2023年11月23日发(作者:)

WordExcelAccess之间的数据交换

[ ] Access是一个小巧而功能相当强大的关系型数据库管理系统,依靠

它,我们可以轻松实现数据的查询,删除,修改等一系列的操作,特别是我们还

可以在此基础上开发出功能强大的数据库系统。但我们的数据很可能放在word

excel中。 这就难免要用到Word ExcelAccess之间的数据交换,本文就

是基于这个需要,总结了它们之间交换数据的方法。

[关键词] 数据交换 Word Excel Access

Word Excel是我们经常使用的Office组件,它们功能强大,使用简单,

方便。Access也是office的组件之一,但可能使用的人可能要少一点,它是一个

数据库管理系统。当我们的数据量达到一定程度,把它存储在数据库中无疑是一

个很好的选择。Access提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用来建

立数据库系统的对象;提供了多种向导、生成器、模板,把数据存储、数据查询、

界面设计、报表生成等操作规范化;为建立功能完善的数据库管理系统提供了方

便,也使得普通用户不必编写代码,就可以完成大部分数据管理的任务。为了发

挥各自优势并提高工作效率,需要实现相互数据共享,也要在 Access Word

Excel间进行数据交流 AccessWord Excel同属于Office软件包的组件,

因此,这几个软件在设计的时候已经帮我们做了很多的接口,方便我们进行数据

交流。在此,我们对这些方法做一个总结。

1. 利用剪贴板

这种方式我们大家应该都不陌生,我们只需要使用复制粘贴命令即可

轻松实现数据间的拷贝。

2. 利用文本文件过渡

2.1Access中使用WordExcel数据

Word中或是Excel选中表格,依次执行表格---转换---表格转换成文本

然后点击另存为命令 ,并指定保存类型纯文本。在 Access中依次执行

文件---获取外部数据---导入。选定前面 保存 的文本文件 ,按 导入按钮

再按 导人文本向导 进行操作

2.2WordExcel中使用Access数据

分两步进行。第一步 :在Access中将 ExcelWord要用的数据表按文本

格式导出。方法是,Access中依次执行文件-导出在导出对话框中选定

存类型文本文件 (*txt)”,选 文件名为要导出的数据库名。单击全部

导出保存内容。按 出的 出文本 向导 定选 项,最后单击

按钮。如果是在word中使用,这一步还可以选择将 保存类型指定 “RTF

格式 第二步 打开 Exce1Word 文件---打开 菜单 命令 或直

接按工具栏上的打开按钮,打开文件对话框中选定文件类型文本文件

(*.txt)”,文件名为上面在 Access中导出的文本文件名 。单击 打开按钮 ,在

随后 出的 导入文本向导 中确定相关选项,最后单击完成 按钮

3. 直接打开或导入、导出

3.1WordExcel中直接打开Access数据

3.1.1Word中直接插入数据库

Word中,单击 ---工具栏---数据库 菜单命令;单击新增的 数据

工具栏上的 插入数据库按钮 ;在随后打开的 数据库对话框 中,按

获取数 标签按钮,将文 件类 型指定 “Access数据库,选中一个数据

库文件中的表 或者查询 ;再单击 插入数据标签按钮。

3.1.2Excel中直接打开Access数据表

Excel中单击打开 工具按钮或依次单击 文件---打开 ,在弹出的

开文件 对话框中选择 文件类型列表 “Access数据库 (*mdb)”,再选择

Access数据库文件名。单击确定 在随后的选择表格 对话框中选择耍打开

的数据表,单击 确定

3.2WordExcel中直接得到导出的Access数据

3.2.1将数据库对象导出到Word

Access中打开数据库;数据库窗口,选择要导出的数据库对象并打

开;数据库窗口,打开工具菜单,选择“Office链接选项,再选择Word

发布,将自动产生并运行一个与源数据库对象同名的Word文件。

或在Access中打开文件菜单,选择导出选项,并定义导出后文件存放

的文件夹,以及保存文件类型为Microsoft Word,将会自动产生一个与源数据库

对象同名的Word文件。

3.2.2将数据库对象导出到Excel

Access中打开数据库;数据库窗口,选择要导出的数据库对象并打

开;数据库窗口,打开工具菜单,选择“Office链接选项,再选择Excel

分析,将自动产生并运行一个与源数据库对象同名的Excel文件。

或在Access中打开文件菜单,选择导出选项,并定义导出后文件存放

的文件夹,以及保存文件类型为Microsoft Excel,将会自动产生一个与源数据库

对象同名的Excel文件。

3.3直接拖动

3.3.1Access中直接拖动到WordExcel

如图所示,拖动到Excel中方法类似。

3.3.2Excel中中直接拖动到Access

首先在Excel中选中表中数据,然后往Access中拖动。如图所示:

在弹出的对话框中单击确定,导入便完成了。

3.3Access数据库导入Excel数据

Access中打开要导入数据的数据库;在数据库窗口,打开文件菜单,

选择获取外部数据选项,再选择导入选项;在导入窗口,选择导入数据的

Microsoft Excel文件名,再按导入按钮;在导入数据表向导窗口,可按导入

数据表向导的指引,完成Excel数据的导入。

4. 其它

4.1access中利用链接

依次执行:文件---获取外部数据 ---链接表,将文件类型指定为

“Microsoft Excel(*.xls)”选定相应的表后将其链接进来;链接的表在数据库窗口

中会以特殊的图标显示 即在图标前添加一个小箭头;与直接导入的区别在于,

链接进来的表的数据会随原始表数据 同步变化 ,而导入则不会

4.2Access数据转换成Word邮件合并数据源

操作步骤:打开数据库,打开表或查询;数据库窗口,打开工具菜单,

选择“Office链接选项,再选择Word合并;在“Microsoft Word邮件合并向

窗口,选择将数据链接到现有的Microsoft Word文档中,或选择创建新文

档并将数据与其链接;在“Microsoft Word”窗口,通过工具栏中的插入合并域

按钮,确定链接数据的字段名;在“Microsoft Word”窗口,打开工具菜单,选

邮件合并选项;在邮件合并帮助器窗口,按合并按钮;在合并窗口,

选择新建文档,再按合并按钮,生成一个新Microsoft Word文档;保存新建

Microsoft Word文档。