2024年5月4日发(作者：)

发送邮件基本规范

一、 称呼：

1、向外发送邮件时，除非是你很熟悉且关系良好的人员，可以

在邮件正文开头使用昵称（如：吴姐）、简称（如：小王）或名字（如：

Cindy）。否则，应当使用正式称呼。一般为姓氏加职务简称（如：

余总）。

2、若邮件收件人中有多个同姓人士，则须使用名字甚至全名加

职务简称任何时候，邮件不要使用“美女”、“老大”等称呼。

3、任何时候，只要有落款的文件（即使是附件）都必须使用正

式称呼。

4、若收件人为同级或上级，邮件开头一般使用“称呼，您好！”

（如：杨总，您好！），如果是两位或多位共同收件人，应尊者在前，

同级资深在前，同资历女士在前，且不得使用“您们”，而用“你们”，

（如：“宋总、黄会计，你们好！”）

5、向上级请示问题的邮件，二个以上上级的不能称呼领导，请

示人应明确。

二、 正文：

1、尽量使用“您”而不是“你”。若有请托对方之处，应写“麻烦”（下

级部门）、“烦请”（同级部门）或“恳请”（上级部门）。

2、说明邮件目的，答复时间等应明确。

三、正文收尾：

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1、一般另起一段，写“妥否，请指示”或“上述事项如有问题，

请与我联系”或“以上，请知悉”等类似表达。若有请托对方之意，还

应以“谢谢！”结尾。

2、若对方是同级、上级，结尾处，应另起一行问好，一般写“祝

好！”“以上，请知悉！”

四、 附件：

1、附件文件多的用压缩格式发送。

2、文件名称应清晰，扫描件应放在一个文档中标注文件名，竖

版排放。

五、 发送：

1、 向部门外发送邮件应抄送部门负责人，看情况抄送部门负

责人上级领导，一般发送子公司老总的应抄送余总。

2、 抄送顺序应按级别顺序排放。

六、 收到没有说明事项或附件不清晰，混乱无法查看的，应退

回说明情况。

七、 注意邮件名称：简明事项作为主题，让读邮件的人方便查询

阅读。

八、 后缀：发件人应表明公司、职位、姓名、联系方式。

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