2024年4月24日发(作者：)

使用Word中的邮件合并功能批量处理信函

在现代社会中，写信已经成为一种越来越不常见的沟通方式。然而，在某些场

合，如商务信函、邀请函等，我们仍然需要使用信函来传达信息。而当我们需要向

多个收件人发送相同内容的信函时，手动逐一编辑每封信函将会是一项繁琐而耗时

的任务。幸运的是，Microsoft Word提供了邮件合并功能，可以帮助我们批量处理

信函，提高工作效率。

邮件合并功能可以将一个主文档与一个收件人列表相结合，生成多个个性化的

信函。下面将介绍如何使用Word中的邮件合并功能来批量处理信函。

首先，我们需要准备好主文档。主文档是信函的模板，其中包含信函的固定内

容，如称呼、正文、结束语等。在主文档中，我们可以使用特定的标记来表示需要

个性化的部分，如收件人姓名、地址等。这些标记将在合并过程中被替换为收件人

列表中相应的内容。

接下来，我们需要准备好收件人列表。收件人列表是一个包含多个收件人信息

的表格，其中每一行代表一个收件人。表格的列可以包括收件人姓名、地址、邮编

等信息。在Word中，我们可以使用Excel或者直接在Word中创建表格来制作收

件人列表。确保收件人列表中的列与主文档中的标记对应，这样才能正确地将收件

人信息插入到信函中。

准备好主文档和收件人列表后，我们可以开始进行邮件合并。在Word中，选

择“邮件ings合并”选项卡，点击“开始邮件ings合并”按钮，然后选择“信函”选项。

接着，我们需要选择主文档和收件人列表。在选择收件人列表时，可以使用已有的

Excel表格或者直接在Word中创建一个新的表格。选择好主文档和收件人列表后，

我们可以点击“编辑收件人列表”按钮，对收件人列表进行进一步的编辑，如添加或

删除收件人。

编辑完成收件人列表后，我们可以在主文档中使用标记来插入收件人信息。在

主文档中，将光标移动到需要插入收件人信息的位置，然后在“邮件ings合并”选

项卡中选择“插入合并字段”按钮。在弹出的对话框中，选择需要插入的字段，如收

件人姓名、地址等。插入字段后，我们可以继续编辑主文档的其他内容。

当主文档和收件人列表准备好并且收件人信息插入完成后，我们可以点击“预

览结果”按钮，预览合并后的信函。在预览结果中，我们可以查看每封信函的具体

内容，确保个性化的部分已经正确地替换为收件人信息。如果需要对某些信函进行

进一步的调整，我们可以在预览结果中进行编辑。编辑完成后，我们可以点击“完

成和合并”按钮，选择“单个文档”选项，将合并后的信函保存为单个文件。

通过使用Word中的邮件合并功能，我们可以轻松地批量处理信函。不仅可以

提高工作效率，还可以确保每封信函都是个性化的，满足不同收件人的需求。无论

是商务信函还是邀请函，邮件合并功能都能帮助我们更加便捷地进行信函的处理。

总之，使用Word中的邮件合并功能批量处理信函是一种高效且方便的方法。

通过准备好主文档和收件人列表，并正确使用标记来插入收件人信息，我们可以轻

松地生成多个个性化的信函。无论是在工作中还是在日常生活中，邮件合并功能都

能帮助我们提高工作效率，节省时间和精力。让我们利用这个强大的功能，更加便

捷地处理信函吧！