2024年3月25日发(作者：)

修改数据

分列功能还可用于修改错误的数据。例如一次单位同事在Excel中输入凭证号时在全

部数据中间多输入了一个零，即把C010XXX输成了C0100XXX，一列数据有几百个，而

且其中XXX为从001到999，因而不能使用查找替换，一个个去修改就算他不疯，领导

也等不及了。现在我们利用分列各合并来快速修改。

首先选中该列数据，点击数据→分列→固定宽度，建立两根分列线，一根置于C01后，

一根置于0XXX前，如图2。点击下一步，注意此步很关键，即在预览窗口中选中C01列，

在窗口右上角选中文本选项；选中0XXX列，也设为文本；选中0列，在窗口右上角选中

“不导入此列”选项，点击完成。这样，就去掉了多输的那个零。

接下来是合并。假设C01所在列为A列，0XXX所在列为B列，并从第一行开始。现

选中C1单元格，点击菜单插入→函数，在弹出窗口中（图3），函数分类选“文本”，函

数名选Concatenate，确定。在接下来的Text1栏中输入A1，Text2栏中输入B1，确

定。这样A1和B1即合并成C1单元格，为C010XXX。接下来移动鼠标至C1单元格右

下角，待鼠标变为黑十字时，向下拖拉至列尾，即可将A列和B列全部合并。经过这两步，

原来的错误即得到快速修改。

在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？ （工具-选项-保存）

如何快速选取特定区域？

使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5

键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。

12、如何快速返回选中区域？

按Ctr+BacksPae（即退格键）。

31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现

包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填

充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方

式。

如何对工作簿进行安全保护？（工具-选项-安全性即可！！）

打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需

要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。

工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起

到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”

菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮

退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输

入口令后退出。

36、工作表保护的口令忘记了怎么办？

如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，

选择“编辑”“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工

作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

44、如何拆分或取消拆分窗口？

当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时

会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕

上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”“拆分窗口”。取消拆分窗

口时除了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂

直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。

46、如何减少重复劳动？

我们在实际应用Excel时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少

重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的

“宏”命令，执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用VBA编程定义

宏。

47、如何快速地批量修改数据？

假如有一份 Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50

（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选

择性粘贴”功能： 首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”“复

制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”“选择性粘贴”，

在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删

除开始时在某个空白单元格中输入的50。

48、如何快速删除特定的数据？

假如有一份Excel工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量

为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”“筛选”“自动筛选”。

在“数量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被

选中的情况下，选择“编辑”“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。

最后，取消自动筛选。

53、如何在Excel中实现“自动更正”功能？

Word用户都知道，利用Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入．但在

Excel中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实，使用VloopuP函数可以巧妙地

解决这一问题。

一、巧用IF函数

1．设有一工作表，C1单元格的计算公式为：=A1／B1，当A1、B1单元格没有输入

数据时，C1单元格会出现“＃DIV／0！”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观，

特别是在报表打印时出现“＃DIV／0！”的信息更不是用户所希望的。此时，可用IF函数

将C1单元格的计算公式更改为：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。这样，只有当B1单元格

的值是非零时，C1单元格的值才按A1／B1进行计算更新，从而有效地避免了上述情况的

出现。

2．设有C2单元格的计算公式为：=A2＋B2，当A2、B2没有输入数值时，C2出现

的结果是“0”，同样，利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，

B2=″″），″″，A2＋B2）。这样，如果A2与B2单元格均没有输入数值时，C2单元格就

不进行A2＋B2的计算更新，也就不会出现“0”值的提示。

3．设C3单元格存放学生成绩的数据，D3单元格根据C3（学员成绩）情况给出相应

的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充，D3的计

算公式为：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″）。

在单元格A1中输入“1月1日”；2.执行练习一的2、3步骤。你会看到一个以日期

递增的填充效果；3.仍然选择A1单元格，将鼠标指向填充句柄，按住鼠标右键，拖动填充

句柄，到D1处释放鼠标；4.在弹出的选择菜单(图4)中选择“以月填充”命令。

在单元格A1中输入“2”；2.用鼠标选择单元格A1～A5（切记，不是使用拖动填充

句柄来选择）；3.执行“编辑/填充/序列…”命令，出现序列对话框（如图6）；4.在序列对

话框中设置“序列产生在”为“列”，“类型”为“等比序列”，“步长值”为“3”；

5.单击“确定”按钮。

证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输

入第一个字符前，键入单引号"'"；二是先键入等号"="，并在数字前后加上双引号"""。

请参考以下例子:

键入'027，单元格中显示027；

键入="001"，单元格申显示001；

键入="""3501"""，单元格中显示"3501"。(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显

示一对双引号)；

键入="9'30""，单元格中显示9'30"；

有关Excel中零值的设置

在Excel数据处理中，零（0）值是一个比较特殊的数值，它就像一个幽灵一样让人难

以捉摸，时而出现，时而隐藏，下面就我们来看看对付零值的几个比较有效的方法。

1、在Excel中我们输入诸如“8.0”、“010”等数值时，只要光标移出该单元格之后，

上述数字就会自动变成“8”、“10”整数格式，Excel这一举动让人哭笑不得。要想避免

这种情况，可进行下列操作：选中输入“8.0”、“010”这类格式的单元格，单击鼠标右

键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，接下来在弹出的窗口中选择“数字”标签，

在“分类”列表中选中“文本”项，单击“确定”。这样，在这些单元各种就可以输入诸

如“8.0”、“010”等格式的数字了。

2、在默认情况下，零值将显示为0（零），太多的零值让我们的工作表显得十分凌乱，不

便于我们的统计工作，其实我们可以通过修改选项，灵活地显示或隐藏零值，方法如下：

在菜单栏中选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“视图”标签，在

“窗口选项”里把“零值”复选框前面的对号去掉，单击“确定”按钮，就可以看到原来

显示有0的单元格全部变成了空白单元格。若要在单元格里重新显示0，用上述方法把“零

值”复选框前面的打上对号即可。

3、我们还可以用一个特殊的格式来隐藏选定单元格的零值，使隐藏的零值只会出现在

编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会被打印。方法如下：按住Ctrl键用鼠标左键一一选

定需要隐藏零值的单元格，在菜单栏中选择“格式”、“单元格”命令，在“单元格格式”

对话框选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在右边的“类

型”文本框中输入“0;_0;;@”，单击“确定”按钮。要将隐藏的零值重新显示出来，可选

定单元格，然后在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，单击“分类”列表中的“常

规”选项，这样就可以应用默认的格式，隐藏的零值就会显示出来。

谈谈Excel输入的技巧

在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是

指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的

格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel

中输入各种类型数据的方法和技巧。

一、输入文本

Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组

合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程

序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，

当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下

一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的

输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元

格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

二、输入分数

几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/

分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入

“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元

格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一

个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8

1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

三、输入负数

在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来

标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

四、输入小数

在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位

等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要

输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用

下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，

选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面

的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个

数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微

调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，

则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字

后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时

取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

五、输入货币值

Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000

完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，

Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住

Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

六、输入日期

Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日

期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔

日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入

“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的

Ctrl+;组合键。

七、输入时间

在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两

种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：

2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个

空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。