2024年6月3日发(作者：)
一、基本技巧——数据输入
给数据添加单位
通过自定义单元格格式的方法，可以为数字自动添加上单位（如“元”）：
选中需要添加单位的单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对
话框，在“数值”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在右侧的“类型”下面的方框中
输入“#.00"元"”，确定返回即可。
大写数字设置
如果想将阿拉伯数字数字转换为中文大写格式，同样可以通过“单元格格式”来设置：
选中需要转换单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，
在“数值”标签中，选中“分类”下面的“特殊”选项，然后在右侧的“类型”下面选择一种大写格式
（如“中文小写数字”），确定返回即可。
改变文本的大小写
在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER
（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小
写；“=PROPER（源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为
大写等。
例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入
“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输
入“”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）”，那么我们得到的结果就
将是“”了
自定输入数据下拉列表
如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据（如“职称”等），我们可以通过“数据有效
性”建立一下下拉列表，来进行选择输入，以方便统一输入的数据。
选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对
话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”
选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素（如“高级工程师,工程师,助理工程师,技术
员,其他职称”等），确定返回。
注意：各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。
数据输入范围控制
学生的考试成绩通常位于0—100之间，在用Excel登记学生的成绩时，为了防止输入
的成绩超出范围，我们用“数据有效性”功能来控制一下。
选中保存成绩的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设
置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“小数”选项，然后在
下面分别输入最小值（“0”）和最大值（“100”）；切换到“输入信息”标签中，设置提示信息；
切换到“出错警告”标签下，设置出错提示及处理方法。全部设置完成后，确定返回。
注意：不进行“输入信息”和“出错警告”设置，不影响此有效性的使用。
正确输入长数字
在Excel中，输入超过12位的数值，系统自动将其转换为科学记数格式，如果输入超
过15位的数值，系统自动将15位以后的数值转换为“0”。这种转换对于我们需要输入一些
特殊数值（如身份证号码）时，就不能符合我们的要求了。为了能让这些长位数数值完整显
示出来，就必须用下面两种方法，将单元格转换成文本格式，然后再输入。
方法一：在输入这些长数值时，先输入一个英文状态下的单引号（“'”），然后接头输入
数值即可。注意：这种方法适合输入少量的长数值，且输入的英文状态下的单引号不影响显
示和打印。
方法二：选中相应的单元格区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，
在“数值”标签下，选中“文本”选项，确定返回，再在上述单元格中输入长数值就行了。
限制输入数据的长度
由于身份证号码多达15或18位，输入起来容易出错，同样可以通过设置“数据有效性”，
当输入的位数不对时，给出提示：
选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，打开“数据有效性”对话框，在
“自定义”“公式”下面的方框中输入公式:=OR(LEN(D2)=15,LEN(D2)=18)，并设置一个“出错
警告”，确定返回。
提取字符串中的特定字符
除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事
的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。
如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的
字符数）”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，
如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种
情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单
元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思
是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。
自定义自动填充序列
如果我们经常需要在Excel中输入同样的一列数据（如员工的姓名），我们可以将它们
定义成内置序列，然后用“填充柄”拖拉输入。
先将序列元素输入到一列（行）连续的单元格区域（如B3至B14）中，然后执行“工
具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮前面
的红色按钮，选中上述序列区域，再按红色按钮返回，单击一下“导入”按钮，最后确定退
出即可。
在某个单元中，输入员工姓名序列中某个姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可快速输入
该员工姓名后面的其他员工姓名。
用连字符“&”合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就
能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。
1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。
2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D
列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打
开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容（不
是公式）即被复制到F列中。
4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。
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