2024年2月24日发(作者：)
第3章 Access概述及数据库管理
Access是微软（Microsoft）公司Office办公套件中重要的组成部分，是目前流行的桌面数据库管理系统。本章介绍Access主要特点、Access2010新的界面和操作方法，以及Access数据库的有关概念、创建及基本管理操作。
3.1 Access概述
3.1.1 Access发展概述
微软最初主要业务领域在操作系统方面。后来，它相继进入到办公软件、开发工具、数据库等领域，陆续开发了Word、Excel等Office软件和Access数据库管理系统。
Office第1版于1989年发布。而最早的Access 1.0 版发布于1992年11月。起初Access是一个独立产品。后来微软在1996年12月发布的Office 97中将Access加入其中，成为其重要一员。
其后，微软不断更新Office版本。1999年1月发行Office 2000，2001年5月发行Office XP（2002）。2002年11月，Office 2003发行，该版本在我国应用极为广泛。2006年底发布全新的Office 2007版，对以前版本有重大更改，设计了新的操作界面，对Office组件进行了重新整合。2010年对Office 2007又进行诸多改进，发布Office 2010版。
经过多年发展更新，Access已成为最流行的桌面DBMS，应用领域十分广泛。目前，不管是处理公司客户订单数据，还是管理个人通讯录，或者记录和处理大量科研数据，以及作为中小型网站的数据库服务器，人们都可以利用Access来完成大量数据的管理工作。Access已成为办公室中不可缺少的数据处理软件之一。
作为微机上运行的关系型DBMS，Access界面友好、易学易用。其主要特点如下：
① 完善的管理能力。具有强大的数据组织、用户管理及各种数据库对象管理功能。
② 强大的数据处理功能。在工作组级别的网络环境中，使用Access开发的多用户数据库系统具有传统单机数据库系统无法实现的客户机/服务器（C/S）结构和相应的数据库安全机制，Access具备了许多大型数据库管理系统所具备的特征。
③ 提供多种设计器和生成器，可以方便地生成各种数据库对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。
④ 作为Office套件的一部分，与Office其他成员集成，实现无缝连接。并可利用ODBC、OLEDB等数据库访问接口，与其他软件进行数据交换。
48
48
⑤ 能够利用Web检索和发布数据，实现与Internet的连接。Access主要适用于中小型应用系统，或作为C/S系统中的客户端数据库，也适合作为中小型网站数据库服务器。
3.1.2 安装Access
Access是Office套装软件的一员，一般情况下随安装Office一起安装。以下简要介绍Office 2010的安装过程。
Office 2010共有6个版本，分别是初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业增强版。Office 2010支持32位和64位Windows Vista及Windows7，仅支持32位Windows XP，不支持64位XP。各版本包含的组件如表3.1所示。
表3.1 Office 2010各版本包含的组件
组件
Word 2010
Excel 2010
PowerPoint 2010
OneNote 2010
Outlook 2010
Publisher 2010
Access 2010
InfoPath 2010
SharePoint Workspace 2010
Communicator
版本
初级版
●
●
×
×
×
×
×
×
×
×
家庭及学生版
●
●
●
●
×
×
×
×
×
×
家庭及商业版
●
●
●
●
●
×
×
×
×
×
标准版
●
●
●
●
●
●
×
×
×
×
专业版
●
●
●
●
●
●
●
×
×
×
专业
增强版
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
在Windows 7下安装Office 2010专业增强版的基本过程如下。
获得Office 2010安装程序后，选择文件双击，启动安装过程，系统自动进入安装界面，如图3.1所示。按照屏幕提示，用户进行必要的设置和操作即可。
接着，进入“阅读Microsoft软件许可证条款”对话框，选中“我接受此协议的条款”复选框，单击【继续】按钮。
进入“所需的安装”对话框，如图3.2所示。单击【自定义】按钮。进入设置安装选项、安装位置、用户信息对话框。
选择“安装选项”选项卡，如图3.3所示。在该页面设置安装的组件。可单击项目前的“+”展开项目，进行是否安装的选择。
选择“安装位置”选项卡，如图3.4所示。在该页面设置定义安装的位置。
选择“用户信息”选项卡，设置用户有关信息。然后单击【立即安装】按钮。
开始安装，并显示“安装进度”提示框。安装完成，进入完成提示对话框，如图3.5所示。单击【关闭】按钮，结束程序安装。
安装完毕后，可进入Office的任一程序“帮助”窗口，通过激活密钥激活Office
2010。这样，最终完成整个安装过程。
49
49
图3.1 启动安装画面 图3.2选择所需的安装对话框
图3.3 确定安装选项对话框 图3.4 设定文件位置对话框
图3.5 安装完成提示框
50
50
3.2 Access的用户界面与基本操作
Access 2010与其他Office软件一样，其用户界面有重大改变。在一般Windows程序窗口中，典型的界面元素包括菜单栏和工具栏。在Office 2007中对此进行了大幅度改动，引入了功能区和导航窗格。而在Office 2010各软件中，不仅对功能区进行了多处更改，而且还新引入了第三个用户界面组件 Backstage 视图。
Access 2010用户界面的三个主要组件功能如下。
功能区。是一个包含多组命令且横跨程序窗口顶部的带状选项卡区域，替代
Access以前版本中存在的菜单和工具栏的主要功能。它主要由多个选项卡组成，这些选项卡上有多个按钮组。
Backstage 视图。是功能区“文件”选项卡上显示的命令集合。
导航窗格。是Access程序窗口左侧窗格，用以组织和在其中使用数据库对象。
这三种界面元素提供了供用户创建和使用数据库的环境。
3.2.1 Access的启动和退出
1．启动Access
Access的启动和退出与其他Windows程序类似。主要启动方法有如下几种。
① 选择“开始|所有程序|Microsoft Office|Microsoft Access 2010”命令单击。
② 若桌面有Access快捷图标，双击该图标。
③ 双击与Access关联的数据库文件。
在启动Access 但未打开数据库，即通过第①、②种方式启动Access时，将进入Backstage 视图。
5．退出Access
在Access窗口中，退出Access的主要操作方法有如下几种。
① 单击窗口的“关闭”按钮。
② 单击左上角Access图标，在弹出的控制菜单中选择“关闭”菜单项单击。
③ 选择“文件”选项卡单击，在Backstage 视图中选择“退出”项单击。
④ 按“ALT+F4”键组合。
3.2.2 Backstage视图
Backstage视图是Access 2010 中增加的新功能。是功能区“文件”选项卡上显示的命令集合，可以创建新数据库、打开现有数据库、通过SharePoint Server 将数据库发布到
Web，以及执行很多文件和数据库维护任务。
51
51
1．“新建”命令的Backstage 视图
直接启动Access，或在“文件”选项卡中选择“新建”命令项单击，出现新建空数据库的Backstage视图界面，如图3.6所示。
图3.6 启动Access后的Backstage视图界面
在窗口左侧，列出了可以执行的命令项。灰色命令项在当前状态下不可选。
“打开”项用于打开已创建的数据库；其下的数据库列表是曾打开过的数据库，选择某个数据库单击可直接打开。
“最近所用文件”用于列出用户最近访问过的数据库文件。
“新建”项用于建立新的数据库，右侧列出了多种模板，便于帮助用户按照模板快速建立特定类型的数据库。也可以选择“空数据库”，这样由用户一步步去建立一个全新数据库。
“帮助”项进入帮助界面，用于激活产品，获取帮助等。
“选项”用于对Access进行设置。
2．打开已有数据库的Backstage 视图
若已打开数据库，如打开了“图书销售”数据库后，单击“文件”选项卡，进入当前数据库的Backstage视图，如图3.7所示。
原来一些不可选的命令项变为可选。如：“数据库另存为”可将当前数据库重新另外存储；“关闭数据库”用于关闭当前数据库。
“信息”命令显示可对当前数据库进行“压缩并修复”、“用密码进行加密”的操作。
“打印”命令可实现对象打印输出操作。
“保存并发布”可进行“另存为”、保存为“模板”、通过网络实现共享等多种操作。
52
52
图3.7 当前数据库的Backstage视图界面
一些命令的具体操作在后续章节做进一步的介绍。
3.2.3 功能区
进入Access，横跨程序窗口顶部的带状选项卡区域即是功能区。如图3.8所示。
图3.8 打开数据库后的窗口，上部为功能区，左部为导航窗格
功能区是早期版本中的菜单和工具栏的主要替代者，提供了Access 2010中主要的命令界面。功能区的主要特点之一是，将早期版本的需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一个地方。这样，用户只需在一个位置查找命令，而不用四处查找命令。在数据库使用过程中，功能区是用户经常使用的区域。
53
53
功能区包括：将相关常用命令分组在一起的主选项卡、只在使用时才出现的上下文选项卡，以及快速访问工具栏（可以自定义的小工具栏，可将用户常用的命令放入其中）。
功能区主选项卡包括“文件”、“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”。每个选项卡都包含多组相关命令，这些命令组展现了其他一些新的界面元素（例如样式库，它是一种新的控件类型，能够以可视方式表示选择）。
功能区上提供的命令还反映了当前活动对象。某些功能区选项卡只在某些情形下出现。例如，只有在“设计”视图中已打开对象的情况下，“设计”选项卡才会出现。因此，功能区的选项卡是动态的。
在功能区选项卡上，某些按钮提供选项样式库，而其他按钮将启动命令。
1．功能区主要命令选项卡
Access功能区4个主要命令选项卡：“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”。通过单击选项卡上的命令进入选定的选项卡。
在每个选项卡下，都有不同的操作工具。例如，在“开始”选项卡下，有“视图”组、“字体”组等，用户可以通过这些组中的工具，对数据库对象进行操作和设置。
利用“开始”选项卡下的工具，可以完成的功能主要有以下几个方面。
选择不同的视图。
从剪贴板复制和粘贴。
设置当前的字体格式、字体对齐方式。
对备注字段应用RTF格式。
操作数据记录（刷新、新建、保存、删除、汇总、拼写检查等）。
对记录进行排序和筛选。
查找记录。
利用“创建”选项卡下的工具，用户可以创建数据表、窗体和查询等各种数据库对象。“创建”选项卡下可以完成的功能主要有以下几个方面。
插入新的空白表。
使用表模板创建新表。
在SharePoint网站上创建列表，在链接至新创建的列表的当前数据库中创建表。
在设计视图中创建新的空白表。
基于活动表或查询创建新窗体。
创建新的数据透视表或图表。
基于活动表或查询创建新报表。
创建新的查询、宏、模块或类模块。
利用“外部数据”选项卡下的工具，可以完成的功能主要有以下几个方面。
导入或链接到外部数据。
导出数据。
通过电子邮件收集和更新数据。
使用联机SharePoint列表。
将部分或全部数据库移至新的或现有的SharePoint网站。
54
54
利用“数据库工具”选项卡下的工具，可以完成的功能主要有以下几个方面。
启动Visual Basic编辑器或运行宏。
创建和查看表关系。
显示／隐藏对象相关性或属性工作表。
运行数据库文档或分析性能。
将数据移至Microsoft SQL Server或Access数据库（仅限于表）。
运行链接表管理器。
管理Access加载项。
创建或编辑VBA模块。
2．上下文命令选项卡
有一些选项卡属于上下文命令选项卡，即根据用户正在使用的对象或正在执行的任务而显示的命令选项卡。例如，当用户在创建表进入数据表的设计视图时，会出现“表格工具”下的“设计”选项卡。在报表设计视图中创建一个报表时，会出现“报表设计工具”下的4个选项卡，如图3.9所示。
有关的选项卡和功能及其应用将在后续章节中进一步介绍。
图3.9 功能区的上下文命令选项卡
3．快速访问工具栏
快速访问工具栏是出现在窗口顶部Access图标右边显示的标准工具栏（），它将最常用的操作命令（如“保存”和“撤销”等命令按钮）显示在这里，用户可单击按钮进行快速操作。用户可以定制该工具栏。
如图3.10所示，单击快速访问工具栏右边向下三角箭头，拉出“自定义快速访问工具栏”菜单，用户可以在菜单中选择命令项单击，将其设置为快速访问工具栏中显示的图标。
55
55
图3.10 自定义快速访问工具栏
4．快捷键
执行命令的方法有多种。最快速、直接的方法是使用与命令关联的键盘快捷方式。在功能区中可以使用键盘快捷方式。Access早期版本中的所有键盘快捷方式仍可继续使用。在Access 2010中，“键盘访问系统”取代了早期版本的菜单加速键。此系统使用包含单个字母或字母组合的小型指示器，这些指示器在用户按下Alt 键时显示在功能区中。这些指示器显示用什么键盘快捷方式激活下方的控件。
有关键盘快捷方式的详细信息，请参阅Access键盘快捷方式。
3.2.4 导航窗格
导航窗格位于Access窗口的左侧，如图3.8、图3.11中所示。
导航窗格用于组织归类数据库对象。在打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称将显示在导航窗格中。数据库对象包括表、窗体、报表、页、宏和模块。是打开或更改数据库对象设计的主要入口。导航窗格取代了Access 2007之前Access版本中的数据库窗口。
导航窗格将数据库对象划分为多个类别，各个类别中又包含多个组。某些类别是预定义的。可以从多种组织选项中进行选择，还可以在导航窗格中创建用户自定义组织方案。默认情况下，新数据库使用“对象类型”类别，该类别包含对应于各种数据库对象的组。
单击导航窗格右上方的小箭头，拉出“浏览类别”菜单，如图3.12所示。可以选择不同的查看对象方式。如要仅查看表，就选择“表”命令单击。
导航窗格是操作数据库对象入口。若要打开数据库对象或对数据库对象应用命令，在导航窗格用右键单击该对象，然后从上下文快捷菜单中选择一个菜单项。快捷菜单中的命令因对象类型而不同。
如要显示部门表，通过导航窗格，有多种操作方法。
56
56
在导航窗口选择“部门”表双击，就在右侧窗格中显示部门表的数据。
选择“部门”表，然后按Enter键。
选择“部门”表单击右键，然后在快捷菜单中单击“打开”命令项。
图3.11 导航窗格 图3.12 导航窗格的“浏览类别”菜单
在处理数据库对象时，可以根据需要显示或隐藏导航窗格，重复单击导航窗格右上角的按钮（）或按 F11键即可。
对于导航窗格，还可以进行定制。操作方法如下。
① 打开数据库后，单击“文件”选项卡，进入Backstage视图。
② 单击“选项”，启动“Access选项”对话框。选择“当前数据库”页。如图3.13所示。
图3.13 “Access选项”对话框
③ 在Access中打开数据库时默认显示导航窗格，若将“显示导航窗格”复选框清除，则打开数据库时将不再看到导航窗格。要想重新显示导航窗格，只有进入该选项重新设置。
57
57
④ 单击“导航选项”按钮，弹出“导航选项”对话框，如图3.14所示。在该对话框中可以对导航的“类别”、对象打开方式等进行设置。
图3.14 “导航选项”对话框
注意，导航窗格在 Web 浏览器中不可用。若要将导航窗格与 Web 数据库一起使用，必须先使用 Access 打开该数据库。
3.2.5 其他界面类型
Access主窗口内，不同对象有不同的界面类型。
1．选项卡式文档
当打开多个对象后，Access默认将表、查询、窗体、报表以及关系等对象采用选项卡的方式显示。如图1.2所示。也可以通过设置Access 选项，更改显示方式。
其操作方法如下。
① 打开数据库后，单击“文件”选项卡，进入Backstage视图。
② 单击“选项”，启动“Access选项”对话框。选择“当前数据库”页。如图3.13所示。
③ 在“文档窗口”选项下选择“重叠窗口”单选框，单击“确定”按钮。这样可以用重叠窗口来代替选项卡式文档显示数据库对象。不过，如果要更改选项卡式文档设置，则必须关闭数据库然后重新打开，新设置才能生效。
注意，“显示文档选项卡”设置针对单个数据库。必须为每个数据库单独设置此选项。
2．状态栏
窗口下部为状态栏，提示一些当前操作的状态信息。如图3.15所示，是表设计时的状态提示。
图3.15 状态栏
58
58
3.3 创建Access数据库
与其他数据库系统软件相比，Access数据库有其自身的特点。本书在第1章初步介绍了Access数据库。
3.3.1 Access数据库基础
Access突出的特点，就是作为一个桌面数据库管理系统，Access将开发数据库系统的众多功能集成在一起，提供了可视化交互操作方式。因此，Access不仅仅是一个DBMS，也是数据库系统的开发工具，功能完备而强大，却使用简单。
1．Access数据库对象
Access将一个数据库系统的组成部分分成6种数据库对象，这6种对象共同组成Access数据库。因此，在Access中，数据库是一个容器，是其他数据库对象的集合，也是这些对象的总称。
Access数据库的6种对象是：表、查询、窗体、报表、宏、模块。
① 表。数据库首先是数据的集合。表是实现数据组织、存储和管理的对象，数据库中的所有数据，都是以表为单位进行组织管理的，数据库实质上是由若干个相关联的表组成。表也是查询、窗体、报表等对象的数据源，其他对象都是围绕着表对象来实现相应的数据处理功能。因此，表是Access数据库的核心和基础。
建立一个数据库，首先是定义该数据库的各种表。数据库表之间相互关联，建立表也要定义表之间的关系。
② 查询。查询是实现数据处理的对象。查询的对象是表，查询的结果也是表的形式。因此，可以针对查询结果继续进行查询。实现查询要使用数据库语言，关系数据库的语言为结构化查询语言（SQL）。将定义查询的SQL语句保存下来，就得到查询对象。
因为查询结果是表的形式，所以查询对象也可以作为进一步处理的对象。但查询对象并不真正存储数据，因此，查询对象可以理解为“虚表”，是对表数据的加工和再组织。这种特点改善了数据库中数据的可用性和安全性。
③ 窗体。窗体用来作为数据输入/输出的界面对象。在Access中虽然可以直接操作表，但表的结构和格式往往不满足应用的要求，并且表中的数据往往需要进一步处理。将设计好的窗体保存下来便于重复使用，就得到窗体对象。
窗体的基本元素是控件，可以设计任何符合应用需要的各种格式的简单、美观的窗体。窗体中可以驱动宏和模块对象，即可以编程，从而根据要求任意的处理数据。
④ 报表。报表对象用来设计实现数据的格式化打印输出，在报表对象中也可以实现对数据的统计运算处理。
⑤ 宏。宏是一系列操作命令的组合。为了实现某种功能，可能需要将一系列的操作组织起来，作为一个整体执行。这样事先将这些操作命令组织好，命名保存，这就是宏。 59
59
宏所使用的命令都是Access已经预置好的，按照它们的格式使用即可。
⑥ 模块。模块是利用程序设计语言VBA（Visual Basic Application）编写的实现特定功能的程序集合，可以实现任何需要程序才能完成的功能。
以上6种对象共同组成Access数据库（早期Access版本有7个对象，在Access
2010中取消了页对象）。其中，表和查询是关于数据组织、管理和表达的，而表是基础，因为数据通过表来组织和存储；查询则实现了数据的检索、运算处理和集成。窗体可查看、添加和更新表中数据。报表以特定版式分析或打印数据。窗体和报表实现了数据格式化的输入输出功能。宏和模块是Access数据库的较高级功能，实现对于数据的复杂操作和运算、处理。本书后续分章介绍各对象的应用方法。
当然，开发一个数据库系统时，并不一定要同时用到所有这些对象。
2．Access数据库存储
数据库对象都是逻辑概念，而Access中数据和数据库对象以文件的形式存储，称为数据库文件，文件的扩展名是“.accdb”。（2007之前的版本，数据库文件扩展名是“.mdb”）。一个数据库保存在一个文件中。
这样存储，提高了数据库的易用性和安全性，用户在建立和使用各种对象时无须考虑对象的存储格式。
3.3.2 创建数据库
使用Access建立数据库系统的一般步骤如下。
① 进行数据库设计，完成数据库模型设计。
② 创建数据库文件，作为整个数据库的容器和工作平台。
③ 建立表对象，以组织、存储数据。
④ 根据需要建立查询对象，完成数据的处理和再组织。
⑤ 根据需要设计创建窗体、报表，编写宏和模块的代码，实现输入、输出界面设计和复杂数据处理功能。
对一个具体系统的开发来说，以上步骤并非都必须要有，但数据库文件和表的创建是必不可少。
创建数据库的基本工作是，选择好数据库文件要保存的路径，并为数据库文件命名。在Access中创建数据库的方法，一是直接创建空数据库；二是使用模板。
1．创建空数据库
创建空数据库是建立一个数据库系统的基础，是数据库操作的起点。
【例3-1】创建空的图书销售数据库，生成相应的数据库文件。
首先，在Windows下为数据库文件的存储准备好文件夹。这里的文件路径是：
E：BOOKSALE
然后，启动Access，进入Backstage 视图，如图3.6所示。
60
60
在左侧命令窗格中选择“新建”命令单击，接着，在中间窗格选择“空数据库”单击。
选择窗口右下侧的“文件名”栏右边的文件夹浏览按钮（）单击，打开“文件新建数据库”对话框，如图3.16所示。选择E盘、“BOOKSALE”文件夹，在“文件名”栏输入“图书销售”，单击“确定”按钮。
图3.16 “文件新建数据库”对话框
返回Backstage 视图。最后，单击“创建”按钮，空数据库“图书销售”建立起来了。然后，就可以在新建的数据库容器中建立其他数据库对象了，如图3.17所示。
图3.17 初始的数据库界面。
2．其他创建数据库的方法
在Access中，还有其他创建数据库的方法。
（1）创建新的Web 数据库
进入Backstage 视图，单击“新建”命令项。
在“可用模板”下，单击“空白Web 数据库”。在右侧的“空白Web 数据库”下，在“文件名”框中键入数据库文件的路径和名称，或选择“文件名”栏右边的文件夹浏览按钮（
）单击，打开“文件新建数据库”对话框，选择路径和输入文件名，单击61
61
“确定”按钮返回Backstage 视图，单击“创建”按钮。
这样创建了一个新的Web数据库，并且在数据表视图中打开一个新的表。
（2）根据样板示例模板新建数据库
Access 2010 产品附带有很多模板，也可以从 下载更多模板。
Access 模板是预先设计的数据库，它们含有专业设计的表、窗体和报表。模板可为用户创建新数据库提供很大便利。
操作方法如下。
① 进入Backstage 视图，单击“新建”命令项。
② 单击“样本模板”，然后浏览可用模板。如图3.18所示。
图3.18 样板模板
③ 找到要使用的模板后，单击该模板。
④ 在右侧的“文件名”框中，键入路径和文件名，或者使用文件夹浏览按钮（查找设置路径和文件名。
⑤ 单击“创建”按钮。
）Access 将按照模板创建新的数据库并打开该数据库。这时，模板中已有的各种表和其他对象都会自动建好。用户根据需要修改数据库对象。
（3）根据 模板新建数据库
可以在Backstage视图中，直接从 下载更多Access 模板。
从 模板创建新数据库，应使计算机与Internet相连，其操作如下。
① 进入Backstage 视图，单击“新建”命令项。
② 在“ 模板”窗格下，单击类别，然后当该类别中的模板出现时，单击一个模板。可以使用提供的搜索框搜索模板。如单击“项目”类别。这时将从上下载模板。如图3.19所示。
③ 在右侧的“文件名”框中，键入路径和文件名，或者使用文件夹浏览按钮（查找设置路径和文件名。
62
62
）
④ 单击“下载”按钮。
图3.19 下载模板
Access 将自动下载模板，根据该模板创建新数据库，将该数据库存储到用户定义的文件中，然后打开该数据库。
用户使用模板可以简化创建的数据库操作，但前提是用户必须很熟悉模板的结构，并且模板与自己要建立的数据库有很高的相似性，否则，依据模板建立的数据库需要大量修改，不一定能提高操作效率。
3.4 Access数据库管理
数据库是集中存储数据的地方。对于信息处理来说，数据是最重要的资源，随着时间的增加，数据库中存储的数据越来越多。因此，对数据库的管理非常重要。
3.4.1 数据库的打开与关闭
已经建立好的数据库以文件形式存储在外存上，每次使用时首先要打开。Access提供了多种打开数据库的方法。作为桌面数据库，一般不会长时间的不间断操作使用，因此，操作完毕，应及时关闭数据库。
1．打开数据库
可用多种方式打开数据库。
63
63
方法一，若在Windows中找到数据库文件，直接双击该文件，将启动Access并打开数据库。
方法二，操作如下。
① 启动Access，进入Backstage视图。如图3.6所示。
② 单击“打开”命令项，弹出“打开”对话框，如图3.20所示。
图3.20 “打开”对话框
③ 查找指定的文件夹路径，选择要打开的数据库文件，单击“打开”按钮，打开数据库，并进入数据库窗口。
当一个数据库通过创建或打开后，Access 会将该数据库的文件名和位置添加到最近使用文档的内部列表中。显示在Backstage视图中。这样，下次再打开时，可以使用如下的方法。
方法三，若该数据库出现在Backstage视图的文件列表中（见图3.6左侧的“图书销售.accdb”、“教学管理.accdb”），则进入Access的Backstage视图，选择列出的数据库文件单击，即可打开选定文件。
或者单击“最近使用文件”命令项，进入“最近使用的数据库”列表窗口，如图3.21所示。选择要打开的数据库文件单击，即打开数据库。
对于列表中的数据库文件，单击右键，弹出如图3.22所示的快捷菜单，可根据菜单命令项，进行相应的操作。
2．数据库文件默认路径设置
文件处理是经常做的工作。无论是创建数据库文件还是打开数据库，都需要查找文件路径。Access或其他Office软件都有默认文件夹，一般是“我的文档（My
Document）”。一般来说，用户总是将自己定义的文件放在指定的文件夹中。因此，有必要修改文件的默认文件夹以提高工作效率。
在Backstage视图中单击“选项”命令项，进入“Access选项”对话框，选择“常规”选项，如图3.23所示。
在“默认数据库文件夹”文本框中，键入要在作为Access默认文件夹的路径，如输入“E:BOOKSALE”，单击【确定】按钮。这样，下次再启动Access时，“E:BOOKSALE”就成为了默认路径。
64
64
图3.21 “最近使用的数据库”列表窗口 图3.22列表项菜单
图3.23 “Access选项”对话框“常规”选项页
3．关闭
数据库使用完毕应及时关闭。Access一次只能操作一个数据库。关闭数据库有以下几种方法。
方法一：在Backstage视图单击“关闭数据库”命令项，关闭当前数据库。
方法二：打开一个新数据库文件的同时，将先关闭当前数据库。
方法三：退出Access的时候，将关闭当前的数据库。
65
65
3.4.2 数据库管理
在数据库使用过程中，对于数据库的完整性和安全性的管理非常重要。数据库的完整性是指在任何情况下，都能够保证数据库正确性和可用性，不会由于各种原因而受到损坏。数据库的安全性指数据库应该由具有合法权限的人来使用，防止数据库中的数据被非法的泄露、更改和破坏。Access提供了必要的方法来保证数据库的完整性和安全性。本节介绍数据库的备份与恢复。有关数据库安全性管理参见第11章。
1．数据库的备份与恢复
对于数据库中数据的完整性保护，最简单和有效的方法是进行备份。备份即将数据库文件在另外一个地方保存一份副本。当数据库由于故障或人为原因被破坏后，将副本恢复即可。不过要注意，一般的事务数据库，其中的数据经常在变化，例如银行储户管理数据库，每天都有很大变化，所以，数据库备份不是一次性而是经常和长期要做的工作。
对于大型数据库系统，应该有很完善的备份恢复策略和机制。Access数据库一般是中小型数据库，因此备份和恢复比较简单。
最简单的方法，当然是利用操作系统（Windows）的文件拷贝功能。用户可以在数据库修改后，立即将数据库文件拷贝到另外一个地方存储。若当前数据库被破坏，再通过拷贝将备份文件恢复即可。
另外， Access也提供了备份和恢复数据库的方法。
【例3-2】备份图书销售数据库到“F：数据库备份”文件夹下。
首先在F：盘创建“数据库备份”文件夹。
打开图书销售数据库。单击“文件”命令项进入Backstage视图窗口。单击“保存并发布”命令项，然后选择“备份数据库”选项，如图3.24所示。
单击右下侧“另存为”按钮，弹出“另存为”对话框，定位到“F：数据库备份”文件夹，如图3.25所示。单击“保存”按钮，实现备份。
备份文件实际上是将当前数据库文件加上日期后另外存储一个副本。一般来说，副本的文件位置不应与当前数据库文件在同一磁盘上。如果同一日期有多次备份，则自动命名会再加上序号。
当需要使用备份的数据库文件恢复还原数据库时，将备份副本拷贝到数据库文件夹。如果需要改名，重新命名文件即可。
如果用户只需要备份数据库中的特定对象，如表、报表等，可以在备份文件夹下先创建一个空的数据库，然后通过导入/导出功能，将需要备份的对象导入到备份数据库即可。导入/导出方法见后面的章节。
66
66
图3.24 “保存并发布”的“备份数据库”窗口
图3.25 “另存为”对话框
2．查看和编辑数据库属性
对于打开的数据库，可以查看数据库的相关信息，并编辑相应的说明信息。
查看及编辑的操作方法如下。
① 打开数据库，进入当前数据库的Backstage视图，如图3.7所示。
② 单击右侧“查看和编辑数据库属性”命令项，弹出数据库属性对话框，如图3.26所示。通过该对话框，可以了解当前数据库的信息，在“摘要”选项卡中编辑关于当前数 67
67
据库的说明文字。
图3.26 “数据库属性”对话框
本章小结
本章简要介绍了Access的特点、Microsoft Office软件的安装。介绍了Access 2010的启动和工作界面，以及数据库的概念、存储、创建和管理等操作。
Access 2010的界面主要由Backstage视图、功能区和导航窗格组成。
Access数据库是数据及相关对象的容器。Access 2010数据库包含6种对象，分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块。定义好的对象和数据都存储在一个数据库文件中。
要使用数据库对象，首先应该建立数据库文件。
数据库存储了计算机信息处理中最核心资源--数据。保证数据库的完整和安全非常重要，因此，数据库的管理非常重要。要及时对数据库进行备份，重要的数据库要定义密码加以保护。
思考题
1．Access是什么套装软件中的一部分？其主要功能是什么？
2．列举启动Access的几种方法。
3．Access的操作界面主要由哪几种组成？
4．功能区有何特点？
5．Backstage视图有何作用？
6．Access数据库如何存储？
7．Access数据库有几种数据库对象？每种对象的基本作用是什么？
8．什么是导航窗格？如何隐藏导航窗格？
9．创建Access数据库的基本方法有哪几种？
68
68
10．如何设置打开数据库文件的默认路径？
11．为什么要进行数据库备份？简述备份Access数据库的几种方法及其主要操作过程。
12．怎样查看当前数据库的属性？
69
69
发布评论