2023年11月29日发(作者:)

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技术经济与管理研究 2007年第1期

Technoeconomics&Management Research NO.I 2007

电子文件管理:企业知识管理不u-l忽视的环节

413000) 湖南省益阳电业局,湖南益阳

【摘要】电子文件是现代技术的产物,它的出现改变了我们对文件形式、特征、意叉的认识。本文介绍了电子文

件产生的背景及其分类、特点,对电子文件管理现状进行分析,阐述了采用电子文件后所面临的问题,并初步提出解决

这些问题的方法和措施。

【关键词】电子文件;管理;对策

知识管理是管理学发展史上的第五代,是信息化管理的深

化,是管理学科与信息技术的结合。近些年来,知识管理已逐

渐成为企业管理者们最关注的课题 我国的电网企业在电网规

划和建设、电力调度和指挥、电力市场建设和维护、电力商品

的营销和电力资金的回笼、电力生产关系的整合和优化等管理

上呈技术密集型、地域分散型,具有“产供销用同时发生”的

特点,因此,企业发展对知识资源和信息技术的需求量大、更

新速度快,知识管理日益为电力企业所重视。笔者拟就企业知

识管理中值得关注的问题提出一点浅见供参考。

现代电网企业知识管理中,以信息技术为基础的企业办公

自动化系统和档案系统所形成的电子工作环境,正在成为企业

管理人员收集知识信息、捕捉动态情报的有效途径。这些电子

工作环境的主要“产品”——电子文件,在企业依法行政和进

行公务活动、反映企业真实全面的历史、积累和传播知识方面

发挥了其他事物无法替代的作用。因此,规范、有序地管理电

子文件理应成为企业知识管理的重要组成内容。

息内容与载体的可分离性,信息的不稳定性、可操作性和可重

用性,管理流程的变化性,信息存储的高密度性,多种媒体信

息的集成性,信息对元数据的依赖性等特点。

2 电子文件管理基本原则

电子文件是文件的一种,纸质文件管理的一般原则对于电

子文件的管理具有宏观指导作用。另外,受本身特性的影响,

电子文件又具有许多不同的管理原则。

2.1 全过程管理原则对电子文件从产生到永久保存或销毁

的整个生命周期进行全过程管理、涵盖电子文件全部管理活

动。

2.2 前端控制原则对整个文件管理过程的目标、要求和规

则进行系统分析、科学整合。把需要和可能在文件形成阶段实

现或部分实现的管理功能尽可能在前端实现,确保电子文件真

实可靠、完整安全、长期可读,提高管理效率。

2.3 真实性保障原则 电子文件的内容、结构、背景信息等

经迁移、’传输后须与形成时的原始状态一致,保证电子文件的

真实性、行政有效性和法律证据性。

2.4 完整性保障原则对电子文件的构成要素进行分析,保

电子文件概述

1.1 定义 “电子文件”最早出现于90年代初期的美国和

日本,它是在数字设备及环境中产生,以数码形式存储于磁

带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,

是在通信网络上传送的数字代码序列,故叉被人们称为“数字

文件”。通常,我们在计算机显示器、投影仪、打印机、音箱

等设备上看到或者听到的文字、图形、图像、声音、动画和视

频等信息只是电子文件的某种输出形式,而并非实际意义上的

电子文件。

1.2 电子文件的分类 电子文件的种类很多,按照用途可分

为程序文件和数据文件,按照属性可分为文本文件、超文本文

件和纯文本文件,按照数据的表现形式可分为字符文件、表格

文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文

件、命令文件与声音文件。可以预料,电子文件作为一种新型

的信息集合体融入社会,加之计算机应用开发与实践的进一步

深入,还会有更多新的电子文件类型涌现,其数量也将呈非线

性比例增长。

障具有有机联系的电子文件及其他形成的相关文件数量齐全,

保障每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

2. 可读性保障原则电子文件经过存储、传输、压缩、加

密、媒体转换、迁移等处理后,应能够以人工识读的方式输

出。