2024年3月23日发(作者：)

办公软件使用技巧

1. 同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既

费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单击

“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”

命令，这可就方便多了

2. 巧妙设置文档保护

在用Word 2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，

要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦

苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保

护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。

怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无

法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档

保护”命令，一切又正常了。

3. 编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，

有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动

条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上

面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下

拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开

头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制

内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数

较多的内容。

4. 给WPS文档添加水印

先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接

将Word的水印效果图“抓”下来也行)，然后打开需要添加水印的

WPS文档，执行“格式→页面背景→设置”命令，打开“设置背景”

对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中刚才

制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。

5. 在金山文字中快速打开“页面设置”

在用金山文字2002处理文档时，一个最常用的操作就是设置

页面。先执行“视图→标尺→水平(垂直)标尺”命令，展开“水平

(垂直)标尺”打开，然后用鼠标在水平(垂直)标尺上双击，即可快

速打开“页面设置”对话框，对页面进行设置了。

6. 在Excel中插入拼音

在我们使用Excel时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音

注释就能使人看得更明白。具体的方法是：选中想要加入拼音注释

的表格，打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息