2024年2月2日发(作者：)
1、 outlook中约会、事件和任务的概念及论时间管理
在outlook中，关于时间管理的计划事项，有三个基本概念，约会、事件和任务，但在相
关资料里并没有明确说明，导致很多人分不清它们之间的区别，以致在实际应用中产生了混
乱。故此，我在这里简要的说明一下，希望对大家能有所帮助。
在微软网站里提到，事件指的是执行时间需要24小时或超过24小时的事项。
我们对此可以简单的理解，在时间管理中，
“约会”指的是有明确发生时刻的事项，
“事件”指的是有确定发生日期的事项，
“任务”指的是执行时间待定的事项。
举例：
我定在今天12:10-12:40吃中午饭，这个事项就是“约会”；
我这个星期天要洗衣服，但是白天洗还是晚上洗，现在还不能确定，这就是“事件”；
我最近打算买一台新电脑，可能是这个月，也可能是下个月，时间待定，这就是“任
务”。
“任务”的执行过程就是将任务首先分解到“事件”，然后再分解到“约会”的过程。
也就是先确定日期，再明确时刻。
再比如对买电脑这个“任务”，我们进行进一步分解：
1、了解电脑配置资料和行情；
i 9.10-9.20每天上网查半个小时资料
ii 9.18、9月20日去电脑城实地考察
2、 筹集资金；
i 9.20号发工资
3、去商店买电脑。
i 9.21号买电脑
至此，该“任务”被分解成了“事件”，明确了执行日期。在制定日程表的前一天、再根
据当时情况，确定该事件的具体实施时间，于是该“事件”就转换成了“约会”。
我们每天所面对的各种事务，它的执行对象、实施条件、采用的方法等因素各不相同。但无论
什么事务，他都具有一个共同的属性，那就是时间。也就是不管你做什么，都不可避免的要花费时
间。所以我们就可以以此为依据，对所有事情进行统一筹划管理。这就是时间管理的理论基础。在
此基础之上，我们可以借助技巧、技术和工具更有效的运用时间，完成工作，实现目标，也就是所
谓的时间管理（Time Management）。
按照目前比较流行的时间管理方法，时间管理的流程一般是这样的：
1、将所有信息收集到inbox里
2、整理inbox里的内容
i 能明确执行时刻的事项，直接放入日程表的约会中
ii 能确定执行日期的事项，直接放入日程表的事件中
iii 对于复杂的和时间待定的事项，设置为任务
a 对任务进行分解
b 对分解的步骤进行分析，能明确日期的，放入日程表事件，能明确时刻的，放入日
程表约会。
3、每天制定第二天的日程表时，无论有多困难一定要将第二天的所有事件，转化为约会。
不要怕安排的不准确，哪怕只是随意设定个时刻，为什么这样，后面会讲。这样你每天起
床，面对的都是一个充实、有条理、目标明确的一天，真正做到从容淡定，游刃有余。
4、每天结束时一定要对日程表进行回顾总结，将实际日程表和制定的日程表进行对比，找
出原因，总结经验。
其实时间管理的最终目的是制定一个日程表，明确在每一个时刻，需要做的事情和达
到的效果。因为时间管理有这样一个事实基础，那就是“一个人在同一时间里只能集中精力做好一
件事情”
因此无论任何事情，我们都要给出一个处理的时间，并列入日程表，然后每天结束时
花一定时间对此进行回顾，找出实际执行时间和制定时间的出入。
在这里，我举一个浅显的例子说明一下，
比如吃中午饭，我们随意定个时间在10:00am，到回顾总结时，我们发现，其实是
在12:00到13:00吃的中饭，那么我们第二天的日程表就会把它排到12:00至13:00，
第三天，我们会发现其实是12:10至13：05吃的中饭，
接着在下面的日程表里我们会继续调整，这样我们会越来越掌握这个时间规律，安排
的日程表也越来越符合实际情况。
随着经验的不断积累和丰富，我们会逐渐对处理事务的时间规律有了更深入的认识，
就会发现自己的日程表会越来越准确，可操作性也越来越高。
这样我们才能真正成为时间的主人，而不是事务的奴隶。
按照时间管理理论，做好时间管理必须借助时间管理工具，通过实践，我感觉到
Outlook等软件的功能设定，基本上是基于这个理论指导下编写的，故此利用这些软件工
具能很好的完成上述时间管理的工作流程。
另外我简单画了一个关于时间管理的思维导图，以供大家参考。
2、 借助软件工具实现时间管理
实现时间管理的一个很重要内容就是借助工具，一般我们生活中常用的有便笺、mark笔、
效率手册、彩笔、表、链夹袋等。但随着信息化社会的发展，电脑日益成为实现时间管理的最
佳工具，目前关于时间管理的软件有很多，那么我们该如何选择呢？
首先，我们应该明确一些选择的原则，这包括功能性、易用性、流行性与兼容性等。
在考虑这些问题之前，我们先来梳理一下时间管理的工作流程。
按照时间管理理论（Time Management），时间管理一般经过收集、整理、计划、执行、回顾几个步骤。
从功能性上来看目前的很多软件都可完成这些工作，但综合考虑使用的难易程度、与软件
是否容易寻找、以及与其他主流办公软件是否能很好的兼容等几个因素，还是推荐微软的
office产品，其中主要包括便笺、OneNote、outlook、excel。
因为这几款软件不但能够完全实现时间管理的过程，并且容易获得。作为常用办公软件，
在操作上也容易掌握。而且同为微软的主流产品，在兼容性上也不容易出问题，有利于数据的转移与保存。
现在我们就如何利用这几款软件实现时间管理，进行详细介绍。操作环境为windows7、
office2010。
1、收集信息
注意是收集信息，而不是收集任务。因为我们在这阶段，所要捕捉的是我们头脑中的每一
丝灵感，以及工作生活中的每一条有价值的内容。为了完成这个任务，所使用的软件，反应速度一定要快，容量要大，记录方式一定要方便随意。
在windows7附件中自带的便笺，是非常不错的选择。因为它能随机启动，并固定在桌面
下方的任务栏中，这样当桌面被窗口覆盖时，我们能马上把它激活到当前窗口，实现随时调
用。
OneNote随机启动时也可常驻任务栏，并且还可以画图，就是反应速度太慢了，每次都要
等一会才能打开。而且跟便笺相比，后者的样式与使用方法也更加符合真实的生活习惯。
2、整理
OneNote实在是一个很神奇的软件，不但什么格式的文件都可以往里放，而且排版灵活，
可以画图，使用界面上也严格遵循日常笔记本的样式，容易理解和使用。整理任务非他不可。
我们可以先在OneNote中建立一个笔记本，命名为时间管理，然后在里面设置收集、整
理、计划、执行回顾四个标签。为每天设置一页。
利用OneNote的图画功能我们还能自由随意的画思维导图，虽然不是很整齐，但是可以
非常灵活、快捷、方便的整理思路。
对收集来的信息，粘贴到OneNote相应的日期页中，然后进行综合处理，并将其中的任务进行分类排序，对复杂任务还要进行进行分解分级。其所遵循的原则可参考GTD等方式，或按照个人价值观、事件的发生逻辑、事件的重要性、急迫程度、所花费时间、难易程度等有关因素进行综合加权。
另外在这里说些题外的内容，就是讨论一下目前最流行的GTD（Getting Things Done）
工作法，和传统时间管理法之间的区别。
其实两者之间的主要区别，是在于对事情进行分类管理的标准和方法不同。
在此还是用一个例子来说明一下。当处理inbox里的一个任务的时候，如果使用时间管理
法，那么首先考虑的是这件事情的时间属性，然后按照执行时间，将事情归为“任务”、“事
件”、“约定”三类；
而用GTD法处理事情，则考虑的分类和排序规则就比较复杂，不仅涉及事情本身，还有地
点、对象、执行人、时间等众多相关因素，操作流程比较繁复。
但这样一来，有时就存在着一种人为将事情复杂化的倾向。
为了避免这种危险，GTD发明人David Allen特地提出了一个“两分钟法则”来解决这个问题，他建议任何两分钟之内就能完成的任务应该马上就做。很显然，如果不这样的话，很简单的一件事情都有可能被这套流程搞的上纲上线了。
从上面的例子可以看出时间管理法更容易理解和掌握，而GTD法更适合事务繁杂的执行秘
书一类工作。
现在也有人说以“便笺”和“记事本”为工具的时间管理法为第一代，以“日程表”为核心...
时间管理法为第二代，以“任务分类”为核心的是第三代，更有最新的以“个人需求”为中心的所谓第四代时间管理法出现。但不论何种方法，本人以为都应以明晰一些时间管理法的基本概念、原理为首要，并以此为出发点，结合个人情况灵活运用。观览目前国内对时间管理法的讨论，可谓百花齐放，热闹非凡，但感觉皆不等要领，这不能不说是一大遗憾。
3、计划
对于日期或时间确定的事项可以直接在日历中建立事件或约会。对于整理好的任务，可以
进行全选，然后点击OneNote任务栏里的“outlook任务”，就可以自动导入outlook任务栏中
了。随后可在outlook中进行归类分组，建立日程表。
4、执行回顾
每天结束时我们可以选择outlook文件-选项-高级-导出选项，将当天的日程表导出为excel
文件格式，再与实际执行情况进行对比分析，总结经验。然后粘贴到OneNote相应页中保存。
这样我们就借助软件工具便笺、OneNote、outlook、excel，实现了时间管理的全过程。
3、 如何利用outlook2010实现任务的分解、分级管理及任务的日程表管理
在outlook2010中，“任务”栏包括两项，“任务”和“待办事项列表”，这类似MLO中的Outline和to-do功能，但outlook在对任务的理解上显得简单了一点，“任务”项只是显示截止日期为今天和今天以前的事项，“待办事项列表”则显示所有未完成的事项，这种对任务的分类方法确实很简单、很直观，但就是太死板了一些。
因为对于一个复杂的任务，需要分解为多级子任务，如果它的各分解子任务，由于
执行条件，或完成情况不同，而就不能显示在一个目录栏里，显然会给查看带来很大的
不方便，无法直观的显示任务的进度，而且outlook2010的任务栏，不能对各任务按使
用者的想法自由排序，不能直观的表示多级子任务关系，这都严重的影响了任务管理的
效果。
但对于这些缺点，我们可以通过一些使用技巧来弥补。
首先我们要明确一下在outlook2010中，实现任务的分解、分级管理需要解决那几
个问题：
1、任务的分解归类管理
所谓的分解归类，就是说，无论任务的实施条件或完成情况如何，所有同一个
任务的分解子项都要集中在同一个目录栏里显示；
2、分解任务的自由排序
任务的各分解项能够按使用者的想法，自由的排列先后顺序；
3、能够清晰显示多级子任务关系
为了能更好的说明这些问题，我们用一个实际例子来讲解一下，如何在
Outlook2010里实现上述要求，并对任务实现日程表管理 。
某公司准备要参加一个展会，
1、任务：“展会 09年3月糖酒会”.
2、任务分解：
a联系订展位的公司
i确定展位签订合同
ii支付展位款项
b给定展位的公司发送公司简介和宣传单页(刊登在展会刊物上)
c联系展台搭建公司
d将展台相关资料发送给展台搭建公司
e确定展台搭建合同
f支付展位预付款
g等待展会开始 参加展会
h展台搭建验收,付余款,并索取发票
利用outlook进行多级任务管理步骤：
1、 打开outlook2010，选中“任务”栏中的“任务”项，然后点击右键，选新建文
件夹，命名为“展会 09年3月糖酒会”
2、 建立名为“展会”的类别
3、 将各分解任务项添加至“展会 09年3月糖酒会”栏中的新任务中，类别为“展
会” 。 这样我们就解决了开头时所提出的问题1，即将同一任务的所有分解项，无论情
况与条件如何都集中归类，放到了一起。
4、 在空白处点击右键，选中“分组依据框”，并将“类别”字段拖到这里
5、 在任务的“主题”名前，按使用者要求的顺序添加序号，如1、2、3 。。。，
a、b、c。。。。等等，然后点击“主题”字段，按字母排序。如此就可以对任务的各
分解项实现按要求排序。问题2得到解决。
6、 对于多级子任务，可以在序号后面多个加空格来表明（注：如果下级子任务
较多的话可以再创建一个类别，在outlook2010中，一个项目是可以同时具有多个类别
属性的，这样分组查看起来会更清晰一些）。问题3得到解决。
这样，我们就给出了文章开始所提出的三个问题的解决技巧，实现了多级任务管
理。
效果如图所示：
在时间管理中，“任务”是指执行时间不确定的事项，要想使“任务”具有可操作
性，并最终得到执行，必须要将各“任务”安排入日程表中才能实现。
所以接下来我们讲解在outlook2010里，如何对“任务”实现日程表管理。
1、为各分解任务确定执行日期
2、双击打开已安排好日期，准备执行的任务项目，点击最上方的“移至其他文件
夹”选项（如果找不到，请打开右边的小黑三角寻找），选日历，确定。
3、这时该项目就从任务列表中转移到了日历中相应日期中，变成了“事件"，或进一
步的”约会“，进而完成了从不确定到日程表的转变，实现了对任务的时间管理。
效果如图所示：
4、已经转移的任务项目，在任务列表中就看不到了，如果还想在任务列表中保留
该项目以便能查看任务进度，那么可双击打开已转移到日历中的该项目，然后点击”复制
到我的日历“选项。
5、这时日历中会出现两个一样的该项目
6、你只要打开任意一个，然后重复第7步的过程，点击“移至其他文件夹”选项，选
择“任务”选项，确定。这时相应的任务项就又回到了任务列表中。
7、这样在任务列表和日历中就都存在该项目了。并且双击打开任一个，里面都存
在一个对方的链接，可以方便的实现跳转，以查阅和修改其中的执行情况和条件，以及
注释内容等。
每当我们执行完日程表中的分步任务事项后，就可以将任务列表中相应任务项，标
为完成状态，这样，我们就可以直观的查看任务进度了。
至此，我们实现了在outlook2010中，对任务的分解、分级和排序，并在
Outlook2010里对任务进行了日程表管理。
在上述三篇文章里，我们讲解了时间管理的概念，和如何运用outlook等软件进行
时间、任务管理。这些介绍应该可以基本上满足个人对时间管理的需求，希望它能给大
家带来一种全新的生活方式。当然outlook更激动人心的功能还有日历共享和会议邮件
等企业级应用，限于篇幅，这里就不做详细介绍了，有兴趣的读者可以自行进行深入研
究。
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