2024年3月6日发(作者：)
Office 365学习手册
一、
Office 365 管理中心概述 ...................................................................................................... 2
1. 登陆方式 ....................................................................................................................... 2
2. 界面介绍 ....................................................................................................................... 3
二、 邮件系统-Exchange Online ......................................................................................... 9
1. 管理 Exchange Online 用户 .......................................................................................... 9
2. 管理接受域 .................................................................................................................. 16
3. 管理组织的 Exchange ActiveSync ................................................................................ 17
4. 在 Exchange Online 中分配角色和权限 ...................................................................... 19
5. 安全性和遵从性 .......................................................................................................... 21
三、 统一沟通系统-Lync Online ......................................................................................... 33
1. 单个用户配置 .............................................................................................................. 33
2. 全局用户配置 .............................................................................................................. 36
3. 自定义会议邀请 .......................................................................................................... 39
四、 办公协作系统-SharePoint Online ............................................................................. 39
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
SharePoint Online 介绍 .................................................................................................. 39
文档库同步 ..................................................................................................................... 41
文档库权限高级设定 ..................................................................................................... 46
部门网站建立 ................................................................................................................. 51
日历 ................................................................................................................................. 56
通知 ................................................................................................................................. 62
调查问卷 ......................................................................................................................... 64
讨论版 ............................................................................................................................. 69
网站版面设定 ................................................................................................................. 73
常用链接 ..................................................................................................................... 74
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一、 Office 365管理中心概述
1. 登陆方式
打开浏览器，输入：,并输入管理员的用户名和密码
2. 界面介绍
作为组织管理员，您已注册 Office 365 Enterprise 。您已经登录您的 Office 365 帐户，并浏览了
Office 365 管理中心。
作为管理员，在组织中的人员可以使用 Office 365 之前，您需要执行一些重要的设置任务。本指南将指导您完成这些任务。目标在于帮助您让您的组织快速正常地运转。有关设置
Office 365 的详细信息，请参阅 Office 365 部署中心。
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让我们开始吧。
常驻菜单
Office 365
功能 区
服务 概述
服务运行 状态 监测 区
您可以在 Office 365 管理门户中直接创建用户，也可以使用 .csv 文件批量添加用户。
Office 365 附带提供了 Exchange Online （可提供电子邮件、日历、联系人和更多功能）和
Outlook Web App。
创建用户帐户。
创建用户帐户有两种方法：
一次添加一个用户：创建或编辑用户
从 .csv 文件批量添加用户：使用 CSV 文件添加多个用户
在向您的组织添加用户之后，您可以分配管理员角色，并通过管理许可证来更改每个用户可用的服务。
设置电子邮件。
当您授权某个用户帐户用于 Exchange Online 时，会自动在云中为该用户自动创建一个邮箱。
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Office 365 功能设置界面，在此可以针对 Office 365 上我们已经订阅的服务进行设置，如：
Exchange、Lync、SharePoint、权限、移动设备等。
服务状况监测
作为 Office 365 的管理员，您可以查看服务状态，并了解为这些服务安排维护的日期。
在“服务运行状况”部分，您将找到： 当前状态：
现在和之前的六个天的每种服务或工具的可用性
有关服务中断或故障的详细信息计划内维护：服务可能不可用的周期
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Office 365 个人设置界面
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设置用户访问
您的用户可以使用 PC 或 Mac 台式计算机、移动电话、平板电脑或 Web 浏览器访问
Office 365 。
为获得最佳客户端体验，请订阅 Office 365 ProPlus。它提供对 Office 应用程序和文档的访问。经过优化，它可为您的所有设备（从 PC 到时智能手机，再到平板电脑）提供最佳体验。
Office 365 ProPlus 包括 Word、PowerPoint、Excel、Outlook、OneNote、Access、Publisher 和
Lync。要了解详细信息，请参阅 Office 365 ProPlu 概述。
Office 365 ProPlus 可安装在含有 Office 早期版本的相同计算机上。请参阅使用 Office 365 在您的
PC 或 Mac 上安装 Office。
Office 365 更改显示语言您可以同时更改 Office 365、Lync Online 和
SharePoint Online 的显示语言。
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转到“设置” >“Office 365 设置”>“语言”。 在“语言”页面上，选择您的语言，然后单击“保存”。
此更改将显示在哪里？
在 Office 365 中更改显示语言时，您将在 Office 365、Lync Online 和 SharePoint Online 中看到该语言。
此设置不适用于 Outlook Web App、日历或人员。要更改这些设置，请在 Office 365 中页面顶部单击“Outlook”。在 Outlook Web App 页面上，单击“设置”置”>“区域”。有关详细信息。
>“选项”> “设 如果您在 Outlook Web App 中更改显示语言，这些设置不会更改 Office 365 中的语言。当您在 Office 365 中首次登录 Outlook Web App 时，您也必须更改 Outlook Web App 的显示语言。
如果在 SharePoint Online 中设置您的语言，然后在 Office 365 中对其进行更改，Office 365
设置会覆盖 SharePoint Online 设置。
更改您的显示语言设置不会影响其他任何用户的语言设置。
二、 邮件系统-Exchange Online
1. 管理 Exchange Online 用户
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1) 管理收件人
1. 选择“管理我的组织”>“用户和组”> “新建”。
2. 输入以下信息：
名、缩写、姓 这些字段不是必需的，但它们很有用。
* 显示名称 此名称显示在通讯薄中、 电子邮件的“收件人:”和“发件人:”行上以及
Exchange 控制面板的邮箱列表中。它是必需的。
* Windows Live ID 或 Microsoft Online Services ID 由位于 @ 符号左侧的用户别名和位于右侧的域名（例如， 或 ）构成。它将成为用户的登录 ID 和电子邮件地址。用户使用其用户 ID 访问其邮箱。用户 ID 是必需的。
注意 如果您具有组织中的接受域，则下拉列表中将显示这些域的名称。如果此列表中有多个域名，请在新建邮箱时选择一个域名。若要了解如何使用接受域的详细信息，请参阅接受域。
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邮箱计划 邮箱计划定义了用户的设置和权限。如果您的组织具有多个邮箱计划，则可以在此为用户选择一个邮箱计划。
3. 完成后，请单击“保存”。并在 Exchange 管理中心查看结果
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2) 创建外部联系人
1. 在 Exchange 控制面板中，选择“收件人”>“用户和组”>“联系人”>“新建”。
2. 输入以下信息：
名、缩写、姓 这些字段不是必需的，它们不会出现在通讯簿中。
* 显示名称 此名称将会出现在通讯簿中、电子邮件中的“收件人:”和“发件人：”行上以及 Exchange 控制面板的“外部联系人”列表中。这是必需的。也可以在此处输入联系人的名和姓。
* 别名 别名用于标识外部联系人。联系人的别名是必需的，它是外部联系人在您的组织中的唯一标识符。
* 外部电子邮件地址 在此处输入外部联系人的外部电子邮件帐户。这是必需的。
发送给此联系人的电子邮件将会转发到此电子邮件地址。
3. 完成之后单击“保存”。
3) 创建资源邮箱
1. 在 Exchange 控制面板中，选择“收件人”>“资源”>“新建”。
2. 单击“新建”，并在下拉列表中选择“会议室邮箱”。
3. 在“新建会议室”页上，输入以下信息：
会议室名称 此名称将显示在通讯簿中。请确保会议室名称的前后均没有空格。
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电子邮件地址 此地址由 @ 符号左侧的别名和右侧的域名（例如 ）组成。会议室邮箱具有一个电子邮件地址，因此，它可以接收会议请求，但没有用于登录到此邮箱的关联帐户。
位置、电话、容量 使用这些字段可输入有关会议室的详细信息。但是，如上所述，您可在会议室名称中包含所有这些信息或其中一部分，以方便用户查看。
预定请求 使用此部分可配置会议室邮箱处理预定请求的方式。
• 自动接受或拒绝预定请求 有效的会议请求将自动预定会议室。如果出现某个日程安排与现有预定发生冲突的情况，或者预定请求超出了会议室的日程安排限制（例如，会议持续时间太长），则将自动拒绝会议请求。
• 选择用于接受或谢绝预定请求的代理 代理负责接受或拒绝发送到会议室邮箱的会议请求。如果指定了多个资源代理，则只需一个代理处理特定的会议请求。
若要添加一个代理，请单击“添加”。在“选择代理”页中，选择一个用户，单击“添加”，然后单击“确定”以返回“会议室邮箱”页。
若要删除一个代理，则选择相应的用户，然后单击“删除”。
4. 完成后，单击“保存”。
4) 管理组
1. 在 Exchange 控制面板中，选择“收件人”> “组”>“新建”。
2. 输入以下信息：常规 此部分提供有关共享通讯簿和“选项”>“自我管理”>“公用组”页中显示的组的基本信息，用来帮助用户决定是否要加入该组。
显示名称 此名称将会出现在通讯簿中、“收件人:”行上（向此组发送电子邮件时）以及组列表中。显示名称是必需的，并且应当是用户友好的，以便用户可以识别它。显示名称在域中还必须是唯一的。
如果您已实现了一个组命名策略，则显示名称必须符合此策略定义的命名格式。
别名 键入别名。别名在域中必须是唯一的，并且其中不能包含任何空格。当用户在电子邮件的“收件人:”行中键入别名时，该名称将解析为组的显示名称。
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电子邮件地址 您在“别名”字段中键入的名称用于自动生成出现在电子邮件地址的 @ 符号左侧的部分。域是电子邮件地址的 @ 符号右侧的部分。从下拉列表中选择一个域名。它们一起构成电子邮件地址，比如 drama101@。您可以根据需要更改电子邮件地址的 @
符号左侧的部分。
描述 使用此字段可以对组进行说明，以便用户了解组的用途。
使此组成为安全组 选中此复选框可以创建安全组。创建组之后，您可以根据需要修改此组以便在共享通讯簿中隐藏它。只需在“组”列表中选择此组，单击“详细信息”，然后选中“在共享通讯簿中隐藏此组”复选框。
所有权 使用此部分可以分配组所有者。组所有者可以向组中添加成员、批准或拒绝加入组的请求以及批准或拒绝发送给该组的邮件。
所有者 默认情况下，创建组的人即为所有者。所有组都必须至少有一个所有者。可以通过单击“添加”来添加所有者。
成员身份 使用此部分可以添加成员。组所有者不必是组的成员。使用“将组所有者添加为成员”可以将所有者添加为成员，或删除所有者的成员身份。
成员 若要添加用户，请选择用户或其他组，然后单击“添加”。添加完成员之后，单击“确定”
以返回到“新建组”。
成员身份审批 使用此部分可以指定是否需要对人员加入或退出此组进行审批。
选择是否需要所有者批准才能加入组 这些设置适用于成员身份。选择下列设置之一：
• 开放: 任何人都可以加入此组，而无需经组所有者批准 这是默认设置。
• 关闭: 将拒绝所有加入请求，只有组的所有者才能添加成员。
• 手动批准: 所有请求都必须由组所有者进行手动批准或拒绝。 如果选择此选项，则组所有者将会收到加入组的审批请求电子邮件。
选择是否将组保留为打开状态 选择以下设置之一：
• 开放: 任何人都可以退出此组，而无需经组所有者批准。 这是默认设置。
• 关闭: 将拒绝所有退出请求，只有组的所有者才能删除成员 如果选择此选项，则组所有者将会收到退出组的审批请求电子邮件。
完成后单击“保存”以保存您所做的更改，并创建新组。如果不希望创建组，请单击“取消”关闭对话框。
3. 单击“保存”后，新组将显示在“组”列表中。
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5) 密码要求
规则
密码的最大长度为 16 个字符。
强密码的长度至少是 8 个字符。
密码区分大小写。
密码可以包含大小写字母和数字。
密码可以包含以下 ASCII 文本字符：` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = { }
| [ ] : " ; ' < > ? , . /
限制
密码不能包含：
空格
非英文字符
电子邮件地址的别名部分。例如，如果电子邮件地址是
user@，则密码不能包含
user。由于此限制不区分大小写，因此不能在
user@的密码中使用
USER 或
User。
2. 管理接受域
1) 添加域到 Office 365
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如果您的组织已经具有自定义域名（如 ），则作为全局管理员，您可以将其添加到 Office 365 Enterprise 或 Office 365 Midsize Business，并将它与电子邮件和其他服务配合使用。转到“管理员”>“Office 365”>“设置”以查看添加您的域的分步说明。
完成后，您可以在 Office 365 中使用您的域与电子邮件地址、Lync Online 帐户和通讯组。
2)
配置接受域
可以使用接受域启用子域或现有域内的其他域。
接受域功能还使其他用户电子邮件地址能够使用其他域，这些地址通常称为“代理地址”。例如，如果组织过去为电子邮件使用了多个域，则可能要确保将发送给任一域中用户的电子邮件传递给相应用户。假定有主域
和旧有域
。在此情况下，使用主域
设置基于云的电子邮件服务，然后为
创建接受域。当在主域中创建新用户 (student@) 时，还可以为用户添加代理地址
(student@)。
启用子域
可以将接受域设置为支持“子域”，这些子域也称作“第三域”。例如，假定有一个现有组织，其第一个注册域为
。 的管理员已在基于云的电子邮件服务中注册该域，并将
域用于两个管理性邮箱
postmaster@ 和
administrator@。主域为
。然后，管理员只为学员邮箱创建了一个接受域。此接受域是
。在管理员设置接受域之后，只要管理员创建新邮箱，就可在 “ 新建邮箱 ” 时使用主域
和接受域
，并且管理员可以选择要使用的域。在此示例中，管理员将在
接受域中创建新学员帐户。
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在接受域中创建邮箱和基于云的用户帐户的方式与在主域中创建它们的方式相同。新的
Windows Live ID 将以您在“新建邮箱”中选择的接受域名称来创建。当您的用户登录其帐户时，他们将使用此包含接受域的新 Windows Live ID。
3. 管理组织的 Exchange ActiveSync
Microsoft Exchange ActiveSync 允许用户将其移动电话与其 Microsoft Exchange 邮箱同步。您可以管理用户可使用哪些设备与 Exchange 进行同步。
在许多移动设备上都提供 Exchange ActiveSync，它可为组织的数据和用户体验提供不同级别的安全性。作为管理员，您可以在 Exchange 控制面板中指定您的用户可以用来同步的设备，以及希望如何保护用户设备上的您组织的数据。
1) 管理移动设备的访问
设备访问规则控制您的用户可以使用哪些设备与 Exchange 进行同步。此功能可能会涉及到日常的维护，这由此而可能要求在实行访问规则之前制定一个操作计划。
使用“ActiveSync 访问”选项卡可控制组织中的移动设备与 Microsoft Exchange 的连接方式。
Exchange ActiveSync 访问设置 利用 Exchange ActiveSync 访问设置，可以控制哪些移动设备可同步到组织中的邮箱，并且可以控制在隔离设备时应通知哪些管理员。此处对您的当前设置进行了汇总。若要查看并更改设置，请单击“编辑”。
隔离的设备 当某个设备被隔离时，它将显示在此列表中。有关某个特定设备的详细信息，请选择该设备，并单击“详细信息”。若要只针对特定用户为特定设备创建个人免除，请单击“允许”或“阻止”。若要创建适用于与某个选定设备相似的设备的设备访问规则，请选择
“为类似设备创建规则”。
设备访问规则 Exchange ActiveSync 设备访问规则确定用户是否可使用特定移动设备系列或模型同步到 Exchange。若要创建新规则，请单击“新建”。
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2) 在移动设备上管理数据保护
Exchange ActiveSync 设备策略向您提供一种方法，来要求您的用户在其移动设备上使用
PIN 并在这些设备上加密电子邮件和 Exchange 数据。这些策略还允许您决定如何处理不支持您的组织策略的设备。
使用 Exchange ActiveSync 设备策略，您可以控制用户正与 Microsoft Exchange 同步的设备。可以对设备强制实施相关策略，以提高存储在这些设备中和由这些设备访问的组织数据的安全性。策略使您能够配置设备，以便要求用户使用安全功能，例如：
使用 PIN 锁定设备。
加密电子邮件和 Exchange 数据。
4. 在 Exchange Online 中分配角色和权限
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1) 管理员角色组
轻松为支持人员等用户分配权限，以便他们能够执行特定的管理任务，例如重置用户密码 。
可以利用角色组轻松分配管理权限。若要为用户分配权限以执行特定的管理任务，可以将用户添加为这些管理任务的角色组的成员。例如，如果您雇用了一名新员工来充当技术支持人员，则只需将此新员工添加到“技术支持”角色组即可准备好开展工作了。
角色组的工作方式和默认情况下可用的角色组如下：角色组的结构
管理员角色组是一个分配了管理权限的通用安全组。这些管理权限由“内置管理角色”指定，内置管理角色是“基于角色的访问控制 (RBAC)”权限模型的组成部分。管理角色也称为 RBAC 角色，或简称为角色，用于定义用户的权限及其可执行的任务。
角色组的组成部分有哪些？
内置的角色组
默认情况下，以下内置的角色组可用。请记住，不是为角色组分配的所有角色都适用于基于云的组织或可供基于云的组织使用。
角色组
发现管理
技术支持
管理任务成员可以执行
利用“多邮箱搜索”可以在整个组织的邮箱中搜索包含特定关键字的电子邮件和其他邮件类型。
重置用户密码和管理用户基于云的帐户的“选项”页上的设置。若要帮助解决用户问题，成员还可以查看（而非修改）组织中的所有邮箱、通讯组和外部联系人。
管理基于云的组织的各个方面。默认情况下，向基于云的电子邮件服务初始注册过程中指定的帐户是此角色组的成员。
组织管理
收件人管理 创建并管理邮箱、通讯组和外部联系人。成员还可以导入新用户，跟踪用户发送和接收的邮件，并管理组织的 Exchange ActiveSync 设置。
记录管理
UM 管理
创建并管理组织范围内的规则（也称为传输规则）。成员还可以跟踪用户发送和接收的邮件。
管理统一消息 (UM) 服务器配置、邮箱的 UM 属性、UM 提示和 UM 自动助理配置。
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仅查看组织管理
查看（而非修改）组织中的所有邮箱、通讯组和外部联系人。成员还可以查看角色分配策略的设置、传输规则和组织范围内的设置。
2) 角色分配策略
角色分配策略是一个或多个最终用户管理角色的集合，利用这些角色，用户可以管理其帐户的设置和通讯组的设置。管理角色（也称作“RBAC 角色”或简称“角色”）是基于角色的访问控制 (RBAC) 权限模型的一部分。管理角色指定 Windows PowerShell cmdlet、脚本和允许用户执行特定自我管理任务的其他特殊权限。
通过对分配给角色分配策略的所有角色进行组合，可定义与以下内容相关的用户能够配置和管理的所有事项：帐户、Outlook Web App 选项、其拥有的组以及加入或退出组的能力。
在基于云的服务中，默认角色分配策略是在创建用户邮箱时分配给用户的邮箱计划的一部分。您可采用多种方式来使用角色分配策略来为用户分配权限：
更改分配给默认角色分配策略的最终用户角色。此更改将影响分配了角色分配策略的所有现有邮箱。
新建一个自定义角色分配策略，并将其设置为默认策略。
创建一个自定义角色分配策略，并直接将其分配给用户的邮箱。您可将其分配给现有用户，或者，在您创建新用户时，将其分配给新用户。
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5. 安全性和遵从性
1) 垃圾邮件筛选
所有版本的 Microsoft 基于云的电子邮件服务都使用 Forefront Online Protection for
Exchange (FOPE) 抵御垃圾邮件和网页仿冒。 在基于云的电子邮件服务的网关服务器上接收到邮件后，将对这些邮件进行评估并为其指定垃圾邮件可信度 (SCL) 值。 指定给邮件的 SCL
分级根据诸如内容、邮件标题等特征指示邮件是垃圾邮件的可能性。 在邮件经过基于云的电子邮件服务基础结构时，SCL 已添加到邮件元数据中。
SCL 值是 0 到 9 之间的一个数字。分级值越高，表明邮件越可能是垃圾邮件。 基于云的电子邮件服务基础结构具有固定的 SCL 阈值，可用于定义针对特定的 SCL 值所执行的操作。
SCL 阈值
操作
SCL 为 5 或更高值。
将邮件传递到基于云的电子邮件服务中相应用户的“垃圾邮件”文件夹。
SCL 为 4 或更低值。
将邮件传递到基于云的电子邮件服务中相应用户的收件箱。
最终用户可以配置安全发件人（其电子邮件绝对不会被视为垃圾邮件）列表和受阻发件人
（其电子邮件应始终被视为垃圾邮件）列表。
下表列出了可以在 FOPE 管理中心管理的邮件清洁功能。
区域 描述
反垃圾邮件保护 使用 Microsoft 基于 DNS 的阻止列表的连接筛选。
反垃圾邮件保护 Microsoft 垃圾邮件分析团队对实时 SPAM 更新的内容筛选
反垃圾邮件保护 安全发件人支持
防病毒 FOPE 网关上的多个防病毒引擎扫描
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入站邮件控制
入站邮件控制
入站邮件控制
出站邮件控制
出站邮件控制
安全列表、跳过列表
TLS 加密配置和强制执行
连接、内容和策略筛选
自定义出站 SMTP 路由
TLS 加密配置和强制执行
垃圾邮件筛选流程
在将电子邮件传递到基于云的邮箱时，会应用两种类型的垃圾邮件筛选：
连接筛选 监视从单个 IP 地址发送的邮件量。 如果有单个地址向您域中的一个或多个收件人发送大量电子邮件，可怀疑源自该地址的连接是在发送垃圾邮件。
内容筛选 检查邮件主题和正文中是否存在可能表示邮件为垃圾邮件的关键字或短语。
可以阻止满足筛选条件的邮件，或将其传递到相应用户的“垃圾邮件”文件夹。 还可以使用组织范围的规则来控制组织中的电子邮件流。 例如，某规则可能拒绝包含特定关键字或来自特定来源的所有电子邮件。
2) 组织范围内的规则
管理员使用规则（也称作“传输规则”）来控制其组织内部的电子邮件流。利用这些组织范围内的规则，管理员可以定义特定的邮件特性或条件，以及要应用于包含这些特性的任何邮件的操作。请注意，传输规则并非在所有组织中均可用。
何时使用规则？假定您希望对所有邮件应用以下免责声明：“此邮件可能包含敏感或机密信息，仅供预期收件人使用”。您只需创建一个应用于所有邮件的规则，然后指定将此免责声明消息附加到所有邮件即可。
我们还支持收件箱规则，这些规则可让各个用户基于发件人、收件人或邮件重要性自动对文件夹中的传入电子邮件进行排序，从而对其收件箱进行管理。在传入邮件到达用户的收件箱之前，组织范围的规则始终适用于传入邮件。
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可在 Exchange 控制面板的“邮件流”>“规则”中创建和管理规则。在“规则”选项卡上，也可以启用和禁用规则，更改规则的应用顺序，以及编辑和删除现有规则。
3) 启用存档邮箱
可以为用户的基于云的主邮箱创建存档邮箱。用户可以通过将其主邮箱中的邮件移动或复制到存档邮箱（也称为“个人存档”），从而使用存档邮箱来存储历史邮件数据。存档邮件保留在云中，用户可以使用 Microsoft Outlook 2013 或 Outlook Web App 从任何计算机访问这些邮件。
为什么要使用存档邮箱？
存档邮箱可帮助您实现并管理组织的存档策略。用户通常使用个人存储 (.pst) 文件在其本地计算机、网络共享或 USB 驱动器上存储历史邮件数据。依赖于 .pst 文件的存档策略具备许多弊端：
存储在不同位置的 .pst 文件激增
管理员对驻留在本地计算机或可移动媒体上的 .pst 文件的访问受限
由于 .pst 文件可位于在便携式设备（例如，便携式计算机、便携式硬盘驱动器以及 USB
驱动器）上，因此存在数据失窃的风险
很难在 .pst 文件中搜索与法律案件相关的数据
.pst 文件的这些问题使得组织很难管理存档邮件。存档邮箱通过以下方式帮助减少这些问题：
存档邮箱为用户提供单一的用于管理邮件数据的统一存档。
利用存档邮箱，用户可：
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通过使用 Outlook Web App 从任意计算机访问存档邮件
可轻松地在其主邮箱和存档邮箱之间复制或移动邮件
存档邮箱还通过以下方式满足遵从性需要：
执行多个邮箱搜索时，搜索存档邮箱。
启用诉讼保留时，诉讼保留将应用于用户的主邮箱和存档邮箱。
启用存档邮箱
1. 选择“收件人”>“邮箱”。
2. 选择您想要为其启用存档邮箱的邮箱，并单击“详细信息”。
3. 在“邮箱功能”下选择“存档”，然后单击“启用”。
4. 单击“保存”。请注意，存档现在处于“启用”状态。
保存更改后，会在用户邮箱的邮箱列表中显示存档图标
5.
，以表明已启用存档邮箱。
禁用存档邮箱
警告 禁用某个存档邮箱后，存档内容将被永久性删除。用户将无法访问该存档，您也无法再将该存档邮箱重新连接到相应的主邮箱。
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1. 选择“管理我的组织”>“用户和组”>“邮箱”。
2. 选择您想要为其禁用存档邮箱的邮箱，并单击“详细信息”。
3. 在“邮箱功能”下选择“存档”，然后单击“禁用”。
4. 在警告窗口中单击“是”以禁用存档。此时，将挂起禁用存档邮箱的操作。必须对要禁用的存档保存此更改。
5. 必须单击“保存”才能完成此过程。
如果您在禁用某个存档邮箱后再次启用该邮箱，则将新建一个存档邮箱，并且其中不再包含以前存档的内容。
4) 日记规则
日记规则用于记录（或“做日记”）发送至特定收件人或从这些收件人发送的电子邮件。如果某封邮件符合日记规则定义的条件，则记录该邮件。日记规则可帮助您的组织响应法律、法规和组织遵从性要求。
例如，某些金融企业的公司主管可能要负责处理员工对客户做出的理赔。可以使用日记规则来收集由特定的员工组发送至外部客户的所有电子邮件。
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如果某封邮件符合您已在日记规则中定义的条件，则将记录该邮件。您可定义想要记录的收件人、发送至想要记录的收件人的邮件或从这些收件人发送的邮件，以及想要将记录的邮件副本发送至的位置。
日记规则由下列组件组成：
日记收件人 这定义您想要记录的收件人。从共享通讯簿中选择收件人。实际记录的邮件依赖于日记规则的作用域。如果指定一个组，则记录该组的各个成员。
您可选择记录组织中的所有收件人，而不是指定各个收件人。同样，实际记录的邮件依赖于日记规则的作用域。
日记规则作用域 这定义将在发送至日记收件人或从这些收件人发送邮件时记录的邮件。选项如下：
所有邮件 不管是源还是目标，都将记录所有邮件。
仅内部邮件 记录从内部发件人发送的且包含至少一个内部收件人的邮件。如果发件人是内部的，但所有收件人都是外部的，则不会记录该邮件。如果发件人是外部的而收件人是内部的，则不会记录该邮件。
仅外部邮件 记录发送至组织外部的收件人或从这些收件人发送的邮件。
日记报告 日记报告是指邮件符合日记规则时生成的邮件。日记报告的正文包含原始邮件的信息，例如发件人电子邮件地址、邮件主题、邮件 ID 以及收件人电子邮件地址。日记报告还以附件的形式包括未经更改的原始邮件。这种类型的邮件日记也称为“信封日记”。
日记邮箱 日记邮箱用于收集日记报告。如何配置日记邮箱取决于组织策略以及法规和法律要求。可以针对组织中配置的所有日记规则指定一个用于收集邮件的日记邮箱，或者可以针对不同的日记规则或日记规则集使用不同的日记邮箱。
注意 日记邮箱可以包含敏感信息。最好创建组织范围的策略，以便确定谁有权访问组织中的日记邮箱，并限制为仅允许有直接需要的人员对邮箱进行访问。
未送达日记报告的通知的收件人 在基于云的组织中，强烈建议您指定一个或多个用户来监视日记报告未送达报告 (NDR)，以便降低丢失日记报告的风险。
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5) 设置和管理 Exchange Online 的保留策略
出于业务、法律要求或监管的需要，您可能必须保留与组织内部用户的往来电子邮件，也可能需要删除不必保留的电子邮件。使用 Exchange Online 的记录管理技术，即邮件记录管理 (MRM)，可以控制用户邮箱中邮件的保留期，还可以定义如何处理达到特定保留期的邮件。
保留策略和保留标记是 MRM 技术的组成部分。保留策略使用保留标记对电子邮件和文件夹应用保留设置。保留标记定义邮件的保留期，以及在邮件达到保留期时的保留操作。
保留标记链接至应用于邮箱的保留策略。
这些组成部分的详细信息：
保留标记 保留标记为用户邮箱的电子邮件和文件夹定义和应用保留设置。保留标记指定邮件的保留期，以及在邮件达到指定保留期时执行的操作。当邮件到达其保留期时，配套视频请关注 五毛哥 博客或Office 365 QQ交流群：210745935
就会被移至用户的存档邮箱或被删除。保留标记链接至保留策略。保留标记有三种类型：
默认策略标记 (DPT) DTP 中定义的设置应用于邮箱中尚未应用保留标记的所有邮件。一个保留策略可以最多链接三个 DPT：一个保留操作为“移动到存档”的 DPT，
一个保留操作为“删除但允许恢复”的 DTP，以及一个用于特定邮件类别（如语音邮件）的 DTP。
保留策略标记 (RPT) RPT 应用于默认文件夹，如“收件箱”、“已发送邮件”、“已删除邮件”和“垃圾邮件”。RPT 的优先级高于 DPT。
注意 RPT 不支持将邮件移动到用户存档邮箱的保留操作。用于 RPT 的唯一保留操作是删除邮件。
个人标记 用户可以使用 Microsoft Outlook 2010 和 Outlook Web App 对邮箱中的自定义文件夹和单个邮件应用个人标记。
保留策略 保留策略是一组应用于邮箱的保留标记。新创建的邮箱会应用默认保留策略。
在 Exchange Online 中，新邮箱应用的默认保留策略是默认 MRM 策略。一个邮箱只能应用一个保留策略。
注意 在 Live@edu 组织中，有两个默认保留策略：MRMPolicy-DefaultMailboxPlan 和
MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan。
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保留标记链接至保留策略 一个保留策略可以有两个保留操作不同的 DPT；每个默认文件夹应用一个 RPT；以及任意个个人标记。
下表列出了保留标记及其设置，Microsoft Office 365 的 Exchange Online 默认提供这些设置。
所有这些标记都链接至应用于新邮箱的默认保留策略。即所有新邮箱都应用这些设置。
如果某个个人保留标记链接至用户邮箱所应用的保留策略，则用户可以自动将该保留标记应用于邮箱邮件。
标记名称 标记类型 保留期（天） 保留操作 默认 2 年后移动到存档 全部 (DPT)* 730 移动到存档可恢复邮件 14 天后移动到存档 可恢复邮件** 14 移动到存档
已删除邮件 已删除邮件文件夹** 30 删除但允许恢复垃圾邮件 垃圾邮件** 30 删除但允许恢复个人 1 年后移动到存档 个人 365 移动到存档个人 5 年后移动到存档 个人 1825 移动到存档个人永远不会移动到存档*** 个人 无限期 移动到存档
1 周后删除
1 个月后删除
6 个月后删除
个人
个人
个人
7
30
180
个人 1825
删除但允许恢复
删除但允许恢复
删除但允许恢复
删除但允许恢1 年后删除 个人 365 删除但允许恢复 5 年后删除
复从不删除*** 个人 无限期 删除但允许恢复
** RPT 类型可标识标记所适用的默认邮件文件夹。
* 保留标记类型全部是 DPT。DPT 应用于没有应用其他保留标记的邮件。
*** 默认情况下，不启用此标记。具有这个保留标记的邮件将永远保留，不会移动或删除。
6) 管理员的送达报告
使用管理员的送达报告，可以对您组织中任何特定邮箱所收发邮件的送达信息进行跟踪。
邮件正文的内容不会在送达报告中返回，但是主题行会显示在结果中。
在下列情况下，您可能会发现送达报告搜索非常有用：
由于某员工未按时通过电子邮件发送工作报告，导致奖金为发放。该员工坚持说他发送了带有工作报告附件的邮件。请您验证该邮件的状态。
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已向用户发送安全公告来请求他们立即答复，但他们尚未答复。是他们未理睬邮件还是他们根本没有收到邮件？
用户报怨他们发送的邮件无法送达收件人。他们检查邮件的送达状态，但是却无法弄清楚具体的情况。这可能是因为在组织级别对邮件应用了某条规则。
创建送达报告搜索之后，生成的送达报告将显示以下信息：邮件的发件人和收件人、主题行以及邮件的发送时间。送达报告还会显示邮件送达状态以及送达延迟或失败的原因。
三、统一沟通系统-Lync Online
使用 Lync Online，您可以通过即时消息、音频和视频会议以及 Lync 会议之类的功能与同事、合作伙伴和客户保持联系。
在为组织中的每个人设置 Lync Online 之前，请在您自己的计算机上安装 Lync，完成适合您的组织的规划和配置任务。
1. 单个用户配置
在 Lync 管理中心的“用户”页面上，您可以更改一个或多个用户的设置。选择其姓名，然后单击“编辑” 。
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1) 配置常规设置
1. 单击“用户”，然后执行下列操作之一：
要选择单个用户，请单击用户名。
要选择页面上的所有用户，请选中列表顶部的“显示名称”旁边的复选框。
要选择多个用户，请按住 Ctrl，然后单击所需用户。
2. 在右侧面板中，单击“编辑” 。
3. 在“常规”选项页面上，选中或清除想要更改的功能旁边的复选框，然后单击“保存”。
选项 详细信息
进行音频和视频呼叫 仅音频、音频和视频或两者皆无。
录制对话和会议 Lync 2013 Basic 不支持
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允许匿名与会者拨出 未验证的会议与会者可以通过让会议服务对其进行呼叫来连接到会议音频。如果未选中此选项，则匿名与会者必须直接呼叫会议服务。
选中此选项将关闭组织在 Exchange 管理中心内设置了就地保留时不捕获的功能：
使用即时消息传输文件
共享 OneNote 页面
PowerPoint 批注
如果法律要求您以电子形式存储信息，请选择此选项。
为了符合规范，请禁用非存档功能
2) 配置外部通信
通常，为您组织的所有人启用“外部通信”设置，以便用户能够与下面类型的外部联系人通信：
其他公司中使用 Lync Online 并且启用了外部通信的人员
使用 Skype 公共 IM 服务的人员 还可以为单个用户配置这些设置：
1. 单击“用户”，选择想要修改其设置的用户，然后单击“编辑”2. 单击“外部通信”，然后根据需要选择或清除选项：
Lync 用户 联合域中的 Lync 用户
公共 IM 网络上的人员 Skype 公共 IM 服务的用户。
3. 单击“保存”。
。
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2. 全局用户配置
1) 配置状态隐私模式
Lync Online 状态设置让用户能够更好地控制谁可以看到他们是否空闲、正在参加会议或外出。
为您组织内的每个人选择默认的联机状态设置转至“组织”>“常规”。
在“状态隐私模式”下，选择设置，然后单击“保存”。
设置 谁可以查看用户的状态
自动显示状态信息 任何不属于“外部”或“已阻止”隐私组的 Lync 用户。
仅对用户的联系人显示状态信息
用户联系人列表中任何不属于“外部”或“已阻止”隐私组的人。
单个用户可在 Lync“选项”对话框中更改此设置。
2) 关闭移动电话通知
如果您的用户具备安装了 Lync 2010 移动客户端 的移动电话和平板电脑，则他们可以接收有关传入和错过的即时消息通知。
在 Android 和 Symbian (Nokia) 手机上，将实时弹出 Lync 通知。但是，在 Windows Phone、iPhone 和 iPad 设备上，当您没有在手机或平板电脑上主动使用 Lync 时，则使用推送通知来显示通知。
在您组织中所有的 Windows Phone 或 Apple 设备上禁用推送通知
1. 转至“组织”>“常规”。
2. 在“移动电话通知”下，取消选中要禁用的通知服务旁边的框，然后单击“保存”。
请注意：
如果您关闭推送通知，则当用户在移动设备上重新启动 Lync 时，仍会收到所有通知。
推送通知在默认情况下处于打开状态。个人用户可通过在其移动设备上选择相应的
Lync 选项来将其关闭。
当关闭推送通知时，用户将无法再打开推送通知。
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3) 配置外部通信
您可以控制您组织外部的 Lync 和 Skype 用户对 Lync Online 的访问：
其他公司中的 Lync 用户 其他公司也必须与您的域建立联合（外部通信）。
Skype 公共 IM 服务的用户 使用 Microsoft 帐户（以前称为 Windows Live ID）登录 重要信息
您可能必须等待多达 24 小时，设置才会生效。
不能建立与非 Skype 即时消息提供程序之间的连接。
4) 配置与外部域的联合
1. 验证外部通信的域名服务器 (DNS) 设置。
2. 登录到 Office 365，然后转到“管理”>“Lync”>“组织”>“外部通信”。
3. 在“外部访问”下方，选择控制您使用 Lync 访问其他组织的选项：
完全关闭
打开（被阻止的域除外）
仅对允许的域打开
在“被阻止或允许的域”下方，您可以根据需要“添加”、“删除” 、
4.
、“编辑”
或“搜索”
域列表。
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5) 配置公共 IM 连接
1. 如果您尚未执行此操作，请验证外部通信的 DNS 设置。
2. 单击“组织”>“外部通信”。
3. 选择“公共 IM 连接”下方的复选框，然后单击“保存”。
现在即对 Skype* 用户提供
状态
到 2013 年 6 月对 Skype* 用户提供
个人对个人的音频呼叫
不对 Skype* 用户提供
视频对话
与三个或更多联系人进行
IM 或音频对话
个人对个人的即 在 Skype 中查找并添加
时消息
Lync 联系人
桌面和程序共享
* 使用 Microsoft 帐户（以前称为 Windows Live ID）登录的 Skype 用户。
3. 自定义会议邀请要自定义 Lync 会议邀请，请单击“会议邀请”，输入合适的信息，然后单击“保存”。
选项
徽标 URL
说明
包含您的组织徽标的图形文件：
188 像素宽乘以 30 像素高
GIF 或 .JPG 格式
帮助 URL
法律 URL
页脚文本
组织特定的用户协助
组织特定的法律信息
纯文本脚注
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四、 办公协作系统-SharePoint Online
1. SharePoint Online 介绍
SharePoint Online 可让组织轻松创建和管理以团队为中心和以项目为中心的站点，以便进行协作。此外，可以在组织范围内部署用于在组织范围内传播信息和新闻的内部网门户。
文档协作范围
登录到 Office 365 或您的组织的企业 Intranet 网站时，您将在全局导航栏中看到指向新闻源、SkyDrive 和网站的链接。这些链接是您访问 SharePoint 的入口点。
组织使用 SharePoint 创建网站。您可将其用作安全位置来存储、组织、共享以及访问几乎任何设备中的信息。您只需要有 Web 浏览器（如 Internet Explorer、Google Chrome 或 Mozilla
Firefox）即可。
新闻源 关注同事之间展开的对话，更新关于同事的活动。开始使用新闻源。
注释 如果您的组织将 Yammer 用于企业社交网络，则您可能会看到指向 Yammer 而不是指向新闻源的链接。了解有关 Yammer 的更多信息。
SkyDrive Pro 您的个人文档库，在该位置存放您的工作文档和其他文件。当您在
SkyDrive Pro 中存储文件时，只有您可以看到这些文件，但您可以轻松地与同事共享这些文件并通过移动设备访问文件。SkyDrive Pro 入门。
网站 轻松查找和访问您关注的网站，快速创建新的工作组网站。了解有关以下网站和创建网站的更多信息。
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设置 SharePoint Online“站操作。
”按钮 在此您可找到其他用于自定义 SharePoint 网站的网配套视频请关注 五毛哥 博客或Office 365 QQ交流群：210745935
2. 文档库同步
您可以将 SharePoint 库同步到计算机，然后使用 Windows 资源管理器处理库中的文件。 每当您联机时，文件更新都会同步到 SharePoint。您可以同步 SkyDrive Pro 库或工作组网站上的某个库。
若要使用此功能，您必须拥有 Office 2013（标准版或专业版）或包括 Office 应用程序的 Office 365 订阅。
a) 点击网站按钮
点击之前跟踪过的网站
b)
打开网站的文档库
c)
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d) 点击右上角按钮，出现如下界面
e) 这将打开同步库向导，并且自动识别 SkyDrive 库的名称和网址。单击“立即同步”开始同步您的 SkyDrive。在对话框中单击“显示我的文件...”以在 Windows 资源管理器中打开同步的 SkyDrive 文件夹。在 Windows 资源管理器中，已同步的 SkyDrive 列出在收藏夹中名为“SkyDrive Pro”的文件夹中。
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f) 文档同步成功后，在本地查看，绿色箭头代表同步成功，蓝色箭头代表正在同步
g) 可以使用拖拽的方式将需要同步的文件拖入浏览器进行同步
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h) 当多人共同同步文档库时，协同工作时大幅提供工作效率，省去很多电子邮件通信的过程，同时可以清楚的看到最后的修改时间与修改者
如果上载大文件（或总大小很大的多个文件）上载到库中，可能由于 SharePoint 中的文件大小限制而出现错误，或者您的 Internet Explorer 版本中出现超时错误。要解决这些错误，可以执行的步骤包括：
上载 100 个或更少文件。不支持一次上载超过 100 个文件。
不要上载大于 250 MB 的文件。250 MB 是默认的最大文件上载限制。
如果您的组织维护 SharePoint 的本地部署，请让服务器管理员验证或增大最大文件大小限制以适应您要上载的文件的大小。默认大小限制为 250 MB，但可以增大。
对于超过 2 GB 的文件大小，如果“正在处理”消息持久显示，请按照 Microsoft 支持：当服务器没有响应时出现 Internet Explorer 错误“连接超时”中的说明执行操作。
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如果您有 SkyDrive Pro 同步客户端，请使用它上载更大的文件或多个文件。同步将在您联机时在后台自动上载这些文件。
在库中添加文件时的注意事项有几种方式可以将文件添加到库中，具体取决于您要上载已创建的文件或创建新文件。
上载文件 在您喜爱的程序中创建一个或多个文件后，您可以将文件上载到库中。如果您有多个文件需要添加到库中，则上载文件非常有用。上载文件是在图片库中添加文件的唯一方法。您将文件拖到库时的体验可能会稍有不同，具体取决于您使用的浏览器以及是否在您的计算机上安装了最新版本的 Microsoft Office。前面未提到的其他上载文件方式：在网站顶部附近，单击“文件”>“上载文档”，单击“浏览”，然后每次浏览找到一个文件，将文件上载到库中。或者，要上载多个文件，您可以通过单击“库”>
“使用资源管理器打开”，在文件资源管理器中打开库。
创建新文件 您可以从库中创建新文件。可创建的文件类型取决于您的网站所有者或管理员为库关联的模板，例如 Microsoft Word 模板。如果要在库中创建其他类型的文件，请与您的网站所有者或管理员联系。
要求签出 库可以配置为要求您在编辑文件之前签出文件。如果要将文件上载到要求签出文件的库中，则该文件最初将签出给您。您必须先签入该文件，其他人才能对该文件进行编辑。签入文件时，系统会提示您输入有关所做更改的注释。
文件版本 您可以向库中添加新文件，也可以使用文件的修订版本替换现有文件。如果库被配置为跟踪文件的版本，则可以将修订的文件添加为新版本，从而成为该文件版本历史记录的一部分。如果要上载文件的新版本，请考虑就此版本中所做的更改键入一些注释，以便更轻松地跟踪该文件的历史记录。
文件属性 向库中添加文件时，可能还需要填写文件属性。文件属性可以包含有关文件的基本信息，例如文件说明或帮助用户搜索的关键字，也可以包含您组织的特定信息，例如部门名称或项目编号。
内容审批 您可以对库进行设置，要求先对内容进行审批，然后才能显示给有权在库中查看文件的所有用户。内容审批意味着具有批准或拒绝内容权限的用户可以指定新项目或任何对现有的项目更改是否应在它们被批准前保持待定状态。当您要管理库的内容或正在完成时使内容保持待定状态，内容审批非常有用。
3. 文档库权限高级设定
a)
点击配置按钮，选择网站内容
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在站点内容中添加应用程序
b)
c) 点击文档库
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d) 输入文档库名称
e) 建立完毕后，进入文档库（首先需要确认登录资料库的账号具有管理员权限），请在文档库左上角点击文件库并点击共享
f)
请确认您是该文件库管理者的其中一人
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g) 请点击库设置
h) 点击版本控制设置
i) 在版本设定页面中，可参考下图进行设定：内容审批
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指定新项目或对现有项目的更改在获得批准前是否应保持草稿状态。
文档版本历史记录 请指定每次编辑此文档库中的文件时是否创建版本草稿项目安全性
草稿为次要版本或尚未批准的项目。请指定可查看此文档库中的草稿的用户。
需要签出
指定用户是否只有在签出文档后才能在此文档库中进行更改。
设定完成后，在未被批准前，只有管理者和文件拥有着可以看到此文件。
4. 部门网站建立
网站、页面和网站集简介
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网站是指您的工作组可以在其中处理项目和共享信息的一组相关网页和应用程序。与特定项目、工作组、组或位置相关的多个子网站和页面可以在单个网站之下组织在一起。创建子网站（或网站集）时，您可以从多个网站模板中进行选择以快速构建网站。
通常，站点、网站、页面和网页之类的术语几乎可以互换使用。在 SharePoint 中，词语“网站”和“页面”有着更具体的含义。网站通常用作组协作或信息共享的位置。例如，常见网站模板包括工作组网站、博客和文档中心。网站上的页面设计为包括各种各样的 Web 部件，而不具有自己的导航元素。
网站、页面和顶级网站的分组称为“网站集”。顶级网站是指位于网站集层次结构顶部的网站，需要网站集管理员权限才能进行管理。无论您位于网站层次结构中的哪个位置，较高级别的网站称为“父网站”，而较低级别的网站称为“子网站”。在顶级网站下，您可以将内容分组成子网站，然后将其进一步组织为较低级别的子网站。
例如：
您是否有权创建网站和页面取决于您的组织为网站配置权限的方式。一些组织需要严格控制可创建网站的人员以及创建网站的时间和位置。其他组织允许用户有更多的自由，可根据需要创建网站。
您至少需要网站的“成员组”的同等权限才能在网站上创建子网站或页面。您的网站可能已配置为需要不同权限。如果您没有所需权限，请与网站管理员联系。
尽管从“网站”页面创建的新网站不会继承其父网站的外观、权限和导航，但是默认情况下，新的子网站的确会继承其父网站的这些设置，而您可以随时更改这些设置。例如，顶部链接栏包括一系列跨顶部作为网站导航的一部分的带超链接的网站名称。您可以允许新子网站继承父网站的顶部链接栏行为、指定一组不同的链接或从子网站顶部将其删除。您还可以决定是否希望在父网站的导航元素中显示新的子网站的链接。
a) 在网站中点击新建网站
您的网站将在网站管理员预定义的位置创建，并且该网站将显示在您关注的网站中。您的网站不会继承其他网站的权限设置或导航。创建您的网站后，您可以添加文档，并使用“开始使用标题”与其他人共享您的网站、更改外观、向网站添加应用程序等。
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录入部门名称
b)
c) 网站建立完毕后，点击配置按钮，并点击网站内容
d) 在站点内容中点击添加新应用程序
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