2023年11月29日发(作者:)
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技术经济与管理研究 2007年第1期
Technoeconomics&Management Research NO.I 2007
电子文件管理:企业知识管理不u-l忽视的环节
李敏
’
413000) (湖南省益阳电业局,湖南益阳
【摘要】电子文件是现代技术的产物,它的出现改变了我们对文件形式、特征、意叉的认识。本文介绍了电子文
件产生的背景及其分类、特点,对电子文件管理现状进行分析,阐述了采用电子文件后所面临的问题,并初步提出解决
这些问题的方法和措施。
【关键词】电子文件;管理;对策
知识管理是管理学发展史上的第五代,是信息化管理的深
化,是管理学科与信息技术的结合。近些年来,知识管理已逐
渐成为企业管理者们最关注的课题 我国的电网企业在电网规
划和建设、电力调度和指挥、电力市场建设和维护、电力商品
的营销和电力资金的回笼、电力生产关系的整合和优化等管理
上呈技术密集型、地域分散型,具有“产供销用同时发生”的
特点,因此,企业发展对知识资源和信息技术的需求量大、更
新速度快,知识管理日益为电力企业所重视。笔者拟就企业知
识管理中值得关注的问题提出一点浅见供参考。
现代电网企业知识管理中,以信息技术为基础的企业办公
自动化系统和档案系统所形成的电子工作环境,正在成为企业
管理人员收集知识信息、捕捉动态情报的有效途径。这些电子
工作环境的主要“产品”——电子文件,在企业依法行政和进
行公务活动、反映企业真实全面的历史、积累和传播知识方面
发挥了其他事物无法替代的作用。因此,规范、有序地管理电
子文件理应成为企业知识管理的重要组成内容。
息内容与载体的可分离性,信息的不稳定性、可操作性和可重
用性,管理流程的变化性,信息存储的高密度性,多种媒体信
息的集成性,信息对元数据的依赖性等特点。
2 电子文件管理基本原则
电子文件是文件的一种,纸质文件管理的一般原则对于电
子文件的管理具有宏观指导作用。另外,受本身特性的影响,
电子文件又具有许多不同的管理原则。
2.1 全过程管理原则对电子文件从产生到永久保存或销毁
的整个生命周期进行全过程管理、涵盖电子文件全部管理活
动。
2.2 前端控制原则对整个文件管理过程的目标、要求和规
则进行系统分析、科学整合。把需要和可能在文件形成阶段实
现或部分实现的管理功能尽可能在前端实现,确保电子文件真
实可靠、完整安全、长期可读,提高管理效率。
2.3 真实性保障原则 电子文件的内容、结构、背景信息等
经迁移、’传输后须与形成时的原始状态一致,保证电子文件的
真实性、行政有效性和法律证据性。
2.4 完整性保障原则对电子文件的构成要素进行分析,保
1 电子文件概述
1.1 定义 “电子文件”最早出现于90年代初期的美国和
日本,它是在数字设备及环境中产生,以数码形式存储于磁
带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,
是在通信网络上传送的数字代码序列,故叉被人们称为“数字
文件”。通常,我们在计算机显示器、投影仪、打印机、音箱
等设备上看到或者听到的文字、图形、图像、声音、动画和视
频等信息只是电子文件的某种输出形式,而并非实际意义上的
电子文件。
1.2 电子文件的分类 电子文件的种类很多,按照用途可分
为程序文件和数据文件,按照属性可分为文本文件、超文本文
件和纯文本文件,按照数据的表现形式可分为字符文件、表格
文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文
件、命令文件与声音文件。可以预料,电子文件作为一种新型
的信息集合体融入社会,加之计算机应用开发与实践的进一步
深入,还会有更多新的电子文件类型涌现,其数量也将呈非线
性比例增长。
障具有有机联系的电子文件及其他形成的相关文件数量齐全,
保障每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。
2.5 可读性保障原则电子文件经过存储、传输、压缩、加
密、媒体转换、迁移等处理后,应能够以人工识读的方式输
出。 .


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