2024年2月10日发(作者：)
Excel 2003电子表格处理培训资料
Excel 2003电子表格处理培训资料
4.1 Excel 2003 2003概述
Excel 2003是Office 2003的一个组件，是一个性能优越的电子表格软件，以表格和图表的形式组织和管理数据，而且方便数据的查找。 Excel 广泛应用于财务、统计、数据分析领域，为日常数据处理带来很大的方便。本章主要介绍Excel 2003的基本概念、基本操作、图表操作、数据管理功能。
4.2 Excel 2003的基本概念
1.工作簿
在 Microsoft Excel 中，工作簿是处理和存储数据的文件。一个Excel文件就是一个工作簿。由于每个工作簿可以包含多张工作表，因此可以在一个文件中管理多种类型的相关信息。新建一个Excel文件时默认显示三张工作表。
2.工作表
工作表是Excel完成一项工作的基本单位。使用工作表可以显示和分析数据。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算和分析。在创建图表之后，既可以将其置于源数据所在的工作表上，也可以放置在单独的图表工作表上。
工作表由单元格按行列方式排列组成；
工作表的大小：65536行×256列；
工作表中可以放置的对象可以是：字符、数字、公式或图表等；
3.工作表标签
工作簿窗口底部的工作表标签上显示工作表的名称。如果要在工作表间进行切换，请单击相应的工作表标签。工作表与工作表标签对应，打开具体某个工作表的方法是，点击相应的工作表标签。右键点击工作表标签，显示工作表的多种操作命令，插入、命名、移动、复制和删除等。
4.单元格
单元格是Excel工作表的基本元素，单元格中可以存放文字、数字和公式等信息。
单元格地址或为单元格引用的概念：用行号、列号表示，如图1中 D3，在公式中引用。
当前单元格的概念（活动单元格）：只能在当前单元格中输入信息，它的特征是黑色边框包围，单元格的引用会显示在名字框中，。
5.单元格区域
进行数据处理时，常用到多个单元格中的数据（单元格引用），一组连接在一起的单元格组成一个矩形区域，称为单元格区域。
标示方法：―左上角单元格标示：由下角单元格标示‖。例如：图2选中区域A1:C3 表示由A1、A2、A3、B1、B2、B3、C1、C2、C3单元格组成的矩型区域，A1:C3 中的冒号必须是半角英文符号。
6.2.2 工作簿的管理
1.工作簿的管理包括：
EXCEL程序的启动和退出，对工作簿文件的新建、保存、打开、保护和关闭等项操作与WORD字处理软件基本相同，请参考教材第235--238页。
2.工作表的管理包括：
工作表的插入、删除、重命名、移动、复制、工作表的拆分和冻结等操作。
4.3 创建工作表（输入数据）
1.数据输入
基本数据包括：文本（汉字、字母、数字、空各级各种符号），数值，日期和时间、逻辑值等。
输入方法：
(1)文本的输入： 文本中可以包括汉字、字母、数字、空格及各种符号。
单元格内换行：按组合键―Alt+Enter‖。单元格高度自动增加，以容纳多行数据。
默认状态下，文本型数据在单元格内左对齐显示。
纯数字串的输入：对电话号码等不参与算术运算的数字串，应作为字符串处理，输入时应先输入英文字符的单引号― ’ ‖
(2)数值的输入：数值由数字0-9和小数点组成，还可以包括+、-、%、$、￥等，此外还可以含有字母e（科学计数法表示）和逗号（千分位分隔符）。
输入真分数时，应先输入数字0和空格，再输入分数。如输入―3/4‖，正确的输入方法是输入―0 3/4‖。
(3)时间的输入：日期使用―-‖号或汉字分隔，如1998-1-1或1998年1月1日。时间使用―:‖号或汉字分隔，如10:26:35 pm、或下午10时26分35秒。
2.单元格填充
对于有某种规则的数据（如：等差序列），只需输入基础数据，再用填充方法实现快速输入。
填充方式有：填充、序列填充、公式和函数、选择性粘贴等
(1)鼠标拖动填充：鼠标拖动单元格―操作柄‖，直接拖动和同时按下CTRL键拖动，对于文本型数据和数值型数据填充结果不同，或者为复制，或者为递增，或者为递减。
数值型数据的填充：直接拖动，数值不变；按下Ctrl键拖动，生成等差序列。
文本型数据的填充：不含数字串的文本串，无论是否按下Ctrl键，数值均不变；
对含有数字串的文本串：如a23Bv4C32d,直接拖动，最后一个数字串（―32‖）成等差数列；按下Ctrl键拖动，数据不变。
日期和时间型数据的填充：日期型，直接拖动，按―日‖生成等差序列；按下Ctrl键拖动，数据不变。时间，直接拖动，按―小时‖生成
等差序列，按下Ctrl键拖动，数据不变。（试试）
图1 工作表
(2)复杂填充：通过菜单―编辑‖--―填充‖--序列对话框。注意选择填充在行方向、列方向，填充类型、步长、终值等内容。
复杂关联填充：首先在起始单元格添入数据，然后选定填充范围，再用菜单 ―编辑‖—―填充‖—―序列‖。
(3)使用公式：填充需要通过基础数据计算得到的数据时，使用公式和函数，填充到期日，使用公式和函数。注意公式由运算符、单元格标识符、数值、函数等组成，以―=‖作引导符（见图2中编辑栏）。
3.应用函数
函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。使用函数处理数据的方式与直接创建的公式处理数据的方式是相同的。例如，下图中列出的两个公式例子的作用是相同的。使用函数不仅可以减少输入的工作量，而且可以减小输入时出错的概率。通常，函数输入的方法是在编辑栏中利用公式选项板来完成的，也可使用―粘贴函数‖(菜单―插入‖--函数）对话框。
1.函数组成
所有函数都是由函数名和位于其后的一系列参数（括在括号中）组成的，即：函数名（参数1，参数2…），函数名代表了该函数具有的功能。
例如：
SUM（A1:A8）实现将区域A1:A8中的数值加和功能。
MAX（A1:A8）找出区域A1:A8中的最大数值。
不同类型的函数要求给定不同类型的参数，它们可以是数字、文本、逻辑值（真或假）、数组或单元格地址等，给定的参数必须能产生有效数值，例如：
SUM（A1:A8）要求区域A1:A8存放的是数值数据。
ROUND（8.676,2）要求指定两位数值型参数，并且第二位参数被当作整数处理，该函数根据指定小数位数，将前一位数字进行四舍五
入，其结果值为8.68。
LEN（―这句话有几个字组成‖）要求判断的参数必须是一个文本数据，其结果值为9。
DATE(YEAR（B2）,MONTH（B2）,DAY（B2）)是日期函数，要求指定三位参数年、月、日函数，其中B2是某日期数据的单元格地址。
2.函数类型
Excel所提供的函数按功能可分为以下几种类型：
数学与三角函数：用于处理简单和复杂的数学计算。如计算某个区域的数值总和、对数字取整处理等。
统计函数：完成对数据区域的统计分析。例如，我们可使用COUNTIF函数统计出满足特定条件的数据个数。
逻辑函数：使用逻辑函数进行真假值判断等。
财务函数：可进行一般的财务计算，比如，用以确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券价值等。
日期和时间函数：用以在公式中分析和处理日期值和时间值。例如，使用TODAY函数可获得基于计算机系统时钟的当前日期。
数据库函数：使用此类型函数，可完成数据清单中数值是否符合某特定条件的分析工作。比如，样例中的DCOUNT 函数用于计算某门课程考试成绩的各个分数段情况。
查找与引用函数：如果需要在数据清单或表格中查找特定数值，可以使用这类函数。
文本函数：利用它们可以在公式中处理文字信息。
信息函数：用于确定存储在单元格中的数据的类型。
使用粘贴函数对话框（常用工具栏--fx粘贴函数或菜单―插入‖--fx粘贴函数），选择类型---函数名，即可在下边看到该函数的功能。
4.单元格地址在公式中的作用
单元格引用地址的作用在于唯一表示工作簿上的单元格或区域。公式中引入单元格引用地址，其目的在于指明所使用的数据存放位置。通过单元格引用地址可以在公式中使用工作簿中不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数据。使用如下三种类型的
单元格地址表示法，可以创建出灵活多变的公式来。
相对引用地址：是指在公式移动或复制时，该地址相对目的单元格发生变化，此类型地址由列名与行号表示。
绝对引用地址：表示该地址不随复制或移动目的单元格的变化而变化。绝对引用地址的表示方法是在相对地址的列名和行号前分别加上一个美元符号―$‖，例如$A$1。美元符号―$‖就象一把―小锁‖，锁住了参加运算的单元格，使它们不会因为复制或移动目的位置的变化而变化。
混合地址：如果单元格引用地址一部分为绝对引用地址，另一部分为相对引用地址组成，例如$A1或A$1，我们把这类地址称为―混合地址‖。
单元格在公式中的作用：
它是公式自动重算的原因
通过灵活应用上述三种类型单元格地址，使用复制或移动命令，可以快捷地完成功能相似的公式创建操作。
5.创建三维公式
到目前为止，所介绍的公式创建操作一直是在同一张工作表中进行。但在现实工作中，常常需要把不同工作表甚至是不同工作簿中的数据应用于同一个公式中进行计算处理，这类公式被形象地称为三维公式。
三维公式的构成：
不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称!单元格引用地址， 如：sheet1!a2
不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：[工作簿名称] 工作表名称!单元格引用地址 ，如：[]sheet1!a2
例如=[] 销售统计! $E$4+ []销售统计! $E$4+ [] 销售统计! $E$4 + []销售统计!$E$4
三维公式的创建与一般公式一样，可直接在编辑栏中进行输入。
6.注意
（1）特殊字符的输入：
可以使用Windows提供的软键盘，公式的输入必须以等号作为开始，所有运算符号必须使用英文半角符号。
掌握―编辑栏‖的用途，在编辑栏上显示（编辑）当前单元格中的数据或公式。
（2）理解创建公式的意义：
公式就是一个等式，是一组数据和运算符组成的序列。或者是利用单元格的引用地址对存放在其中的数值数据进行计算的等式。
（3）公式的组成：
公式由三部分组成―等号‖、―运算数据‖、―运算符‖、函数。
运算数据可以是数值常量、单元格引用、函数、区域坐标地址、区域名字。
（4）公式的创建步骤：
选定要输入公式的单元格，输入等号，输入公式的具体内容，进行确认操作。如果不用以等号开始的公式，Excel会把它当作文本型数据处理，而不进行运算。
4.4 工作表的编辑和格式化
工作表的编辑包括：修改单元格的数据、单元格的插入和删除、单元格的行高和列宽的调整、单元格的合并与拆分。
工作表的格式化包括：设置数据格式、对齐方式、边框、表格线、底色和图案、字体等。
进行工作表的编辑和格式化之前，必须先选定单元格区域（单个或多个）。
1.编辑工作表的操作
有关工作表的操作与Word类似。作任何操作前，必需先选中操作对象。
选择工作表中的数据区域：
连续单元格区域，左上角+Shift+右下角（拖动法-—沿对角线拖动鼠标 ；两点法-—按下Shift键，再单击对角线两端点。）；
不连续单元格区域，单击+Ctrl+多次单击；
整行：单击行号或Shift + Space ；
整列：单击列号或Ctrl + Space ；
全部选定：单击―全部选定按钮‖（工作表左上角行列交汇处）或Ctrl + Shift + Space；
整个工作表：选择全选按钮或按Ctrl + A键。
编辑工作表的操作：插入或删除一个工作表、移动或复制工作表、打开工作表及改变工作表的名称。通过插入工作表命令来添加新的工作表；对工作簿中的没有用处的工作表可以进行删除操作；工作表更名的意义类似于文件名的重命名作用，便于记忆、便于查询、使用方便。使用鼠标右键点击工作表名称（标签sheet)，选择快捷菜单命令项实现。
（1）编辑单元格数据
以旧换新——选定要编辑的单元格，直接输入数据；
选定单元格，单元格内的数据出现在―编辑栏‖内，单击―编辑栏‖，编辑数据；
双击要进行编辑的单元格，单元格内出现编辑光标，可编辑数据；
编辑过程中，可以使用剪贴板进行数据的移动和复制操作。
清除单元格数据时，选定要编辑的单元格，按键盘上的Delete键；注意菜单―编辑‖中的清除与删除的区别。
有规律数据的快速填充：在Excel中灵活地使用自动填充功能可以避免重复输入数据。在工作表的行或列序列（如年、月、星期）输入第一个数据，就可以使用填充柄完成该序列其他数据的输入，即方便又快捷。还可以利用菜单―编辑‖--―填充‖命令在工作表中填充一些有规律的数据（如学号、职工编号等）。
设置数据格式，包括两方面：数据类型和数据属性，
数据类型：如文本、数值、逻辑、日期、时间等；
数据属性：如小数位数、负数、千位分隔符，日期表示方式；
设置方法：通过菜单―格式‖--―单元格格式‖--―数字‖标签设置。
指定对齐方式：默认对齐方式，文本型数据左对齐，数值型数据右对齐。用户可通过―单元格格式‖对话框及相应标签设置，自行改变。
设置边框和表格线、选择底色和图案 、设置字体 、选择工作表的背景 ，均通过―单元格格式‖对话框及相应标签设置。
（2）插入单元格、行、列、工作表
插入单元格、行、列时，插入对象将插入到选定单元格的左侧或上面。
插入：选择菜单―插入‖，或者使用快捷方式，右键点击目标，快捷菜单—―插入‖。
删除：先选定对象，菜单―编辑‖—―删除···‖（―清除‖），或者使用快捷菜单—―删除···‖（―清除内容‖），或使用键盘，按 键，删除内容。
注意：删除-—内容与单元格一并删除，相邻单元格按要求依次填补；清除-—仅清除单元格中的指定内容，保留单元格。
（3）单元格的合并与拆分
―合并单元格‖是将连续的单元格合并为一个大单元格。―拆分单元格‖则是将经过―合并‖的大单元格恢复成原来的多个小单元格。
合并单元格：首先选定要合并的一组单元格，然后，
单击格式工具栏--―合并及居中‖按钮，合并且将内容水平居中。
使用菜单―格式‖--―单元格‖--―单元格格式‖对话框（合并、拆分、边框、背景等设置都用该对话框）， 选择―格式‖菜单的―单元格‖命令；或右键快捷菜单中选择―单元格格式‖--―对齐‖标签-- ―合并单元格‖复选框--―确定‖ 。
拆分单元格，只能使用―单元格格式‖对话框，选―对齐‖--取消―合并单元格‖复选框--―确定‖。
（4）工作表格式化
工作表的格式化包括：设置数据格式、对齐方式、边框、表格线、底色和图案、字体等。工作表的格式化操作可以使用―单元格格式‖对话框，也可以使用―格式工具栏‖上的按钮。用工具栏中的按钮进行格式化快捷、方便，可以对工作表进行简单修饰；可以用―格式刷‖的功能来复制单元格或对象的格式。
用菜单―格式‖--―单元格‖--―单元格格式‖对话框命令修饰工作表，实现更精细的修饰，数字、对齐、字体、边框、图案等；
用菜单―格式‖--―行/列‖命令设置工作表的列宽和行高等。
2.单元格的复制、移动、和选择性粘贴
单元格的复制、移动操作方法：使用剪贴板，或者使用鼠标拖动等操作，类似Word。
选择性粘贴的操作步骤：①选定源区，选定内容放入剪贴板；②选定目标区；③ 选择―编辑‖菜单中―选择性粘贴‖命令，打开其对话框（见图1所示）；④ 根据需要选择相应的内容后，单击―确定‖按钮。―选择性粘贴‖对话框中各选项功能
3.工作表的拆分冻结
浏览工作表中，主要是针对大工作表使用工作表的拆分冻结来进行。可使用拆分窗口查看工作表的不同部分，冻结拆分窗口的目的是为了更方便地观察文档内容，通常是冻结行标题和列标题，你可以清楚地知道所观察到的数据的含义，且拆分窗口不再滚动。
拆分窗口的方法：可以使用水平或垂直滚动条中的分割按钮，也可以使用菜单命令来进行操作。
冻结窗格：选择单元格，使用―窗口--冻结窗格‖命令。
对工作表进行格式化操作，其目的是使工作表表达更清晰、形象更美观。使用工具栏中的按钮进行格式化，快捷、方便，实现对工作表进行简单修饰；也可以用―格式刷‖的功能来复制单元格或对象的格式。
用―格式--单元格‖命令修饰工作表，可以进行更精细的修饰。
设置工作表的列宽和行高，用菜单―格式‖--行‖，―格式‖--列‖命令修饰。
使用自动套用格式
4.5 图表操作
图表的作用是将表格中的数字数据图形化，用来改善工作表的视觉效果，更直观、更形象地表现出工作表中数字之间的关系和变化趋势。并且当工作表中的数据变化时，图表中的数据也自动跟随数据的变化而变化。
图表的创建是基于一个已经存在的数据工作表，所创建的图表可以同源数据清单共处一张工作表上（称嵌入图标），也可以单独放置
在一张新的工作表（称图表工作表）上，所以图表可分为两种类型：
一种图表位于单独的工作表中，也就是与源数据不在同一个工作表上，这种工作表称为图表工作表。(图表工作表是工作簿中只包含图表的工作表)
另外一种图表与源数据在同一工作表上，作为该工作表中的一个对象，称为嵌入式图表。
1.图表相关名词术语
数据标记：一个数据标记对应于工作表中一个单元格中的具体数值，它在图表中的表现形式可以有：柱形、折线、扇形、饼形等等。
数据系列：绘制在图表中的一组相关数据标记，来源于工作表中的一行或一列数值数据。图表中的每一组数据系列都以相同的形状和图案颜色表示。通常在一个图表中可以绘制多个数据系列，但是在饼图中只能有一个数据系列。（图表向导步骤2中，―系列产生在行‖是指同一行上的数据构成一个数据系列； ―系列产生在列‖是指同一列上的数据构成一个数据系列）
坐标轴：通常由类型轴（X轴）和值轴（Y轴）构成。
图例：每个数据系列的名字都将出现在图例区域中，成为图例中的一个标题内容，对应数据工作表则为这组数据的行标题或列标题。只有通过图表中图例和类别名称才能正确识别数据标记对应的数值数据所在的单元格位置。
绘图区：它含有坐标轴、网格线和数据系列。
图表区：它含有构成图表的全部对象，可理解为一块画布。
注意：当鼠标指向图表中的某部位时，会显示该部位相应名称，如图表区、坐标轴，点击鼠标右键，出现相应的快捷菜单。（使用―工具‖菜单--―选项‖对话框设置，单击―图表‖标签，选中―图表信息‖栏内的―显示名称‖复选框，同样，选中―显示值‖复选框）。
2.图表的编辑与格式化
利用常用工具栏―图表向导‖按钮或插入菜单―图表‖命令 ，可以创建图表；对创建好的图表，可以进行后期的修改制作。
（1）Excel提供了14种图表类型（柱形图、条形图、折线图、饼图、XY（散点）、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股市图、圆锥、圆柱和棱锥图），其中较常用到的图表类型有柱形图、折线图和饼图，它们的各自特点如下：
柱形图用来显示一段时期内数据的变化或者描述各项之间的比较。能有效地显示随时间变化的数量关系,从左到右的顺序表示时间的变
化,柱形图的高度表示每个时期内的数值。
折线图以等间隔显示数据的变化趋势。通过连接数据点，折线图可用于显示随着时间变化的趋势。
饼图则是将某个数据系列视为一个整体(圆)，其中每一项数据标记用扇形图表示该数值占整个系列数值总和的比例关系，从而简单有效地显示出整体与局部的比例关系。它一般只显示一个数据系列，在需要突出某个重要数据项时十分有用。
（2）创建图表：
利用―图表向导‖创建图表过程：（单击―常用工具栏‖中的―图表向导‖按钮或―插入‖菜单的―图表命令），注意该过程不具备文字修饰功能。
“图表向导 - 4步骤之1 – 图表类型‖对话框--在―图表类型‖中选择图表类型--―图表子类型‖中选择类型，然后单击―下一步‖；
“图表向导 - 4步骤之2 – 数据源‖对话框--选定数据源（也可以在选择图表向导之前选定数据）；选定数据源方法：
用―数据区域‖标签--单击―数据区域‖文本框右端的―切换按钮‖，返回工作表窗口，在工作表中选定数据区域列（注意―不连续数据区域的选定‖）。按―返回按钮‖返回―图表数据源‖对话框，此时图表预览窗口显示正确的图表。
用―系列‖标签，在―图表向导 - 4步骤之2 -图表源数据‖对话框中，单击―系列‖标签，将系列中的项目删除 ，单击―添加‖按钮，在―名称‖文本框内输入数据字段名或利用右端的―切换按钮‖，返回工作表窗口，选择数据字段名单元格后返回；单击―值‖--文本框右端的―切换按钮‖，返回工作表窗口，选择数据字段名列中的数据后返回。如此再添加其他数据。
设置分类轴类标志：单击―分类轴标志‖右侧的―切换按钮‖，返回工作表窗口，选择数据。
“图表向导 - 4步骤之3 – 图表选项‖对话框：
―标题‖标签，输入图表标题、分类轴标题、数值轴标题；
―坐标轴‖标签，选择是否显示分类轴、数值轴，若显示分类轴，还可以确定分类轴的显示方式；
―网格线‖标签，选择是否显示分类轴、数值轴的网格线；
―图例‖标签，是否显示―图例‖，若显示图例，选择图例的显示位置；
―数据标志‖标签，选择数据系列上是否显示数据标志，若显示数据标志，确定是显示―数据‖还是显示―分类标志‖；
―数据表‖标签，选择图表下方是否显示数据标志。
“图表向导 - 4步骤之4 – 图表位置‖对话框：
确定图表位置，生成嵌入图表（选择―作为其中的对象插入‖，再选择工作表）；
生成独立的图表工作表（选择―作为新工作表插入‖），并确定图表工作表的名称（默认为图表1）。
（3）修改各种图表组成元素
图表建成后经常要做某些调整，如图表的移动、复制、缩放和删除；改变图表类型；添加、删除、数据系列，调整数据系列的顺序；编辑图表元素；或者调整某些显示效果等。
图表的移动、复制方法：鼠标拖动（适用于嵌入式图表）；使用剪贴板。
图表缩放：嵌入式图表同图片操作方法；独立的图表工作表与―页面设置‖状态有关：―使用整个页面‖ 、―调整‖ 、―自定义‖ 。
图表的删除：选中嵌入式图表，按―Del‖键；图表工作表的删除同工作表删除方法。
其它各项操作可利用快捷菜单。选择其中命令，也可以实现对各元素格式进行设置。
改变图表类型、数据源、图表选项、位置 四项操作分别对应用―图表向导‖创建图表过程中的4个步骤。鼠标右键点击―图表区‖，选择快捷菜单的相应命令进行。
设置数据系列格式 ，如数据系列的边框色、填充色，数据系列的次序、显示坐标轴等，用鼠标右键点击相应位置，选择快捷菜单的相应命令进行。
图表中文字的编辑 ，所有内容的设置，都可以在相应的快捷菜单中找到设置项。在图表编辑中，快捷菜单是―万能‖的。
（4）注意三点：
图表中的数据标记与数据源单元格数据之间的链接关系。
利用等号―=‖，使图表标题与标题内容所在的单元格之间建立链接关系，一旦你修改了数据表格中标题内容时，图表中的标题也将随之
变化。
添加数据系列时，新系列的数值轴在―行‖或―列‖的问题。
3. 修饰图表样例
图表中的组成元素同普通表格中的数据一样，不仅能对其内容进行修改，而且能够为其穿上一件―漂亮‖外衣，使整个图表更加赏心悦目。这件―漂亮‖的外衣装饰的对象大到整个图表区、绘图区、小到一个个数据标记、坐标轴甚至网格线。
图表修饰主要包含以下几方面的内容：
设置图表中的文字格式；
设置绘图区和图表区域的填充格式；
修饰图表类型，例如，―切割‖饼图，为不同的数据系列，分别填充―渐变‖、―纹理‖、―图案‖或―图片‖等效果；
在同一图表中使用不同的图表类型，比如，示例中的平均分折线图；
强化图表的细节，使用Excel自带的绘图工具，在图表上绘制图形对象，使图表更加生动直观。
操作提示：选择操作点，使用鼠标右键快捷菜单中相应命令，可实现快速操作。
请注意：关于如何正确选择制作图表所需要的数据区域的问题，如果数据中没有选择用于确定数据系列名称的行或列的标题，则Excel将使用默认的名称―系列1‖、 ―系列2‖，等等。如果数据中没有选择用于确定数据系列中数据点的名称的标题，则Excel将使用默认的标识符―1‖、―2‖、―3‖等等。因此，要让学生必须学会正确地选择数据区域，制作出有意义的图表。
4.6 数据的管理和分析
Excel的数据库功能：在Excel中要对数据进行数据库方式的管理和分析，如记录的输入、数据的排序、筛选、分类汇总和创建透视表。各项功能的实现命令主要集中在―数据‖下拉菜单中。
4.6.1 数据清单
1.数据清单：
对数据进行数据库方式的管理和分析，需要遵循一定的要求放置数据，数据清单就是在满足这些条件下所组成的数据表格形式。数据清单中的信息是按表格的方式存放的，它是一个二维数据库，而表格又是由行和列构成的，用列表示字段，用行表示记录。
利用数据库的目的：借助数据清单，Excel就能把应用于数据库中的数据管理功能——筛选、排序以及一些分析操作，应用到数据清单中的数据上。
数据清单的组成：它是一种特殊的表格，需由两部分组成——即表结构和纯数据。表结构为数据清单中的第一行列标题，Excel 将利用这些标题名对数据进行查找、排序以及筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象。
数据清单的概念：数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表格，是特殊的表格。可以把数据清单看作数据库，行——记录，列——字段，字段名是字段内容的概括和说明。数据清单也称关系表，表中的数据是按某种关系组织起来的。
数据清单结构：表结构和纯数据。其中：表结构——是第一行列标题；纯数据——Excel管理的对象。
2.数据清单中数据的添加、修改、删除
使用Excel提供的记录单功能：使用―数据--记录单‖命令 ，记录单是Excel提供的一种较轻松的工具，用以完成数据清单的创建和维护工作。
使用记录单编辑数据清单，当我们建立数据清单以后，可以用下面的方法输入数据：
从其他应用程序导入数据
直接往工作表中输入信息
使用记录单输入数据的方法：首先将鼠标指针放在数据清单中的任意一个单元格，然后选择―数据--记录单‖命令，打开当前选中数据清单的记录单。
利用记录单对话框不仅可以添加记录，还能够修改和删除记录，还可以使用通配符查找相近的记录，如在―姓名‖编辑框中输入―王*‖，单击―下一条‖按钮即可查找数据清单中所有姓―王‖的员工。
4．6．2 数据的排序
1．简单排序
2．复杂排序
4．6．3 数据的筛选
1．自动筛选和高级筛选所适合的范围
2．自动筛选的操作
3．高级筛选
4．6．4 分类汇总
1．―分类汇总‖的概念
2．操作过程
3．删除分类汇总
4．6．5 数据透视表
1．数据透视表的创建
2．数据透视表的修改
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