2024年5月4日发(作者：)
发邮件格式
篇一：发邮件的礼仪及其格式
发邮件的礼仪及格式---让优秀成为习惯
一：主题与签名
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短明了，让对方一看就知道你发的是什么邮件！
3.. 最好把你的邮箱设好一个签名，以便对方一目了然又旁人便
于留存。
比如：
李桂梅 luciey （总经理助理）
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北京市技术有限公司
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操作方法：
4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的
标题，如 “王先生收”。也不要
用胡乱无实际具体内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．信件尽可能只针对一个主题。
6、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺百万之处，
切莫只顾检查正文却在虽然发出前忘
记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎重。
二：关于称呼与问候
1． 恰当地称呼递送者，拿捏尺度
邮件的开头要贬称收件人。这既显得礼貌，也细化提醒某收件人，
此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。
如果对方有职务，应按职衔尊称对方，如“x经理”；如果不清楚
职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先要搞
清楚。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，
开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使
用“此致敬礼”。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件
中有些地方不妥，事主也能平静的看待
三：回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的不可或缺重要信件后，即刻回复对方一下，往往还是
必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是
对一些紧急重要的邮件。
如果事情复杂，你无法及时回复，那至少应当及时的回复说”收
到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦
等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正
在出差或休假，应该设定自动来函功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该需要进行必要的阐述，
让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢
谢”、“已知道”等字眼，这是极其不礼貌的。怎么着也要凑够10个
字，显示出你的尊重。
4. 不要不敢就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明文化交流
不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判
断。电子邮件有时并不是最合适偶尔的交流方式。
四：附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，
方便收件人下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简要应付说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数能不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中所说明打开方式，以免
影响使用
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发
送，
以上是发邮件的基本礼仪，谢谢大家的观看。
篇二：商务邮件范例以及格式注意事项
一、事务邮件：
X经理/总：
您好！
非常更为荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴
趣的我司产
品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！
如果邮件中有不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您
联系我，电
话：*********，或联系XXX（该总负责人客户的具体主管以上有
关负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！
XXX
二、问候邮件：
例一：
X经理/总：
您好！
在这个山南灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！
（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的恭喜，祝您：生日快
乐！工作顺利！）
XXX公司XX敬上 例二：
X经理/总：
您好！
生活是一种态度，坚毅奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生
活是一种心境，慢慢体会了才会甜蜜有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光
灿烂，空气清爽怡人，世间我愿将这人间剪影的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！
XXX公司XX敬上 例三：
X经理/总：
您好！
一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心
的问候，送来我最美妙祝愿：忙碌的日子好日子不要忘记照顾自己的
身体，祝您身体健康，工作顺利！
XXX公司XX敬上 例四：
X经理/总：
新年好！
值此2021新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最子公司衷
心的感谢和最诚挚的祝福，
感谢您长期以来对我们的支持和信任！
在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下所得到
了一定的成长。现阶段的中国是服务的王国，得产品与服务真谛者得
天下！你我携手共同为车主创造出新体验更加车主温馨、融洽、激情
的消费天空。您的标准就是我们尽力努力的方向。在私下直言批评的
是我们的批评真老朋友！请增加您对我们的标准！
让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、
批评、鼓励等各种茁壮的“营养素”，这是您赠予我们最有价值有价
值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然当今世界不期而至闯入您的世
界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温
暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共
同的理想！
新春来临，万象更新，XXXX全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、
事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！
XXXX公司
三、感谢信：
X经理/总：
您好！
感谢您长期以往敬重对我司的支持与信任，
注意：
一、关于主题
1. 一定千万别空白标题。
2. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
3. 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4. 悼词尽可能尽量只针对一个主题，不在一封信以内内约谈及多
宗事情，以便于日后整理。
5. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，
更为重要是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE
一大串。
7. 最重要的一点，主题遭遇千万不可出现错别字和不通顺之处，
切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼打卡者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬
礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”
和“此致”为紧接上一行结尾或者换行空两格，而“顺利”和“敬礼”
为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你
代表的企业名称是必须通报的以示对对方代表的尊重。
2. 注意Email的论述语气
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的简
述。持续保持你的继续保持每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待较完整信息
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
四、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的真名命名，最好能够概括附件的内容，
方便收件人登入后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成文件一个文
件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中会说明打开方式，以免
影响使用。
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小档案分别发
送。
五、语言的选择和正体字
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字
号用五号或10号字即可。
六、结尾签名
1. 签名重要信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是末尾适切的。签名档可包括姓名、
职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超
过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行
简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设
置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字注释应选择与正文文字匹配，字号一般应选取比正
文字体引言小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要不可或缺电子邮件后，理想的回复时间是2小时
内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要
超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，至少那至少假如
及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，
以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候，好几遍最好把相关的问题抄到回件中，然后
附上答案。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流超过3次，这只能说明交流不畅，
说不清楚。此时形式应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
篇三：发邮件的格式汇总
发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯
一、关于主题
主题要提纲挈领，填入邮件主题特别之处是电子邮件和信笺的主
要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便
于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的。
2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用?才能显示半天你的
标题。
3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，
时间可以不用标注，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4. 标题要能真实反映文章的内容和，切忌使用含义不清的标题，
如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”
或是“收着！”
5.感谢信主题尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事
情，以便于日后整理
6.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，
引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字
眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE
一大串。
8.最最重要的一点，主题不可出现错别字和不通顺之处，切莫只
顾接获检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，
一定要慎之又慎。
二、关于称呼与问候
1.恰当地蔑称收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼接收者。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，
此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；称呼在二十多个收件人
的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，
如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”
称呼，但要把性别先要搞清楚。
不熟悉的人切忌直接称呼不会英文名，对级别高于自己的人也不
宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear
xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写到一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您
好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的
也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场
合完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换
行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件
中有些地方不妥，对方也能平静的看待
三、关于正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明身分的就是自己的身份，姓名
或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简
洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够
顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是知道
谁又得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与原文正文无
关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的确切说清楚事情；如果具体内容确实很多，
原文应只作摘要介绍，然后单独维齐尔县写个文件作为附件进行详细
描述。
正文行文应通顺，多用直观词汇和短句，准确清晰的表达，不要
出现让人晦涩浅显的语句。最好不要让人家拉才能看完你的邮件，千
万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与收信人自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还
是对外性质的不同，选择恰当的语气或进行论述，以免引起对方晕眩。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须乐观谨
慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说
明。持续保持你的每个段落简短片断不冗长，没人有时间仔细看你没
分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整讯息
最好在一次邮件中把信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之
后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和拼写错误，注意使用拼写核查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最
差把拼写检查功能打开； 如果是中文Email，注意拼音输入字义法带
给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，安全检查行文是否通
顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要一天到晚就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等
手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会
让人则抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论的邮件，单纯以文字形式很难描述
清楚。如果配合图表加以探讨，收信人一定会表扬你的嘉奖体贴。
8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务商务信函里头这
样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在
某些你确实需要强调出一定的轻松氛围的场合，比如现在－:)
四、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够帮助概括附件的内
容，方便收件人下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜已经超过4个，数目较多时应时需装箱压缩成一
个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影
响使用
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小成小表格分
别发送，
五、语言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时候才英语选用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其
他委托人国家和沿海地区的华人，也应改用英文交流，由于存在中文
编码的环境问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来往来于是采用英文版，请不要火冒三丈
的发送英文邮件不该给他；如果对方发英文邮件给你，也不想老土的
用中文回复。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
当中你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水
平存在问题，而影响邮件所逐步解决涉及症结的解决。
4. 优先选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用西文或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，
字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和
字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不须背景信纸，特别对公务
邮件。 不要为突出内容而将符令设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；
也不要过小，费神又伤眼睛。
六、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的
党务工作。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可主要包括姓名、
职务、公司、电话、传真、地址等信息，但重要信息不宜行数过多，
一般不超过4行。你只需将一些必要下面数据放在上面，对方如果需
要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为字词你的签名的一部分是可行的，比如你的座
右铭，或子公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与至于场合，切
记一定要得体。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等阶层的邮件往来，签名档应该进行
简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中
设置多个签名档，灵活调用。
3. 印台区签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英
文，以免成出现乱码。字号一般应大写字母选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到突出他人的重要电子邮件后，即刻申明对方一下，往往还是
必不可少的,这是对他人的尊重，理想的书面材料时间是2小时内，特
别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级分散
低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时处理确切回复，那至少应该及时的回
复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会妥善回复，云云”。
不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是判明一下收到
了。
如果你这有助于出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件
人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复结构性问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，
然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该实施必要的阐述，
让对方瘤果理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢
谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个
字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果点对点双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交
流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交谈交流后
再做判断。传真交流有时并不是最好的交流方式。
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