2024年2月21日发(作者：)
第一章文档管理
文档管理是帮助使用者管理个人和单位的文件，计划，会议，公文以及审批流转的各种信息，并提供相应的编辑，打印，下载，借阅，共享，转发等功能；文档管理包括我的文档单位文档、公文档案、项目文档、综合查询。
每个用户对文档管理中我的文档都有所有的权限，而文档管理员对单位文档以及公文档案文件夹有全部的权限，对于项目文档根据关联项目中不同的角色权限而不同。
8.1.我的文档
点击一级菜单“文档管理”，选择“我的文档”，进入用户自己的文档管理的操作界面如图：
协同工作囿文件夹列表■新建■上传文件国操作李映射|3发布■转发一查询一v||~|4查询
B丈档树型皓构
・E1偏我的文档日匾单位文档
!：…□疣程建设
■；也口规章制度
|申…□操作手册维护i由…P~l产品，版本
由…口培训知识归档i怎”口测试組丈档夹強文档案自儘项目文档
由“•□项目测试
公文昔理电子邮件文档管理
1路径：、单位文裆
□名称 类型
流程建设
规章制度
操作手册錐护
产品版本
培训知识归档
文件夹
文件夹
文件夹
文件夹
文件夹
文件夹
修改时间
2009-08-0310
2009-06-0915
2009-04-2918
2009-02-2014
2008-10-1409
创建者
■46刘宗敏
10系统管理员
22刘宗敏
28蒋霞
24testiTrirLager
所有者
刘宗敏
系统管理员
刘宗敏
蒋葭
testmmanager
testm:aiiager
描述
［属性］
属性］
［属性］
［属性］
［属性］
［属性］
叵详细信息
險单位空若
创建者:系统管理员
创建时间:2003-10-1500:00:00文档管理员:刘宗敏
境近访问文苕涪除更彗蹙第六章系统初始设...傅隹真插件.f写第九章支持与服•••
我的文档
□□□□□□
_0-0-D-0-0_0
单位文档
2008-06-0415 23testrnanager
毎页叵］条记录丨共1页兀条记录|首页上一页下一页最后一页|第匚卫回
测试组文档夹
公文挡案
a热点文若更爹…雹|282SP1性能测试计...璽测试过程中的总结…第二项目文档
章系统安装.—
星新立苕更爹••
综合查询
□数据库修改和操作…□数据库修改和操作•••□数据库修改和操作•••
日程/计划/会谏
公共信息
围我的日程全的计划刁表单首贡邸工通讯录动快捷设置
倨：：灾：：倨：：：盗■:佃：：灾：：：：：：：：：：
图-我的文档我的文档分成三部门，分别是“我的计划”、“他人文档”、“借阅文档”。我的计划中分为“我的工作计划”，“日计划”，“周计划”，“月计划”，用户发送的计划会对应的归档到不同的计划分类中；他人文档归档的是他人共享给自己的文件夹；借阅文档归档的是我借出的文档和借给我的文档；在他人文档与借阅文档中都可以通过借阅人以及借阅文件夹的【属性】进行消息订阅如果订阅的目录发生文件新增/删除等则进行消息通知，并将变化的文件名用不同的字体颜色排在前面。
注意：借阅的时候同样支持下载/阅读控制；
图-下载/阅读对话框
功能键
【新建】包括6个功能：
1、新建html文档；
2、新建word文档；
3、新建Excel文档；
4、新建WPS文档；
5、新建ET文档；
6、新建文件夹
【上传文件】可以从本地硬盘上传各种文件到服务器
【操作】
［更名］更换文件夹名称。
［文件替换］替换某个文件。
［移动］将文件或文件夹进行相应的移动到其他目录中。
［删除］删除所选文件。
【映射】建立文件对目录的相应连接关系，不移动文件的物理位置。
【发布】将所选文件发布到个人首页“常用文档”或者个人知识栏目中。
【转发】
［转发协同］将文档管理中的存储文件和协同以转发协同的形式发送。
［关联协同］将文档管理中的存储文件以新建协同的关联协同的形式发送。
［转发邮件］将文档管理中的存储文件和协同再次以邮件形式发送。
【查询】支持的查询类型有：文件标题、关键词、类型、创建时间、创建者、所有者
公文文号
新建
新建HTML,WORD,EXCEL,WPS,ET文件
第一步：点击“新建”，出现下拉菜单，选择新建的文件类型。
第二步：进入文件编辑页面，编辑文件后点击保存退出。
第三步：双击需修改的文件进入到编辑页面进行文件编辑，完成后点击保存退出。
图-编辑文件
新建文件夹
第一步：点击“新建”，出现下拉菜单，选择‘新建文件夹'，弹出新窗口，输入新文件夹名称。
图-新建文档夹
第二步：按“确定”完成文件夹的新建，并可在我的文档中查看到。
图-创建文件夹
在我的文档中完成文件夹创建后，可以通过【属性】功能共享给指定人员以及对共享人员的访问权限进行控制。
图-设置共享权限共享权限分为：浏览、读取、打印、下载。上传文件第一步：点击“上传文件”，弹出新窗口，点击“浏览”后在本地选择需上传的一个文
件；
图-上传文件
注意：
在文档管理上传文件，可以通过安装A6精灵来进行批量上传，一次上传多个文件。
第二步：点击“加入”完成文件的上传，并可以在对应文件夹下查看到。
更名
第一步：勾选需更换名称的文件夹或文件。
第二步：点击“更名”按钮，弹出新窗口后输入新名称，最后点击“确定”即可完成操作，如图。
注意:
用户必须对要更名的文档或文档夹有全部或写入权限。
文件替换
第一步:勾选需替换的文件。
第二步:点击“文件替换”按钮，弹出新窗口后添加新文件，最后点击“加入”即可完成操作，如图。
图-文件替换
注意：
文件夹不支持“替换”功能。
移动
第一步：勾选需移动的文件夹或文件。
第二步：点击“文件替换”按钮，弹出新窗口后选择新目录，最后点击“移动”即可完成操作，如图。
助请选择归档的档案夹--网页对话框I玄
・诸选择您要归若的文件夹:
eB--.B--:[±l--.:l±l--
移动
图-移动文件
注意：
用户必须要有目标文件夹的写入或全部权限才能成功，否则系统会作出权限提
Zjo
映射
第一步：勾选需映射的文件。
第二步：点击“映射”按钮，弹出新窗口后选择新目录，最后点击“建立链接”即可完成操作，如图。
发布
第一步：勾选需发布的文件夹或文件。
第二步：点击“发布”按钮，出现“个人常用文档”、“个人首页栏目”、“单位知识文档”三个选项：
图-发布功能
a.若选择“个人常用文档”或“单位知识文档”则提示发布成功，可在个人首页或单位首页中查看到，如图。
图-发布成功
b.若选择“个人首页栏目”，弹出新窗口后选择需发布到的首页栏目区域，点击“加入当前区域”，最后点击“确认”即可完成。发布后可在个人首页中查看到。
0©©©@路径：i单位文档
□名称
类型 修改时间 创逹者 所有者 描述
文件夹2009-06-0915:10系统管理员系统管理员［属性］
毎页匹
「©设置首页栏目：
［我的模板］翼［常用文档］翼［规章制度］鑼
卜页I第1页回
加入当前区域
确认 取消
图-发布到首页
新建查看常用工具个人设置帮助
121-server
当前位畫：亍人首页£迸线人数
协同工作他冋丄"
表单应用
公文管理
电子邮件
文档背理
特办爭项（8项）［跟踪事项（9项）
®的发送的方式画
我的文档
@化£_肖雪松_2009-11-7[^]
◎d_肖雪松_2009-11-70
单位文档
◎问起—肖雪松.2009-11-5EI
@部门
@fdasfasfdJK颖_2009Tl-5
09-11-1013:12肖雪松发文
09-11-1013
09-11-1012
09-11-0717
09-11-0717
09-11-0517
09-11-0514
09-11-0510
11肖雪松发文
41肖雪松发文
29肖雪松协同
28肖雪松协同
54肖雪松协同
39鄢强协同
10张颖协同
［更多］
我的複板第用文苕规章制度
I溯童制度
用友致远翊訂系缆
肖雪松W?晋天是如旧年11月山日星期二
H
公文档案
项目文档
［在线信息］［工作管理］［更多］
我的日程爭件部门事件灵新讨论
关联人员$王腥
Q_关联项目_L关联茶统
晶阮小晏 晶张颖 品林丹
综合查询
日程/计划/会溟
公共信息
综合办公
［新増日程］［更豹
为我的日程厂我的计划厂我的文档息我的模板r7表单首页碑内部系统舀外部系统囲员工通讯录
［配置人员］［更釦
护.
鳳快捷设置
图-首页个人知识栏目
注意：
1•非单位文档管理员没有发布到“单位知识文档”功能;
2•只有文件夹才能发布到“个人首页栏目”中。
文档借阅
第一步：点击需借阅的文件的“属性”，弹出新窗口，选择“借阅”，如图。
第二步：添加借阅人。点击“添加”按钮，选择人员后确认。若删除人员，则勾选需删除的人员，单击“删除”按钮即可。系统默认借阅期限是从借阅当日起一周，用户可以分别点击起止日期自定义借阅时间。完成文档借阅设置后，单击“确认”按钮，完成并保存文档借阅设置。
用户必须对当前文档有全部权限。文档借阅后，在借阅期限内会出现在借阅人的“我的文档借阅文档借给我的文
档”中，超过借阅期限，文档自动收回。
关键词
第一步：点击文件夹或文件的“属性”，弹出新窗口，选择“关键词”，如图。
第二步：新增关键词。在“关键词”选项卡上，单击“添加”按钮，输入关键词；若需更改关键词，在“关键词”选项卡上，点击对应关键词后进行更改；若需删除关键词，在“关键词”选项卡上，勾选要删除的关键词，单击“删除”按钮。第三步：完成关键词设置操作后，点击“确认”按钮即可。
图-添加关键词
注意：
用户必须对当前文档有全部权限。只能对文件类型文档进行关键字设置。用户可以按关键字查询文档(参考综合查询)
转发在文档管理中，系统允许将上传和归档的各种文件和协同，以邮件的形式发送到外部
以协同协同方式发送到内部流转，实现文档信息和邮件，协同三方面的信息互通。第一步：勾选需转发的文件或协同。
袪新建星上传文件诊操作車映射 」发布j转发
®转发协同
©©©©@跻径：1单位文档1规章制度因转发邮件
□名称类型 修改时间创逹者所有者 描述
0圍操作手册说明.TXT(OK)文件2009-11-1019:53肖雪松肖雪松［属性］
15毎页条记录丨共1页/I条记录丨首页上一页下一页摄后一页丨第1页回
图-转发
第二步：点击“转发”，则有“转发协同”、和“转发邮件”两个选项：
a.若选择“转发协同”，则进入到新建协同页面，被选择的文件此时作为协同的附件如图；
4立即发送
题:
程：
标疣E保存待发国另存为島模板调用
＜点击此处埴写标题》
无
广流程眩插入
1宋体
v五号v^BI
M常用格式：
10|预归档/项目：
率率□國◎豐m三
吕打印［W——亍人格式——
r
6
跟踪:
重要程度：
有
一般
无V无
V
V
B
操手砧说明.txt()［删除］
图-转发协同
b.若选择“转发邮件”，则进入到电子邮件新邮件编辑页面，且被选择的文件此时作为邮件的附件，如图；
屋立即发送13存为苴稿©添加附件旦打用
1匚
普is凶
r已读回执
［書共地址薄添加］
［公共地址薄添协］
［公共地址薄添协］
［利人地址薄添加］
［私人地址薄添加］
［私人地址薄添加］
宋体芒五号芒铉B』U塞言臺車率□嗟注？三
图-转发邮件
右键菜单操作：
在列表标题处单击右键，出现右键菜单。功能数量同原权限一致；功能同菜单栏一致如图：
豆新建屋上传文件*操作車映射P发布J转发
路径：I单位文档'规章制度
□名称
类型條改时间
TXT(OK)
1卜 发送到转发卜
更名
文件替换
移动
删除
文件2009-11-1019:53
个人常用文档
个人首页栏目
单位知识文挡
文件夹
创建者 所有者
描述
肖雪松肖雪松［雇性］
毎页15
卜页盘后一页|第匸板B
厘性
图-文档右键发布功能
注意：
右键“发送”功能中增加了“文件夹”，用户只能发送到有写入权限的文件夹中。
豆新建屋上倍文件场操作車映射|3发布厂转发
路径：、单位文档i规章制度
□名称
0冒操作手册说明.TXT(0K)
毎页15条记录I共1页/1条记插
类型修改时间
创逹者 所有者
描述
如出nnQ-i1-1oig；53
发送到
转发
更名
文件替换
肖雪松肖雪松［属性］
■&产一而I曲
转发协同
转发邮件
移动删除雇性
图-文档右键转发功能
己新連屋上传文件》操作車映射」发布j转发
路径：I我的文档'管理员的文挡
类型 创建时间 创連者 所有者 描述
□口口
bbbbdM□E■月工作安发送到
排
5月第4周工彳
更名
5月第調工彳
文件替换
移动
删除
档管理员文档管理员［厘也
档管理员文档管理员［属也
亍人知识栏目…档管理员文档管理员［属也
；009-06-0415:00文档管理员文档管理员［属也
；009-06-0415:00文档管理员文档管理员［属也
r页上一页下一页摄后一页丨第1
平人常用文裆
毎页垢条记录
图-文档夹右键菜单
查询：
查询类型有：文件标题、关键词、类型、创建时间、创建者、所有者、公文文号以按文件标题查询为例：
第一步：选择查询类型为“文件标题”。第二步：输入文件标题关键字后点击
“查询”即得到查询结果，如图。
園丈件夹列表
V1-客嫌作車映射0发布B转发文件标题也|出差|.查询
3^00■
5§1文档树型菇构sfe我的文档-疣
单位文档［田…□苴他资料
1自二1公司制度
1宙匚1出差制度：i-£j报销制，度i由匚1诘假制度iE-L_I销售制度j由“口考勤制度
1由口市场中心
i也门总经理会
选
择
名称类型创建时间创建者所有者属性讦细信层
己出差制度文件夹2009-06-0416:37鵲$lg吉鲁備性］赢公司制度
I［叵］条记录1共1页"条记录1首页上一页下_页最后一页1第匸価@艇者:文档■理员
创建时间:2009-06-0414:53:35文档管理员:文档管理员
图-查询功能
访问栏目：
分为四个部分展现，可以通过折叠按钮隐藏或显示。可以直接点击文档名访问，或者点击“更多”，进入更多页面访问。
A.
文档基本属性：直观的显示所选文档或文档夹的基础信息和单位文档管理员信息；
B.
最近访问文档：记录我最近访问过的文档列表，同时还可以通过【清除】按钮将最近访问的记录清除为空；
热点文档：记录我权限范围内访问次数最多的文档。
C.
我的左若
创逹者:余碧英
创逹时间:2008-11-1411:25:04
文档管理员:文档管理员
虽近i&Hire清除更劣
呈关于5.1放假的通...
热点玄若更劣塁关于5.1放假的通...@饮水之道-f^2005年上半年软件...
虽新膳访问栏目
划摄有气质的早奋淞•…
日常生活硏种排毒...
S后，可以查看最近访问文档
51记求，如图。J…
、热点文档和最新文档的所有
丈档管理员您好？皆天是如凹年&月4日星期四
M同管理软件
［返回］
热点玄若
最新文档
起止时间：
图-“更多”页面
查询
名称
圍操作手册说明-TXT
匮测试组5月第3周工作总结.XL£X
.iC测试组5月工作总结和6月工作安排.
类型
文件
文件
文件
丈件
文件
文件
文件
创建时间
2009-06-0410:50
2009-06-0414:58
2009-06-0414:58
2009-06-0414:58
2009-06-0414:58
2009-06-0414:58
2009-06-0414:59
创建者
文档管理员
文档管理员
文档管理员
文档管理员
文档管理员
丈档管理员
文档管理员
所有者
文档管理员
文档管理员
文档管理员
文档管理员
文档管理员
文档管理员
文档管理员
性］
性］
性］
性］
性］
性］
性］
HiS
［属［属［属［属［雇1:属區月屢热修复包规范-...
测试组1月工作安排.PPTX
关于测试用例的讨论.FFT：，：
牺Q1总结和疋工作计划-研垸一部.
［属第1页3
毎页10条记录|共1页/T条记录 首页上一页下1页摄后一页1
树型结构：可以通过“显示/隐藏树形”来打开和折叠树型区域。
甲JMsi士車单*1H—■*vI_M
_，=•■J
I，樹«m叭亠
「；E心唧片
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©■宵*弟1询松日幫斑£”■
j-.nxzll■^MHkVIMTS*H・U*R>KA"•二J酒时mg
图-显示/隐藏功能
8.2.单位文档
单位文档是由单位文档管理员管理的，单位文档管理员具有对单位文件夹的全部权限
单位文档管理员可以对单位文档中其他文件夹进行二次授权给其他指定人员；
劲文件夹属性--网页对话框
常规］
共享I关键词I
±1
兵』【说明】读取,打印权限只针对肌!Excel,WFS,ET文档有数.单击列头可全选/良选该列.
被授权对象消息订阅全部写入浏览读取打印下载
林丹李继红肖雪松
王峰袁利娟
肅丽
曹伟
唐轲
I
添加 删除
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
屈
0
0
0
0
0
0
0
屈
图-单位文档共享
确认
在单位文档中创建好文件夹后，可以通过【属性】功能授权给指定人员以J■授权人员
及对的访问权限进行控制。
共享权限分为：全部权限，写入权限，浏览权限，读取权限，打印权限，下载权限；
规划文档：单位文档管理员根据单位组织机构或应用需求建立相应的文件夹，如按部门建立部门的文件夹，并授权部门文档管理员。
共享文件夹：文档管理员对文件夹进行授权共享。
［消息订阅］：文件夹有任何修改时，被授权人都会收到消息提醒；［全部］：允许全部文档操作；
［写入］：在单位文档中看不到该文件夹，但是预归档时可以进行归档；
［浏览］：允许对文件夹有浏览的权限；
［读取］：提供文件的查看权限，允许进行转发协同和转发邮件的操作；
［打印］：提供文件内容的打印权限［下载］；对共享文件夹的内容有下载的权限。
单位文档建议：对于单位中的规章制度的管理，可以在单位中按照分类建立相应的文件夹，把文件夹共享给相应的管理人员。
举例：建立公司制度：考勤制度、销售制度、出差制度、报销制度等
第一步：文档管理员在单位文档中建立相应的各种文件夹
图-单位文档结构
第二步：点击一个文件夹的属性，弹出新窗口，在“共享”页面中授权给各个分管的
人
员并设置相应的权限。
第三步：完成设置后点击“确认”保存当前设置信息，此时被授权人将收到共享消息醒提
。
注意：
单位文档中无转发“关联协同”功能。
8.3.公文档案
公文档案是进行公文文件的存储，只有单位文档管理员才可以对其进行文档操作，普通
人员只能通过授权进行相应的查看。公文档案提供公文组合查询。
规划公文文档：文档管理员根据单位公文管理办法，建立相应的公文文件夹。
组合查询：系统提供公文属性的组合式查询，输入多项条件，系统根据条件进行查询
图-组合查询
公文属性
点击公文“公文属性”，可以查询公文的基本属性
公文借阅
其中借阅权限分为：公文正文和全部信息两种公文正文：借阅人只有查看公文正文和附件的权限全部信息：包括公文单在内的所有信息
公文转发
公文转发分为转发发文和转发公告。
转发发文已经归档的公文，可以进行再次转发，将公文正文和附件一起作为新发文的附件
转发公告将归档公文的正文内容转为公告的内容进行发送。
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