档案管理的主要手段和措施

2024年1月6日发(作者：)

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档案管理的主要手段和措施

一、档案管理目标

工程项目档案的价值使档案管理在项目管理内容中显得尤为重要，同时文件档案控制是ISO9000所要求的一个基本要素，也是项目管理不可或缺的方面，规范、有效的档案管理工作保证了城市建设档案的完整性、系统性和国家有关规范和法律要求。

二、档案管理依据

序号

1

档案管理法律法规条例等依据

《中华人民共和国档案法》

第十一条规定：机关、团体、企业、事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

2 《中华人民共和国城乡规划法》

第四十五条规定：建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划行政主管部门报送有关竣工验收资料。

第六十七条规定：建设单位未在建设工程竣工验收后六个月内向城乡规划行政主管部门报送有关竣工验收资料的，由所在地城市、县人民政府城乡规划主管部门责令限期补报，逾期不补报的，处一万元以上五万元以下的罚款。

3 国务院《科学技术档案工作条例》

第七条规定：各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，Word文档资料

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对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。

4 《建设工程质量管理条例》

第十六条规定：建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。

建设工程竣工验收应当具备下列条件：

① 完成建设工程设计和合同约定的各项内容；

② 有完整的技术档案和施工管理资料；

③ 有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告；

④ 有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；

⑤ 有施工单位签署的工程保修书。

建设工程经验收合格的，方可交付使用。

第十七条规定：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集，整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令其改正，处1万元以上10万元以下罚款。

5 国家住房与城乡建设部《城市建设档案管理规定》

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第八条明确指出：列入城建档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理家机构出具工程档案认可文件。

第九条指出：建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

6 《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令）

第十条规定：建设单位在地下管线工程竣工验收备案钱，应当向城建档案管理机构移交下列档案资料。

（1）地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图；

（2）地下管线竣工测量成果；

（3）其他应当归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）城市供水、排水、燃气、热力电力、电讯等地下管线专业单位应当及时向城建档案管理机构移交地下专业管线图。

第十二条规定：“因建设单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损害地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。”

7 《浙江省城市建设档案管理办法》

第七条 城市建设档案机构接收和管理下列档案：

（一）城市建设工程档案；

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1、工业、民用建筑工程；

2、市政基础设施工程；

第八条 城市建设档案材料形成单位必须按照国家和本省规定的标准以及办法的要求收集、整理建设工程（包括配套工程，下同）档案，并向城市建设档案机构移交。

前款所称建设工程档案，包括工程项目前期、施工及竣工所形成的应当归档保存的文件材料。工程系那个木前期管理性文件材料可以移交副本。

第九条 建设单位在申领建设工程规划许可证或者施工许可证前，应当与工程所在地城市建设档案机构签订建设工程档案承诺书。

城市建设档案机构应当定期将建设工程档案承诺书签订情况，报工程所在地建设行政主管部门和档案行政主管部门备案。

三、签订《建设工程竣工档案移交承诺书》

办理事项

办理机构

签订《建设工程竣工档案移交承诺书》

区城建档案馆 主办处室 业务指导科

申办对象 余杭区行政规划区域内各类工程项目的建设单位和个人

《浙江省城市建设档案管理办法》（浙江省人民政府令第217号）办理依据

第10条

办理时限 资料齐全后当场办理

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紧前工作条件

序号

所需文件

填写《建设工程竣工档案移交承诺书》1 两份及《建设工程档案管理登记表》一份（必须加盖公章）

规划许可证复印件一份（包括附件、附2

图）

领取/办理部门

办理资料

桩基先行项目提供建设局批准文件及规3

划审批图

4

5

6

7

需要提供的其他资料

办理程序 窗口办理

四、项目建设各阶段的文件的收集及其责任单位

阶 段 内 容 负责单位

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办理《建设工程竣工档案验收报送申请办理建设工程规表》，和城建档案管理部门签订《建设工项目代建单位

划许可证

程竣工档案编制及报送合同》

项目前期准备阶段

收集、积累和整理项目前期文件以及设项目代建单位

备、工艺和涉外文件

负责收集、积累勘察、设计文件，并按勘察设计阶段

规定在项目竣工前向项目代建单位移交

施工及分包项目全部文件的收集、积累、勘察、设计单位

施工及分包承项目

施工

阶段

整理，并规定在项目竣工前向项目代建包商

单位移交

收集积累项目监理档案文件，并规定在监理单位

项目竣工前向项目代建单位移交

试运行

试运行过程中文件、资料的收集和积累 项目代建单位

项目

竣工

验收

阶段

负责收集竣工验收过程的文件 施工承包商

在竣工验收前汇总各协作单位收集的相关档案资料，并确定需向档案管理部门移交部分，作好档案移交的准备工作

项目代建单位

五、工程项目档案管理和备案流程

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管 理 内 容 阶 段

将档案管理目标作签约阶段

为

督促协作单位任命项目启动阶段

档案管理负责人

档案收集、积累

项目实施过程

以月为周期检查各协作单位档案管理项目档案的汇总

确定需移交城建档竣工验收前

案资料并预检

档案移交

根据档案移交证明及消防、环保、规划竣工验收后

等验收证明到建管处正式备案

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六、专业化归档和备案管理

（一）建立系统、完善的信息网

1、根据性质的不同，建立相应的信息网络，明确联络人员。保持稳定、畅通的信息渠道，保证工程信息能够准确、及时的传达到有关各方。针对重大的工程技术问题和灾害性事故，应制定特别的信息传递渠道，保证事故发生后，有关人员能够在第一时刻了解到事故状况，迅速作出决策。

2、全面收集设计、施工等有关的工程信息和资料，通过计算机等先进的设备和手段进行信息的同济、汇总、整理和存储。使设计者能够及时了解到施工状况，施工者能够方便的查阅设计资料，管理者能够全面了解工程情况，达到资源共享，提高信息资源的利用效率，从而提高项目的管理水平。

3、建立信息发布制度。将工程信息进行整理和汇编，定期地向招标人、使用方、政府职能部门、社会有关方面进行通报，接收监督。

（二）信息及档案管理的措施

1、组成专门小组负责收集工程、技术信息及竣工档案的整理组卷归档工作。及时将工程、技术信息及竣工档案整理验收小组负责人、工作人员名单、竣工档案整理工作计划、联系电话报项目代建方。

2、立卷原则和分工

（1）立卷应遵循工程文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

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（2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

（3）工程文件可按建设程序划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

（4）招标人、使用方、施工方负责立卷范围按余杭区城建档案馆制定的《余杭区建设工程档案编制指南》执行。

①工程准备阶段，由招标人、使用方按项目立卷；实施阶段，由招标人、使用人按单位工程立卷的竣工验收文件。

②由施工方按单位工程立卷：施工及验收记录、竣工图。施工单位根据《工程竣工档案验收小结提纲》的要求，编写工程竣工验收小结，施工单位负责人签名，加盖公章，以备验收。验收后，工程竣工验收小结交项目代建方。

③由项目代建方按单位工程立卷：监理文件，在施工监理中形成的资料档案十分重要，除部分资料交由施工单位组卷外，均应分类装订，监理文件可先按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷，竣工后移交一套原件给招标人、使用方存档。负责严格审核竣工档案的质量。填写《工程质量保证资料审查记录》，一式三份，总监理工程师签字后，一份交项目代建方，一份交施工方，监理方留存一份。监理方工程师审核竣工图后，应在竣工图上签字并加盖监理单位公章。

④监理方抽检材料、测量检测资料和备案需填写的表格按标段另行组卷，其中除材料质检报告入施工单位档案外，监理单位在工程Word文档资料

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监理工程中所形成的所有资料，如监理规划、会议纪要、月报、监理工作总结等按所管标段分类整理装订成册。（此部分工作根据招标文件以及《项目代建合同》的要求由项目代建方完成，具体实施由项目代建方负责）

（三）项目前期报建阶段档案资料目录清单

分 类 内 容

（1）项目建议书及批复文件

（2）可行性研究报告、环境影响报告、论证及评项目

估等文件

前期

（3）设计任务书及批复

立项 （4）建设用地选址意见书及批复

文件

（5）国家土地使用证及地形图

部分

（6）建设用地规划许可证及核准的地形图

（7）建设工程规划许可证及核准的总面积、红线图

设计文（1）工程水文、地质勘察报告

件和资（2）地质图

料文件

（3）规划设计文件

（4）方案设计

（5）初步设计和工程总概算

（6）施工图时机和工程预算

备 注

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（7）工程结构设计计算书及说明书

施工 土建部分

技术

1、施工技术文件

文件

（1）施工合同

（2）施工预算

（3）开工、竣工报告

（4）施工定位测量记录、测量复核单及成果图

（5）工程质量检查及验收记录；单位工程质量综合评定表等

2、施工材料质量保证文件

（1）原材料汇总表及质量证明单、试验报告

（2）施工试验汇总表及试验报告

（3）预制构建件明细表及合格证、试验报告

水、卫部分

（1）施工合同

（2）施工预算

（3）开工、竣工报告

（4）室外管线测量记录

（5）功能试验记录及质量评定

（6）隐蔽工程验收记录

（7）材料、设备明细表及检验记录

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（8）管线征询报告单、管线、设备报装单

电力部分

通风与空调部分

智能化系统部分

设计变更依据性文件

监理文件

（1）监理规划

（2）施工进度控制类文件

（3）施工质量控制类文件

（4）工程造价控制类文件

（5）工程竣工总结

（6）质量评价意见报告

1、招投标文件、合同文件类

2、项目进度控制类

3、项目费用控制类

项目管理类资5、项目质量控制类

料

6、项目财务类

7、报告总结类

8、信息沟通类

竣工验1、工程竣工报告

4、项目材料控制类

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收文件 2、工程决算

3、各专业竣工验收鉴定证书

4、项目竣工验收文件

5、试运行相关文件

现场

1、工程现场原地物、地貌照片、录像

声像

2、建筑物建成后的照片、录像

资料

3、工程建设重要过程的照片和录像

1、平面布置图

2、建筑、结构竣工图（含桩位布置图）

3、大型设备基础竣工图

竣工图

4、大型设备基础竣工图

5、弱电、给排水、智能化、暖通专业竣工图

6、建设用地范围内以下综合管网

七、我公司代建过程中需提供的文件—实行“隐蔽工程阳光化”制度

1、定期信息文件

根据建设管理服务工程项目、范围及内容。随工程施工进度向综合管理部门和业主报送建设管理服务月报，其主要内容为：

① 施工质量情况：原材料质量及检验情况；

② 工程进度情况；

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③ 进场施工机械设备及劳动力动态；

④ 合同变更和工程变更情况；

⑤ 工程款支付情况；

⑥ 建设管理服务工程情况；

⑦ 工程建设大事记。

2、根据建设管理服务工程进展情况的不定期报告

①关于工程优化设计或变更或施工进展的建议；

②资金、资源投入及合理配置的建议；

③工程进展预测分析报告；

④合理要求提交的其他报告；

⑥ 工程分阶段验收、竣工验收建设管理服务工作报告。

3、建设管理服务过程文件

①施工措施计划批复文件；

②施工进度调整批复文件；

③项目管理协调会议纪要文件；

④其他项目管理业务往来文件；

⑤质量事故处理文件。

4、实行隐蔽工程阳光化制度

在所有隐蔽工程组织验收时，我们将钢筋工程、给排水管安装线路、电气套管埋设等全部采用动态摄像的手段全过程记录，隐蔽工程的影像资料作为管理档案内容存档。既为后期维修提供依据，又为隐蔽工程的施工提供了良好的监督。

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八、项目档案文件质量要求

1、项目档案文件应具备书面打印文件和电子文件两种格式；

2、字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签认手续完备；

3、书面材料不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色不宜保存的书写材料；

4、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；

5、录音、录像文件应保证载体的有效性；

6、长期存储的电子文件应使用不可擦除光盘。

项目代建单位在组织工程竣工前，提前对工程档案进行预验收，确保一次移交到档案部门，并且协助正式备案，验收内容如下：

1、 工程档案是否齐全、系统、完整

2、工程档案是否整理立卷、立卷是否符合《城市建设档案案卷质量规定》

3、工程档案的内容是否真实、准确的反映工程建设活动和工程实际活动

4、工程档案签章手续是否完备，竣工图编制是否符合要求

九、档案移交余杭区城建档案馆

填报单位

事项名称 档案移交

余杭区城建档案馆

类别编号

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余杭区建设局附办理单位 余杭区城建档案馆 办理地址

房三楼

办理程序 建设单位在办理建设工程规划许可证时与我馆签订《建设工程竣工档案承诺书》，在工程项目正式验收合格之日起三个月内将全部工程竣工档案移交我馆，档案全部移交并审核合格后，发给《建设工程竣工档案认可意见书》和《建设工程竣工档案验收合格证》。

本工程项目（包括道路、管线等）施工准备、施工及竣工三个阶段中所形成的应当归档保管的文件材料均属移交范围。列入移交范围的竣工档案必须是原件，并根据国家标准《建所需材料 设工程文件归档整理规范》（GB/50328-2001）要求组卷，确保档案完整、齐全和准确。重点工程、重大工程（15000平方米以上）必须移交声像资料（含照片、录像、录像带、光盘等）

承诺时限 当场办理

《中华人民共和国档案法》、国务院令第279号《建设工程质量管理条例》、建设部令第90号《城市建设档案管理规定》、省政府令第114号《浙江省城市建设档案管理办法》、市政办理依据

府令115号《杭州市城市地下管线工程档案管理办法》、杭政办发【2001】112号《关于加强杭州市建设档案管理的实施意见》

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收费标准

办事

咨询电话

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