2024年4月10日发(作者：)

excel表格的基本操作_excel表格制作教程(免费下载)

MicrooftE某cel是微软公司的办公软件Microoftoffice的组件之

一，是由Microoft为Window和AppleMacintoh操作系统的电脑而编写和

运行的一款试算表软件。E某cel是微软办公套装软件的一个重要的组成

部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应

用于管理、统计财经、金融等众多领域。下面讲解一下E某cel表格必学

的20招——

一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，

大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以

“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→

条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉

按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单

击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设

置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于

1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出

来了。

二、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利

用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、

“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工

业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业”

4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的

“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如

D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业

名称填入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选

中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

三、建立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到

其中，方便随时调用。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称

(如“常用文档”)。

2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下

面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照

上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表

名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，

在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”

对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如

“工资.某l”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开

“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并

不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超

链接”按钮的功能。

四、制作“专业符号”工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输

入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输

入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开

始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特

殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，

完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进

行命名。

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”

选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用

“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

五、用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，

选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不

需要打印的行(或列)隐藏起来。

2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单

击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报

表”)后，单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的

打印视面。

4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的

表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，

简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

六、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信

息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办可采用自定义序列来排序。

2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打

开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其

中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有

数据就按要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话

框，设置好密码后，“确定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用

E某cel的透明功能也不能让其现形。

八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，

反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输

入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，

中文输入

法自动关闭。

九、让“自动更正”输入统一的文本

你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢那就往

下怎么搭配排名丰胸产品口碑美白保湿面霜面膜什么牌子的消浮肿眼霜好

用保湿好用身体紧致产品推荐看吧。

1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”

用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添

加”和“确定”按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符此时可以不

考虑“pcw”的大小写，然后确认一下就成了。

十、在E某cel中自定义函数

E某cel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自

定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算

梯形面积的函数：

1.执行“工具→宏→ViualBaic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”

快捷键)，打开ViualBaic编辑窗口。

2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——

模块1。

3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

FunctionV(a,b,h)V=h某(a+b)/2EndFunction

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

十一、表头下面衬张图片

为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头

下面呢

1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，

选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表

下面。

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中

拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现

的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下

面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，

是图片被“白色”遮盖了)。

提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

十二、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小

的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：

=B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的

单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择

性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，

按下“确定”按

钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除

B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变

的“值”。

十三、E某cel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。E某cel

的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”

下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻

将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框

中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

十四、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中

(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容，可以利用E某cel的“监视窗口”

功能来实现。执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，

单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中

需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它

“监视点”。

以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有

被监视点单元格内的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

在E某cel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻

烦，E某cel2002对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉

列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，

展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加

边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者

在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，E某cel就能自动判断、

即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对E某cel来说，

也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统

一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们

可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”

的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选

择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片

中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”

和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年

份。”字样。

很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，E某

cel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确

“样式”的数值后方

可继续录入。神奇吧其实，在E某cel的“数据有效性”判断中，还

有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，

“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，

让你的E某cel展示出与众不同的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格

我们知道每次打开E某cel，软件总是默认打开多张工作表。由此就

可看出E某cel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互

关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，

在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相

同位置的数据统一改变格式该怎么办呢首先，我们得改变第一张表格的数

据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择

“至同组工作表”。这时，E某cel会弹出“填充成组工作表”的对话框，

在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的

数据格式都改变了。

十九、改变文本的大小写

在E某cel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，

也不是数据库，而是函数。不要以为E某cel中的函数只是针对数字，其

实只要是写进表格中的内容，E某cel都有对它编辑的特殊函数。例如改

变文本的大小写。

在E某cel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它

们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；

“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据

格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写

等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“e某cel”，然后

在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“E某

CEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“”，然后我们在

目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是

“”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对

是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如

员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源

数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始

提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用

“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从

左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5

单元格中提取“武汉”两个字

时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。