2024年5月4日发(作者：)

AdobeAcrobat

制作

PDF

文档流程

PDF(PortableDocumentFormat，便携文档格式)格式是Adobe公司在其PostScript

语言的基础上创建的一种主要应用于电子出版的文件规范系统。PDF文件可以将文字、字型、

格式、颜色及与设备和分辨率独立的图形图像等封装在一个文件中，该格式文件还可以包含

超文本链接、声音和动态影像等电子信息，支持特长文件，集成度和安全可靠性都较高。由

于PDF文件可以不依赖操作系统的语言和字体以及显示设备，就能“逼真地”将文件原貌展

现给每一个阅读者，因此越来越多的电子图书、产品说明、公司文告、网络资料、电子邮件

等开始使用PDF格式文件。目前已成为电子文档发行和数字化信息传播事实上的一个标准。

制作PDF文件的“官方”软件为Adobe公司的AdobeAcrobat，注意，不是我们通常使

用的AdobeAcrobatReader（这个软件只是pdf文件的阅读软件）。AdobeAcrobat是一个

商业软件，本文操作基于AdobeAcrobat4.0，其他版本流程类似。

软件安装要点

首先是安装软件，不要觉得安装很简单，如果安装得不当是不能输出含有中文PDF文件

的。安装时需注意的地方在于看到如图1的对话框时，选择“Custom(用户定制)”方式，点

Next继续，出现组件对话框，把滚动条拉到最末端，点中“AsianLanguageSupport(支持

亚洲语言)”，然后点“Change”按钮，在弹出的对话框里选择“SimplifiedChinese

LanguageFiles(简体中文语言包)”和“DistillerAsianLanguagePDF

Generation(Distiller亚洲语言PDF生成器)”，点“Continue”继续。再点“Next”，只

要输入个人信息和序列号，再一路Next就可以了，在拷贝完成后忽略电子注册，然后按照

提示重新启动计算机就完成安装了。

这时候你打开Word就会发现多了两个图标，这可能是Acrobat的一个bug，我们先删

去一个图标，右键点击工具栏，选择“自定义”，然后在“工具栏”标签中选中一个

“PDFMaker4.0”，点“删除”按钮即可。在这里PDFMaker是一个宏按钮，是特别为

MicrosoftWord设计的，用来在Word中方便地生成PDF文件。

自动生成PDF文件

现在我们就可以来制作第一个PDF文件了。首先，用Word打开一个文件，然后点击工

具栏中的图标，会出现图2这样的对话框，使用系统的默认值就单击“Create”按钮，这样

PDFMaker就开始自动生成PDF文件了。它会自动扫描Word文档中的有关信息，比如链接、

目录之类，把它们和PDF格式的链接、目录等相对应，在生成的PDF文件中的所有可视信息

都和原来的文件相同。还要说明一点，PDFMaker生成的PDF文件存放的路径与原来的DOC

文件相同。

到这里，你已经做好了第一个PDF文件！这是最简单的一种方法，但不是最好的。为什

么呢？因为这样做出来的PDF文件尺寸非常大，比如原来的DOC文件只有25K，用上面这种

方法做出来的文件有153K之巨！根本不符合网上传输的要求！可能你会问为什么会这样呢？

解释这个问题就要从PDF文件的内部制作过程讲起。转换成PDF文件的过程非常特殊，

在安装完Acrobat后，去查看打印机，会发现多了两个打印机设置AcrobatDistiller和

AcrobatPDFWriter，这是Acrobat自动设置的虚拟打印机，这对制作PDF文件来说是必须

的。因为PDF文件的格式规范是创建在PostScript语言基础上的，而PostScript语言是一

种精确的页面描述语言，应用在电子出版上来生成复杂的版面，PostScript与打印机的硬

件无关，只要求打印机支持这种页面描述就可以了。在这里AcrobatDistiller和Acrobat

PDFWriter就是两个虚拟的PostScript打印机，而宏PDFMaker就是把DOC文档进行虚拟打

印，得到中间文件.PS(PostScript)文件，然后再调用AcrobatDistiller来产生PDF文

件。

Acrobat为了适应亚洲语言的特点，对亚洲语言设计了特殊的生成器和语言包，但是它

是通过“嵌入字体(EmbedFonts)”的方法来解决的。这样做对于直接打印是很优化的，但

是如果是用来生成PDF文件，带来的负面效应就是大大增加了文件的尺寸。

制作小体积PDF文件

我们绕过PDFMaker来制作PDF文件。前面我说过了，Acrobat安装了两个虚拟打印机，

其中的AcrobatPDFWriter就可以生成PDF文档，不过第一次使用之前要做一些设置，因为

PDFWriter默认的也是嵌入字体，我们要把这个选项去掉。具体的方法是，在Word里选择

文件/打印...，弹出一个对话框，在其中的打印机名称中选择AcrobatPDFWriter，然后单

击右边的“属性”按钮，在出现的对话框中选择“FontEmbedding”标签，把其中Subset

下的Type1和TrueType前的选择去掉，再点击“确定”，这样就不会自动嵌入字体了。

这样就可以开始制作PDF了。打开DOC文档，然后选择文件/打印...，选择打印机名称

为AcrobatPDFWriter，确定，稍候会出现对话框，你可以在这里选择保存PDF文件的路径

以及设置PDF的文件信息，再确定，这样PDF就做好了。查看一下这个文件的大小，只有15K，

是源文件(25K)大小的60%，这就非常适合网上的传播。我们再查看一下字体信息，会发现

汉字字体不再是嵌入的了。这种制作PDF文件的方法不仅适用于Word，对于一切具有打印

功能的软件都适用。

为PDF文件加密

在PDF文档中可以通过设置密码来禁止使用者打印文件、改变文件内容、选取复制文件

中的文本与图形以及增加注释，也可以通过设置密码来限制观看者。有了这些强大的保护功

能，就能切实有效地限定读者的行为，更有力地保护知识产权。设置这些保护非常简单，用

Acrobat打开PDF文件，选择，在Security中选择Standard，会自动跳

出一个对话框，在这里，你可以设置打开文件的密码、改变安全设置的密码以及不允许使用

者做的事情(打印文件、改变文件内容、选取复制文件中的文本与图形以及增加注释)，选择

完成后按确定，系统会自动和你校对密码，无误后回到保存对话框，你可以换个名字保存PDF

文件或者覆盖源文件，再次打开这个文件的时候就要受所设定的安全权限的限制了。