2024年2月23日发(作者：)
办公自动化笔记
目录
第一节 键盘基础知识 ................................................................................................................. 2
第二节 窗口基础及操作 ............................................................................................................. 3
第三节 文件夹基础操作 ............................................................................................................. 4
第四节 文件夹设置操作 ............................................................................................................. 6
第五节 五笔简码知识 ................................................................................................................. 9
第六节 控制面板设置 ............................................................................................................... 11
第七节 文档基础知识 ............................................................................................................... 12
第八节 文档的基础操作 ........................................................................................................... 13
第九节 文档格式设置（1） ..................................................................................................... 14
第十节 文档格式设置（2） ..................................................................................................... 15
第十一节 文档页面设置 ......................................................................................................... 17
第十二节 文档内图片设置 ....................................................................................................... 19
第十三节 文档表格设置 ......................................................................................................... 20
第十四节 文件格式设置 ........................................................................................................... 23
第十五节 文档自选图形添加及打印 ..................................................................................... 24
第十六节 Excel工作表基础知识 ............................................................................................ 25
第十七节 Excel工作表表格操作 ............................................................................................ 26
第十八节 Excel工作表函数计算 ............................................................................................ 29
第十九节 Excel工作表实际操作 ............................................................................................ 30
第二十节 幻灯片基础和操作 ................................................................................................... 34
第二十一节 网页及下载基础操作 ........................................................................................... 38
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第一节 键盘基础知识
一 键盘
1 ESC:取消键，取消菜单或对话框；
2 F1帮助； F2重命名；F4打开地址栏下拉列表框；F5刷新；
3 Tab路格键（向右跳）；
4 BacRspacec 退格键 删除光标前的文字
5 CapsLock大小写字母转换；
6 Shift上档键 Shift+两个字符的按键，输出的是上面的符号
7 Ctrl控制键Ctrl+A全选；
8 Ctrl+Shift输入法转换；
9 Alt+F4关闭窗口或关机；
10 Enter确定键或回车换行；
11 Delete删除键或删除光标后的字；（Del）
12 Power一键关机；
13 Sleep休眠
14 WakeUp唤醒
15 Print（在中间区域）打印屏幕；
16 Alt+ Print复制到当前窗口；
17 NumLock锁定键，灯灭数字键不起作用，符号键起作用
18 Ctrl+空格键中文转换为英文；
19找到要复制的出窗口，按Alt+Print键打开 Word应用程序；右击选择粘贴；找到要复制的出窗口，按Alt+Print键打开 Word应用程序；右击选择
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粘贴；单击窗口单击工具栏中的裁切按钮；块数启动区，鼠标指到桌面图标左键拖到启动区
第二节 窗口基础及操作
一 窗口操作
1 滚动条：按Ctrl滚动条鼠标中间键，窗口显示比例可变大变小；
2 Ctrl+Home返回首页
3 Ctrl+End返回最后一页
4 PageUp向上（上一页）
5 PageDown向下（下一页）
二菜单栏
省略号 ：弹出对话框
黑三角 ：子菜单
对号 ：显示（已显示出）
双箭头 ：显示更多命令
黑点 ：选项标记
㈠打开与关闭窗口
1 关闭窗口
方法一：当即窗口右上方“×”
方法二：右击任务栏中窗口图标选择关闭
方法三：Alt+F4
㈡移动窗口
鼠标放到标题栏蓝色区域按住鼠标的左键拖动
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㈢窗口变大变小
标放到窗口边框上任意的四条边，变为双箭头，上下拖动
⑷排列窗口
右击任务栏空白区域选择“纵向平铺”或其他的排列方式
㈤最大化与最小化
双击标题栏的蓝色区域
㈥多窗口切换
方法一：单击任务栏中的图标
方法二：Alt+Tab或Alt+Esc
三左面操作
㈠示桌面图标
击桌面的空白区域选择排列图标中的显示桌面图标前有“√”会显示
㈡任务栏
1 移动任务栏：鼠标放到任务栏空白区，按住左键拖动
2 改变任务栏的大小：鼠标放到任务栏边框线使其变为双箭头上下拖动
3 任务栏属性：右击任务栏空白区域选择属性，进行操作；
第三节 文件夹基础操作
一 文件与文件夹操作
1 资源管理器
方法一：右击“我的电脑”
方法二：右击“开始”（左下方）；
方法三：点击开始∕程序∕（所有）附件∕资源管理器；
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2 创建文件夹
打开“我的电脑”，打开某个盘符，右击空白处选择新建文件夹，输入名称单击空白处；
注意：C盘 D盘 E盘统称为盘符
3 选取
不连续文件: 单击一个文件夹，按住Ctrl键单击要选取的文件
连续文件 ： 单击选取的第一个文件，按住Shift键选取最后一个文件
全选 ： Ctrl+A
常规选取 ：按住左键拖动鼠标
4 复制文件
打开“我的电脑”（资源管理器）选取要复制的文件，右击选择复制，找到目的地右击选择粘贴
复制：Ctrl+C
粘贴：Ctrl+V
5 移动文件
打开“我的电脑”（资源管理器）选取要剪切的文件，右击选择剪切，找到目的地右击选择粘贴
剪切：Ctrl+X
粘贴：Ctrl+V
6鼠标拖动法完成复制与移动
复制： 同一盘符：按住Ctrl键拖动到目的地的文件夹
不同盘符：直接拖动到目的地
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移动： 同一盘符：直接拖动到目的地
不同盘符：按住Shift键拖动到目的地
7删除文件
选取文件，右击选择删除键或Delete键；不经回收站删除Shift+Delete键
8回收站
恢复文件： 右击文件选择还原；
属性设置； 右击回收站选择“属性”
9重命名
右击文件选择重命名，输入新名字，点击空白处
单击文件，按F2键
10隐藏文件
右击选择属性对话框中隐藏∕确定，
工具菜单选择“文件夹选项”单击查看对话框中“隐藏文件”或文件中选择不隐藏的文件夹确定；第四节 文件夹设置操作
1文件夹设置密码
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右击文件夹选择“添加到压缩文件”对话框中，单击“高级” 设置密码，输入密码点击确定；原文件夹可以删除2共享文件
右击文件夹选择属性，单击共享选择在网络上共享这个文件”，确定
右击文件夹选择“共享和安全”，单击共享选择在网络上共享这个文件”，确定
3查找文件或文件夹
方法一： 点击开始∕搜索，输入文件名；选择 查找范围 点击 开始搜索；
方法二： 扩展名搜索文件：
点击开始∕搜索，输入扩展名；选择 查找范围 点击 开始搜索；
扩展名：Word文档 *.doc
Excel电子表格 *.XLs
Powerpoint幻灯片 *.PPT
歌曲 *.MP3
文本文档 *.TXT
图片 *.JPG(BMP)
PhotoShop *.Psd
方法三： 通配符搜索文件;
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点击开始∕搜索，输入文件第一个字，然后输入“*” 点击 开始搜索；
通配符： *代表多个字符
?代表一个字符
注意： 一个汉字有两个字符组成。
11、王旁青头戋12、土士二干十13、大犬三（羊）14、木丁15、工戈草头右框七
（兼）五一 寸雨，外加一个古石厂羊有直斜革字低。 套去大
西
21、目具上止卜22、日早两竖与23、口与川，字根24、田甲25、山由贝，下框几
虎皮 虫依 稀 方框四车力
31、禾竹一撇双32、白手看头三33、月彡（衫）乃34、人和35、金勺缺点无尾鱼，犬人立，反文条头二斤
共三一
用家衣底，爱头豹八，祭登旁留×儿一点夕，氏无七角舟底部 头 （妻）多点少点三个夕
41、言文方广在42、立辛两点六43、水旁兴头小倒44、火业45、之字军盖道建底，摘四一，高头一捺门疒（病）
谁人去
立 头，四点礻（示）衤（衣）
米
51、已半巳满不52、子耳了也框53、女刀九臼山朝54、又巴55、慈母无心弓和匕，幼出己，左框折尸向上
心和羽
西 马，丢矢无力
矣
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第五节 五笔简码知识
一、键位上有的字
1键名字；键位上的第一个字。 方法 ；连击四下所在键。如金（QQQQ）已（NNNN）目（HHHH）；
2成字字根；除键名字之外的字。 方法；所在键+首笔+次笔+末笔。如心（NY）雨(FGHY)
3单笔画；（5个） 方法；连击两下所在键+LL。如一（GGLL）〡(HHLL)丿（TTLL）丶（YYLL）乙（NNLL）
二、键位上没有的字
拆分原则
1取大优先； 取大的全的字根，字根不能分拆。
2兼顾直观： 字 按书写顺序拆字根。如夷（GXW）错误；（DX）.
3能连不交： 自能拆成连的关系，不能拆成交的关系。如天（GD） 生（TG）.
4能散不连； 字能拆成散的关系，不能拆成连的关系。 如午（TFJ）未（FII）丈（DYI）
一级简码；（25个常用字）
方法； 该字的第一个字根所在键+空格键；
二级简码
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方法： 前两个字根+空格键
三级简码
方法；前三个字根+空格键
全码
方法；前三个字根+最后一个字根；如 藏（ADNT）
识别码（字根少加上补码）
方法； 1看该字最后一笔确定所在区
2看该字结构，左右结构用第一个；上下结构用第二个；杂合用第三个，半包围全包围最后一笔看被包围里面的。如回（LKD）走（FHU）浅（IGT）赶（FHFK）千（TFK）万（DNV）
词组
两个字
每个字键入前两个字根键名字和成字字根字，按照他们的对应方法拆分。如视
(PYLT)五笔（GGTT）帮助（DTEG）表格（GEST）金鱼（QQQG）曹(GMA)糟（OGMJ）
三个字
前两个字的第一个字根+最后一个字的前两个字根。如计算机（YTSM）研究生（DPTG）
四个字
每个字的第一个字根
手工照词
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右击输入法，手工造词，用五笔打出来要定义的词组 ，点击添加，关闭菜单。
第六节 控制面板设置
一、 控制面板
1鼠标设置： 单击开始，打开控制面板，双击鼠标 设置就可以
2生音和音频设置：单击开始，打开控制面板，双击声音和音频设置
3添加输入法：单击开始，打开控制面板双击 区域和语言选项 单击语言、详细信息对话框中单击添加选择要添加的输入法 确定。
结束任务：Ctrl+Alt+Delete
二关闭窗口
1右击任务栏右上方的“×”
2右击任务栏图标选择关闭
3Alt+f4
三文件
文件名是由 主文件名 •扩展名 组成
1隐藏文件扩展名： 打开我的电脑 单击 工具菜单选择文件夹选择单击查看 隐藏已知文件类型扩展名 确定
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2文件类型：•ZIP 压缩文件
•XLS 电子表格
•PPT 幻灯片
•HTML 网页
第七节 文档基础知识
一 窗口
1工具栏
视图 菜单 选择 工具栏 选择 常用 或 格式有对号会显示
2滚动条
文档首页： Ctrl+Home
文档末页： Ctrl+End
保存 ：Ctrl+S
二 文档的建立
1创建文档
方法一：单击 常用 工具栏中新建按钮
方法二：单击菜单栏 文件 选择新建，在右键选择本机上的文档，可选择模板样式
2保存
方法一：单击常用工具栏中的保存按钮
方法二：单击菜单栏 文件 选择保存
3另存为
不破坏原件文档；单击菜单栏 文件 选择另存为
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4文档设置密码
菜单栏中选择工具菜单， 点击选项，单击安全性，输入密码 单击确定
5输入法
全角与半角 ： 全角与半角转换Shift+空格键
中英文标点符号： Ctrl+。（句号）
特殊符号 ：
三修改文档
行 ：鼠标放到要选取的内容左侧 单击
段 ：鼠标放到要选取的段落左侧 双击
一句 ：按住Ctrl键 单击
单词 ：双击
常规选取 ：按住鼠标左键拖动
第八节 文档的基础操作
一 插入与改写
1 按住Insert键，将状态栏中 改写 变为黑色
2 修改与删除 ：删除光标前的文字BacRspacec ；删除光标后的字；Delete
3 文本替换原内容： 要替换的内容，输入新内容，原有的内容就被替换掉了
4 撤销错误的操作： 单击常用工具栏中的撤销按钮；
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右击输入法软键盘，选择特殊符号
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5复制 方法一： 选取文本按住住Ctrl键拖动文本
方法二： 选取文本，右击选择复制，找到目的地在需要的位置双击鼠标，右击选择粘贴
6移动 方法一： 选取文本将文本拖动到目的地
方法二： 选取文本，右击选择剪切，找到目的地在需要的位置双击鼠标，右击选择粘贴
复制：Ctrl+C
剪切：Ctrl+X
粘贴：Ctrl+V
7查找与替换
普通替换：编辑菜单选择查找输入内容 ，单击替换输入要替换的内容 ，单击全部替换
替换的文本加修饰效果： 编辑菜单选择查找输入内容，单击替换，击替换输入要替换的内容 ，单击高级 单击替换为文本框，下面单击格式选择文字对话框中设置选项，确定，单击全部替换。
二格式工具栏
格式菜单 选择字体对话框 设置字符格式
上标： Ctrl+Shift+“+” 如152
下标： Ctrl+“=” 如152
注意：正规Word书写文字一般用宋体 五号字。
第九节 文档格式设置（1）
1 字号变大： Ctrl+“】”
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字号变小： Ctrl+“【”
2合并段落
光标定位在第二段的开头按BacRspacec
光标定位在第一段的末尾按Delete
3行距和段间距
选取文本，格式菜单；选择段落， 设置行距或段前 断后
4缩进
首行缩进： 段落中的第一行向右缩进一定的距离；
悬挂缩进： 段落中的第一行不变，其余各行向右缩进一定的距离；
左缩进 ： 段落中左边留空，，向右缩进；
右缩进 ： 段落中右边留空，，向左缩进；
5项目符号和编号
选取文本 格式菜单选取“项目符号和编号”，选择一种样式，确定。
第十节 文档格式设置（2）
一边框和底纹
选取文本 ，格式 菜单选择 边框和底纹 设置选项，单击确定
1添加背景
“格式”菜单选择“背景”选择“填充效果”
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注意：应用于段落中还是文字。
二分栏
选取文本 ，格式 菜单选择 分栏 设置效果单击确定。
三分栏符
在要分栏的位置单击定位光标， 插入 菜单选择 分隔符 ，单击选择栏符 单击确定。
四带圈字符 、拼音
选取文本 格式 菜单选择 中文版式 选择拼音、带圈字符。
五制表位
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分
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实例一：排行表
单击水平标尺与垂直标尺交界处的左对齐制表位，在标尺需要的位置单击
按Tab键在制表处输入内容。
实例二：制作目录
格式 菜单选择 制表位，在制表位位置处输入20，对齐方式输入右对齐，前导符 选择任意一种样式，单击设置 单击确定。
第十一节 文档页面设置
一、页面设置
文件 菜单选择 页面设置 对话框中可以设置 页边距、纸张方向、纸张大小操作
二、页码
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插入 菜单选择页码设置选项，单击确定；单击对话框中的 格式 可设置其它页码页码样式
三、分页
单击定位光标：Ctrl+Enter
插入 菜单选择 分隔符 选择 分页符 单击确定；
删除分页符：视图 菜单，选择 普通 鼠标放到要删除分页符的左侧单击按Delete键
四、页眉和页脚
视图 菜单选择 页眉和页脚 页眉书处输入内容，双击文本确定页眉的输入
修改页眉的线性：双击页眉处 格式菜单选择 边框和底纹 选择线型，应用于段落，单击确定
奇偶页不同的页眉和页脚
文件 菜单选择 页面设置，单击 板式 选择 奇偶页不同（单击打上对号）确定，双击页眉处奇数页输入内容，偶数页输入内容。双击文本区域确定页眉和页脚的输入。
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五、打印预览
单击常用工具栏中的 打印预览 ：退出打印预览快捷键按ESC.
第十二节 文档内图片设置
一、 图片
1插入图片
插入 菜单选择图片，选择“剪切画”或来自文件。
2便于图片移动
单击图片，单击图片工具栏中的文字，环绕选择“紧密型环绕”
3图片修改
单击图片，出现工具栏即可修改操作。
4删除图片单击图片按Delete键。
二、绘图工具
“视图”菜单工具栏选择“绘图”出现绘图工具栏。
1删除画布
“工具”菜单选择，单击“常规”“插入自选图形时创建画布”的对号去掉。（单击对号），点击确定。
2复制图形
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按住Ctrl键拖动图形。
3便于艺术字移动
单击艺术字，单击艺术字工具栏中的文字环绕选择“紧密型环绕”
4艺术照片
“插入”菜单选择图片，来自文件。单击任选图形中的任意一种图形，绘制后，单击绘图工具栏中的“填充效果”，选择“填充效果”单击图片确定。单击“线条颜色”选择“带图案线条”，选择“背景颜色”，确定。
5杯子
6双喜
第十三节 文档表格设置
一、 创建与删除表格
1创建表格
方法一：表格---插入---表格
方法二：表格---绘制表格（可创建不规则表格）
2删除表格
表格---删除---表格
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二、如何将文本转换为表格
首先选中文本---表格---转换---将文本装换为表格
三、插入列
选中某一列，单击右键选择“插入列”；默认在左侧插入 。在右侧插入
选择表格---插入---插入列在右侧
四、删除列
选中要删除的列，单击右键，选择删除
Ctrl+Z撤销
五、调整宽度
将鼠标指针靠近纵向线，指针成双向箭头的时候，左右移动即可改变宽度
六、平均分布各行各列
选中要平均分布的多个单元格---表格---自动调整---平均分布各行（平均分布各列）
七、合并单元格
合并的多个单元格---单击右键---合并单元格（按合并单元格按钮）
八、拆分单元格
选中要拆分的单元格---表格---拆分单元格---指定的行数和列数---确定
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九、绘制斜斜线表头
表格---绘制表格---用画笔直接画斜线
十、表格格式设置
表格---绘制表格---在边框工具栏选择需要的线型、颜色、框线位置。可以改变现的格式；选中需要填充底文的单元格单击“底纹颜色”按钮可填充底纹颜色。
十一、单元格对齐方式
选中单元格---单击右键---单元格对齐方式---选择居中或左对齐，可设置对齐方式
十二、排序
选中表格---表格---排序---主要关键字---升序（降序）---确定
十三、求和
在需要求和的单元格：表格---公式---求和
LEFT ：左边的意思
SUM ：求和 AVERAGE :平均
十四、组合图形
“绘图”工具栏 点击白色箭头，框住要组合的图形，右键单击 “组合”
十五、整体扩大单元格
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把鼠标放到单元格右下角拖动
第十四节 文件格式设置
一、多行合并
选取多行单元格“格式”菜单选择“边框和底纹”在右边的预览框中单击竖线将竖线去掉，确定
将竖线去掉
二、改变单元格列宽
鼠标放到单元格左侧变为黑箭头，单击选取单元格，鼠标放到单元格列线，左右拖动。
三、分页
Ctrl+Enter
四、制动生成
按三下以上减号（-），按回车键
按三下以上等号（=），按回车键
按三下以上# ，按回车键
按三下以上∽ ，按回车键
按三下以上* ，按回车键
五、灯笼
按住Ctrl+ Alt等比例缩放图形；按住Alt拖动图形可精确移动。
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第十五节 文档自选图形添加及打印
一、 自选图形添加文字
选中自选图形，右键单击“添加文字”
二、 字号变大：Ctrl+]
字号变小：Ctrl+[
三、 竖排文本框
在绘图工就栏中选择竖排文本框，在需要的位置下拉一个文本框，输入文字；单击线条颜色，选择无色（文本框填充颜色为无色）。
四、 移动文本（图形）
选取文本（图片）右键单击“剪切”，在目的地双击定位光标，右键单击选择“粘贴”
五、 特殊字体
单击格式工具栏中“字体”选择最后几种字体（Webdings）
六、 取消打印预览：ESC
七、 打印背景颜色
单击绘图工具栏中的矩形框，用矩形框框住整个页面，单击“填充颜色”选择“填充效果”
八、 分页：Ctrl+Enter键
九、 打印“Ctrl+P”
十一、打印正反面
Ctrl+P单击打印中选择“奇数页”确定; 打印中选择“偶数页”
十二、首字下沉
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“格式”工具栏，选择首字下沉，选择下沉几行
十三、输入大写字母，需要小写时按
第十六节 Excel工作表基础知识
一、工作表
Excel工作表 655536行 256列 255张
Ctrl+
Ctrl+
Ctrl+
Ctrl+
向下的箭头到达最后一行
向上的箭头到达第一行
向右的箭头到达最后一列
向左的箭头到达第一列
单元格输入内容，按回车键确定
二、选取
行 ：鼠标放到行号单击
列 ：鼠标放到列标单击
不连续单元格：单击一个单元格，按Ctrl键，单击要选取的内容
常规选取 ：按住左键拖动
三、数据
1、分数
0空格键输入分数。如1/2 0空格键1/2
2、数字转换为文本
输入的数字等于输出的数字，在数字前加单引号“’”如:’376728 如’001
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· 注意：单引号必须是在英文状态下
四、快速输入文字
自动填充 ：右键单击选择“从下拉列表中选择”
先输入内容如（1），再选择要填充的区域，“编辑”菜单选择“填充”选择“序列”输入步长值如（1），终止值如（200）确定
按住Ctrl键选取单元格输入数据按Ctrl+Enter键
输入日期：Ctrl+；（分号）
输入时间：Ctrl+Shift+；（分号）
五、自动换行：Alt+Enter
六、删除：选中要删除的内容，按Delete
第十七节 Excel工作表表格操作
一、 修改单元格
1、编辑工作表
方法一： 双击单元格（自作部分修改）
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方法二： 单击单元格，输入数据（把原有内容替换掉）
2、清除
“编辑“菜单选择”清除
插入批注：右键单击选择“插入批注”输入内容
修改批注：右键单击选择“修改批注”输入内容
3、插入行（列）： 选取行（列），“插入“菜单选择行（列）
删除行（列）： 选取行（列），“编辑”菜单选择删除
4、移动
方法一：选取数据，鼠标放到边框线拖动
方法二; 选取数据右击选择“剪切”在需要的位置单击，右击选择黏贴
5、复制
方法一：选取数据，鼠标放到边框线按住Ctrl键拖动
方法二：选取数据右击选择“复制”在需要的位置单击，右击选择黏贴
6、查找与替换
选取数据，“编辑”菜单选择“查找”，输入要查找的内容，单击“替换”输入要替换的内容确定
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