2023年11月27日发(作者：)

1. 快速输入相同文本

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、

“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如

“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单

元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字

符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的

文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中

“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们

可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，

再按下“Ctrl+Enter”键即可。

2.

快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量

的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值

输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位

的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选

中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键

后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。

3. 巧妙输入位数较多的数字

大家知道，如果向WPS表格中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转

为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文

本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些

数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输入）。

4.

将WPS/Word表格转换为WPS表格工作表

有时需要将WPS／Word编辑过的表格转换成 WPS表

格工作表，可利用WPS表格的数据库操作、宏操作等

功能进行分析、处理，转换方法非常简单: 1.启动WPS

／Word，打开WPS／Word文档，拖动鼠标，选择整

个表格，再在“编辑”菜单中选择“复制”命令; 2.

启动WPS表格，打开WPS表格工作表，单击目标表

格位置的左上角单元格，再在“编辑”菜单中选择“粘

贴”命令。 注:若需将老版本的WPS表格转换为WPS

表格工作表，应先将其用WPS97／WPS2000／WPS

Office或Word打开，再进行转换。

5.

取消单元格链接

将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:选择包含链接的单元

格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选

择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除

了。

6. 快速输入拼音

选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会

自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→

拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。

插入“√”

首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中

选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插

入了“√”。

按小数点对齐

有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少

的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数

位数”按钮多次，将不足位数补以0。 2.选中位数少

的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，

在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在

右面的“小数位数”中输入需要的），程序就会自动以

0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置

了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。

对不同类型的单元格定义不同的输入法

在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。

于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地

切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让

人觉得麻烦。下面的方法能让WPS表格针对不同类型

的单元格，实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉

字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数

据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在

“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮

（）; 2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，

单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选

项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”，

单击“确定”按钮。 此后，当插入点处于不同的单元

格时，WPS表格会根据上述设置，自动在中英文输入

法间进行切换，从而提高了输入效率。

7. 在WPS表格中快速插入Word表格

1.打开Word表格所在的文件; 2.打开要处理Word表格的WPS表格文件，并调整好两窗口的

位置，以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中Word中的表格; 4.按住鼠标左键，将表格

拖到WPS表格窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

8. 设置单元格字体

选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元格”命令，在“字

体

”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所

需的字体大小即可（）。 另外，如果某一单元格中的

少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，

而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。

在一个单元格中显示多行文字

选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命

令，在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项

卡下的“自动换行”复选框（）即可。

将网页上的数据引入到WPS表格表格

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到

WPS表格中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制

它，然后将信息粘贴到WPS表格中，或者可以选中信

息并将其拖放到WPS表格中。使用这种“拖放”方法

传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单

并且异常快捷。在WPS表格 2002中，你可以像使用

WPS表格工作表那样打开Html文件，并获得同样的

功能、格式及编辑状态。

9. 取消超级链接

下面介绍两个方法，让你方便地取消WPS表格中的超级链接。 1.如果正在输入URL或

E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择

“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜

单中选择“取消超链接”命令即可。

10. 编辑单元格内容

双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改

动，按Enter键即可;若取消所做的改动，按Esc键。另外，你还可以单击单元格，再单击工

作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。

11. 设置单元格边框

选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡（），然后在

“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，

最后单击“确定”按钮即可。 要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”

命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边框应用于单元格

的边界，它会和文本旋转同样的角度。

设置单元格文本对齐方式

选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”

命令，单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对

齐方式即可。

输入公式

单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝(等

号)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，

WPS表格将插入一个等号，接着输入公式内容，按

Enter键。

输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛

获奖作品）

在WPS表格表格中输入人名时为了美观，我们一般

要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键

是一个办法，但是我们这里有更好的方法。我们以一

列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单

元格→对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，

最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就

做好了。

12. 隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品）

有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单

击“格式→单元格”命令，选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”

框中已有的代码删除，键入“;;;”(3个分号)即可（）。 提示:你也许奇怪为什么会这样，其实

单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号

分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。

13. 恢复隐藏列

通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏

的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上，例如，若隐

藏B列，则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠

标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。

14. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛

获奖作品）

在WPS表格中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者

是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快

速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl + 0” 取消

行隐藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0”

15. 彻底隐藏单元格

在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏

行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。如果要

想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”命令，在打开的对

话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），这样就可以避

免上面所发生的情况了。

16. 用下拉列表快速输入数据

如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、

本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，你希望减少手工

录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为: 选取需要设置下

拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项

卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，

如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单

击“确定”按钮即可（）。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输

入数据，从而加快了输入速度。

17. 快速输入自定义短语

使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将

它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令，

在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“电脑报”，在“替换为”框中键入要

替换的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确

定”退出。以后只要输入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。

18. 设置单元格背景色

选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击“图案”选项卡，要设置带

有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“图案”下拉菜单，选择所需

的图案样式和颜色即可。

19. 快速在多个单元格中输入相同公式

先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl+Enter”组合键，可以在区域内的所有单元格中

输入同一公式。

20. 同时在多个单元格中输入相同内容

选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，

按“Ctrl+Enter”键即可。

21. 快速输入日期和时间

当前日期 选取一个单元格，并按“Ctrl+;” 当前时间 选取一个单元格，并按“Ctrl+Shift+;” 当

前日期和时间 选取一个单元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格键，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:

当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，你必须

使用TODAY和NOW函数。

22. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间

如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可

以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在

工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入对话框中单

击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”。现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而

你无需担心它们覆盖原有的信息。

23. 在WPS表格中不丢掉列标题的显示

你是否希望不论将WPS表格电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？这里将介绍一种使列

标题总保持可见的方法: 选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的

列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。

24. 查看与日期等效的序列数的值

WPS表格将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期等效的序列数的值，通常需要将

包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格，

然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗号形状的按钮)，WPS表格将会对选择

的单元格应用千位分隔样式显示序列数。

25. 快速复制单元格内容

选中下面的单元格，按“Ctrl+'（为英文状态下的单引号）”组合键，即可将上一单元格的内

容快速复制下来。

26. 使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品）

在WPS表格排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次

序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行

的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置。 自定义排序只应用于“主要关键字”框中的

特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，

则可以逐列进行。例如，要根据列A或列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过“排序

选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根据列A排序。

27. 快速格式化WPS表格单元格

如果想要快速访问WPS表格中的单元格格式对话框，以更改诸如字样、对齐方式或边框等，

请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键，就可以打开“单元格格式对话框”。

28. 固定显示某列

不少人在工作中用WPS表格做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行信息不能同时显

示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问

题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。如果你

想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它即可。

29. 在WPS表格中快速编辑单元格

如果你希望使用键盘做每一件事，在WPS表格电子表格中快速编辑数据将很困难，因为你

会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键——F2，

这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 利用箭头键选择要编辑的单元格，按下

F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。 注

意:这个技巧在WPS表格编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使用鼠标点击单元格的超

级链接时将自动打开Internet浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑超级链接。

30. 使用自动填充快速复制公式和格式

想用一种无需输入数字的简单方法在WPS表格中填充数字吗？利用自动填充命令，你可

以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 选择希望复制

的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个黑色的+号，点击并按住鼠标

右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标右击，在出现的快捷菜单中

单击“以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。

31. 为单元格添加批注

WPS表格为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元格进行注释后，只需

将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元

格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好后单击批注框外

部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已

被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。

32. 数据自动输入

在WPS表格中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，当需要输入

12/10/91～12/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，然后用鼠标

选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直

向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。当然你

也可以单击填充柄，选择需要的序列方式（）。对于数字而言，还可以实现等差数列和等比

数列的连续输入。

33. 在WPS表格中快速计算一个人的年龄

WPS表格中的DATEDIF() 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此，这个函数

使得计算一个人的年龄变得容易了。 在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线

分隔年、月和日，在A2单元中输入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然后按Enter，这

个人的年龄(以年表示)将被显示在A2单元中。

34. 快速修改单元格次序

在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序，具体操作方法为:首先用

鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现

拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”

状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即

发生了变化。