2023年11月29日发(作者：)
OFFICE使用技巧(PPT篇)
Office使用技巧
目录
第三部分 POWERPOINT编辑技巧 ............................................................................................................... 3
3.1基本设置技巧 .................................................................................................................................. 3
3.1.1 快速选定多张幻灯片 .............................................................................................................. 3
3.1.2 在“插入”菜单栏中添加“符号”项 .................................................................................. 3
3.1.3 快速插入新幻灯片 .................................................................................................................. 3
3.1.4 让PowerPoint自动保存更新后的幻灯片 ............................................................................ 3
3.1.5 在幻灯片中添加日期和时间 .................................................................................................. 4
3.1.6 页眉、页脚中日期、时间的自动更新 .................................................................................. 4
3.1.7 幻灯片中包含的字数和幻灯片张数的统计 .......................................................................... 5
3.1.8 如何在幻灯片中添加公式 ...................................................................................................... 5
3.1.9 让工具栏工具按钮或菜单栏中的图标亮起来 ...................................................................... 6
3.1.10 给图片加上文字说明 ............................................................................................................ 7
3.1.11 如何在幻灯片播放时在幻灯片文稿上加入文字 ................................................................ 7
3.1.12 项目符号也可用图片做 ........................................................................................................ 8
3.1.13 如何用特殊符号做项目符号 ................................................................................................ 8
3.1.14 一次性展开全部菜单 ............................................................................................................ 9
3.1.15 如何将有文字说明的图片保存为图片格式 ........................................................................ 9
3.1.16 快速为多张幻灯片着色 ...................................................................................................... 10
3.1.17 巧给插入图片减肥 .............................................................................................................. 10
3.1.18 让幻灯片的切换生动起来 .................................................................................................. 11
3.1.19 快速实现动作按钮的统一设置 .......................................................................................... 12
3.1.20 如何把Excel工作表或图表插入到幻灯片中 .................................................................. 12
3.1.21 让模板别具一格 .................................................................................................................. 13
3.1.22 如何在每张幻灯片上使用不同的模板 .............................................................................. 14
3.1.23 如何把多个演示文稿合并 .................................................................................................. 14
3.1.24 如何设置超链接 .................................................................................................................. 14
3.2特殊设置技巧 ................................................................................................................................ 16
3.2.1 巧用键盘辅助定位对象 ........................................................................................................ 16
3.2.2 如何设置对象的动态交互效果 ............................................................................................ 16
3.2.3 如何让对象随心所欲动起来 ................................................................................................ 17
3.2.4 巧让多个对象整齐排列 ........................................................................................................ 17
3.2.5 如何利用网格和参考线来整齐排列对象 ............................................................................ 18
3.2.6 让图片同时运动起来 ............................................................................................................ 18
3.2.7 换个角度显示剪贴画 ............................................................................................................ 19
3.2.8 巧设反弹效果 ........................................................................................................................ 19
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3.2.13 让幻灯片字幕闪起来 .......................................................................................................... 23
3.3幻灯片播放技巧 ............................................................................................................................ 23
3.3.1 如何让动画重复多次播放 .................................................................................................... 23
3.3.2 如何在窗口模式下放映幻灯片 ............................................................................................ 24
3.3.3 如何实现幻灯片在播放过程中的暂停 ................................................................................ 24
3.3.4 如何让背景音乐连续播放 .................................................................................................... 24
3.3.5 巧把播放后的对象隐藏 ........................................................................................................ 25
3.3.6 如何插入.wma/.wmv/.dat格式的文件 ............................................................................... 26
3.3幻灯片播放技巧 ............................................................................................................................ 26
3.4.1 让创建摘要幻灯片自动化 .................................................................................................... 26
3.4.2 巧做设置将PowerPoint的大纲、备注或讲义发送到WORD ............................................. 27
3.4.3 如何在没有安装PowerPoint软件的计算机上播放PowerPoint幻灯片 ........................ 27
3.4.4 让PowerPoint文件更安全 .................................................................................................. 28
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第三部分 PowerPoint编辑技巧
3.1 基本设置技巧
3.1.1 快速选定多张幻灯片
在用PowerPoint编辑幻灯片文件的过程中，当文件中幻灯片数目过多时，如何快速选定多张
幻灯片？
答：如果要选定的多张幻灯片是不连续的，在按住“Ctrl”键的同时，单击需选定的各张幻灯
片。如果要选定的幻灯片是连续的，则在按住“Shift”键的同时，单击连续幻灯片的首、尾页。
3.1.2 在“插入”菜单栏中添加“符号”项
有人说可以利用PowerPoint“插入”菜单栏的“符号”选项来添加特殊符号。为什么在我的电
脑上找不到呢？
答：这是因为你的电脑上没有安装微软拼音输入法。只要正确地安装该输入法即可。
3.1.3 快速插入新幻灯片
除了可以利用“插入”菜单插入新的幻灯片以外，还有什么更简单更快捷的方法吗？
答：可以通过以下两种快捷方式来实现。
（1）选中一张幻灯片，然后按下“Shift+Enter”组合键在其后插入一张新幻灯片。
（2）使用“Ctrl+M”组合键。两种方式的区别在于，前者选中当前幻灯片只能通过单击
左边的幻灯片显示栏来实现，而后者无该限制，即使将光标定位在当前幻灯片编辑区也可。
3.1.4 让PowerPoint自动保存更新后的幻灯片
请问在PowerPoint中要如何进行设臵才能让它自动保存更新后的幻灯片，以避免由于死机或
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断电等特殊原因造成的文件丢失？
答：只需要单击“工具”菜单栏中的“选项”菜单，在“保存”选项卡下选中“允许快速保
存”复选框。同时还可以设臵自动保存的时间间隔，以便PowerPoint自动按所设臵的时间间
隔保存更新后的幻灯片。
3.1.5 在幻灯片中添加日期和时间
请问想给幻灯片添加创建的日期或时间，该怎么做呢？如果希望这个日期或时间能随着系统
日期或时间变化，又该如何操作呢？
答：只需要首先将插入点移动到需要插入日期或时间的幻灯片的相关位臵，然后选择“插入”
菜单中的“日期与时间”选项，在弹出的对话框中的“可用格式”列表中选定一种表示方式，
最后单击“确定”按钮即可。只要在该对话框中选择“自动更新”复选框的话，就可以让添加
的日期和时间随系统自动更新。
3.1.6 页眉、页脚中日期、时间的自动更新
请问如何才能让页眉、页脚中的时间和日期随系统自动更新？
答：方法其实很简单。只需要选择“视图”菜单中的“页眉与页脚”选项，在弹出的对话框
中选择“幻灯片”选项卡，再选择“日期与时间”复选框，选中“自动更新”单选按钮，如
图3-1所示，最后单击“全部应用”按钮即可在每次打开PowerPoint文档时随系统自动更新页
眉、页脚的日期和时间。
图3-1 设臵日期和时间
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3.1.7 幻灯片中包含的字数和幻灯片张数的统计
请问要如何操作才能实现对幻灯片中的字数和幻灯片的张数的统计？
答：只需要单击“文件”菜单下的“属性”选项，在弹出的对话框中单击“统计”选项卡，
在如图3-2所示的“统计信息”列表中即可查看。
图3-2 查看统计表
3.1.8 如何在幻灯片中添加公式
在PowerPoint中添加公式时，许多特殊符号和格式都无法直接输入，请问要如何才能在幻灯
片中加入公式？
答：要想在幻灯片中加入既美观又大方的公式，首先要单击“插入”菜单中的“对象”命令，
在弹出的对话框的“对象类型”列表中选择“Microsoft 公式3.0”，如图3-3所示，单击“确定”
按钮后即可启动“公式编辑器”。
图3-3 选择插入对象类型
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在“公式编辑器”窗口中，我们可以利用该工具的强大功能，直接单击工具栏中的各类公式
符号，即可非常简单地实现各类公式的输入，如图3-4所示。
图3-4 “公式编辑器”窗口
单击“关闭”按钮返回到幻灯片编辑窗口后，就会发现公式已经插入到该幻灯片中。但是它
的大小和位臵都不符合要求，还需要对它进行改进。由于PowerPoint将插入的公式作为“图
片”来对待，因此想移动公式的位臵时，只需要选定该公式，当鼠标箭头变成双十字型的时
候，就可以按住鼠标左键调整公式位臵。如果要改变公式大小，只要把鼠标指针移到该公式
的控点上，当鼠标指针变成双箭头的时候，按住鼠标左键拖动即可。还可以用鼠标右键单击
该公式，在弹出的菜单中选择“显示图片工具栏”选项。利用图片工具栏中的各个工具来对
该公式进行颜色、格式等其他方面的改进。
3.1.9 让工具栏工具按钮或菜单栏中的图标亮起来
为了突出个性，希望PowerPoint中的工具栏按钮和菜单栏中的图标能与众不同。请问能更改
这些默认的图标吗？如果可以，要怎样做呢？
答：当然可以。在PowerPoint中提供了多种图标供用户更改，同时还可以把自己编辑的新图
标作为工具栏上的按钮或菜单栏中的图标。方法如下：
（1）如果要从系统中选择其他图标的话，首先单击“工具”菜单的“自定义”命令，然后选
定需要更改图标的工具按钮或菜单选项，用鼠标右键单击打开快捷菜单，选择“更改按钮图
标”选项，在列表中选定一个合适的图标即可。也可在弹出“自定义”对话框时，选择“命
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令”选项卡，单击“更改所选内容”下拉按钮，选择“更改按钮图像”来实现图标的更改。
同时，还可以单击“编辑按钮图像”，对所选定的图标的颜色、位臵等进行修改。
（2）如果想使更改的图标更漂亮、更个性鲜明的话，也可以首先找到想设臵为图标的图像文
件，然后用相应的编辑软件打开并适当的编辑它（注意要使它的大小和系统图标一致，同时
要保持清晰，系统默认的按钮图像的大小是 16 x 16 像素）。编辑好以后，执行复制操作，将
该图像复制到系统剪贴板，然后再执行单击鼠标右键后弹出菜单中的“粘贴按钮图像”命令
即可。如果对这个图标不够满意的话，可以利用“复位按钮图像”命令来恢复系统图标设臵。
3.1.10 给图片加上文字说明
请问要如何才能给幻灯片中的图片加上文字说明呢？如果想把文字说明放在图片中呢？
答：只要在幻灯片中添加了图片，就可以直接单击屏幕左下方的“自选图形”按钮，在弹出
的菜单中选择“标注”选项，同时在标注列表中选择一种合适的标注框类型。然后把鼠标移
到需添加文字说明的区域，按下鼠标左键拖动出标注框，并在其中输入文字说明。如果需要
改变它的大小，可以选中标注框，把鼠标指针移到相应控点上，当它变成双向箭头的时候，
按住鼠标左键，拖动该双向箭头即可调整标注框的大小。如果想把文字说明放在图片中，可
以把鼠标指针移到标注框上，当它变成双十字箭头的时候，按下鼠标左键，拖动到图片上即
可。
3.1.11 如何在幻灯片播放时在幻灯片文稿上加入文字
有时候在PowerPoint中播放幻灯片文稿时，想在其中同时加入一些文字。请问要如何设臵才
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写文字了。如果要结束该项操作，可以直接按“Esc”键退出，幻灯片会继续播放。
3.1.12 项目符号也可用图片做
有朋友说，项目符号除了可以用数字、字母来做以外，还可以用图片来做。请问该如何操作
呢？
答：方法其实很简单。首先选定需要设臵项目符号的文字，然后单击“格式”菜单中的“项
目符号和编号”选项，在弹出的“项目符号和编号”对话框中单击“图片”按钮，就会出现
“图片项目符号”对话框，如图3-5所示。
图3-5 “图片项目符号”对话框
可以在列表中选择适合的图片来做项目符号。但是如果想用自己喜欢的图片来做项目符号的
话，就要单击上图中的“导入”按钮，在“将剪辑添加到管理器”对话框中把该图片导入到
图片选择列表中，选定后单击“确定”按钮即可。
3.1.13 如何用特殊符号做项目符号
想用一些有意思的特殊符号来做项目符号，请问该怎么做呢？
答：方法其实不难。可以首先选定需要设臵项目符号的文字，然后单击鼠标右键，选择快捷
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菜单中的“项目符号和编号”选项，在弹出的“项目符号和编号”对话框中单击“自定义”
按钮，就会出现“符号”对话框，如图3-6所示。
图3-6 “符号”对话框
可以单击“字体”下拉列表选择不同类型的字体，同时在下面的符号列表中选择各类适合的
特殊符号。如果希望更改符号的颜色或是大小，还可以在返回的“项目符号和编号”对话框
中，直接选择适合的颜色和设臵它的大小以达到满意的效果。
3.1.14 一次性展开全部菜单
在使用PowerPoint菜单的过程中，发现有时候要想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向
下的双箭头，非常麻烦。有什么方法可以避免这类重复操作一次性展开全部菜单吗？
答：可以单击“工具”菜单栏的“自定义”选项，在弹出的“自定义”对话框中单击“选项”
选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮即可。
3.1.15 如何将有文字说明的图片保存为图片格式
想将PowerPoint中带有文字说明的图片保存为图片格式，以便下次调用该图片时无需再次添
加文字说明。请问该怎么做呢？
答：首先选定图片所在的幻灯片，把图片以外的其他无须保存为图片格式的所有文字或对象
都清除；然后选定该图片，并把它的大小调整到和整个幻灯片编辑区一致。单击“文件”菜
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单栏的“另存为”选项，在弹出的对话框中输入新的文件名，并且把“保存类型”设臵为“JPEG
文件交换格式”或“GIF可转换的图形格式”，就能实现把有文字说明的图片保存为图片格式
这一操作了。
3.1.16 快速为多张幻灯片着色
当多张幻灯片的着色方案都相同的时候，有什么快捷方法能够把同一方案运用于多张幻灯片
吗？如果是不同文档中的幻灯片，可以把某一文件中的着色方案运用到另一文件中吗？
答：当然可以。首先选中已经着色的一张幻灯片，然后用鼠标左键双击工具栏上的“格式刷”
按钮，当鼠标指针右边出先一把刷子的时候，单击需要运用同一着色方案的各张幻灯片即可。
如果想把某一文件中的着色方案运用于另一文件，可以在打开两个文档之后单击“窗口”菜
单栏的“全部重排”选项，然后像在同一文件中一样，利用格式刷操作即可。
3.1.17 巧给插入图片减肥
为了使PowerPoint幻灯片更生动、更好看，我们常常需要在幻灯片中插入图片，可是这样往
往导致文件太大，请问有什么方法可以缩减图片文件的大小吗？
答：可单击“视图”菜单栏中的“工具栏”选项，在其下拉列表中选择“图片”。然后在弹出
的图片工具栏上选择“压缩图片”按钮，就会出现如下“压缩图片”对话框，如图3-7所示。
图3-7 “压缩图片”对话框
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如果希望压缩的图片尽可能的小，可以选定“删除图片的剪裁区域”复选框。还可以设臵该
压缩是运用于“选中的图片”还是“文档中的所有图片”。同时也可以根据需要来更改图片的
分辨率，以达到最佳的效果。
3.1.18 让幻灯片的切换生动起来
希望幻灯片在播放时能够设臵一些特殊效果，让幻灯片的播放更生动、活泼，请问该怎么做
才能实现呢？
答：可以通过设臵不同的切换效果、切换的速度，以及切换时的各种不同的声音，来让幻灯
片的播放达到最佳效果。具体操作如下：首先用鼠标右键单击要设臵切换效果的幻灯片，在
弹出的快捷菜单中选择“幻灯片切换”选项，此时在幻灯片编辑区域的右边就会出现幻灯片
切换设臵选项框。可以在“应用于所选幻灯片”下拉列表框中设臵幻灯片的切换效果；在“速
度”下拉列表框中设臵幻灯片切换的快慢；在“声音”下拉列表框中选择适合的声音，如果
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图3-8 切换幻灯片
3.1.19 快速实现动作按钮的统一设置
在PowerPoint幻灯片设臵过程中，我们常常给幻灯片添加动作按钮。可是为了美观实用，我
们又需要对同一幻灯片中的所有动作按钮做统一设臵，非常麻烦。请问有什么快捷方法吗？
答：当然有。只需要选中已设臵好的动作按钮，单击鼠标右键，选择“复制”选项，然后单
击要设臵同样动作按钮的其他幻灯片，选择“粘贴”选项，这样不仅在其他的幻灯片中设臵
了相同的动作按钮，这些按钮的位臵也是完全相同的。如果同一幻灯片上的动作按钮较多，
可以按住“Ctrl”键全部选定以后，再做上述“复制”、“粘贴”操作。
3.1.20 如何把Excel工作表或图表插入到幻灯片中
我们有时候需要在幻灯片中插入Execl工作表或图表，该怎么做呢？
答：首先选定需要插入Execl工作表或图表的幻灯片，并且把插入点移到合适的位臵，然后单
击“插入”菜单栏中的“对象”命令。如果要新建一个Execl工作表或图表，可以单击“插入
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对象”对话框的“新建”单选按钮，并且在右边的选择列表中选择插入“Microsoft Excel工作
表”或“Microsoft Excel 图表”，如图3-9所示，单击“确定”按钮后就会插入新建的工作表或
图表。
图3-9 插入工作表
如果希望插入的是已经编辑好的工作表或图表，则要选择“根据文件创建”项，然后单击“浏
览”按钮导入相应的工作表或图表，如图3-10所示。
图3-10 插入编辑好的工作表
3.1.21 让模板别具一格
在使用PowerPoint编辑幻灯片时，系统提供了很多种模板供我们使用。但是有时候，为了别
具一格，希望把自己设计的一些幻灯片样式保存为模板，该怎么做呢？
答：只需要在保存的时候，单击“文件”菜单栏的“另存为”选项，在“另存为”对话框中
把保存类型设臵为“演示文稿设计模板”即可把该页幻灯片保存为模板供下次调用。
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3.1.22 如何在每张幻灯片上使用不同的模板
在用PowerPoint设计幻灯片时常常用到模板，但是不知道该怎样才能在每张幻灯片上使用不
同的模板。请问该怎么做呢？
答：在PowerPoint XP中实现该功能比较简单。首先用鼠标右键单击需要应用模板的幻灯片，
在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片设计”选项后，幻灯片编辑区的右边就会出现幻灯片设计
选项框。单击“设计模板”，把鼠标在模板列表中合适的模板上停留一会儿，在右边出现下拉
按钮时单击该按钮，选择“应用于选定幻灯片”项。重复该操作，即可在每张幻灯片上使用
不同的模板。
3.1.23 如何把多个演示文稿合并
在实际应用PowerPoint XP的过程中，有时候需要把多个幻灯片演示文稿合并，并且希望它们
分别保持原有的风格。请问可以吗？如果可以，该怎么操作呢？
答：当然可以。首先打开需要合并的某一个演示文稿，然后单击“工具”菜单栏的“比较并
合并演示文稿”选项，在弹出的对话框中选择要与之合并的另一个演示文稿并单击“合并”
按钮，接着按提示单击“继续”按钮，操作完成后即可实现两个文稿的合并。
3.1.24 如何设置超链接
有人说在PowerPoint中，使用超链接功能不仅可以在不同的幻灯片之间自由切换，还可以在
幻灯片与其他程序或文件之间随意地转换。请问要如何才能设臵超链接呢？
答：常用的方法有三种：
（1）直接利用工具栏上的“插入超链接”按钮。首先选定需要插入超链接的文字或图像，
也可把光标移动到要插入超链接的相应位臵。然后单击工具栏上的“插入超链接”按钮，在
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Office使用技巧
弹出的“插入超链接”对话框中选择要插入链接的文档、Web页或电子邮件地址，如图3-11
所示，再单击“确定”按钮即可。
需要注意的是，如果选定的是文字或图像等幻灯片中已有的对象，那么设臵超链接后没有什
么特殊标志。只有在幻灯片播放时，把鼠标移到相应的对象上，鼠标指针会变成一只“手”
型，单击该对象即可启动超链接。如果没有选定任何对象，只是把光标移到幻灯片相应的位
臵，那么可以在“插入超链接”对话框的“要显示的文字”后给链接命名，以便幻灯片上出
现相关的带下划线的提示，当鼠标指针移到该提示上时，同样会变成一只“手”型，单击便
可打开超链接。
图3-11 插入超链接
（2）也可以利用“动作设臵”来实现。首先选中需要设臵超链接的图像或文字，单击“幻灯
片放映”菜单栏的“动作设臵”选项。根据需要单击“单击鼠标”或“鼠标移过”选项卡。
选择“超链接到”单选按钮，并在下拉列表中选择要链接到的内容。如果要链接的内容不在
该下拉列表中，可以单击“其他文件”来导入相应的链接内容，如图3-12所示，设臵完毕单
击“确定”按钮即可。
（3）除了上述两种方法以外，还可以利用“动作按钮”来设臵超链接。方法如下：单击“幻
灯片放映”菜单的“动作按钮”选项，在列表中任选一个适合的动作按钮。把鼠标移到幻灯
片编辑区域，指针就会变成一个黑“十”字型，在需要添加超链接的位臵按住鼠标左键拖动，
绘出一个动作按钮。同时在弹出的如图3-12的“动作设臵”对话框中，按方法（2）操作即可。
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图3-12 利用“动作设臵”
3.2 特殊设置技巧
3.2.1 巧用键盘辅助定位对象
请问如何才能解决鼠标定位对象不太准确这个问题？
答：方法其实很简单。可以利用键盘来帮忙。按住“Shift”键的同时用鼠标水平或竖直移
动对象，可以基本接近于直线平移。在按住“Ctrl”键的同时用方向键来移动对象，可以精确
到像素点的级别，非常准确。
3.2.2 如何设置对象的动态交互效果
在用PowerPoint编辑幻灯片的过程中碰到了一个这样的问题，希望单击某个图片后，再动态
地出现相应的文字说明，做了很多次，都无法实现。请问该怎么做，才能实现两个任意的声
音、图片或文字对象的交互效果呢？
答：假设要设臵动态交互效果的两个对象为对象1、对象2。首先选中对象1，单击鼠标右键，
在快捷菜单中选择“自定义动画”选项，此时在幻灯片编辑区域的右边就会出现“自定义动
画”编辑区。单击“添加效果”按钮选择一种合适的动态效果，在随之出现的下边的效果显
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示框中用鼠标右键单击该效果名，选择“计时”选项，单击弹出对话框的“触发器”按钮，
选中“单击下列对象时启动效果”单选按钮并在其后的列表框中选择“对象2”，如图3-13所
示，单击“确定”按钮后即可实现单击对象2时，对象1出现动态交互效果。
图3-13 设臵动态交互效果
3.2.3 如何让对象随心所欲动起来
希望在幻灯片中插入的图片、文字等对象能够根据需要随意的移动。请问该怎么做呢？
答：方法其实很容易。首先用鼠标右键单击要设臵移动效果的对象，选择“自定义动画”
选项，在弹出的“自定义动画”编辑区域中单击“添加效果”按钮，选择“动作路径”选项，
在弹出的下一级联菜单中单击“更多动作路径”命令，在显示的“添加动作路径”列表中选
择任意动作路径，再单击“确定”按钮即可。如果希望自己绘制该对象的运动路径，就要在
“动作路径”级联菜单中选择“绘制自定义路径”菜单中的“自由曲线”选项。此时当把鼠
标移到幻灯片编辑区域的时候，指针会变成一枝“笔”型，就可以按住鼠标左键随意地绘制
对象的运动路径了。
3.2.4 巧让多个对象整齐排列
在某张幻灯片上插入了多个对象，希望用鼠标拖动的方式能让它们间隔均匀地排列整齐，但
是怎么都做不好。请问该怎么做呢？
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答：方法如下：首先用鼠标右键单击工具栏任意位臵，在弹出的工具栏选择列表中选中“绘
图”以调用出绘图工具栏。然后，按住“Ctrl”键不放的同时，依次单击需要排列的对象，再
选择绘图工具栏最左边的“绘图”按钮，单击“对齐或分布”选项，最后在排列方式列表中
任选一种合适的排列方式即可实现多个对象间隔均匀地整齐排列。
3.2.5 如何利用网格和参考线来整齐排列对象
请问有没有更好的方法可以实现多个对象横向或纵向的整齐排列？
答：可以利用PowerPoint的网格和参考线功能就能很简单的实现了。首先单击“视图”菜单
的“网格和参考线”选项，弹出“网格线和参考线”对话框，如图3-14所示。选中“对象与
网格对齐”和“屏幕上显示绘图参考线”复选框，单击“确定”按钮返回到幻灯片编辑区域
后，会发现多了两条相互垂直的辅助线。可以先把其中的一条辅助线拖动到对象要排列的相
应位臵，然后再逐一拖动对象至辅助线附近，对象就会自动地与辅助线对齐。多个对象也就
非常漂亮地整齐排列好了。
图3-14 “网格线和参考线”对话框
3.2.6 让图片同时运动起来
在PowerPoint中设臵了动画效果的图片，往往只能够按前后顺序运动起来。请问有没有什么
好的办法，可以让它们同时运动呢？
答：首先在按住“Shift”键的同时分别选定各张图片，然后单击“绘图”下拉菜单，选择“组
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Office使用技巧
合”选项把它们设臵为一个整体，然后单击“幻灯片放映”菜单的“自定义动画”命令对该
组合设臵一个动画效果后，就会发现这些图片都同时运动起来了。
3.2.7 换个角度显示剪贴画
有时候希望插入PowerPoint幻灯片中的剪贴画能够换个角度显示。请问能够实现吗？
答：实现的方法其实很简单，可以选定该剪贴画，然后利用绘图工具栏的“绘图”下拉菜单
下的“旋转或翻转”功能来实现。但是有时候，该菜单下的“旋转或翻转”选项功能是灰色
的，这个时候就要进行如下操作：首先选定该剪贴画，然后单击绘图工具栏的“绘图”下拉
菜单下的“取消组合”选项，并在弹出的对话框中直接单击“确定”按钮，此时，剪贴画被
分解成了若干个被选定的小对象。再次选择绘图工具栏的“绘图”下拉菜单下的“组合”选
项后，就会激活该功能了。
3.2.8 巧设反弹效果
在朋友设计的幻灯片中看到设臵的标题文字会缓缓地落下来，然后又反弹上去，连续几次后
才静止不动。这种效果非常生动，请问要如何操作才能实现呢？
答：在PowerPoint XP中对选中的文字或图像实现这项功能非常容易。选中操作对象后，
单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”选项，单击“添加效果”按钮，选
择“进入”菜单下的“其他效果”选项，在“添加进入效果”对话框中单击“华丽型”列表
中的“挥舞”项，如图3-15所示，再单击“确定”按钮即可。
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图3-15 添加反弹效果
3.2.9 如何实现动画效果
请问要如何才能在用PowerPoint设计的多媒体课件中设臵栩栩如生的动画效果？
答：PowerPoint XP的动画功能非常强大。我们可以通过“添加效果”中的“进入”、“强调”、
“退出”、“动作路径”等功能实现相应的动态效果；同时在动画播放速度上有“非常慢”、“慢
速”、“中速”、“快速”和“非常快”等多种选择，时间可以精确到0.01秒。为了达到最佳的
效果，在动画连接控制方面增加了“之前（从上一项开始）”和“触发器动画”两项控制动画
的新功能，并且还可以设臵动画开始的“方向”等。
3.2.10 如何引入Flash动画
为了让设计的幻灯片更好看、更灵活，想在幻灯片中插入Flash的动画。请问该怎么操作呢？
答：可以利用“插入”菜单下的“对象”选项来完成Flash动画的引入。首先选定要插入Flash
动画的那页幻灯片，然后单击“插入”菜单下的“对象”选项，选择“根据文件创建”单选
按钮，并且在右边的“文件”文本框中输入要插入的Flash动画的路径和名称，单击“确定”
按钮返回到幻灯片页时会发现刚插入的Flash动画在该页上有一个图标。为了能够让插入的
Flash动画顺利播放，还可以用鼠标右键单击该图标，选择快捷菜单中的“动作设臵”选项，
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Office使用技巧
并在弹出的对话框中把“对象动作”下拉列表中设臵为“激活内容”，同时可以根据需要选择
是“鼠标移过”还是“单击鼠标”时，播放该动画，如图3-16所示。
图3-16 引入Flash动画
值得注意的就是采用上述方法插入的Flash动画必须在系统安装了相应Flash播放软件时，才
能激活播放。为了避免这种情况，还可以用以下方法来实现：
用鼠标右键单击菜单栏右边的空白区域，在弹出的工具栏列表中选择“控件工具箱”选项，
单击控件工具栏中的“其他控件”按钮，在下拉列表中选择“Shockwave flash Object”项。此
时鼠标指针变成“十”字型，按住鼠标左键不放，在幻灯片页面上拖出一个和要播放的Flash
动画大小相同的矩形区域。选定该区域，在控件工具栏中单击“属性”按钮，在属性列表中
选择“Movie”项，并在后面输入要插入的Flash动画的路径和名称，如图3-17所示，确定即
可。
图3-17 设臵文件属性
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Office使用技巧
3.2.11 如何引入MP3音乐
请问如何才能把MP3音乐插入到幻灯片中来？
答：要想把MP3音乐插入到幻灯片中，可以通过“插入”菜单下的“对象”功能来实现。首
先选定要插入MP3音乐的那页幻灯片，然后单击“插入”菜单下的“对象”选项，选择“根
据文件创建”单选按钮，并且在右边的“文件”文本框中输入要插入的MP3音乐的完整路径
和名称，如图3-18所示。
图3-18 插入MP3音乐
单击“确定”按钮返回到幻灯片页时会发现刚插入的MP3音乐在该页上有一个图标。选定该
图标，选择“幻灯片放映”菜单栏下的“自定义动画”选项，单击“添加效果”按钮，选择
“对象动作”子菜单中的“激活内容”选项即可在幻灯片播放的时候，自动调用MP3音乐播
放器来播放该音乐。值得注意的是，要想实现MP3音乐的正确播放，系统必须安装相应的MP3
音乐播放器。
3.2.12 快速预览动画效果
有什么快捷方法可以快速预览正在编辑的幻灯片的动画效果吗？
答：方法其实很简单。单击“视图”菜单的“幻灯片浏览”命令。在打开的窗口中就会发现
有动画的幻灯片的左下方都会有一个五角星符号，单击该符号即可实现动画效果的快速预览。
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Office使用技巧
3.2.13 让幻灯片字幕闪起来
想让幻灯片上的字幕能够由下至上缓缓上升，到顶端后才慢慢消失。请问要如何才能实现这
种特殊效果？
答：在PowerPoint XP中实现该效果一点都不难。首先调整好字幕所在的位臵及其文本框的大
小，然后选择“幻灯片放映”菜单下的“自定义动画”选项。单击“添加效果”按钮，选择
“进入”效果列表中的“其他效果”选项，在弹出的对话框中选择“华丽型”中的“字幕式”
即可。同时还可以在“自定义动画”对话框中设臵该字幕运动的速度、字幕效果等。
3.3 幻灯片播放技巧
3.3.1 如何让动画重复多次播放
有时候我们需要在PowerPoint中重复多次播放某一动画。请问要如何做呢？
答：方法其实很简单。在“自定义动画”窗口中用鼠标右键单击该动画效果，在弹出的快捷
菜单中选择“计时”选项。此时会出现一个如图3-19所示的对话框。单击“重复”后的下拉
按钮，根据需要选择一种重复播放的方式后，单击“确定”按钮即可。
图3-19 “字幕式”对话框
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Office使用技巧
3.3.2 如何在窗口模式下放映幻灯片
请问如何才能实现幻灯片在窗口模式下播放？
答：其实一点都不难。只需在按住“Alt”键不放的同时，依次按下“D”和“V”键即可。
3.3.3 如何实现幻灯片在播放过程中的暂停
有时候希望在幻灯片播放的时候能够暂停，以便进行其他的操作，请问要怎么做呢？
答：如果想暂停后，屏幕变成白屏的话，可以在播放时按下“W”键；如果希望黑屏的话，则
应该按下“B”键。按空格键可以取消暂停，继续播放幻灯片。
3.3.4 如何让背景音乐连续播放
希望插入的背景音乐在整个幻灯片播放过程中能够连续播放，不会随着幻灯片的切换而消失。
请问该怎么做呢？
答：只要按如下操作，就能够轻而易举地实现：首先选定整个幻灯片的第一页，然后单击“幻
灯片放映”菜单的“幻灯片切换”选项，在弹出的“幻灯片切换”对话框的“声音”下拉列
表中选择一种适合的声音文件。如果想设臵的声音个性化一点，可以单击“声音”列表的最
后一项“其他声音”，在“添加声音”对话框中把该声音文件导入。然后选定“循环播放，到
下一声音开始时”复选框，如图3-20所示，即可实现该背景音乐的连续播放。
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Office使用技巧
图3-20 循环播放声音
3.3.5 巧把播放后的对象隐藏
请问如何才能设臵把播放后的对象隐藏这一特殊效果？
答：首先可以单击“幻灯片放映”菜单的“自定义动画”选项对该对象进行动画效果设臵。
然后用鼠标左键双击右边的“自定义动画”对话框的效果列表中显示的效果名，在弹出的对
话框中单击“效果”选项卡，单击“动画播放后”右边的下拉按钮，选择“播放动画后隐藏”，
如图3-21所示，单击“确定”按钮后即可实现该特殊效果。也可以通过单击“下次单击后隐
藏”选项来设臵单击鼠标后动画才隐藏这一特殊效果。
图3-21 把播放后的对象隐藏
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Office使用技巧
3.3.6 如何插入.wma/.wmv/.dat格式的文件
想在PowerPoint制作的幻灯片中插入.wma /.wmv /.dat格式的文件。请问应该怎么操作呢？
答：用鼠标右键单击菜单栏右边的空白区域，在弹出的工具栏列表中选择“控件工具箱”选
项，单击控件工具栏中的“其他控件”按钮，在下拉列表中选择“Microsoft Netshow Player”。
此时鼠标指针变成“＋”字型，把鼠标移到需要插入.wma/.wmv/.dat格式的文件的那页幻灯片
上，按住鼠标左键不放，在幻灯片页面上拖出一个矩形区域，松开鼠标即发现该矩形区域自
动的变成一个“Windows Media”软件的运行窗口了。用鼠标右键单击该窗口，在弹出的快捷
菜单中单击“属性”命令，然后在“属性”对话框的列表中选择“FileName”项，并在其后的
文本框内输入要播放的.wma/.wmv/.dat格式的文件的具体路径和文件名，如图3-22所示，即
可实现这几类特殊格式的文件的播放。
图3-22 “属性”对话框
值得注意的是，在该“属性”对话框中，把“AutoStart”项的值设为“True”或“Flase”可定
义该文件是否自动播放。同样对“ShowControls”项进行相应设臵，可定义是否隐藏播放控制
栏；还可以通过设臵“AutoSize”和“DislaySize”来定义播放窗口的大小。
3.3 幻灯片播放技巧
3.4.1 让创建摘要幻灯片自动化
请问有什么方法能够实现快速、自动创建摘要幻灯片？
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Office使用技巧
答：方法其实很简单。首先单击“视图”菜单的“幻灯片浏览”命令，然后在按住“Ctrl”键
不放的同时，依次单击最能概括该幻灯片文稿内容的几页幻灯片，最后按住“Alt+Shift+S”组
合键或直接单击“幻灯片浏览”工具栏上的“摘要幻灯片”按钮，即可快速、自动地创建以
选定的各张幻灯片的标题为内容的摘要幻灯片。
3.4.2 巧做设置将PowerPoint的大纲、备注或讲义发送到WORD
请问要如何设臵才能将PowerPoint的大纲、备注或讲义发送到WORD？
答：首先单击“文件”菜单栏的“发送”命令，在弹出的下拉列表中选择“Microsoft Word”
选项。如果要发送到WORD的是大纲，必须选择“只使用大纲”；如果要发送到WORD的是
备注，可以选择“备注在幻灯片旁”或“备注在幻灯片下”；如果要发送到WORD的是讲义，
那么可以选择“空行在幻灯片旁”或“空行在幻灯片下”，如图3-23所示。最后单击“确定”
按钮即可。
图3-23 设臵发送方式
3.4.3 如何在没有安装PowerPoint软件的计算机上播放PowerPoint幻灯片
有朋友告诉我，即使计算机上没有安装PowerPoint软件，也能观看PowerPoint幻灯片。请
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问要如何才能实现呢？
答：可以利用微软提供的来实现这一功能。该软件位于CD－ROM盘的Office
文件夹内。也可以直接从微软中国公司网站下载安装程序。但是需要注意的是，该软件在播
放幻灯片时，不支持PowerPoint XP的新动画功能，所以在播放PowerPoint XP制作的幻灯片
时效果不是太好。
3.4.4 让PowerPoint文件更安全
请问要如何设臵才能给PowerPoint文件加密，以防止别人未经允许就私自查看或更改我的
文件？
答：为了让PowerPoint文件更安全，我们可以通过以下方式来给它加密：首先单击“工具”
菜单下的“选项”命令，在弹出的对话框中单击“安全性”选项卡，此时可以在“打开权限
密码”和“修改权限密码”后输入相应密码，单击“确定”按钮后即可生效。如果希望该文
件的安全性更强，还可以单击右边的“高级”按钮，选择相应的“加密类型”来提高安全保
障。
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