2024年2月8日发(作者：)
outlook用户使用手册(修改版)
维珍妮内衣有限公司 Outlook用户使用手册
信息管理部 编
维珍妮内衣(深圳)有限公司
Outlook用户使用手册
信息管理部网络组
2021年4月29日
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目 录
认识Outlook ........................................................... 4学习Outlook ........................................................... 71、配置Outlook电子邮件账户。 ........................................ 72、添加“数据文件” .................................................. 103、通讯簿和联系人 .................................................... 134、配置自动存档 ...................................................... 205、更改签名和信纸字体格式 ............................................ 246、邮件规则 .......................................................... 267、收件间隔 .......................................................... 398、邮件搜索 .......................................................... 409、垃圾邮件 .......................................................... 50关于“编码” ........................................................... 52Q&A关于Outlook ..................................................... 56
1、Q：outlook2021在写邮件时，一空格就会出现一个间隔点。怎么样才能把它去掉？ ................................................................. 562、Q：为什么有时在outlook里写邮件编辑文字时，打在前面的文字会把后面的文字给覆盖掉？ ......................................................... 57Q：在Outlook邮件列表标题列表中单击任何的标题，在下方或右边的邮件预览窗格中就能正常显示邮件也一样空白。 ..................................... 57 3 / 69
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4、Q：在Outlook邮件列表中单封邮件出现邮件预览窗格中空白。 .......... 595、Q：邮箱不能启动，报错。启动邮件设置窗口 ........................... 596、Q：OE导出邮件不完整，有些子文件会部分显示或整个子文件不显示。 .... 617、Q：从OE或Live Mail导出邮件 ..................................... 618、Q：存档数据文件爆满？ ............................................ 649、Q：回复邮件不要显示中文“答复”、“转发”改为英语“Re”“Fw”。 .. 6410、Q：一直正常的邮箱，突然提示需输入用户名和密码？ .................. 6511、Q：外邮用户发送邮件到公司外部的地址,提示框被拒绝？ ............... 65注意事项： ............................................................. 67
认识Outlook
Microsoft Office Outlook是Microsoft
office套装软件的组件之一，它对Windows 4 / 69
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自带的Outlook Express（简称OE）的功能进行了扩充。Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。目前最新版为Outlook2021。已经经历了七代版本的更新。目前我们公司正在使用Office2007 SP3 X86版本。部分同事已经在使用Office2021 Sp2 X86版本。
公司现有四个电子邮件服务器：CN内邮和外邮、雅致乐盈、HK邮件。
内邮其中附件限定为4M。外邮可以接收与发送附件为9M邮件。雅致乐盈发送与接收附件为9M。如超过此限制将不会被服务器传送，邮件正文算在邮件会话限定大小中，故不建议对邮件回复多次。
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如图所示：附件大小显示为19MB。这是不可能发送出去的。
若该邮件发送后会一直停留在“发件箱”。并报出如下错误信息。
附件内容只可能为文档文件、压缩文件。基于安全不能发送后缀名为.exe、快捷方式、配置文件。
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学习Outlook
1、配置Outlook电子邮件账户。
认识Outlook2007界面。如下图：
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配置如上图所示：公司内邮区域
外邮域名：。
内邮接收邮件服务器：172.22.201.57
内邮发送邮件服务器：172.22.201.57
外邮接收邮件服务器：172.22.202.57。
外邮发送邮件服务器：172.22.202.54
不管内外邮，密码必须要记住。Ps：外邮还需要勾选一处才可以正常发送：点击“其他设置”，勾选“发送 8 / 69
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服务器”下面的“我的发送服务器………”如图：
Outlook2021版本需要选择“文件”—“账户设置”，其余步骤类似。
请注意Outlook2021版本电子邮件账户，会默认开启在服务器保留邮件副本。
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2、添加“数据文件”
Outlook使用单个PST文件类型存储邮件，与之前Outlook Express使用dbx文件类型分类存储邮件有所不同。PST文件和DBX文件都存在单个文件存储的最大值。DBX默认是2GB（即2048KB）。
其中Outlook2007单个PST文件最大可以达到18GB。Outlook2021可以达到48GB。实践证明接收邮件的PST文件超过2-3GB后在编辑、接收、查看、搜索时均反应迟缓，会影响使用体验。
数据文件是用来存储电子邮件账户从邮件服务器收送的电子邮件。使用“.pst”文件类型。为避免单个PST数据文件过大设定了邮件存档功 10 / 69
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能，用于转移过久的电子邮件。必须添加两个或以上的PST数据文件，并分别存放与不同的磁盘分区中。详见下图：
前带勾选代表接收发送邮件的数据文件。“一个月前旧邮件”代表存储“Mail”一个月后的邮件数据。选中你要更改的数据文件点击“设置”，如下图：更改“名称”一栏。方便辨识邮件存储类型。
个人用户需要对自己电子邮件数据负责。必须养成定期查看数据文件大小的习惯，存放路径可详见上图。当“”文件快超过大小限制（07版限定18GB，10版限定48GB）， 11 / 69
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用户可自行点“添加”新增新的存档文件。存储在“Mailback”文件夹，取名“mailback+年”（如下图），
取名：旧邮件自动存档+年份或一个月前旧邮件 12 / 69
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+年份（如下图）
设置完毕后，参考本手册“4、配置自动存档”。指定到刚新建的存档文件即可。
3、通讯簿和联系人
手动配置通讯薄。通讯薄是存储于服务器上电子有地址名录，能做到内部电子邮件地址实时更新，避免因使用的本地联系人导致失效或错误的邮件地址而无法正常发送电子邮件。ldapin是内邮通 13 / 69
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讯薄。ldapex是外邮通讯薄，两个必须安装。ldaphk是香港同事通讯薄，可以根据邮件使用者实际需要添加。
可以删除手机通讯薄。
通讯簿添加完毕后回到主界面点击（如下图）
选择“工具”——“选项”
配置如下图所示：“打开通讯簿时”选择“ldapin”
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附录：
外邮地址
服务器名：ldapex或172.22.202.51
用户名： cn=ldap,ou=qmail_users,ou=cn,dc=reginamiracle
密码: ldap
搜索： ou=qmail_users,ou=cn,dc=reginamiracle
香港地址
服务器名：ldaphk或172.22.0.19
用户名：cn=ldap,ou=qmail_users,dc=reginamiracle,dc=com,dc=hk
密码：ldap1
搜索：ou=normal,ou=qmail_users,dc=reginamiracle,dc=com,dc=hk
内邮地址
服务器名：ldapin 172.22.200.56
用户名：ldap
密码：ldap1
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搜索ou=mail,dc=cn（可以选择默认）
丽晶雅致
服务器：172.22.202.82
用户名：cn=ldap,ou=qmail_users,dc=regentyazhi,dc=com
密码：ldap
搜索：ou=localmail_users,ou=qmail_users,dc=regentyazhi,dc=com
联系人。
联系人是Outlook内存于个人数据文件（PST）的属于本地自建的通讯簿。可以新建联系人、自建分组。首先我们了解联系人位置。一般位于左下角，若已删除可以按下图123步骤添加。
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使用界面：选择不同的“联系人”，新建后的联络人和群组会存储与不同的文件中
如上图所示：可选择“新建联系人”和“新建联系人组”。
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填写姓名、电子邮件地址、显示名。保存即可。
新建联系人组：新建组名、添加成员（可以从本地outlook联系人中、通讯簿中或自己新增）。保存即可。如下图所示
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若需对联系人进行转移。可以选择需要的联系人或组右击选择“移动”。
4、配置自动存档
如前面“数据文件”章节所讲，为保障邮件数据安全，必须设置自动存档功能。
工具—选项—其他—自动存档（Outlook2007版本）。
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文件——选项——高级——自动存档设置（Outlook2021&2021版本）
默认将6个月之前的邮件转存档到该PST文件中。故根据实际邮件接收量灵活设置自动存 21 / 69
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档功能期限。具体要以主接收邮件PST文件在以上期限内不要超过2-3GB为准。
默认自动存档配置参数：
1，自动存档时间间隔：7天。
2，清除早于下列时间的项目：1个月。
3，去除勾选“运行自动存档前提示”。
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配置完成后点击“立即将这些设置应用到所有文件夹”。
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5、更改签名和信纸字体格式
工具——选项——邮件格式——签名（Outlook2007版）
签名设置标准：
Best regards, 默认开头
Atomy O 用户中文姓名+英文名
MIS Department (Technical &Desktop Support) 所属部门+小组
Regina Miracle International . 默认公司名称
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Tel: (86)755-29893388 ext：3310/3307 联系电话或短号
E-mail: leiou@ 电子邮箱地址
信纸和字体设置标准 字体：小四，黑色。答复字体：小四，颜色默认。
文件——选项——邮件（outlook2021&2021版）
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6、邮件规则
所谓规则，就是 Microsoft Outlook 对满足规则中指定的条件的正在接收或已发送的邮件自动执行的操作。您可以通过使用“规则和通知向导”选择多个条件和操作。规则仅对未读邮件起作用，对已读邮件就会失效。
规则分为两个常规类别：组织和通知。“规则和通知向导”包含最常用的规则的模板。
•
保持有序状态 这些规则帮助您对邮件归档和执行后续操作。例如，您可以创建这样一个规则：对于特定发件人（如“谢晓兵”）发来的“主题”行中包含“销售”的邮件，将其标记为后续处理、归类为“销售”并移至名为“谢晓兵的销售邮件”的文件夹中。
•
保持最新状态 这些规则在您收到特定邮件时以某种方式通知您。例如，您可以创建这样一个规则：当您收到来自一个家庭成员的邮件时，自动向您的移动电话发送通知。
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•
从空规则开始
这些是从头开始创建的规则。
图 1 “规则和通知向导”包含几个预定义的规则，称为模板。
例外
您可以将特殊情况下的例外添加到规则中，例如当邮件标有后续操作或标记为高重要性时。如果满足指定的任一例外，则不会对邮件应用规则。
新建规则标准：以“收件箱”下面新建子文件夹为条目，将该组发件人邮箱添加进来。并取简单易记的规则名称。总之，规则越多，收邮件越慢，这是因为邮件需要逐条匹配规则（07版。10版取消了逐条匹配）。
从模板创建规则
1.
在“导航窗格”中，单击“邮件”。
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2. 在“文件”菜单上，单击“规则和通知”。（10版本，07版本“工具”—“选项”）
3. 如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的“收件箱”。
4.
5.
单击“新建规则”。
在“步骤 1: 选择模板”下，从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择所需的模板。
6. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值。例如，单击“个人或通讯组列表”链接时，将打开通讯簿。
7. 在“步骤 1: 选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。
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8. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
9. 在“步骤 1: 选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。
10. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
11. 在“步骤 1: 选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。
12. 要完成创建规则，请为规则输入一个名称（名称建议取子文件夹名称，如终端组），然后选择所需的任何其他选项。
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•
如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。
•
要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。
13. 单击“完成”。
从头开始创建规则
要通过选择自己的条件、操作和例外来创建规则，请执行以下操作：
1. 在“文件”菜单上，单击“规则和通知”。（10版本，07版本“工具”—“选项”）
2. 如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的“收件箱”。
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3.
4.
单击“新建规则”。
在“从空规则开始”下，选择“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”，然后单击“下一步”。
5. 在“步骤 1: 选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。
6. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
7. 在“步骤 1: 选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。
8. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。
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9. 在“步骤 1: 选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。
10. 要完成创建规则，请为规则输入一个名称（名称建议取子文件夹名称，如终端组），然后选择所需的任何其他选项。
•
如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。
•
要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。
11. 单击“完成”。
从邮件创建规则
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您可以直接从邮件创建规则。例如，您可以创建一条规则将某人发来的邮件移至特定文件夹。
1. 右键单击要基于它来创建规则的邮件，然后单击快捷菜单上的“创建规则”。
在“创建规则”对话框中，选择已经填充了选择邮件信息的选项的复选框。
2.
3.
选中“将该项目移至文件夹”复选框。
单击一个现有文件夹或单击“新建”创建用来存储这些邮件的新文件夹。
4. 要向规则添加更多条件、操作或例外，请单击“高级选项”，然后按照“规则和通知向导”中的其余说明进行操作。
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提示 要在创建规则后立即运行它，请在“规则和通知向导”的最后一页上选中“立即对已在
folder 中的邮件运行此规则”。在此创建规则也一定要给规则取名。否则规则凌乱，对于后期整理规则会比较麻烦。
“收件箱”或您选择的任何文件夹中满足与规则相关联的条件和例外的所有邮件，都将移至指定的文件夹。要测试新规则，请打开您的新文件夹。移动的邮件是否正确？
定期而不是始终运行规则
如果要定期而不是始终运行规则，请执行以下操作：
1.
2.
在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。
在“规则和通知”对话框中，通过清除规则旁边的复选框关闭该规则。
3.
4.
单击“立即运行规则”。
在“立即运行规则”对话框中的“选择要运行的规则”下，选中要运行的规则旁边的复选框。
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5.
6.
选择要应用此规则的文件夹。
选择要应用此规则的邮件的类别。
例如，可以将规则只应用到某个文件夹中的未读邮件。
7. 单击“立即运行”。
补充：“在此文件夹中运行”默认为开始操作选中文件夹。在下一节邮件搜索中也会出现此现象。
工具——邮件规则。（outlook2007版本）
可以选择“选项”，导入、导出邮件规则，备份 35 / 69
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规则。Outlook 2021版本，“文件”—“规则和通知”，其他配置一样。
更改规则：（如下图所示）选中需要更改的规则，删除或新增需要的联系人。
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搜索到需要的邮箱地址双击该邮箱地址即可添加。
PS：服务器端的规则和客户端专用的规则
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服务器端的规则
如果您拥有 Microsoft Exchange
帐户，则即使 Outlook 没有运行，服务器也可以将规则应用于您的邮件。这些规则称为基于服务器的规则。规则必须设置为，当邮件传递到您在服务器上的“收件箱”时应用于邮件，并且规则必须能够在服务器上一直运行直到完成。例如，如果操作指定打印邮件，规则就无法在服务器上一直运行直到完成。如果无法在服务器上应用某个规则，则会在您启动 Outlook 时应用该规则。因公司都是用pop协议接收邮件。不存在此内容。
客户端专用的规则
“客户端”指在个人计算机上运行的电子邮件程序。“客户端专用的规则”是不能由服务器应用的规则，因为它只在个人计算机上 38 / 69
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运行。如果您的规则列表既包含可以在服务器上运行的规则，也包含不能在服务器上运行的规则，则先应用服务器端的规则，然后应用客户端专用的规则。
7、收件间隔
工具—“选项”—“邮件设置”—“发送与接收”：更改时间间隔为10分钟
Outlook2021版本：“文件”—“选项”—“高级”
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8、邮件搜索
想知道您在公司里有多重要？看看您的电子邮箱就知道了。每天，您的电子邮箱都会收到许多电子邮件，在这么多电子邮件里，如何找到特定的那一封呢？
很多朋友有自己组织邮件的好习惯，将属于某一类的邮件放到自己指定的文件夹中。但是如果一封邮件，既属于这一类，又属于那一类，这时候怎么办呢？时间长了，您不记得邮件放到哪里了怎么办呢？
从 Outlook 2007 开始，Outlook 可以借助桌面搜索引擎来快速查找邮件。（07版本在XP 40 / 69
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系统中需要安装桌面搜索引擎，启动时出现如图一）
（图一，XP桌面搜索引擎）
如果未安装会影响07版本邮件搜索功能。如图二：
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（图二，未安装搜索引擎界面）
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安装此补丁包。桌面右下角将会出现搜索界面。
安装后，重启outlook2007。就会出现解锁后的搜索界面：
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Outlook 2021 中，这个功能得到了进一步的集成和提高。在XP系统中不需要安装此补丁包。
要快速查找一封邮件，点击邮件条目上方的搜索 44 / 69
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框即可（搜索框带有一个小放大镜的图标，非常容易找到）。这时 Outlook 2021 会打开“搜索工具”工具栏。在这个工具栏里，可以指定邮件搜索的范围、优化搜索结果、设置搜索选项，以及清除搜索结果。
举例来说，我有一封带有附件的邮件，发件人的别名好像是 hhu，我不记得这封邮件是放在“收件邮箱”还是移到了“一个月前旧邮件”中，我希望立即找到这封邮件。
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需要的操作非常简单，在“范围”中选择“所有邮件项目”，点击“有附件”，点击“发件人”并输入“hhu”，满足这些条件的邮件就全部排列出来了。
如果记得这封邮件发送的大概时间，还可以点击“本周”边的下拉按键，选取大概的发送时间范围以进一步优化搜索结果。除了系统自带的条件，还可以点击“其他”来添加搜索条件。
搜索文件夹：如果经常需要对特定的邮件进行搜索，您不必每一次都做上述操作。可以通过搜索文件夹对邮件自动分类。
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方法很简单，在邮箱或者个人文件夹中，右键点击“搜索文件夹”，选择“新建搜索文件夹…”，打开新建搜索文件夹向导窗口。
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系统给出了常用的搜索文件夹条件，当然您也可以对搜索文件夹进行自定义。如果是自定义搜索文件夹，需要指定一个名称，并点击“条件…”按键，选择搜索条件。
在打开的搜索文件夹条件窗口设置您需要的条 48 / 69
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件，搜索文件夹将按照您指定的条件对邮件进行过滤。
条件设置完毕后，完成“新建搜索文件夹”向导。点击新创建的搜索文件夹，满足条件的邮件就会立即显示出来。
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