2024年2月18日发(作者：)
Microsoft Word使用过程中的一些小技巧
1.选定文本：
Ⅰ. 选定词组：双击；
Ⅱ. 选定句子：将鼠标指针移到目标句子处，按住Ctrl键单击即可；
Ⅲ. 选定段落：三击鼠标；
Ⅳ. 选定行：将鼠标指针移到目标行左侧，指针反指时单击；
Ⅴ. 拖动选定；
Ⅵ. 选定竖块文本：按住Alt键，然后按照拖动选定的方法即可选定竖块文本；
2.快速复制：
选定复制的内容后，按住Ctrl键拖动选中的内容，就可实现快速复制；
注：注意“编辑”>>“office剪贴板”的使用。
3.将字符替换为图片：
首先要将图片复制到剪贴板（编辑>>剪贴板）中，Ctrl+H，“查找内容”中输入要被替换的字符，“替换为”中输入“^c”，然后单击“替换”。
4.设置段落缩进和整体缩进：
选中要设置段落缩进的文段，拖动标尺上的上滑块，自定缩进量；拖动标尺上的下滑块，文档就整体缩进了。
5.使用格式刷：
先选定设置好的文本，单击“格式刷”按钮，在要应用同样设置的文本上拖动；如果双击“格式刷”按钮，可多次使用格式刷。（若选定文本中某设置有不同标准，则不能使用格式刷。例如选定文本中有两种字号。）
6.输入英文时使单词不分行显示：
“格式”>>“段落”Æ“中文版式”选项卡里勾选“允许西文在单词中间换行”。
7.插入页码：
Ⅰ.“插入”>>“页码”，设置好“位置”和“格式”后，单击“确定”；
Ⅱ.“视图”>>“页眉和页脚”单击“插入‘自动图文集’（s）”后的箭头打开下拉菜单，单击“第X页，共X页”命令。
8.设置背景：
“格式”>>“背景”，Ⅰ.单击合适的颜色，或者单击“其他颜色”（推荐），选定合适颜色后，“确定”；
Ⅱ.单击“填充效果”设置多种颜色效果；
Ⅲ.单击“水印”，可为文档添加水印。
注：背景不可打印，因为它会影响正文的阅读；
第 1 页 共 13 页
第 2 页 共 13 页
Microsoft Word不在普通视图和大纲视图中显示文档背景。
9.注意应用边框和底纹渲染效果。
10.绘图：
Ⅰ.“视图”>>“工具栏”Æ“绘图”，则可在窗口下方显示绘图工具栏；
Ⅱ.在工具栏任意位置单击右键，选择“绘图”命令。
a.绘制正圆：点击窗口下方绘图工具栏上的“ ”（椭圆）图标，按住Shift键拖动鼠标，即可画出正圆；
：插入艺术字后，右击或者双击艺术字，选择“设置艺术字格式”，可进行颜色等方面的设置；
组织结构图
助手
下属
c.
下属/同事 下属/同事 下属/同事
：要添加下属，同事或助手，要需要添加的节点边框（虚线阴影）上右击，选择要添加的级别即可；
注：在常用工具栏的“显示比例”中放大比例（如200%）可以手绘出更多细节。
11.图文混排：
Ⅰ.如果要精确设定图片大小，右击图片，单击“设置图片格式”命令；
Ⅱ.插入公式：“插入”>>“对象”，单击“Microsoft公式3.0”选项，“确定”；
注：Word中，公式也是图片对象。
12.使用表格：
Ⅰ.设定表格属性：右击表格，选择“表格属性”，进行行高，列宽的设定；
Ⅱ.平均分布：选定要平均分布的若干行或列，“表格”>>“自动调整”，选择“平均分布各行/列”即可。
Ⅲ.插入行或列：
¾ 选定某一行/列后右击，选择“添加行”命令，即可在选定行的上方/列的左边添加一行/列；
注：当选定一行/列后会发现，工具栏上原来的“插入表格”按钮变成了“插入行/列”按
钮，单击有同样的效果。如果将光标移到整个表格下的回车符位置单击该按钮，会出
第 2 页 共 13 页
第 3 页 共 13 页
现“插入行”对话框，输入“行数”后“确定”，即可在表格下方添加指定行数的若
干行。
¾ 若要在该行下方添加，只需将光标移到表格此行后的回车符位置，按下Enter键即可。
¾ 若要在整个表格右侧添加列，需先选定最后一列回车符（只需将鼠标指针移到最右侧一列回车符上方，待鼠标指针变成黑色向下的小箭头“ ”后单击即可），选定后，单击工具栏“插入列”按钮，或右击，选择“插入列”。
13.大纲视图：在大纲视图中，可以方便的上移、下移文段（按钮是工具栏中的上下箭头）。调整文档内容时利用大纲视图可以起到事半功倍的效果。
批注 [Y1]: 批注内容。
16.插入批注：
先选定要批注的内容，“插入”>>“批注”，输入批注文字。单击“视图”>>“标记”命令可隐藏或显示批注。右击批注框，单击“删除批注”即可删除批注。
17.打印：
Ⅰ.打印出文档中的批注：“文件”>>“打印”，在“打印内容”列表中，选中“显示标记的文档”复选框，“确定”；
Ⅱ.压缩要打印的图片：可将要打印的图片分辨率减少到200dpi，放弃不必要的信息。单击要更改的图片，然后单击图片工具栏中的“压缩图片”按钮，单击“打印”单选按钮，“确定”。
18.自动保存：
为避免由于突然断电等导致的文档丢失，可以设定自动保存以减少损失。“工具” >>“选项” >>“保存”选项卡，将自动保存时间间隔设定为最小值5分钟。若突然断电，重开机后，打开Word，会发现屏幕左侧出现恢复文档窗格，恢复相关文档即可。
19.设置密码：
单击“工具” >>“选项” 命令，打开“安全性”选项卡，即可按提示为文档加密。
Microsoft PowerPoint使用过程中的一些小技巧
1.项目符号和编号：
Ⅰ.项目符号和编号不能被选取，只能通过“格式”>>“ 项目符号和编号”或常用工具栏按钮来修改；
Ⅱ.如果想在段落中另起一行，却又不想添加项目符号或编号，按Shift+Enter即可。
Ⅲ.当编到一定数值时想再次从1开始编号，可以执行“格式”>>“项目和编号”命令，选中重新开始编号即可。
Ⅳ.在需要添加下一级编号时按下Tab键即可，Backspace可以回到上一级编号。
1. (第一级编号)；
a) （第二级编号）；
i. （第三级编号）；
ii. （先按一次Tab键再按Backspace（一次以上）键才能返回到上一级编号）。
2.隐藏幻灯片：
选定要隐藏的幻灯片，“幻灯片放映”>>“隐藏幻灯片”。
3.插入图表：
Ⅰ.插入Excel图表：
单击“插入”“对象”命令，在列表框中选择“Microsoft PowerPoint工作表”，“确定”后即可，操作方法和Excel中一样。
Ⅱ.插入数据表格：
单击“插入”>>“图表”即可弹出PowerPoint默认图表，此时需要导入所需数据。单击“编辑”>>“导入文件”命令，选择所需数据文件，“打开”。更改图标类型等和Excel中相同。
4.插入影片和声音文件：
单击“插入”>>“影片和声音”然后选择“剪辑管理器/文件中的影片/声音”，选定合适的声音文件后，PowerPoint会让用户选择播放方法，选择“自动”或者“在单击时”。之后PowerPoint会在幻灯片中添加一个播放窗口/扩音器。
注：右击播放窗口/扩音器，单击“编辑声音/影片对象”，可以设置一些影音播放中的一些选项，如“循环播放”、“缩放至全屏”等。
注意：对于插入到幻灯片中的的音频视频文件，<100KB时，PowerPoint会直接将其嵌入演示文稿中，≥100KB时，采用链接的方式。而一般音频视频文件远大于100KB，如果使用移动存储设备（如U盘、移动硬盘等）的话，一定要保证链接的存在。
解决办法：
µ 对于音频文件，可以调高分界线，“工具”>>“选项”，“常规”选项卡“链接声音文件不小于”中可以增大数值，但上限是50000KB；
µ 更好的方法是将文件存储在移动存储设备中再进行链接，这样就可以在其他计算机上放映了；
µ 最好的方法，当然是利用PowerPoint的“打包成CD”功能啦（见第14条“打包保存演示文稿”）。
5.使用配色方案：
单击“视图”>>“任务窗格”命令（默认为打开状态），单击屏幕右侧任务窗格上方“开始工作”右侧向下的箭头，打开下拉菜单，选择“幻灯片设计-配色方案”后就可以挑选合适的配色方案了。单击任务窗格下方的“编辑配色方案”可以更改配色。完成后PowerPoint就会将其应用于相应幻灯片。
6.背景：“格式”>>“背景”，设置方法和Word中一样，从略。
第 4 页 共 13 页
第 5 页 共 13 页
7.设置页眉和页脚：
单击“视图”>>“页眉和页脚”，
“日期和时间”显示在幻灯片左下角，可设置为自动更新的时间或固定的时间；
“幻灯片”选项卡 “幻灯片编号”在幻灯片右下角
“页脚”显示在幻灯片底部，内容自定
勾选“标题幻灯片中不显示”可以不在标题幻灯片中显示这些内容
“备注和讲义”选项类似，只是各项位置有所不同。添加后单击“视图”“备注页”即可查看。
8.幻灯片版式：
有些版式允许用户快速添加图表，视频等，应该掌握。单击任务窗格右上方向下的箭头，选择“幻灯片版式”，挑选合适的版式即可。
9.自定义动画：
动画方案中的动画效果应用于整个幻灯片或整个演示文稿，而如果想为幻灯片中的某个项目添加动画效果的话，就要利用PowerPoint的自定义动画了。
µ 单击任务窗格右上方向下的箭头，选择“自定义动画”，选定需要添加动画效果的文本框或图片等，单击任务窗格上方的“添加效果”按钮，选择相关效果，不满意可以继续“更改”。
µ 并可以在“开始”栏中修改动作开始方式，在“方向”栏中修改动作方向，“速度”栏中修改动作速度；
µ 在下方动画步骤窗格中，可以调整动画顺序，选定某步后也可进行以上三方面的修改。
10.切换效果：
幻灯片切换时使用切换效果避免了放映的单调。
单击任务窗格右上方向下的箭头，选择“幻灯片切换”，选定一张幻灯片，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择合适切换效果。在“修改切换效果”和“换片方式”中修改相关设置。也可将某一切换效果应用于所有幻灯片。
11.插入动作按钮：
单击“幻灯片放映”>>“动作按钮”命令，在列表框中选择合适的按钮，如“后退或前第 5 页 共 13 页
一项”，在幻灯片上需要添加按钮的地方单击并拖动鼠标，弹出“动作设置”对话框，可以设置单击该按钮时发生的动作。
还可插入自定义的动作按钮，按钮上可以输入文本。该按钮可以链接到可执行程序，如暴风影音，金山词霸等。
12.插入超链接：
首先选定要设置超链接的文本或对象，单击“插入”>>“超链接”命令，在“插入超链接”对话框中的“要显示的文字”栏输入相应文字，在下方的“地址”栏中输入地址，可以使文件地址，也可以是网站地址，如。
可以设置指向演示文稿中其他幻灯片的超链接。右击需要插入超链接的文本或对象，单击“超链接”命令打开“插入超链接”对话框，单击左侧“本文档中的位置”，设置好后“确定”。
注：动作按钮和超链接只在幻灯片放映的时候裁起作用。
13.幻灯片放映：
单击“幻灯片放映”>>“设置放映方式”命令，在其对话框中进行相关设置，如放映范围、循环放映等。
注：放映过程中，同时按住鼠标左右键2秒钟后返回首张幻灯片。更多帮助：可在放映时右击，选择“帮助”。
Ⅰ.设置放映时间：
如果演讲时间有限，可以提前排练，PowerPoint可以帮助记下每张幻灯片放映所需时间，然后根据此时间安排放映。
单击“幻灯片放映”>>“排练计时”命令，按正常步骤排练，排练结束后弹出提示对话框，单击“是”的话，就保留了此次幻灯片的排练时间。然后单击“幻灯片放映”“设置放映方式”命令，在“换片方式”区域中选中“如果存在排练时间，则使用它”单选按钮，“确定”即可。
Ⅱ.录制旁白：
单击“幻灯片放映”>>“录制旁白”命令，设置音质、话筒级别和保存位置等，尤其保存位置，需要在另一台计算机上演示时，一定要注意将文件存入移动存储设备。
然后单击“确定”即可开始录制旁白，这是需要选择从当前幻灯片开始录制还是从第一张开始，选择后开始录制过程，完毕后用户可选择是否保存排练时间。
最后还要进行相关设置，单击“幻灯片放映”>>“设置放映方式”命令，取消勾选“放映时不加旁白”复选框即可在放映时使用旁白。
Ⅲ.自定义放映：
单击“幻灯片放映”>>“自定义放映”命令，再单击“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框，重命名“幻灯片放映名称”，挑选需要放映的幻灯片，“添加”到自定义放映列表中，并排定顺序，最后单击“确定”即可。
如此反复“新建”，可以定义出多个适合不同观众的幻灯片。
最后单击“幻灯片放映”>>“设置放映方式”命令，选中“自定义放映”单选按钮，在下拉列表中选择放映系列，“确定”即可。
第 6 页 共 13 页
14.打包保存演示文稿：
如果演示文稿需要在另一台计算机上运行，最好将制做好的演示文稿打包保存，这样即使在没有PowerPoint的计算机中也可以放映演示文稿了。
µ 演示文稿制作好后，单击“文件”>>“打包成CD”命令在“打包成CD”对话框中输入CD名称。
µ 如果要移动播放的PPT文件不只此一个的话，单击“添加文件”按钮，添加所有要在另一台计算机上播放的PPT文件。
µ 如果已知在另一台计算机上没有PowerPoint，单击“选项”按钮，保证勾选了“PowerPoint播放器（在没有使用PowerPoint时播放演示文稿）”复选框。
µ 然后单击“复制到文件夹”按钮（当然可以将此文件刻录到光盘上，那在此应单击“复制到CD”按钮），输入要保存此文件夹的位置或通过“浏览”选择合适易找的保存位置，“确定”即可，复制过程中如出现提示框，单击“继续”。
µ 最后找到此文件夹，将其复制到移动存储设备中即可。如果另一台计算机上没有PowerPoint，可通过双击文件夹中的“pptview”进行播放。
Microsoft Excel使用过程中的一些小技巧 1.移动单元格内容：
将鼠标指针放置到要移动的单元格边框上，单击拖动即可。
2.输入长文本：
在单元格中输入文本如果超过单元格宽度的话，当相邻单元格不为空时无法完全显示，这时只需选定该单元格，单击“格式”>>“单元格”命令，在对齐选项卡中勾选“自动换行”“缩小字体填充”或“合并单元格”即可。
3.输入长数字：
在单元格中输入长数字（如身份证号码）时，Excel会将其以科学记数法的方式显示。选定要输入此类数字的所有单元格，单击“格式”>>“单元格”命令，在“数字”选项卡“分类”列表框中选择“文本”，然后再在单元格中输入数字即可。
4.更改移动方向：
单元格内容输入完毕后按Enter键活动单元格将自动移到相邻单元格，其移动方向可以在“工具” >>“选项” >>“编辑”选项卡中设置。
5. 自动填充功能：
Ⅰ.快速复制：在单元格中输入内容（包括阿拉伯数字，但非下列情况），如果相邻若干个单元格需要输入相同内容，只需单击该单元格，将鼠标指针移动到单元格边框右下角的孤立黑点上，单击拖动，时松开鼠标后，拖动经过的区域单元格内就填充了相同内容；
¾ 对于数字，按Ⅰ填充相当于复制。如果想以序列方式填充，右击单元格边框右下角的孤立黑点，拖动，松开后出现快捷菜单，选中“以序列方式填充”即可。
第 7 页 共 13 页
Ⅱ.如果需要输入一些有规律的序列，如“一月、二月……十二月”，“甲、乙……癸”等，只需在起始单元格内输入起始值，如“卯”、“Monday”等，按Ⅰ中方法拖动即可。
Excel允许自定义常用序列，单击“工具” >> “选项”命令，打开“自定义序列”选项卡，即可添加自定义序列；
Ⅲ.自动填充公式和函数。
6.裁剪图片：
裁剪插入的图片时，如果想对称地裁剪，只需按住Ctrl键再拖动控点即可。
7.插入公式：
Excel中的公式要以等号“=”开始，不能省略。然后输入单元格的引用表达的公式按下Enter键，单元格中就会显示出计算结果。
A B C D E F
1 员工工资表
2
3
4
5
6
姓名
李凤洁
朱明纬
韩家骏
张雨格
基本工资 浮动工资￥2,000.00 ￥711.33￥1,800.00 ￥722.50￥2,100.00 ￥713.67￥2,200.00 ￥700.44
奖金
￥1,543.00￥1,765.00￥1,624.00￥1,677.00
保险基金￥-210.00￥-210.00￥-210.00￥-210.00
实发工资
表格一
注：从Excel复制过来的表格没有实边框，Word中选定该表格，单击工具栏“表格和边框”按钮，为其添加边框后效果更好。反之，Excel中应去边框。
如表格一，在F3中输入“＝B3＋C3＋D3＋E3”，使用Excel自动填充功能填充F4、F5、F6即可。
¾ 相对引用和绝对引用：上例中拖动F3中的公式，公式内容随单元格的变化而变化，这样的引用称为相对引用，儿绝对引用的内容不随单元格的变换而变化，表示方式是在单元格引用的行号和列标前各加一个美元符号“$”，如“$B$7”.
8.插入函数：
选定要输入函数的单元格，单击“插入”>>“函数”命令或直接单击编辑栏左侧的“fx”按钮，搜索所需函数后选定，在“函数参数”对话框中按提示输入参数，也可单击栏目后的折叠按钮，然后在工作表中选择区域。最后单击“确定“即可，双击查看单元格内容，发现系统自动在函数前添加了等号。
¾ 一些常用函数可直接在单元格中输入，如SUM、AVERAGE、MAX、MIN等。
如图表一，可在F3中直接输入“=SUM（B3：E3）”。
Excel函数有：数据库函数、日期与时间函数、外部函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑运算符、查找和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本和数据函数，常用函数以外的其他函数需要时可以再学习。
¾ 数组函数：
例：
1 商品名称 单价/元
第 8 页 共 13 页
批注 [BoBo2]: 冒号；
B3：E3表示从B3到E3。
A B C D
数量 小计
2
3
4
康师傅冰红茶 3.0
美汁源果粒橙 5.8
雀巢咖啡（原味） 10.9
5
2
2
=SUM（B2：B4*C2:C4）
5 总计：
SUM（B2:B4*C2:C4）=B2*C2+B3*C3+B4*C4；
在C5中输入=SUM（B2：B4*C2:C4），按下“Ctrl+Shift+Enter”键，Excel就将刚输入的公式作为数组公式使用。
*其他函数公式作为数组公式使用，需要时可查参考书。
9. 单元格命名：
可以为单元格命名，选定单元格，“插入”>>“名称”>>“定义”，输入名称，“确定”即可。也可选定该单元格，直接在工作表左上方的名称框中输入名称。
但单元格的命名不能是其他单元格的引用，也不能以数字开头。
命名后可以时相关公式更明了，如计算每月结余的公式“= 一月收入—房租—食品—衣服—交通”，只需命名一行，其余利用自动填充功能即可。
10. 插入图表：
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
A B
C D
等离子彩电价格变化分析表
2005 2006 2007
一月
二月
三月
四月
五月
六月
七月
八月
九月
十月
十一月
十二月
2334
2356
2400
2443
2446
2450
2465
2473
2489
2491
2491
2507
2609
2566
2580
2578
2509
2500
2460
2451
2409
2380
2359
2340
2320
2290
2280
2245
2288
2230
2210
2109
2177
2150
2148
2189
表格二
如表格二，要想插入图表，分为以下四步：
第 9 页 共 13 页
第 10 页 共 13 页
选择图表类型
“数据区域”选项卡导入图表源数据
“系列”选项卡
设定图表选项
选择图表位置
批注 [BoBo3]: 可以在此就选好数据区域；
步骤一：图表类型：
选定任一单元格，单击“插入”>>“图表”命令或单击工具栏“图表向导”按钮，在“图表类型”对话框中选择合适的“图表类型”和“子图表类型”后单击“下一步”。
步骤二：图表源数据：
“数据区域”选项卡：Ⅰ.在数据区域栏中输入制表需要的数据区域，或单击右侧的折叠按钮，在工作表中选择数据区域，如本例中的B3：D14；
Ⅱ.由于列是不同年的价格情况，故“系列产生在”选择“列”。
“系列”选项卡：Ⅰ.在“名称”框中输入各系列名称，如系列1“2005”，系列2“2006”，系列3“2007”，并可修正数据区域；
Ⅱ.“分类X轴标志”中如果选择A3：A14，那么月份轴显示的就不是默认的阿拉伯数字1-12，而是“一月~十二月”。
步骤三：图表选项：
“标题”选项卡：分别输入“图表标题”、“分类X轴”、“分类Y轴”内容，单击下一步。
步骤四：图表位置：选择另作为一张图表工作表或者作为对象插入，单击“完成”，即可得到下表。
等离子彩电价格变化分析表30002500价格/元2101112月份2
11. 图表的更新与修改：
第 10 页 共 13 页
第 11 页 共 13 页
¾ 数据更新：
Ⅰ.可以直接在图表对应的单元格中修改数据，按Enter键结束修改，图表图像会自动更新。
Ⅱ. 间隔单击两次数据点，待指针变成双向箭头时，拖动图表上的数据点，拖动过程中，Excel会自动显示出新的数值大小，拖动完成后，会发现相应单元格里的数据也更新为新的数据了。
¾ 修改图表类型、图表源数据、图表选项、图表位置可以右击图表空白处，选择相应选项进行修改。
¾ 右击图表区或绘图区，选择“图表/绘图区格式”可以进行相应设置，如背景填充效果等。
等离子彩电价格变化分析表23502000一月二月三月四月五月六月七月八月九月十月十一月十二月26502150价格/元2月份
¾ 间隔单击两次数据点，再右击，选择“数据点格式”可以对数据点外观进行设置。
12. 数据记录单：
有时输入大批相同类型的数据时，容易漏输或输错位置，此时可以利用数据记录单。
例：
A
1
2 姓名
B
语文
C
数学
D E F
三（14）班成绩表
英语 物理 化学
G
生物
H
总分
每位同学成绩单都由A-G项组成（这是需要输入的部分，H项由Excel计算），选定A2:G2（即表头部分），单击“数据”>>“记录单”命令，弹出提示框，单击“继续”，输入第一位同学的姓名和各科成绩后，单击“新建”，然后输入第二位同学的姓名和各科成绩……直至输入完毕，单击“关闭”即可。
13.数据排序：
第 11 页 共 13 页
单击要排序的数据清单中任一单元格，单击“数据” >>“排序”命令，分别在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”列表框中选择所需条件（这些条件均自动选自选定数据清单），如年薪、职位、年龄等，并选择“升序”或“降序”排列方式，然后单击“确定”即可完成排序。
¾ Excel默认的排序次序依次是数字、字母、逻辑值、错误值和空格。
¾ 有时对数字的排序会出现错误，很可能是因为其中某些单元格的格式设置为文本格式而非数字格式，更改设置后重新输入数据，重排即可。
14.数据筛选：
单击要筛选的数据清单中任一单元格，单击“数据” >>“筛选” >>“自动筛选”命令，所选数据清单中的每一个字段标题（如姓名、职位、性别、学历、年薪等）处都出现了一个下拉按钮，单击需要的筛选条件（如“性别”>>“男”），可以逐层筛选，直至显示出合适的记录。
可以自定义筛选标准，有以下两种方法：
¾ 单击所需筛选条件对应的字段标题后的下拉按钮，选择“自定义”命令（如“年薪”>>“自定义”），弹出“自定义自动筛选方式”对话框，设定好筛选条件（如年薪“大于或等于”“￥100，000”“与”“小于”“￥200，000”）后，单击“确定”即可。
¾ 在工作表空白处建立条件区域，如：
……
11
12
……
H
语文
>120
I
数学
>145
J
总分
>650
单击“数据”>>“筛选”>>“高级筛选”命令，选择“列表区域”（即筛选范围）和“条件区域”后单击“确定” 即可。
注：查看完筛选记录后，单击“数据” >>“筛选” >>“全部显示”命令即可恢复原表格状态。
15.数据分类汇总：
例：如某公司有4位部门经理，年薪10~15万元；5位工程师，年薪6~10万元；9位秘书，年薪3~6万元；100名推销员，年薪1.2~1.8万元；400名其他员工，年薪1.08~1.8万元。若要求每年每类员工实发工资各是多少，就需要使用Excel数据分类汇总功能了。
单击“数据” >>“分类汇总”命令，在“分类字段”列表框中选择“职位”，“汇总方式”选择“求和”，单击“确定”即可。
16.数据合并计算：
当同一项数据位于不同工作表（如不同部门的开支），或间隔较远的位置时，如果需要合并计算，可以先选定需要输入数据的单元格，单击“数据” >>“合并计算”命令，选择需要的函数，如“求和”函数，然后依次添加“引用位置”（可以位于不同工作表中），添加完成后，单击“确定”即可。
17.数据透视表和数据透视图
第 12 页 共 13 页
18.数据修订：
Excel允许多用户共同完成和修订一份工作簿。
单击“工具”>>“共享工作簿”命令,打开“编辑”选项卡，勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后打开“高级”选项卡，进行相关设置后单击“确定”，会弹出提示框，单击“确定”。
单击“工具” >>“修订” >>“突出显示修订”命令，进行相关设置后单击“确定”。这时再修改单元格中的内容会发现修改过的数据被标识出来了。
接受或拒绝修订可单击“工具”>>“修订”>>“接受或拒绝修订”命令，进行相关操作。
19.数据隐藏：
¾ 选定需要隐藏的单元格，单击“格式” >> “单元格”命令，在“数字”选项卡中“分
类”列表框中单击“自定义”命令，然后在右侧“类型”文本框中输入“；；；”，单击“确
定”。
想要重新显示其内容，将其设置为其它数字格式即可。
¾ 若要隐藏行、列或区域，只需选定，单击“格式”>>“行/列”>>“隐藏”命令即可。
想取消隐藏，单击“格式”>>“行/列”>>“取消隐藏”命令。
¾ 若要隐藏工作表，可以单击“格式”>>“工作表”>>“隐藏”命令。恢复，则单击“取消隐藏”。
¾ 若要隐藏工作簿，单击“窗口”>>“隐藏”命令。取消，则单击“取消隐藏”。这种隐藏，不同于Excel文档的隐藏属性。当打开某Excel文档，未显示工作簿时，工作簿应为隐藏状态，单击“窗口”>>“取消隐藏”命令即可。
批注 [BoBo4]: 三个分号；
20.数据保护：
“工具”>>“保护”，可选择“保护工作表”或“保护工作簿”命令。撤销时，单击“工具”>>“保护”>>“撤销工作表”保护命令。
也可在“工具”“选项”“安全性”中设置密码保护Excel文档。
¾ “最小/大化”和“关闭”按钮不会出现在受保护的工作簿窗口上。
21.超链接：
Excel允许为单元格添加超链接。
¾ 如何选定含有超链接的单元格：
如果直接单击含有超链接的单元格，Excel就会打开超链接指向的内容，不想使它转到超链接目标上的话，可单击单元格并按住鼠标左键直到光标变成白色“十”字，然后放开即可。
第 13 页 共 13 页
发布评论