2024年5月3日发(作者：)

8.3.4文档资料管理

1目的

1.1规范软件开发部的文档资料管理，明确责任，指导开发人员

的文档管理流程，加强软件开发部文档保密性和延续性。

2适用范围

2.1用于软件开发部的所有文档资料的管理流程。

3定义

3.1AAA级文档：是软件开发部最高保密级别的文档。

3.2AA级文档：是软件开发部的设计技术文档。包括：可行性研

究报告、项目开发计划书、需求规格说明书、概要设计说明书、数据

要求说明书、数据库设计说明书、详细设计说明书、软件原代码、操

作手册、ECN、设计评审表、原始设计资料、测试报告、说明书、测

试分析报告、测试计划、模块开发卷宗、用户手册、项目开发总结报

告、开发进度月报、项目投标书、项目验收报告等。

3.3A级文档：是软件开发部的各种管理文件。包括：程序文件、

工作指引、备忘录、日常事务文件、传真等。

3.4开发平台：从事开发工作的计算机环境。例如：系统软件，

应用软件，文件夹等。

3.5文档编号：每个文档都有一个编号，包括文本文档和电子文

档。

4职责

4.1总经理：负责软件开发部文档管理流程的监督执行，重大文

档资料发行的签署批准。

4.2部门经理：负责软件开发部文档的审批、技术审核、保管、

借阅、分发、控制和定期的备份。

4.3项目经理：负责项目组的文档资料管理工作。

4.4软件开发部开发人员：负责本岗位的文档管理。

5内容

5.1文档资料的保管

5.1.1开发过程中电子文档的保管

5.1.1.1项目经理负责项目组各个成员的电子文档管理。项目经理

负责制订项目组各个成员的开发平台，要求项目组成员在规定的文件

夹下从事开发工作。

5.1.1.2开发工程师必须严格按照项目经理制订的开发平台，从事

开发工作。所有开发过程电子文档存放在项目经理指定的文件夹下。

任何自己建造的开发平台，必须经过项目经理同意。

5.1.1.3开发工程师依照项目经理安排的工作任务，电脑中只能存

放与自身业务有关的电子文档。如果要存放任何与工作业务无关的电

子文档，必须经过项目经理同意。

5.1.1.4开发工程师不得将自己的开发平台设置为共享文件夹。如

果因工作需要，在公司局域网上拷贝文件，或者把电子文档拷贝到公

司局域网以外的电脑时，必须经过批准。任何人不得私自在公司局域

网上相互备份文件，或私自以任何方式将电子文档拷贝到公司局域网

以外的电脑上。AAA级电子文档拷贝要经过总经理同意。AA级电子

文档拷贝要经过部门经理同意。

5.1.2开发完后电子文档的保管

5.1.2.1项目开发完后，定型的各个版本的电子文档资料应由项目

经理提交部门经理保管。

5.1.2.2部门经理负责对电子文件进行分类存放。

5.1.2.3电子文档文件命名格式如下：

产品名称

六位字母以内

文件描述

十位汉字以内

版本号

四位字母以内

设计者姓名

缩写四字母以内

日期

八位数字

例如：ILAMS 需求分析规格说明书2.0 蒋仕文6/15日发行

电子档名称：ILAMS需求分析规格说明书 V20JSW20020615

5.1.2.4每个电子文档用一个文件名存放，如果文件数量多于1

个，则用WINZIP压缩后按以上名称存放。

5.1.2.5部门经理应将电子文档做好存放登记手续。

5.1.2.6电子文档在服务器上的管理统一由部门经理负责。任何

人不得私自访问服务器。部门经理对文档的正确性、完整性负责。

5.1.3开发过程中文本文档的保管

5.1.3.1部门经理负责来往的管理性文件的保管（A级文档）。

5.1.3.2项目经理负责日常的技术文件的保管（AA级文档）。开

发工程师负责原始设计文件的保管。例如：详细设计说明书、概要设

计说明书、数据要求说明书等。

5.1.3.3文本文件的保管应按照公司相关文件管理的规定执行。

文件保管应使用公司标准文件夹和文件柜。部门经理和项目经理应定

期对文件进行整理。任何人不得私自将技术文档资料带出公司外，如

果因工作需要，要把技术文档资料带出公司外，必须经过直接上级同

意。AAA级文档带出公司，应由总经理批准。AA级文档带出公司，应

由部门经理批准。

5.1.4开发完后文本文件的保管

5.1.4.1部门经理负责来往正式发行文本文件的保管。由软件开

发部向其它部门发行的文本文件或其它部门发行到软件开发部的文

本文件都集中在部门经理登记存档。

5.1.4.2部门经理负责对存档的文本文件进行分类保存并制作文

件目录。

5.1.4.3部门经理应按照公司《文件资料控制程序》执行。文件

保管应使用公司标准文件夹和文件柜，按照产品类别、文件类别和文

件编号整齐有序地存放。并在电脑中登记备案。

5.1.4.4部门经理应及时对文件进行整理，保证文件的有效性。

5.2文档资料的备份

5.2.1部门经理每月最后一天，将服务器上的文档资料在自己电

脑上备份一次。

5.2.2项目经理负责每周五下班前对项目组成员的项目开发电子

文档在自己电脑上做一次备份。要求项目经理电脑中应保管该项目的

所有电子文档。

5.3文档资料的借阅

5.3.1AAA级文档的借阅需填写《文档借阅申请单》提交给部门

经理，同时要经过总经理的批准，并当日归还。若不能当日归还，应

该说明原因。

5.3.2AA级文档的借阅需填写《文档借阅申请单》，要通过部门

经理批准，并当日归还。若不能当日归还，应该说明原因。

5.4文档资料的销毁

5.4.1软件开发部内部设计过程中的过期作废文档资料，不得随

意丢弃，设计人员应及时在碎纸机中销毁。

5.5文档资料的交接

5.5.1一般开发员工离职、出差或请假，其文档资料由项目经理

负责交接，若没有项目经理，直接由其部门经理交接。

5.5.2项目经理离职、出差或请假，其文档资料由部门经理负责

交接。

5.5.3部门经理离职、出差或请假，其文档资料由总经理负责交

接。

6相关文件及资料

6.1《文件管理控制程序》

7 质量记录

7.1《文档借阅申请单》