2024年5月9日发(作者：)
电子文件元数据规范
1 范围
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行
以保证凭证性为目的的管理活动。其他社会组织可参照执行
在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：
——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；
——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；
——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、
可收集、查长期利用；
——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检
索与利用。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后
所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议
的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则
GB/T 3792.1-1983 文献著录总则
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码
GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范
GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法
GB/T 13967-1992 全宗单
GB/T 15418-1994 档案分类标引规则
GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T 12-1994 全宗卷规范
DA/T 13-1994 档号编制规则
DA/T 18-1999 档案著录规则
DA/T 19-1999 档案主题标引规则
DA/T 22-2000 归档文件整理规则
DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范
《中华人民共和国电子签名法》
中办发[1996]14号 中国共产党机关公文处理条例
国发﹝2000﹞23号 关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国档发[1987]4号 关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知
国家档案局第6号令 《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日
国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日
ISO 15489 Information and documentation—Records management
ISO 23081-1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata
for Records—Part 1: Principles
1
ISO 14721 Open archives information system (OAIS)
ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF
DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTS
GUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON
ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会 《电子文件管理指南》)，1997
W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)
3 术语与定义
3.1
电子文件（Electronic Records）
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计
算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它由足以为其职能活动提供凭证的内
容、结构与背景信息构成。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。
3.2
电子文件元数据（Electronic Records Metadata）
电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程，又能够被计算机及网络系
统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。
3.3
信息总体（Information Package）
信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合。包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息
与保存描述信息，即电子文件的内容、结构信息、背景信息，以及形成于管理过程的管理信息、为
保证电子文件真实性与完整性而设置的固化信息。
档案信息包为分三种：提交信息包（SIP，Submission Information Package），用于立档单
位向同级国家档案馆进行归档电子文件的物理归档；档案信息包(AIP,Archival Information
Package)，用于国家档案馆长期保存归档电子文件；分发信息包（DIP,Dissemination Information
Package），用于电子文件的查阅。经过数字签名封装的档案信息包是保证归档电子文件凭证性、
实现归档电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。
3.4
内容信息（Content Information）
内容信息是指电子文件的正文内容，包括主文件、附件的正文内容。内容信息包括数据对象与
数据对象表述信息。数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。数据对象表述
信息是指数据对象的描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。
3.5
保存描述信息（Preservation Description Information）
保存描述信息包含构成电子文件的结构信息及背景信息，是对电子文件自身最基本特征的描
述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息
由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。
3.6
内容描述信息（Content Description Information）
内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。
3.7
结构信息（Structure Information）
结构信息是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系以及
在存储器中的构成等信息。
3.8
背景信息（Context Information）
2
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