这属于报告夹带请示。
请示：一般由请示缘由、事项、结束语组成。常用“妥否，请批示。”、“以上当否，请批复。”、“特此请示，请批复。”切忌使用“！”。
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决定：一般由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。最后常用“特作如下决定”、“现决定如下”等过渡到“决定内容”。
通知：分下发文件类，工作指示类，日常事务类。可自然结束。可写“特此通知”。也可提出要求“请遵照执行”、“请认真执行”。
通报：分表扬类通报，问题通报，情况通报。使用“特通报如下”过渡到正文。
批复：开篇即引述“请示”来文，一般以“你单位《××××》（×××〔2021〕××号）收悉”开头，再写批复内容（有时会以“现批复如下”作为过渡）。结语通常用“特此批复”、“此复”。
函：分发函和复函。发函：题目一般为《关于×××的函》，一般用“现函告如下”切入正题。结束语用“请予支持”、“请予批准”、“请予函复”。复函：题目一般为《关于×××的复函》，正文开头应先引述来文，然后“经研究，现复函如下”转入主题，结束语用“特此函复”。
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