2024年4月4日发(作者：)

如何把纸质文件通过扫描转化成word文档

巧用Office 2003实现OCR文字输入

巧用Office 2003实现OCR文字输入

为了迎接市里的工作验收，领导拿来了许多存档文件，要求小王在三天内摘录并

形成汇报文档。看着厚厚的材料小王发愁了，这时有人提醒：你的笔记本电脑不

是刚装上Office 2003吗，里面的Microsoft Office Document Imaging不错。

它是一个光学字符识别（OCR）软件，可以用扫描仪扫入纸文档中的汉字，用它，

摘录文件的速度可快多了。

○ 操作准备

局里只有一台比较旧的F1210扫描仪，小王把它连接到笔记本电脑的并口，

接通电源以后安装扫描仪驱动程序。单击“开始”-->“所有程

序”-->“Microsoft Office工具”中的“Microsoft Office Document

Imaging”，将纸文档放入扫描仪，准备将其中的汉字输入Word。

○ 扫描设置

打开Microsoft Office Document Imaging窗口以后，单击工具栏中的“扫

描新文档”按钮，即可看到如图1所示的对话框。首先单击其中的“扫描仪”按

钮打开选择扫描仪对话框，查看当前扫描仪的型号是否在里面。如果对话框或下

拉列表中没有当前扫描仪，就要检查驱动程序安装和电源连接是否正确。

接下来要根据文档的特点选择扫描预设。如果是彩色纸张上的黑色或彩色文

本，或者是白色纸张上的彩色文本，可以选择“将彩色页面扫描为黑白图片”；

对常见的白色纸张上的黑色文本而言，可以选择“黑白模式”或“灰度模式”。

Microsoft Office Document Imaging提供的扫描预设功能可以满足大多数

文档的要求。如果文档使用的字体太小，或者由于纸张等缘故导致文字不太清楚，

就得适当调整扫描预设中的分辨率。用户只要选中要调整的某种扫描预设，单击

图1中的“预设选项”按钮打开菜单，选择其中的“编辑所选预设”，就可以看

到“预设选项”对话框的“常规”选项卡。单击其中的“高级”按钮打开如图2

所示的对话框，可将默认的分辨率（DPI）值由200修改为300。当扫描文档中

的文字是彩色或具有彩色背景时，选中图2中的“自动设置对比度，保存为单

色”，让扫描的图像具有较高的对比度，这样可以获得更好的文字识别效果。

除此之外，“预设选项”对话框还有三个选项卡。其中“页面”选项卡设置

扫描仪的幅面，常见的A4扫描仪应该选择“A4”（默认）；“输出”选项卡可

以设置扫描文件的保存位置，还可以设置扫描文件的命名方式，可以根据自己的

需要进行调整；“处理”选项卡控制OCR的工作设置，一般采用其中的默认值就

可以了。

○ 扫描文档

文档放入扫描仪以后，根据其特点选择图1中的某一个扫描预设方式，单击

“扫描”按钮开始扫描文档。与大多数OCR软件不同，Microsoft Office

Document Imaging扫描结束即开始文字识别，完成后即可在窗口中显示结果。

该窗口分为“缩略图窗格”和“页面窗格”左右两部分。如果用户连续扫描

了多页文档，缩略图窗格显示各页的缩略图，页面窗格显示当前文档的图像。

如果用户有多页文档需要扫描和识别，可以在一页扫描结束后再次扫描下一

页，完成后会弹出一个对话框。单击“继续”按钮可以放入下一页文档，继续进

行扫描，但不识别和保存当前文档；单击“完成”按钮则停止扫描，执行识别并

保存文件。再次扫描新文档时只要将它放入扫描仪，单击图1中的“扫描”按钮

即可；单击“取消”按钮会停止扫描，不进行识别也不保存文件。