2024年5月9日发(作者：)

邮件合并的三个基本过程

(一)建立主文档

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都

不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作

是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

(二)准备好数据源

数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表

格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。

在世际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息

可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等

字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之

前要先考查一下，是否有现成的可用。

如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access

都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。

(三)把数据源合并到主文档中

前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格

中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非

常轻松容易。

导点邮件合并的基本步骤

1.启动Word2003（其他版本一样），打开主文档“导点主文档”word文件，接下来

的任务就把数据源中的点的各个信息合并到主文档中。

2.如果任务窗格没有显示，选择菜单“视图→任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部

右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并”任务窗格。

3.接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，

这里我们采用默认的选择：“信函”。

4.单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选

择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。

5.单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件

人。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源——导点数据源”，于是我们单击“使用现

有列表”区的“浏览”链接，打开“选取数据源”对话框。

6.通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置，选中它后单击“打

开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在

Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮。

7.接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，如

果要选择所有点则选择全选，单击“确定”按钮，返回Word编辑窗口。

8.单击下一步：撰写信函链接，进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。

9.先选中主文档中的《point name》，接着单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开

“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域(F)：”下方的列表中出现

了数据源表格中的字段。接下来我们选中《record type》，单击“插入”按钮后，数据源中

该字段就合并到了主文档中。我们可以根据需要再选择点的其他信息，同样插入主文档中。

10.可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通

内容相区别。

11.检查确认之后，就可以单击下一步：预览信函链接，进入“邮件合并向导”第五步：

预览信函。首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第一

条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“《”或“》”按钮可以浏览批量生成的其它

点信息。

12. 确认正确无误之后，单击下一步“完成合并”，就进入了“邮件合并向导”的最后

一步“完成合并”，即可得到“导点结果一”中所示的结果。

13．这时一页纸上只有一个点的信息，总共有四页纸。如果我们想生成的txt文件里包

含所有点的信息，则按如下操作。

14.选中整个第一个点的信息，并执行复制命令，然后在原第一个点的所有信息下方空

一行后执行粘贴命令。这样就得到了两个点的信息位置了。接下来，第三个点，第四个点，

也均这样复制粘贴。

15.接着你会发现这四个点信息全都是一样的，该怎么处理呢？我们先把插入点定位于

主文档中第一个点信息段和第二个点信息段之间的空行处，单击“邮件合并”工具栏上的“插

入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令，你会发现第二个点信息位置的

数据变成了数据源中第二个点的数据。接着把插入点定位于第二和第三个点信息段之间的空

行执行上述的操作，后面的表格以此类推处理。

16.全部完成后效果如“导点结果”TXT文件所示。

因为我公司的电脑坏了，所以这个导点说明仅限Word2003中文版操作，在

公司电脑上，基本步骤也是如此，只是一些工具栏调出的路径可能不同而已，

另外在公司电脑上，最后整批生成txt文档的时候，不插入Word域也可以，直

接存成txt格式的文件就可以了。仅供参考，希望大家继续补充，共同学习*^-^*

——小火箭