2024年2月9日发(作者：)
校务协同办公平台
使用手册
校务协同办公平台
目录
1.平台网站 ....................................................................................................................... 1
1.1.
浏览器客户端要求 .......................................................................................... 1
1.1.1.
浏览器支持 ............................................................................................ 1
1.1.2.
浏览器插件安装与设置 ........................................................................ 2
1.2.
门户导航 ........................................................................................................ 10
1.2.1.
概述 ...................................................................................................... 10
1.2.2.
常见任务 .............................................................................................. 10
1.2.3.
操作指南 .............................................................................................. 10
1.2.4.
我的设备 .............................................................................................. 13
1.3.
协同办公 ........................................................................................................ 15
1.3.1.
我的桌面 .............................................................................................. 15
1.3.2.
文档资料 .............................................................................................. 21
1.3.3.
个人事务 .............................................................................................. 38
1.3.4.
日程管理 .............................................................................................. 75
1.3.5.
信息发布 .............................................................................................. 85
1.3.6.
会议管理 .............................................................................................. 95
1.3.7.
车辆管理 ............................................................................................ 107
1.3.8.
任务管理 ............................................................................................ 120
1.3.9.
公文应用 ............................................................................................ 129
1.3.10.
工作总结 .......................................................................................... 181
2.
广讯通PC端（GXT）......................................................................................... 200
2.1.
安装与卸载 .................................................................................................. 200
2.1.1.
概述 .................................................................................................... 200
2.1.2.
常见任务 ............................................................................................ 200
2.1.3.
操作指南 ............................................................................................ 200
2.2.
登录和主界面显示 ...................................................................................... 201
2.2.1.
概述 .................................................................................................... 201
2.2.2.
常见任务 ............................................................................................ 201
2.2.3.
操作指南 ............................................................................................ 201
2.3.
个人信息和菜单功能 .................................................................................. 204
2.3.1.
概述 .................................................................................................... 204
校务协同办公平台
2.3.2.
常见任务 ............................................................................................ 204
2.3.3.
操作指南 ............................................................................................ 204
2.4.
消息通讯 ...................................................................................................... 207
2.4.1.
概述 .................................................................................................... 207
2.4.2.
常见任务 ............................................................................................ 207
2.4.3.
操作指南 ............................................................................................ 207
2.5.
文件传输 ...................................................................................................... 212
2.5.1.
概述 .................................................................................................... 212
2.5.2.
常见任务 ............................................................................................ 212
2.5.3.
操作指南 ............................................................................................ 212
2.6.
群组 .............................................................................................................. 216
2.6.1.
概述 .................................................................................................... 216
2.6.2.
常见任务 ............................................................................................ 216
2.6.3.
操作指南 ............................................................................................ 217
2.7.
讨论组 .......................................................................................................... 220
2.7.1.
概述 .................................................................................................... 220
2.7.2.
常见任务 ............................................................................................ 220
2.7.3.
操作指南 ............................................................................................ 220
2.8.
多媒体通讯与远程协助 .............................................................................. 222
2.8.1.
概述 .................................................................................................... 222
2.8.2.
常见任务 ............................................................................................ 222
2.8.3.
操作指南 ............................................................................................ 223
2.9.
系统设置 ...................................................................................................... 226
2.9.1.
概述 .................................................................................................... 226
2.9.2.
常见任务 ............................................................................................ 227
2.9.3.
操作指南 ............................................................................................ 227
2.10.
快捷链接 .................................................................................................... 229
2.10.1.
概述 .................................................................................................. 229
2.10.2.
常见任务 .......................................................................................... 229
2.10.3.
操作指南 .......................................................................................... 229
2.11.
微门户 ........................................................................................................ 231
2.11.1.
概述 .................................................................................................. 231
校务协同办公平台
2.11.2.
常见任务 .......................................................................................... 232
2.11.3.
操作指南 .......................................................................................... 233
2.12.
互信 ............................................................................................................ 235
2.12.1.
概述 .................................................................................................. 235
2.12.2.
常见任务 .......................................................................................... 235
2.12.3.
操作指南 .......................................................................................... 235
2.13.
客户端智能升级 ........................................................................................ 237
2.13.1.
概述 .................................................................................................. 237
2.13.2.
常见任务 .......................................................................................... 237
2.13.3.
操作指南 .......................................................................................... 237
3.
移动广讯通App（GIM） .................................................................................... 238
3.1.
GIM.安装与卸载 ......................................................................................... 238
3.1.1.
概述 .................................................................................................... 238
3.1.2.
常见任务 ............................................................................................ 239
3.1.3.
操作指南 ............................................................................................ 239
3.2.
GIM.服务器配置与登录 ............................................................................. 239
3.2.1.
概述 .................................................................................................... 239
3.2.2.
常见任务 ............................................................................................ 239
3.2.3.
操作指南 ............................................................................................ 240
3.3.
GIM.快捷 ..................................................................................................... 241
3.3.1.
概述 .................................................................................................... 241
3.3.2.
常见任务 ............................................................................................ 241
3.3.3.
操作指南 ............................................................................................ 241
3.4.
GIM.离线消息提醒 ..................................................................................... 242
3.4.1.
概述 .................................................................................................... 242
3.4.2.
常见任务 ............................................................................................ 242
3.4.3.
操作指南 ............................................................................................ 242
3.5.
GIM.群组 ..................................................................................................... 242
3.5.1.
概述 .................................................................................................... 242
3.5.2.
常见任务 ............................................................................................ 242
3.5.3.
操作指南 ............................................................................................ 243
3.6.
GIM.系统类设置 ......................................................................................... 244
校务协同办公平台
3.6.1.
概述 .................................................................................................... 244
3.6.2.
常见任务 ............................................................................................ 244
3.6.3.
操作指南 ............................................................................................ 244
3.7.
GIM.消息通讯 ............................................................................................. 245
3.7.1.
概述 .................................................................................................... 245
3.7.2.
常见任务 ............................................................................................ 246
3.7.3.
操作指南 ............................................................................................ 246
3.8.
GIM.组织 ..................................................................................................... 247
3.8.1.
概述 .................................................................................................... 247
3.8.2.
常见任务 ............................................................................................ 248
3.8.3.
操作指南 ............................................................................................ 248
3.9.
GIM.讨论组 ................................................................................................. 249
3.9.1.
概述 .................................................................................................... 249
3.9.2.
常见任务 ............................................................................................ 249
3.9.3.
操作指南 ............................................................................................ 249
3.10.
GIM.通讯录导出 ....................................................................................... 250
3.10.1.
概述 .................................................................................................. 250
3.10.2.
常见任务 .......................................................................................... 250
3.10.3.
操作指南 .......................................................................................... 250
4.
移动办公平台App（GMPP） ............................................................................. 251
4.1.
GMPP.安装与卸载 ...................................................................................... 251
4.1.1.
概述 .................................................................................................... 251
4.1.2.
常见任务 ............................................................................................ 251
4.1.3.
操作指南 ............................................................................................ 251
4.2.
GMPP.服务器配置与登录 .......................................................................... 252
4.2.1.
概述 .................................................................................................... 252
4.2.2.
常见任务 ............................................................................................ 252
4.2.3.
操作指南 ............................................................................................ 252
4.3.
GMPP.系统类设置 ...................................................................................... 253
4.3.1.
概述 .................................................................................................... 253
4.3.2.
常见任务 ............................................................................................ 253
4.3.3.
操作指南 ............................................................................................ 254
校务协同办公平台
4.4.
GMPP.移动页面与应用 .............................................................................. 254
4.4.1.
移动版便笺 ........................................................................................ 256
4.4.2.
移动版工作总结 ................................................................................ 257
4.4.3.
移动版广邮通 .................................................................................... 263
4.4.4.
移动版任务管理 ................................................................................ 269
4.4.5.
移动版信息发布 ................................................................................ 270
4.4.6.
移动待参加会议管理 ........................................................................ 273
4.5.
GMPP.移动门户 .......................................................................................... 277
4.5.1.
概述 .................................................................................................... 277
4.5.2.
常见任务 ............................................................................................ 277
4.5.3.
操作指南 ............................................................................................ 278
4.6.
GMPP.任务列表 .......................................................................................... 281
4.6.1.
概述 .................................................................................................... 281
4.6.2.
常见任务 ............................................................................................ 281
4.6.3.
操作指南 ............................................................................................ 281
校务协同办公平台
1.平台网站
1.1. 浏览器客户端要求
1.1.1. 浏览器支持
概述
目前平台网站兼容两类主流浏览器产品：IE浏览器系列的IE8IE9IE10IE11,Chrome(37以下版本)谷歌浏览器。
常见任务
•
•
将IE浏览器调整为非兼容模式
使用IE浏览器访问域内服务器时自动调整为非兼容模式
操作指南
• 将IE浏览器调整为非兼容模式
1. 打开IE浏览器
2. 输入平台网站登录页地址，并打开登录页面（）
3. 按F12，打开开发人员工具窗口，设置浏览器模式为“IE8”或“IE9”等，文本模式设置为“IE8标准”或“IE9标准”等
4. 关闭开发人员工具窗口，等待浏览器自动刷新
5. 对平台网站进行常规操作即可
• 使用IE浏览器访问域内服务器时自动调整为非兼容模式
1. 打开IE浏览器
2. 点击“工具”，点击“兼容性视图设置”，不勾选“在兼容性视图中显示Intranet站点”，保存设置
3. 输入平台网站登陆页的内网机器名地址，此时浏览器将不以兼容模式打开网站
1
校务协同办公平台
1.1.2. 浏览器插件安装与设置
1、文档目的
当访问校务协同办公平台网站出现浏览器插件安装提示时，请按照本文档说明修改IE设置，提示如下图所示。
出现提示时，请点击图中的文字，进入安装与设置说明页面，该页面的内容与本文档一致。
在校务协同办公平台中，使用浏览器为64位版本时，会出现如下提示。
由于插件不支持64位浏览器，请改用32位浏览器访问网站。
2、浏览器版本限制
校务协同办公平台网站的浏览器插件，仅可用于在Windows 操作系统上的32位版本浏览器，非Windows系统或64位浏览器均无法使用插件。打开IE的"关于"对话框，如果显示有"64位"或者"64-bit"字样，则当前使用的是64位的IE。IE7-IE9均有单独的64位版本，IE10是混合模式，可以自动处理使用浏览器插件。
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3、浏览器插件的安装
在浏览器插件安装提示页，或者平台登录页面都可以下载浏览器插件的安装包，按照提示安装即可。
安装广讯通客户端时，此浏览器插件包也会同时安装。
请注意：1、为使插件能正常运行，请将平台网站设置为受信任的站点，并将受信任站点的安全性设置为"默认"或者"低"2、插件安装过程中可能会有安全软件提示阻止进行某些操作，请选择允许所有操作，或者在进行安装之前暂时退出"安全卫士"等安全软件3、在安装完成后，请先关闭浏览器再重新打开浏览器进入网站4、重新进入网站后，浏览器可能提示是否启用插件，请按照下面的图示操作启用插件
4、修改IE设置启用浏览器插件
• 完成插件安装并重新进入网站之后，IE浏览器可能出现下面的提示信息，请按图示操作，启用插件：
IE7/8：
IE9/10：
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校务协同办公平台
IE7/8：
• 如果已安装过插件，请按照下图操作，启用插件，注意修改设置后请重新启动浏览器：
4
校务协同办公平台
5、浏览器组件包在线检测、修复与更新功能
校务协同办公平台中，增加了浏览器组件包在线检测、修复与更新功能。此功能目前默认不启用。
在启用该功能后，客户端使用浏览器访问平台登录页或进入平台门户时，浏览器会自动检测，如发现浏览器组件包有问题，或者IE/Chrome浏览器设置存在问题，或者服务器端存在浏览器组件包的更新文件，会在页面顶部弹出提示，启动客户端浏览器组件包的修复与更新工作。
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校务协同办公平台
在上图的提示框中点击"修复/更新"按钮，可自动完成进行修复和更新工作。
注意，在自动进行修复和更新操作之前，请先按提示关闭所有的浏览器程序以及广讯通程序，避免因这些程序运行造成的修复和更新失败。
6
校务协同办公平台
6、不启用在线检测时，修复处理浏览器组件包
平台自带的浏览器组件包被安装后，会在开始菜单增加快捷方式"GTP 6 客户端浏览器组件包-浏览器组件包修复与更新工具"。
使用此工具可不做检测，直接进行修复与更新等操作。此处注意，如果服务端未启用在线检测和修复更新功能时，将只能进行修复工作而不能进行更新操作。
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校务协同办公平台
浏览器组件包修复与更新工具，点击修复/更新按钮，可完成更新或修复操作。
Chrome浏览器插件被禁用时如何处理
当出现下图中的提示信息时，执行修复后提示信息仍然存在时，需要手工处理。
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校务协同办公平台
处理步骤：
1、请检查 Chrome 浏览器的版本号，应升级到 28.0 或以上版本的 Chrome 浏览器。
2、打开 Chrome 浏览器的“工具 – 扩展程序”界面，如果扩展“GTP Client IE
Frame Helper Extenstion” 被禁用，则启用此扩展即可。
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1.2. 门户导航
1.2.1. 概述
门户是用户访问平台的入口，用户可以通过门户对网站的展现方式进行自定义配置，从而实现个性化显示及便捷使用网站功能的目的
1.2.2. 常见任务
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
切换版式和主题
切换门户
隐藏标题区和导航栏
收藏管理
页签管理
个人桌面
我的设备
用户信息管理
注销登录
找回密码
1.2.3. 操作指南
• 切换版式和主题
1. 点击【版式选择】按钮，弹出版式选择和主题风格的弹框
2. 选择任一版式，当前用户使用的门户将会切换到所选版式下
3. 选择任一主题，当前用户使用的门户将会切换到所选主题下
提示
1. 目前版式提供三种风格的选择：默认风格、OutLook风格、菜单风格
2. 主题提供一种风格的选择：标准风格
3. 在切换版式时，若保持【记住选择】勾选状态，则用户今后都将使用选择的版式显示所有访问的门户；若不保持【记住选择】勾选状态，则选择的版式只对当前访问的门户生效，重新登录操作以及切换门户操作都会使版式发生变更。
• 切换门户
1. 用户可以进行门户切换的组织节点范围，受该用户的组织管理范围限制，关于组织管理范围的使用方法请参看管理员手册章节【组织管理范围】，全局门户不受此控制
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校务协同办公平台
2. 点击【切换门户】，在切换门户窗口中，选择组织的业务分类，并点击要切换到的组织节点，门户自动切换到相应节点应显示的门户
3. 点击切换门户窗口左下角的【设为默认】，当前门户被设为当前用户的默认门户，相当于是这个用户记住选择的门户
4. 切换组织节点后，用户会进入的门户由门户访问规则控制
提示
用户登录时进入门户
1. 判断有没有记住选择的门户，如果有，就直接进入记住选择的门户
2. 如果用户自己记住选择的门户不存在或未做记住选择操作，但用户所属角色存在角色门户，登录后会进入角色门户；当用户属于多个角色或角色组，且每个角色或角色组都关联了门户，登录该用户后会进入其中之一关联的门户
3. 如果用户没有记住选择的门户也没有角色门户，但用户允许访问的组织管理范围内存在组织门户或级别门户。登录该用户后会进入组织门户或级别门户
4. 如果上述都不存在，则用户登录后进入默认全局门户
5. 用户切换时进入门户
6. 在组织节点切换，会进入该组织节点关联的组织门户或级别门户
7. 在全局门户或角色门户节点切换，会进入对应的全局门户或角色门户
• 隐藏标题区和导航栏
1. 标题区和导航栏可以进行自定义配置，配置方式请参看管理员手册章节【门户配置】
2. 用户在使用门户时，可以使用标题区和导航栏的隐藏功能。通过隐藏标题区和导航栏可扩大操作面积
• 收藏管理
1. 打开页面，点击【收藏】按钮，弹出【添加书签】窗口，可以直接保存或新建门户夹并保存
2. 收藏页面成功后，点击【我的收藏】可以看到收藏过的页面，可以直接打开相应收藏页面
3. 点击【收藏管理】，可以修改和删除收藏目录和页面
• 页签管理
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校务协同办公平台
1. 鼠标右键点击要进行管理的页签，弹出的页签管理菜单可对被操作页签进行【关闭】和【刷新】的操作，也可以根据情况对其他页签做【关闭全部页签】和【关闭其他页签】的操作
2. 鼠标左键点击页签管理图标，弹出的页签管理菜单可对当前打开置顶显示的页签进行【关闭】和【刷新】的操作，也可以根据情况对其他页签做【关闭全部页签】和【关闭其他页签】的操作，还可以切换到任一一个已经打开的页签页面上
• 个人桌面
1. 可以通过两种方式编辑个人桌面：
1）点击【个人信息】，在下拉菜单中点击“我的桌面”页签，点击右侧配置图标按钮弹出【登录时显示个人桌面】、【编辑个人桌面】菜单项，通过【编辑个人桌面】进入个人桌面编辑状态
2）点击页签栏右侧配置图标按钮弹出【复制为个人桌面】菜单项，通过【复制为个人桌面】进入桌面编辑状态
2. 在布局上点击加号按钮来选择添加当前用户有权使用的组件
3. 通过布局设置，自定义桌面布局
4. 保存全部的组件、桌面、布局设置，完成个人桌面配置
注意
目前平台系统内置组件共15个：访问统计、友情链接、已办已阅、待办待阅、已阅、已办、待阅、待办、便笺、html组件、用户信息、天气预报、日程提醒、最新文档、新天气预报。
• 我的设备
1. 在我的设备中用户可以管理帐号与移动设备的绑定关系。
2. 证书登录的用户登录移动平台APP后，获取验证码，在【我的设备】中点击【待绑定设备与验证码】可以看到待绑定的设备和验证码信息。
3. 可以在【我的设备】中禁用，启用以及解除和移动设备的绑定关系。
注意
1.
2.
3.
只有平台证书用户才需要进行移动设备绑定（如果平台参数禁止了绑定，则所有用户均不用设置）
移动设备完成绑定后，用户再次登录移动平台APP不需要再次绑定
绑定流程请参考用户手册【我的设备】章节
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校务协同办公平台
• 用户信息管理
1. 通过点击右上角个人信息打开下拉菜单栏，点击【个人信息】和【修改密码】图标进入个人信息或密码修改窗口
2. 在个人信息窗口，可以维护当前用户的手机号码和电子邮件地址信息
3. 在密码修改窗口，可以维护当前用户的网站登录密码
提示
【基础服务】—【平台参数管理】—【组织用户参数】中的参数“密码必须包含非字母数字字符”，“密码必须同时包含字母数字”，“修改密码启用手机验证”，“平台禁止密码修改”，“密码最小长度”，为修改密码相关的参数。
• 注销登录
点击注销按钮，弹出确认的提示框，选择【是】安全退出并返回到登录界面，点击【否】还原当前页面
• 找回密码
1. 在登录页面点击【忘记密码】，在找回密码页面输入用户帐号
2. 点击【获取验证码】
3. 输入手机短息获取到的验证码，点击【下一步】
4. 输入新密码和确认新密码，点击【确定】，完成找回密码操作。
注意
找回密码时验证码暂时只支持手机验证码
1.2.4. 我的设备
概述
用户登录移动平台或移动广讯通，组要绑定后才可正常登录，防止丢失或冒名登录。
常见任务
•
•
用户信息设置
用户绑定移动设备
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校务协同办公平台
•
•
用户暂停绑定移动设备
用户解除绑定移动设备
操作指南
• 用户信息设置
1.打开用户维护，基本信息中填写手机号或邮箱或全部填写。
2.证书与认证信息中输入“签名（登录）证书”信息，其中证书类型选择“Senselock
USBKE”其余信息手动。
提示
如果您只设置手机或邮箱信息，登录移动设备只能通过手机或邮箱进行绑定；若果您设置手机和邮箱信息，既可以通过手机绑定也可以通过邮箱绑定。
• 用户绑定移动设备
1. 用户登录移动设备，弹出绑定提示点击确定。
2. 页面跳转至设备绑定页面，选择用户设置的手机或邮箱信息，点击下一步。
3. 用户通过web登录平台，点击右上角用户名处的下拉按钮，点击[我的设备]。
4. 我的设备页面点击[待绑定设备与验证码]，在弹出的页面中查看验证码。
5. 在移动设备的设备绑定页面输入步骤4获取的验证码，点击确定。
6. 弹出提示点击[立即体验]，进入移动平台页面。
提示
1.一个用户可以绑定多台不同移动设备。
2.一台移动设备可以绑定多个不同用户。
• 用户暂停绑定移动设备
1. 用户通过web登录平台，我的设备页面选择绑定的设备点击[暂停]。
2. 用户登录此移动设备，弹出提示客户端已被禁用。
3. 用户通过web登录平台，我的设备页面选择绑定的设备点击[启用]。
4. 用户登录此移动设备，正常登录。
• 用户解除绑定移动设备
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校务协同办公平台
1. 用户通过web登录平台，我的设备页面选择绑定的设备点击[解除设备绑定]。
2. 用户登录此移动设备，弹出绑定提示，需要重新绑定移动设备。
1.3. 协同办公
1.3.1. 我的桌面
工作委托
概述
工作委托可以实现将自己的工作委托给其他的人处理，主要业务应用于工作流模块。
个人用户可以操作该模块
常见任务
•
•
•
•
如何添加工作代理
如何对已创建的委托关系的期限进行修改
如何结束委托
如何查看委托历史记录并重新委托
操作指南
• 添加工作代理
1. 点击【添加工作代理】按钮，弹出设置委托框。
2. 点击【委托对象】栏，弹出请选择用户框。
3. 在该选择器中，选择您想要委托的对象。
4. 点击【确定】，委托对象选择成功。
5. 点击【委托期限】栏，弹出日历。
6. 选择您想要设置的委托期限，委托期限设置成功。
7. 选择委托的模块。
8. 点击【确定】，完成添加工作代理的操作。
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校务协同办公平台
提示
1.委托期限默认为当天日期加7天。
2.支持委托多人。
3.如果委托的模块为空，则认为是全部模块委托。
• 修改期限
1. 选择您想要修改的委托，点击【修改期限】，弹出设置委托框。
2. 点击【委托期限】栏，弹出日历。
3. 选择您想要设置的委托期限，点击【确定】，完成修改委托期限操作。
注意
1.修改委托期限时，只允许修改委托期限，不允许修改委托人
2.修改单个委托的期限时，委托期限默认为委托原有日期加7天。
3.批量修改委托的期限时，委托期限默认为系统当前时间加7天。
• 结束委托
1. 选择您想要结束的委托，点击【结束委托】按钮。
2. 弹出提示框，点击【是】，该委托在委托列表页消失，完成结束委托操作。
3. 点击【选项】，勾选【已停止】，可以看到已停止的委托。
提示
1.委托任务在过了委托期限后会自动终止，在委托列表中消失，记录在【已停止】页面。
2.您也可以随时终止委托。终止的委托会记录在【已停止】里。
3.在【已停止】里会记录下您委托的历史记录。
• 重新委托
1. 点击【选项】，勾选【已停止】，显示出已终止的委托记录。
2. 勾选您想要重新委托的委托项。
3. 点击【重新委托】，弹出设置委托框。
4. 委托对象默认为该委托原来的委托处理人。也可以选择其他委托对象。
5. 点击【委托期限】栏，弹出日历。
16
校务协同办公平台
6. 选择您想要设置的委托期限
7. 点击【确定】，完成重新委托操作。
8. 点击【选项】，勾选已停止，显示出正常状态的委托，可以看到您设置的委托项。
技巧
若委托历史记录中已有您想要委托的用户，可以直接选择该委托，将其重新委托。
注意
1.重新委托时，委托对象默认为该委托项原有的委托用户。
2.重新委托后，该委托历史记录不会消失。
• 刷新
点击【刷新】按钮，刷新委托列表。
工作流程及应用
王某设置委托人为李某，模块设置为劳务合同管理，王某会收到既包括劳务合理管理的审批任务和项目管理的审批任务，由于劳务合同管理模块的任务被委托了，李某会收到处理人是王某的审批任务。
提示
1.李某可以通过处理人是王某判断那条任务是委托的任务 。
2.设置委托人后，只有待办的任务会被委托。
3.任务被委托后，委托人和被委托人都会有该任务，委托人与被委托人之前是抢占关系。
任务中心
概述
创建的流程流转起来后，流程处理人登录系统在任务中心可查看、处理草稿任务、待办任务、待阅任务、已办任务、已阅任务和提交任务；在收到任务、处理过的任务、提交给下一环节的任务分别会在待办、已办、提交中显示，处理人可以在
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待办、已办和提交中做相应的操作，可以在完成中做相应的查看操作，用户可以根据日期、模块以及关键字对任务进行搜索筛选。
常见任务
用户可在任务中心做任务处理。切换至待办或待阅任务页面，打开任务并处理，任务即可继续向下流转。已办、已阅中可查看已完成的任务。已提交的任务取回可在提交页面中完成。完成查看自己参与的和发起的流程中哪些已经结束。
操作指南
草稿
草稿主要是由单据触发来保存的，事件触发草稿后，任务会保存生成草稿，保存在草稿列表中，此时待办任务停在开始环节；处理人在草稿中执行发送操作，把草稿的任务发送其他环节处理人处理，草稿常用功能操作有：
1. 【新建】：新建并发起单步或多步自由流。
2. 【刷新】：系统将自动刷新草稿任务列表中的所有数据，点【刷新】按钮时手动刷新。
3. 【打开】：选择草稿任务，点【打开】按钮可查看草稿任务信息，包括：任务数据、处理记录和处理轨迹等，且在打开界面可处理草稿任务。
4. 【处理记录】：可查看草稿任务的详细内容、任务数据和草稿任务的处理轨迹。
5. 【发送】：处理人处理草稿任务，把任务发送其他人处理，处理时选择草稿任务，点【发送】按钮，确认下一环节的处理人发送即可；发送过程中还可以把任务"抄送"给其他处理。
待办
任务流转过程中，处理人接收到的任务，会显示在该处理人的待处理任务中。处理人在待办中可以做一系列的操作进行处理，处理待办任务一般有发送、转发、退回、中止等操作，待办中常用功能操作有：
1. 【新建】：新建并发起单步或多步自由流。
2. 【刷新】：系统将自动刷新待办任务列表中的所有数据，点【刷新】按钮时手动刷新。
3. 【打开】：选择待办任务，点【打开】按钮可查看待办任务信息，包括：任务数据、处理记录和处理轨迹等，且在打开界面可处理待办任务。
4. 【处理记录】：可查看待办任务的详细内容、处理记录和待办任务的处理轨迹。
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5. 【发送】：处理人处理任务后，把任务发送其他人处理，处理时选择待办任务，点【发送】按钮，确认下一环节的处理人发送即可；发送过程中还可以把任务"抄送"给其他处理。
6. 【转发】：把待办任务转发给其他处理人进行处理，使用时选择待办任务，点【转发】按钮，可以把任务转发给相应处理人处理。
7. 【退回】：把任务退回给某个环节处理人的操作，且退回的环节对该任务已经做过了处理操作；
8. 【中止】：处理人对待办的任务执行中止操作后，相当于整个流程被中止了，即接收到该任务的处理人将看不到该任务的待办了。
注意
待办工具栏操作按钮根据设置的操作不同显示不同
待阅
任务流转过程中，提醒的任务、抄送的任务，会显示在该处理人待阅处理任务中。处理人在待阅可以查看和处理待阅的任务，处理待阅任务一般有完成等操作，处理待阅任务后，会在已阅任务列表中生成一条已阅任务，待阅常用操作有：
1. 【刷新】：系统将自动刷新待阅任务列表中的所有数据，点【刷新】按钮时手动刷新。
2. 【打开】：选择待阅任务，点【打开】按钮可查看待阅任务信息，包括：任务数据、处理记录和处理轨迹等，且在打开界面可处理待阅任务。
3. 【处理记录】：可查看待阅任务的详细内容、任务数据和待阅任务的处理轨迹。
4. 【完成】：处理人处理待阅任务，把任务发送其他人处理，处理时选择待阅任务，点【完成】按钮，处理待阅任务。
已办
任务流转过程中，处理人处理完的任务后，已办的任务会显示在该处理人的已办任务中，已办中常用功能操作有：
1. 【刷新】：系统将自动刷新已办任务列表中的所有数据，点【刷新】按钮时手动刷新。
2. 【打开】：点【打开】按钮可查看已办的任务信息，包括：详细内容、处理记录和处理轨迹等。
3. 【处理记录】：可查看已办任务的详细内容、处理记录和已办任务的处理轨迹。
已阅
任务流转过程中，处理人处理完提醒的任务、抄送的任务后，已阅的任务会显示在该处理人的已阅任务中，已阅中常用操作有：
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1. 【刷新】：系统将自动刷新已阅任务列表中的所有数据，点【刷新】按钮时手动刷新。
2. 【打开】：点【打开】按钮可查看已阅的任务信息，包括：详细内容、处理记录和处理轨迹等。
3. 【处理记录】：可查看已阅任务的详细内容、处理记录和已阅任务的处理轨迹。
提交
任务流转过程中，处理人处理完的任务后，则把任务发送给下一个环节的处理人，发送给下一个环节的任务会显示在该处理人的提交任务中，提交中常用功能操作有：
1. 【刷新】：系统将自动刷新提交任务列表中的所有数据，点【刷新】按钮时手动刷新。
2. 【打开】：点【打开】按钮可查看处理人提交的任务信息，包括：详细内容、处理记录和处理轨迹等。
3. 【处理记录】：可查看提交任务的处理记录和提交任务的处理轨迹。
4. 【取回】：选中任务，点【取回】按钮，就可将自己发送，当前处理人还未处理、未打开的任务撤回给自己处理，若任务已经打开或者处理则会提示无法取回。例，自由流-步骤1、步骤2，步骤1将任务发送给步骤2，在步骤1
的提交项执行取回操作，步骤2待办消失，步骤1增加1条待办。
5. 【催办】：处理人把任务发送下一环节处理人后，可以给下一环节的任务接收人发催办提醒，提醒方式有：广讯通、邮件和短信提醒三种方式。
完成
任务正常流转至结束后，完成项任务会增加，记录的是所有自己曾经处理过的和发起的流程，能筛选出自己发起的流程中哪些已经流转完成。
1. 【刷新】：系统将自动刷新完成任务列表中的所有数据，点【刷新】按钮时手动刷新。
2. 【打开】：点【打开】按钮可查看任务信息，包括：详细内容、处理记录和处理轨迹等。
3. 【处理记录】：可查看任务的处理记录和任务的处理轨迹。
处理记录：
记录的是任务从开始触发、流转、到结束所经历的过程，显示每条记录的处理人、处理节点、处理时间、处理结果、处理意见、查看时间、代办人、提交人、操作系统、操作。
【输出处理记录】：用户可以将处理记录进行输出，转换成word、pdf等格式进行打印，便于查看。
【代办人】：一般任务超时处理或者委托他人处理，才会有记录。
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【操作系统】：处理任务既可以是通过网页处理，也可以通过安卓或者ios系统的手机处理，不同设备处理，记录不同的系统。
【操作】：针对某一条记录，可以有不同的操作，比如意见补填、意见修改、取回，抄送记录中也会有撤回、全部撤回、抄送补发。
1.3.2. 文档资料
上传审核
概述
有上传审核权限的用户，处理需要上传审核的文档。
常见任务
•
•
•
•
•
•
•
•
上传文档
批准待审文档
拒绝待审文档
查询审核文档
删除文档
批准删除文档
拒绝删除文档
查询已删文档
操作指南
• 上传文档
1.在需要设置上传审批流程的文档夹，点击【属性】按钮，勾选【添加文档时需审核】
2.在此文件夹下上传文档，提示【上传的文档已提交到上传审核流程中】
提示
1.用户未在文件夹【属性】的【上传审批】选择流程，上传文档时会走默认的【文档上传审批流程】
2.在文件夹【属性】的【上传审批】中，用户可以选择自定义的文档上传审批
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流程
3.自定义文档上传审核流程参见【文档应用】
• 批准待审文档
点击【批准】按钮，文档状态由流程中转变为正常。
提示
通过广讯通通知申请人审核结果
• 拒绝待审文档
点击【拒绝】按钮并给出拒绝原因；审批人可以拒绝并删除该申请上传的文档，也可以不删除由上传申请人自行处理该文档。
提示
通过广讯通通知申请人审核结果
• 查询审核文档
审核人按条件过滤上传审核文档，默认所有审核文档都在列表里显示。
提示
1.
2.
3.
4.
5.
文档名称：上传文档的名称，支持模糊查询
文档编号：上传文档的编号，支持模糊查询
审核状态：全部、未审批、已审批、已拒绝4种筛选条件，供审批人筛选文档
创建人：文档上传人，支持模糊查询
创建日期（从、到）：文档上传并发起申请的日期，支持某时间范围内上传文档的查询
删除文档 •
1.在需要设置删除审批流程的文档夹，点击【属性】按钮，勾选【删除文档时需审核】
2.选择此文件夹下的文件，点击【删除】按钮，提示【选择删除的文档需要审批，审批通过后将放入回收站】
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提示
1.用户未在文件夹【属性】的【上传审批】选择流程，删除文档时会走默认的【文档删除审批流程】
2.在文件夹【属性】的【上传审批】中，用户可以选择自定义的文档删除审批流程
3.自定义文档上传审核流程参见【文档应用】
• 批准删除文档
点击【批准】按钮，文档状态由文档由待删除状态删除到回收站。
提示
通过广讯通通知申请人删除结果
• 拒绝删除文档
点击【拒绝】按钮并给出拒绝原因；审批人可以拒绝删除该申请删除的文档。
提示
通过广讯通通知申请人审核结果
• 查询已删文档
审核人按条件过滤上传审核文档，默认所有审核文档都在列表里显示。
提示
1.
2.
3.
4.
5.
文档名称：上传文档的名称，支持模糊查询
文档编号：上传文档的编号，支持模糊查询
审核状态：全部、未审批、已审批、已拒绝4种筛选条件，供审批人筛选文档
创建人：文档上传人，支持模糊查询
创建日期（从、到）：文档上传并发起申请的日期，支持某时间范围内上传文档的查询
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文档借阅
概述
有文档借阅审批权限的用户看到借阅申请。“借阅审核”页中是借阅流程尚未结束的文档，“借阅历史”页中是借阅流程已结束的文档。
常见任务
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
查看借阅文档
批准借阅文档
拒绝借阅文档
催还借阅文档
文档归还确认
修改应还时间
查询借阅流程中文档
查询借阅已结束文档
借阅历史组件
借阅原因
操作指南
• 查看借阅文档
“借阅审核”页中，审批人点击查看文档内容，选择文档，右侧会列出文档属性信息。
提示
1.非电子文档不能查看内容
2.非电子文档能否借阅受文档数目的限制，非电子文档为0时不能借阅
• 批准借阅文档
“借阅审核”页中，审批人选择文档点击【批准】按钮批准借阅。
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校务协同办公平台
提示
借阅人在文档扩展-在借文档下查看借阅文档
审批结果通过广讯通消息通知借阅申请用户
支持批量批准
• 拒绝借阅文档
“借阅审核”页中，审批人选择文档点击【拒绝】按钮拒绝借阅。
提示
审批结果通过广讯通消息通知借阅申请用户
支持批量批准
• 催还借阅文档
“借阅审核”页中，选择文档，点击【催促归还】按钮，广讯通通知借阅用户归还已借阅文档。
• 文档归还确认
“借阅审核”页中，选择已归还的非电子文档，点击【确认归还】按钮，结束借阅流程。
提示
归还电子文档后流程自动结束，不需要归还确认。
• 修改应还时间
“借阅审核”页中，选择借阅待审核文档，点击【修改应还时间】按钮，在弹出对话框中修改借阅应还时间。
提示
修改应还时间的结果通过广讯通消息通知借阅申请用户
• 查询借阅流程中文档
“借阅审核”页中，根据查询条件过滤借阅流程中的文档借阅信息。
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校务协同办公平台
• 查询借阅已结束文档
“借阅历史”页中，根据查询条件过滤借阅已结束的文档借阅信息。
搜索条件
文档名称：借阅文档的名称，支持模糊查询。
文档编号：借阅文档的编号，支持模糊查询。
借阅状态：全部、未审批、已审批、正在归还4种筛选条件，供审批人筛选文档。
借阅人：文档借阅人，支持模糊查询。
借阅日期（从、到）：文档借阅并发起申请的日期，支持某时间范围内借阅文档的查询。
•
• 借阅原因
1.管理员登录平台网站-基础服务-平台参数管理-文档对象-将参数rrowReason（是否显示借阅原因）置为true。
2.用户借阅文档时需要填写借阅原因，方可借阅。
搜索条件
参数rrowReason（是否显示借阅原因）默认为false，借阅不填写借阅原因。
借阅历史组件
详情见【借阅历史】
文档门户
概述
最新文档是管理员添加的门户组件，显示当前用户可以查看的最新文档。
默认显示最新25条文档记录，管理员在“门户组件”中可以修改该数值。
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校务协同办公平台
常见任务
•
•
•
•
查看文档信息
查看文档
查看附件
借阅文档
操作指南
• 1.查看文档信息
• 2.查看文档
点击文档名称查看电子文档。
提示
可以查看“我的文档柜”下当前用户添加的文档。
可以查看“文档中心”下当前用户有内容查看权限的文档。
不能查看非电子文档。
• 3.查看附件
点击文档名称后的【附件】，在弹出的附件对话框中查看最新版本的附件内容。
提示
当文档最新版本有附件，当前用户有内容查看权限且有附件查看权限时，显示附件链接。
• 4.借阅文档
点击文档名称后的【借阅】，发起该文档的借阅。
提示
借阅“文档中心”下没有内容查看权限的电子文档。
借阅“文档中心”下的非电子文档。
文档行末显示该文档添加日期，鼠标悬停在文档名称显示该文档全名称。
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校务协同办公平台
借阅成功，有该文档的附件查看权限，显示【附件】链接。
文档中心
概述
“文档浏览”管理文档，“查询检索”查询文档。
“文档中心”管理学校的公用文档，通过权限管理进行文档管理，公文和会议也可归档到此；“我的文档柜”管理当前用户的个人文档，个人文档可以共享给组织对象。
“文档扩展”是文档的扩展使用。
如需使用右键菜单，请联系管理员确认是否已启用该功能。
了解文档权限项明细，请见附件“文档权限.docx”。
常见任务
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
如何管理文件夹
如何管理文档
如何查询文档
如果查看最近的文档
如果使用共享文档
如何借阅并查看文档
如何在线编辑文档和在线浏览文档
如何分发文档
如何使用回收站
导出权限和目录清单
文档归档到第三方
互信归档
归档版本的生成
操作指南
• 添加文件夹
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校务协同办公平台
选中父文件夹，点击文件夹结构树上方的【添加】按钮，新添加的文件夹显示在父文件夹下的最后位置。
提示
只有文档管理员有权限在“文档中心”跟节点下添加文件夹。
公用文件夹下添加文件夹需要有“添加文件夹或文档”权限。
• 删除文件夹
选中需要删除的文件夹，点击文件夹结构树上方的【删除】按钮，在删除确认后，该文件夹将与其下属结点同时被删除到回收站，请谨慎操作。
提示
公用文件夹下删除文件夹需要有“删除文件夹”权限。
• 重命名文件夹
选中需要重命名的文件夹，点击文件夹结构树上方的【重命名】按钮，文件夹名字处于可编辑状态，在文件夹处输入新名字即可完成重命名操作。
提示
对于"文档中心"下的文件夹，有"重命名"权限的用户才能执该操作。
• 文件夹授权
选中需要重命名的文件夹，点击文件夹结构树上方的【权限】按钮，弹出的权限对话框中添加组织对象并设置权限。
提示
1. 有文件夹"权限管理"权限的用户才能执该操作。
2. 授权对话框中鼠标悬停组织对象上，显示该对象的组织路径，文档授权、文档共享对话框也如此。
• 设置文件夹属性
选中文件夹，点击【属性】按钮，弹出文件夹属性窗口，修改文件夹属性，点击【确定】按钮保存。
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校务协同办公平台
提示
1. 有文件夹属性设置权限才能进行该操作。
2. 重命名文件夹名称。
3. 设置文件夹文档类型。
4. 设置该文件夹下文档自动编码的编码规则。
5. 设置是否显示子文件夹下文档，如果没有该项请跟管理员确认是否启用该功能。
6. 设置该文件夹添加文件夹是否需要审核。
7. 设置该文件夹使用默认上传审核流程、或使用自定义上传审核流程。
• 文件夹排序
选中需要排序的文件夹，点击文件夹结构树上方的【上移】/【下移】按钮进行排序。
提示
1. 有文件夹"重命名"权限的用户才能执该操作。
2. 文件夹置顶不能上移；文件夹置底不能下移。
• 导入文件夹
点击【导入文件夹】，弹出窗口中定位到要导入的文件夹，点击确定按钮进行导入文件夹。
提示
有该文件夹添加权限时才能进行导入文件夹。
• 导出文件夹
选择文件夹，点击【导入文件夹】按钮，弹出窗口中选择本地路径，点击确定进行文件夹导出。
提示
有该文件夹下载权限时才能进行导入文件夹。
• 文档覆盖
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校务协同办公平台
选择文件夹，点击【文档覆盖】，弹出窗口中现在本地文件夹，点击确定按钮进行文档覆盖。
提示
1. 有该文件夹添加权限时才能进行文档覆盖。
2. 当本地文档跟系统中文件夹结构和名称一致、且文档最新版本主文档名称相同时，进行覆盖操作。
3. 覆盖包括新增文档版本、替换最新版本主文档两种方式。
4. 如果看不到该功能按钮请联系管理员是否启用该功能。
• 添加文档
1. 点击添加电子文档按钮，从本地引入电子文档并添加到系统中；
2. 点击添加非电子文档按钮，在弹出的对话框中添加非电子文档。
• 查看文档
选择有内容查看权限的文档。点击【查看】按钮或者点击文档链接打开该文档
提示
1. 当word、excel文件只有内容查看权限时，调用金格插件打开，不允许复制内容。
2. 当word、excel文件有内容查看权限且有下载权限时，调用本地office打开，允许复制内容。
3. 能否直接点击文档链接进行查看由参数cLink（是否显示文档链接）控制，参数值默认为true，可以直接打开链
• 删除文档
选择要删除的文档，点击【删除】按钮，确认对话框中点击确定，文档删除到回收站。
提示
需有删除该文档的权限。
• 设置文档属性
选择文档，点击【属性】按钮，弹出的属性对话框中设置文档属性
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校务协同办公平台
提示
1. 设置文档密级、销毁日期、常规属性、自定义类型、附件等。
2. 查看文档操作记录。
3. 查看归档的公文、会议流程处理记录。
4. 选择多个文档，可以批量修改常规属性。
• 下载文档
选择电子文档，点击【下载】按钮，弹出对话框中选择本地存储路径，进行文档最新版本的主文档下载。
提示
可以选择多个电子文档进行批量下载。
需有文档下载权限进行该操作。
• 移动文档
选择文档，点击【移动】按钮，在弹出的移动对话框中选择选择目的文件夹，点击确定进行移动文档。
提示
1. 支持批量移动文档。
2. 需有文档的下载、删除权限和目的文件夹的添加权限，完成此操作。
• 复制文档
选择文档，点击【复制】按钮，在弹出的移动对话框中选择选择目的文件夹，点击确定进行复制文档。
提示
1. 支持批量复制文档。
2. 需有文档的下载和目的文件夹的添加权限，完成此操作。
• 文档授权
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校务协同办公平台
选择文档，点击文档列表上方【授权】按钮，在弹出授权对话框中添加组织对象并设置权限，点击【确定】按钮保存。
提示
1. 需要有该文档或者所在父文件夹的‘权限管理’权限。
2. 文档默认继承所在文件夹权限。
• 创建快捷方式
选择文档，点击【创建快捷方式】按钮，在弹出的创建快捷方式对话框中选择目的文件夹，点击【确定】按钮完成此操作。
• 管理文档版本
选择文档，点击【版本管理】按钮，弹出的版本管理对话框中进行版本维护。
提示
1. 需有该文档版本管理权限。
2. 新增/删除版本。
3. 添加/删除/下载附件。
4. 更新文档信息。
5. 文档只有一个版本时不允许删除。
• 发布文档
选择文档，点击【信息发布】按钮，弹出的对话框中选择发布栏目，添加其他信息，点击【确定】按钮完成此操作。
提示
1. 需有该文档的下载权限。
2. 发布该文档的最新版本主文档和附件到发布栏目下。
3. 发布对话框中如果看不到发布栏目，请联系相关管理员。
• 锁定文档列
文档列表中，点击列表后的三角符号，下拉菜单中点击【锁定】固定该列，该列不再随水平滚动条移动；取消锁定请点击【解锁】。
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校务协同办公平台
提示
如果看不到【锁定】/【解锁】，请联系管理员确认是否启用该功能。
• 搜索跳转
选择文件夹，点击【搜索跳转】，跳转到搜索页，搜索范围为该文件夹。
• 查询文档
文档查询支持内容查询和文档属性查询。
内容查询支持文档类型：txt、chm、rtf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、PDF。
属性查询支持以下属性：文档名或文档编号、关键词或摘要、上传人或作者、上传部门、查找范围、上传时间、文档来源、密级、文档自定义类型、自定义类型字段值和编制部门。
提示
1. 上传添加的文档即时创建索引，可查询。
2. 文件夹导入、复制文档、创建电子文档的快捷方式，服务器空闲时间创建索引，需次日支持内容查询。
3. 根据 文档名或文档编号、关键词或摘要、编制人或作者、文档来源 查询文档时，半角逗号隔开多个条件表示并且关系。
4. 根据 文档名或文档编号、关键词或摘要、编制人或作者、文档来源 查询文档时，空格隔开多个条件表示或关系。
5. 选中查询结果，点击【点位文档】，跳转到文档所在文件夹。
6. 编制部门过滤条件的配置，基础服务-平台参数管理-文档对象-在Dept（编制部门）中配置
• 如果查看最近的文档
在文档扩展中，点击“最近的文档”查看近期进行过内容查看、下载、信息发布的文档。
• 共享文档
选择“我的文档柜”下的个人文档，点击【共享】，弹出的共享对话框中设置共享到期时间、添加共享对象。
提示
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校务协同办公平台
支持批量共享多个文档。
共享文档时，会通过广迅通消息推送的形式告知被共享人。
• 查看我共享给别人的文档
当前用户共享给别人的文档显示在“我的共享”，点击【取消共享】取消共享该文档。
• 查看别人共享给我的文档
其他用户共享给当前用户的文档显示在“共享给我”
• 借阅文档
文档中心下，选择文档，点击【借阅】，发起借阅申请。
提示
1. 文档中心下只有列表查看权限的电子文档、文档中心下非电子文档可以借阅；非电子文档剩余份数为0，不能借阅。
2. 借阅审批前，借阅申请人在“在借文档”下点击【取消借阅】，取消该文档借阅。
3. 借阅批准后，在“在借文档”下查看电子文档；非电子文档根据审核结果到纸质文档保管处获取。
4. 默认不可选择借阅审核人，如果使用选择借阅审核人功能，请跟管理员确认是否已启用该功能。
• 查看借阅的文档
1. 当前用户借阅流程中的文档显示在“在借文档”，点击【查看】按钮查看已批准的电子文档；
2. 点击【属性】按钮，在弹出的属性对话框中查看文档附件。
3. 如需下载借阅后的电子文档，请管理员修改文档资料的平台参数CanDownload 值为true .
提示
1. 选择文档，点击【归还】按钮归还文档。
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校务协同办公平台
2. 支持根据文档借阅状况过滤借阅流程中的文档。
• 借阅文档历史记录
借阅拒绝和已归还的文档显示在“借阅历史”中，支持根据文档名称、借阅日期过滤历史文档。
• 如何在线编辑文档和在线浏览文档
详情参见文档文档中心支持在线编辑和在线浏览.docx
• 如何分发文档
用户登录平台-文档中心-选中有【文档下载】的权限的文档，点击【分发文档】按钮，选择分发的用户进行分发
提示
在平台参数管理中将参数ntCanBroad置为true开启文档分发功能，该参数默认为false
用户需要有【文档下载】的权限才可以进行【文档分发】
• 回收站删除文件（夹）
回收站中选择文件（夹），点击【删除】按钮，删除确认后彻底删除该文件（夹）。
警告
回收站删除文件（夹），删除后不可还原，请慎重操作。
• 回收站还原文件（夹）
回收站中选择文件（夹），点击【还原】按钮，完成此操作。
提示
请确认要还原到的文件夹未被删除。
• 清空回收站
回收站中点击【清空回收站】按钮，清空当前用户回收站中文件（夹）。
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校务协同办公平台
警告
清空回收站后不可还原，请慎重操作。
• 导出权限
文档管理员选择文档中心根节点，点击【导出权限】，弹出窗口中选择本地存储路径，点击确定按钮导出权限列表。
• 导出目录清单
当前用户选中文档中心根节点，点击【导出目录清单】，弹出窗口中选择本地存储路径，点击确定按钮导出目录清单列表。
提示
导出当前用户可见的文档清单。
• 文档归档到第三方
选择文档，点击【归档到xx】，进行归档到第三方系统。
提示
1. 已归档的文档不允许再次归档。
2. 如需使用该功能请联系管理员是否已成功配置。
• 互信归档
互信归档的配置说明详情见文档互信归档配置说明.docx
提示
用户进行互信归档时，需确保平台之前存在互信关系，且互信人员已经同步
• 归档版本的生成
公文归档后会在【文档中心】用户所选择的归档目录下生成归档记录
同一流程再次归档时可以选择【重新归档】和【生成新版本】
提示
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校务协同办公平台
1. 选择【重新归档】会生成全新的版本
2. 选择【生成新版本】会在归档记录的【版本管理】中生成一个新的归档版本
3. 如需使用该功能请联系管理员是否已成功配置。
1.3.3. 个人事务
手机短信
概述
手机短信模块主要包括发短信、发送记录、短信统计、回复记录、全部发送记录、短信网关、发送限制设置四个页面。可对指定部门/用户/角色发送即时或定时短信，查看、编辑登录用户的已发短信，统计用户或模块发送短信的数据，显示回复给平台的短信内容。
注意
只有在平台配置了具备回复功能的短信机时，才有回复记录。
常见任务
•
•
•
•
•
•
•
发短信
发送记录
回复记录
全部发送记录
短信统计
短信网关
发送限制设置
操作指南
• 发短信
1. 授权：【选择发送对象】授权范围：本部门、【每月发送次数】授权范围：最大值10、【允许发送给外部人员】；
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校务协同办公平台
2. 在左侧组织树中选择部门/用户/角色或在手机号输入框中输入手机号添加至接收人列表；
3. 输入短信内容，点击【发送】短信编辑的短信。
注意
1.【选择发送对象】授权范围可根据实际需要任意选择部门、用户、角色。
2.【每月发送次数】不设置授权范围则不限制发送次数。
3.不授【允许发送给外部人员】权限时不显示手机号输入框。
4.勾选【定时发送】根据设置的时间发送短信。
5.勾选【所属单位】/【发送人】默认勾选，接收人收到的短信显示发送人的单位/姓名。修改后记住上次选择的署名方式。
• 发送记录
编辑待发送短信
1. 选中状态为【待发送】短信，点击【编辑】；
2. 修改接收人/短信内容/发送时间/署名；
3. 点击【发送】，修改成功。
注意
只能编辑状态是【待发送】的短信
删除短信
1. 选择一条或多条短信记录，点击【删除】；
2. 确认删除，删除列表中选择的短信记录。
转发
1. 选择列表中一条短信，点击【转发】；
2. 短信内容不变，可修改接收人/短信内容/发送时间/署名；
3. 点击【发送】，转发成功。
再次发送
选择需要再次发送的短信，点击【再次发送】，再次发送成功。
立即发送/取消发送
39
校务协同办公平台
选择状态为【待发送】的短信，点击【立即发送】/【取消发送】，发送成功/取消发送短信。
提示
【预览】页面可以查看发送失败原因，其余功能与【列表】页面相同。
• 回复记录
给某用户用手机短信模块发送短信，用户回复了此短信，可在回复记录页面查看。
• 全部发送记录
全部发送记录可查看各模块发送的短信。
• 短信统计
授权：【短信管理员】
按组织统计
1. 选择用户/部门，起止时间，点击【统计】；
2. 统计用户/部门在起止时间内的发送次数、发送条数、发送成功条数及各项合计。
按模块统计
1. 选择待统计的模块如【个人事务】，起止时间，点击【统计】；
2. 统计此模块在起止时间内的发送次数、发送条数、发送成功条数及各项合计。
• 短信网关
授权：【短信管理员】
短信网关页面可以查看加密锁余额，设置预警值。
1.进入短信网关页面，可查看加密锁余额，显示“账户余额：XX元，可发送短信约：XX条”
2.输入预警值，选择通知人员，勾选通知方式：即时消息、电子邮件、手机短信，保存设置；当账户余额低于设置的预警值时会给选择的人员发送对应的消息，通知账户余额已低于预警值
注意
预警提示的默认提醒时间为每天的8:00，可以在计划任务管理-短信网关余额
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校务协同办公平台
预警中修改提醒时间。
• 发送限制设置
授权：【短信管理员】
发送限制设置页面可以设置用户在某些模块中发送短信的次数不受短信权限设置的发送次数的限制。
1.给某用户设置了发送短信次数权限，每月发送次数最大值20。
2.进入发送限制设置页面，选择个人事务模块，点击【启用】。
3.当此用户在个人事务中发送短信的次数超过20次后，不能在个人事务中发送短信，收到短信发送次数权限的控制。
4.当模块禁用限制时，用户可在这个模块发送无数次短信。
提示
只有手机短信默认启用发送限制的模块
通讯录
概述
通讯录主要包括三部分，组织通讯录、外部通讯录和个人通讯录。组织通讯录主要是对指定的组织结构中的人员信息进行查询，并可以进行便捷的发送即时消息、发送短信和发送邮箱的操作。外部通讯录主要是系统的使用者将一些公共的通讯信息与大家共享，这些信息在通过拥有审核外部通讯录权限的人审核后就会出现在外部通讯录中，在外部通讯录中大家可以查询到一些公共信息并可以便捷发短信和发送邮件等操作。个人通讯录主要是存放个人的一些通讯人的信息，在个人通讯录中可以对存储的通讯人进行查询、发送短信和发送邮件等操作。
通讯录页面默认是控权的；外部通讯录是有管理员权限的，普通用户只能看到外部通讯录里面的联系人跟其通讯，但是不能维护外部通讯录的联系人，外部通讯录管理员权限控制在功能授权的个人事务下，被授权的外部通讯录管理员就可以维护外部通讯录中的联系人，并审核所有个人公开到外部的联系人是否同意公开；组织通讯录的联系人是从平台的组织中同步过来的，跟组织结构保持一致，并能随时更新。
常见任务
• 组织通讯录
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校务协同办公平台
•
•
外部通讯录
个人通讯录
操作指南
• 组织通讯录
提示
组织通讯录左侧组织树显示可以通过[广讯通讯-IM人员权限-限制查看的部门和角色]权限项控制。
发消息
1. 鼠标点击导航条里的【通讯录】此时将页面将转换成通讯录栏目，加载完成后左侧显示的是组织树，右侧默认加载的是左侧组织根节点部门的所有人员信息；
2. 点击列表中【发消息】按钮，如果没有勾选任何人员，则上方提示“请选择一条数据！”的黄色下拉提示。选中点击后弹出“发送即时消息”的窗口，在窗口中“发送至“后列出的是所选的人员的姓名；
3. 在内容输入框中输入发送内容后点击【发送】，通过输入验证后，该发送窗口关闭同时列表上方出现”发送成功！“绿色下拉提示；
4. 点击【关闭】按钮后，发送窗口关闭。
注意
发送内容输入验证不能为空，提示为"内容不能为空！"。
发短信
1. 点击列表中【发短信】按钮，如果没有勾选任何人员，则上方提示“请选择一条数据！”的黄色下拉提示。选中点击后弹出“发送手机短信”的窗口，在窗口中“发送至”后列出的是所有有手机的人员的姓名，如果选中用户没有手机则其姓名出现在“缺失手机号码的用户”之后。缺失手机号码用户则不能对其发送短信；
2. 在内容输入框中输入发送内容后点击【发送】，通过输入验证后，该发送窗口关闭同时列表上方出现“发送成功！”绿色下拉提示；
3. 点击【关闭】按钮后，发送窗口关闭。
注意
1、发送人验证是"发送至"的用户不能为空，如为空提示为”请选择发送人！“；
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校务协同办公平台
2、发送内容验证是内容不能为空，如为空提示为“内容不能为空！”。
发邮件
点击列表中【发邮件】按钮，如果没有勾选任何人员，则上方提示“请选择一条数据！”的黄色下拉提示。选中点击后弹出“发送邮件”的窗口，在窗口中“发送至“后列出的是所有有邮箱信息的人员的姓名，如果选中用户没有邮箱则其姓名出现在”缺失 Email 地址的用户“之后。缺失邮箱用户则不能对其发送邮件；
1. 在内容输入框中输入发送内容后点击【发送】，通过输入验证后，该发送窗口关闭同时列表上方出现”发送成功！“绿色下拉提示；
2. 点击【关闭】按钮后，发送窗口关闭。
注意
1、发送人验证是"发送至"的用户不能为空，如为空提示为"请选择发送人！"；
2、发送内容验证是内容不能为空，如为空提示为"内容不能为空！"。
查看详细
1. 点击通讯录中人【姓名】链接，跳转至查看详细的页面；
2. 在该页面中显示该人员的姓名、照片、拼音简拼、性别、电话、邮箱和所在部门，该人员没有的信息则对应的；
3. 点击【发消息】，弹出"发送即时消息”的窗口，在窗口中“发送至”后列出的是所选的人员的姓名；
4. 在内容输入框中输入发送内容后点击【发送】，通过输入验证后，该发送窗口关闭同时列表上方出现“发送成功！”绿色下拉提示；
5. 点击【关闭】按钮后，发送窗口关闭；
6. 点击【发短信】，弹出“发送手机短信”的窗口，在窗口中“发送至“后列出的是所有有手机的人员的姓名；
7. 在内容输入框中输入发送内容后点击【发送】，通过输入验证后，该发送窗口关闭同时列表上方出现”发送成功！“绿色下拉提示；
8. 点击【关闭】按钮后，发送窗口关闭；
9. 点击【发邮件】，弹出“发送邮件”的窗口，在窗口中“发送至”后列出的是所有有邮箱信息的人员的姓名；
10. 在内容输入框中输入发送内容后点击【发送】，通过输入验证后，该发送窗口关闭同时列表上方出现“发送成功！”绿色下拉提示；
11. 点击【关闭】按钮后，发送窗口关闭；
12. 点击【返回】，跳转至列表页面。
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