2024年3月20日发(作者：)

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文件体系的“三库”管理

作者：杨新宇

来源：《企业文化·中旬刊》2013年第06期

摘 要：文件体系“三库”管理，通过区分文件所处的不同状态和层次，进而构建草稿库、运

行库、程序库，采用不同的管理控制方式，有效节约资源，并为其他文件管理方法提供范围和

平台。

关键词：文件管理 文件体系 三库 文件体系构建

1.文件管理的现状和难点

1.1 文件管理的现状

文件体系是企业运行规范、过程程序、技术资料和工作记录的总和，是企业管理和企业运

行必须的依据和支撑。企业必须要对自己的文件体系进行管理和控制。当前文件管理有多种方

法，企业也在探索适用的方法。在该过程中，容易陷入以下三大的误区：

（1）文件全部备份和受控：不区分文件状态，眉毛胡子一把抓，将所有文件周期性备

份，造成管理资源的巨大浪费，引起文件使用的巨大不便，主要出现在研发类的企业；

（2）放任非受控文件：只对核心文件进行控制，对其他文件基本不管控，致使企业领导

的精力主要放在处理日常事务上，无暇顾及企业发展的战略事宜，主是出现在小规模企业；

（3）文件的后期整理：在整个工作完成后进行突击式的文件编制和归档，以致文件逻辑

混乱，不能反映出工作的实际情况，不利于企业总结经验和改进不足，主要出现在工程类的企

业。

1.2 文件管理的难点

企业文件管理陷入上述三大误区，是因为文件管理存在四个难点：

（1）文件分类标准难确定

企业运行过程中，会产生不同归属的文件。现行方法是要求一个文件满足尽量多的需求，

从而提高工作的效率，但会导致一个文件既需这样管理，又需那样控制，致使文件的管理状态

不明。

（2）文件状态易混乱

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日常工作中，由于没有完善的文件管理制度，出现三种文件状态混乱的情况：同一文件出

现不同状态，但又不能被使用者简易区分；文件已经发布了新版本，可部分人员却仍使用旧版

本；同样的有效文件之间的不协调。

（3）文件标准化管控范围不当

文件标准化管控范围过大，会造成资源浪费，影响其他工作的开展；管控范围过小，会导

致文件失控，起不到标准化工作应有的实效。再者，随着企业的发展，文化标准化的范围也是

不断变化的。适当的文化标准化范围需通过大量时间来摸索，在这过程中易造成人力物力的巨

大浪费。

（4）垃圾文件的影响

因当时工作需要而制作的文件复件，或因应对某项工作而制作的文件代替件，还包括因工

作需要的一次性临时文件，这些都可称作垃圾文件。这些垃圾文件，往往充斥在工作场所，严

重影响我们的工作效率和管理效率。计算机在办公方面的应用，使得这个问题是日益凸显。

2.“三库”管理

2.1 现实基础

当前的“三库”管理，主要作为软件开发结果的管理手段，通过对软件开发库、受控库和产

品库（简称软件“三库”）的管理而实现对软件开发结果的控制。

2006年5月，中国人民解放军总装备部发布了GJB 5716—2006标准，“规定了军用软件开

发库、受控库和产品库的基本要求”。该标准要求通过“对软件配置项进行入库、访问、出库、

维护、更改、发行等活动实施管理，以确保软件产品的正确性、完整性、可控性、可追溯

性。”

2.2 应用扩展

文件也存在这三种状态。一是员工日常工作处理的状态，称为草稿状态；二是经评审能够

满足事务管理需要的状态，称为规范状态；三是定义企业工作运作方式的状态，称为程序状

态。企业建立草稿库、运行库和程序库分别对草稿状态、规范状态和程序状态的文件实施管

理。

文件体系的“三库”管理，通过确定不同状态的文件的管理方法，以及确定不同库之间文件

的流转方式，实现对文件生成、流转、归档、消灭的全过程的有效管理。

3.文件体系的“三库”构建

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3.1 “三库”的形式

文件体系“三库”，因文件不同的存储媒介，可分为两种形式：电子“三库”和实体“三库”。

电子“三库”主要用以计算机文件的管理。计算机文件主要是指储存在硬盘、光盘、优盘等

电子器件上的文件本身，主要特点是必须借助一定的电子设备才能阅读。电子“三库”的构建主

要是以电子储存介质为基础，如服务器、公共储存区。

实体“三库”主要用以处理实体文件的管理。实体文件主要以纸质文件为主，也包括电子文

件的储存介质，主要特点是不须借助其他设备，仅靠人力即可对其信息进行识别。实体“三库”

的构建是以文件柜和工作区为基础的。

文件形式的选择，以便于使用为原则，没有必要只采用其中的一种形式，否则只会增大资

源的占用，造成资源浪费。因此，电子“三库”和实体“三库”是相互补充的，它们共同完成企业

对文件体系的管理和控制。

3.2 电子“三库”构建

草稿库可以建立在公共设备上，也可以建立在工作计算机设备上，管理新编制文件、修改

状态的文件、待提交评审的文件以及便于工作而引进的外来参考文件。草稿库的文件采用文件

编制人员负责的管控形式。这样一方面节约了管理资源，另一方面提高文件编制人员日常工作

的效率，也不会对企业核心文件产生冲击。

运行库必须建立在公共设备上，以保证需要的人员能够获得有效文件。运行库管理已经通

过评审的、对某事项处理的方法，包括记录表格、制度规范、技术方案等，主要特点是任何一

个文件，都能完成一件事务。运行库文件的改动，需要申请授权，由组织指定的人员负责。

程序库必须建立在公共设备上，管理过程程序的文件，包括行政体系、质量管理体系、项

目计划等。程序库文件规定了事项包含的若干事务的运行。程序库文件进行修改时，必须经过

授权，并由指定人员负责。

3.3 实体“三库”构建

草稿库，由文件编制部门负责管理。草稿库管理处于编制、修订、或报批状态的文件。企

业应对草稿库实施明确和严格管控。草稿库内的文件要由编制部门集中管控，文件流转只能在

文件编制人员或编制部门之间进行，不得流向其他人员或部门。

运行库由企业档案部门独立负责管控。运行库文件管理经评审满足要求而未纳入过程程序

的文件。运行库文件应登记造册，明确各文件状态和存储位置。运行库文件一般只在三库之间

流转，不予以外借，如有因工作需要应使用复件。

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程序库文件，应由过程程序主管部门负责管理，如行政程序文件应由行政主管部门负责，

项目程序文件应由项目组或项目档案管理部门负责。程序库文件名目清晰，归属明确。程序库

文件应在与该程序有关的工作人员范围内分发，以确保职责部门和职责人员按规定自主完成工

作，提高效率。

3.4 “三库”之间的文件流转控制

文件流转沿着草稿库、运行库、程序库的方向进行，称之为上行，反之称之为下行。文件

流转，必须进行过程的管理和控制，同时进行文件的管理和控制。文件上行，应执行严格的申

报评审手续；文件下行，应进行严格授权。

文件的管理和控制，与文件储存介质有关，可采取如下方式。

草稿库文件转入运行库，应对文件进行审批，确认文件满足要求。审批通过的文件，应及

时转入运行库。如是修订的运行库文件，应及时将修订前的运行库文件移出运行库。

运行库文件转入程序库，应对过程程序文件进行审批和试运行，确保过程程序适合企业的

资源配置。电子运行库转入程序库，采用文件调用的方式，不移动位置；实体运行库转入程序

库，必须完成文件流转，如有需要运行库备份复件。

电子运行库文件修订，不得移出运行库，而采取修订复件的方式；实体运行库文件修订，

必须移出运行库，对原文件进行修订，而运行库保存复件。

程序库文件修订分为过程程序修订和执行文件修订。过程程序修订，可由程序库直接转入

草稿库进行。执行文件修订，电子程序库直接执行运行库文件的修订；实体程序库文件先流入

运行库，再执行运行库文件修订。

4.“三库”管理与其他文件管理工作的联系

文件体系“三库”管理，能够对档案管理法、体系管理法、文件标准化等多种管理方法兼

容，有效解决文件管理中的难点。

文件体系“三库”管理，着眼于形成体系化的文件，通过编制运行库文件来构建运行体系文

件，实现无一文件无归属的管理效果，破除了文件分类归属不明的问题。

文件体系“三库”管理，吸纳了过程管理和档案管理的思想，采用“三库”分离、独立控制的

方式，保持现行文件版本的唯一性，解决了文件状态的混乱和垃圾文件对于主体文件的影响。

文件体系“三库”管理，为文件标准化工作提供了明确的范围和时机：文件在“三库”之间每

次上行流转，都要进行文件标准化工作，而文件在各库内部流动式，则无需开展标准化工作。

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5.总结

文件体系“三库”管理，是文件管理的体系，可以有效实现对企业文件生成、流转、归档、

消灭的全过程的管理。

文件体系“三库”管理，根据企业文件所处的不同状态和不同层次，确定不同的管控程度，

一方面达到了文件的管理效果，另一方面节约了大量的管理资源。

文件体系“三库”管理，有效兼容其他文件管理方法，解决了其他文件管理方法适用范围有

限的难题和彼此冲突的问题。