2024年4月24日发(作者：)

Word技巧利用邮件合并功能批量生成信件

现代办公软件中，Microsoft Word 是最为常用的文字处理工具之一。

除了用于编辑和排版文档外，Word 还提供了许多实用的功能，如邮件

合并功能。邮件合并功能可以帮助用户批量生成个性化的信件，提高

工作效率。本文将介绍一些利用 Word 技巧，通过邮件合并功能进行批

量信件生成的方法。

一、准备工作

在开始使用邮件合并功能之前，我们需要进行一些准备工作。首先，

我们需要准备好一个数据源，其中包含了我们希望在信件中个性化的

信息，比如收件人姓名、地址、称呼等。可以将这些信息存储在 Excel

表格中，并确保表格的每一列都有合适的列名。

接下来，我们需要打开 Word 文档，并在信件的正文部分完成信件

的撰写。在撰写时，我们可以使用特定的占位符来表示需要个性化的

信息的位置，比如用 "<<姓名>>" 表示收件人的姓名，用 "<<地址>>"

表示收件人的地址。这些占位符在邮件合并时会被自动替换为对应的

信息。

二、数据源导入

在完成准备工作后，我们可以开始进行数据源的导入。首先，在

Word 文档中选择需要导入数据的位置，比如我们可以在正文的开头处

插入一个表格，用以容纳个性化的信息。然后，点击 Word 菜单栏中的

“邮件合并”选项，并选择“开始邮件合并”命令。

在弹出的邮件合并向导中，我们需要选择一个数据源。点击“选择

一个收件人列表”按钮，并在弹出的对话框中选择我们事先准备好的

Excel 数据表格。

接下来，我们需要指定数据源中的工作表和表头信息。确认所选的

工作表和表头正确无误后，点击“确定”按钮。

三、信件个性化

在完成数据源导入后，我们可以对信件进行个性化操作。点击“写

信”按钮，进入撰写信件的界面。

在该界面中，我们可以使用邮件合并向导提供的各种选项，对信件

进行个性化操作。比如，我们可以点击“姓名”按钮，并选择“在正文中

插入姓名”选项，该操作会将收件人姓名插入到光标所在位置。

类似地，我们可以选择插入其他个性化信息，如地址、称呼等。通

过不断地添加个性化内容，我们可以根据需要定制出批量信件的格式

和内容。

四、批量生成信件

在完成信件个性化操作后，我们可以进行批量生成信件的步骤。点

击“预览结果”按钮，可以查看每条记录在信件中的具体呈现效果。

如果预览结果没有问题，我们可以点击“完成合并”按钮，并选择“将

信件写入新文档”选项。这样，Word 将自动生成一个新的文档，其中

包含了根据数据源中的每条记录生成的多份信件。

五、完成与调整

在生成的新文档中，我们可以进行进一步的调整和编辑，以确保信

件的准确性和完整性。可以检查各个信件的个性化信息是否正确替换，

并根据需要进行微调和修改。

完成调整后，我们可以保存并导出批量生成的信件为 Word 文档或

PDF 文件，以便进一步使用或分发。

六、总结

通过利用 Word 的邮件合并功能，我们可以方便地批量生成个性化

的信件，提高工作效率。在本文中，我们介绍了利用 Word 技巧进行批

量信件生成的基本步骤，包括准备工作、数据源导入、信件个性化、

批量生成和完成与调整等环节。

当然，邮件合并功能的实际应用远不止于此。在实际使用中，我们

还可以结合其他功能和选项，进一步发挥邮件合并的能力，满足不同

场景下的需求。希望本文能够帮助读者充分利用 Word 的邮件合并功能，

提高工作效率和效果。