2023年11月29日发(作者：)

行政部管理运营

规范

行政部意识行为规范细则

为满足跨界传媒高速发展的需求，做好后勤服务工作，提高跨界传媒整体的

工作效率，提升品牌形象及影响力，也为了提高全体员工的综合素质，特制定本

细则。

一. 建立质量标准系统

（一） 岗位职责

行政经理

1. 职责

(1) 在公司领导的正确指导下，履行办公室基本职责，督促、检查公司办公

会及总经理决定的贯彻执行，科学管理，提高工作效率；

(2) 负责组织起草、审核以公司名义颁发的通知、请示、报告、决定等，并

做好文件的编号、打印、发放及行政文件的立卷、归档、保管工作；

(3) 定期组织收集、分析、综合全公司业务、行政各方面的情况，主动做好

典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书

面汇报；

(4) 协助总经理建立健全各项工作制度并负责起草总经理授意的综合性工

作计划、总结和工作报告，配合支持协调各部门工作；

(5) 组织做好公司印鉴、介绍信的使用保管，函电收发和报刊收订分发工作，

在总经理的指导下及时编写公司大事记；

(6) 负责对办公室内各岗位工作组织安排，并督促检查；

(7) 负责管理公司所有的车辆档案及相关文件；

(8) 定期抽查办公室工作人员岗位职责落实情况，以及各项工作完成的情

况；

(9) 负责做好来客、来访接待和疑难问题的处理工作；

(10) 坚持经常性的调查研究工作，分析经营管理情况，收集各方面信息，为

总经理决策提供服务；

(11) 做好对外接待，来往以及联络工作，保持总经理与外界联系的渠道畅通；

(12) 负责全公司办公用房分配调整及办公用品用具标准的制定和管理，并对

办公用品的标准化及各部门文明办公进行检查督促；

(13) 积极完成总经理、副总经理交办的其它工作。

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2. 职权

（1） 有权向公司各部门索取必要的资料和情况；

（2） 对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况有权检查监督；

（3） 有权催促各部门按时按要求完成上级部门下达的工作任务；

（4） 有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作；

（5） 有权按总经理的指示协调各部门之间的工作关系；

（6） 有权安排调度公司车辆的使用；

（7） 对各部门以公司名义起草的文件有审核和校正权；

（8） 对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印

发放；

（9） 对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。

行政文员

1. 在部门经理领导下开展工作，协助处理一般性的事务性工作；

2. 负责公司行政文件和业务资料的收集、整理、立卷、保存；

3. 负责公司文件的收发、转递、清退、打印和装订工作；

4. 负责公司资料及文件档案的建立，并制定和完善相关管理制度；

5. 负责各种文件、报表、报价的制作、发放和填写；

6. 负责办公用品的统计、采购、发放、保管并登记造册；

7. 负责公司长途电话及传真机的使用登记；

8. 负责公司员工的入职和离职登记及相关手续；

9. 负责公司订阅报纸、信件及重要文件的收发工作；

10. 负责公司文件的复印工作；

11. 负责公司员工每月的考勤统计及考勤的监督、考勤卡的保管工作；

12. 负责程控交换机、复印机等机器的日常维护保养及报修；

13. 负责公司宾客的迎来送往工作；

（二） 工作标准：

行政部经理：

1． 严格执行公司各项管理规定，坚决落实考核制度，确保公司正常办公及

经营工作；

2． 热爱本职工作，刻苦钻研业务，掌握现代化管理知识，具有高度的事业

心和责任感；

3． 树立服务观念，为领导服务，发挥好参谋助手作用；为职能部门服务，

发挥好协调保障作用；为员工服务，深入群体，排忧解难，发挥好枢纽

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沟通工作；为管理工作，发挥好检查督促工作；

4． 严于律己，不循私情，廉洁奉公，作风正派，敢于管理，善于管理；

5． 严格掌握“内外有别”的原则，严守企业机密，妥善保管有关档案文件；

6． 严格控制办公费用的开支；

7． 妥善处理和协调公司内外各方面关系；

8． 高效率完成总经理室成员交办的各项工作并迅速地“上传下达”。

行政文员：

1. 有良好的教育程度，判断、领会及表达能力较强，办事可靠；

2. 熟悉和掌握文书工作知识和专业技能，会速记、打字，处理公文档案。

有一定的写作能力和较好的文字功底，公司例会纪要要求在24小时内整

理发给各部门；

3. 自觉遵守公司及本部门制定的各项规章制度；

4. 工作态度认真负责，主动热情提供档案借阅服务；

5. 将领导决策做到上传下达，分发文件做到快速及时；

6. 定期将归档文件材料进行科学分类、立卷；

7. 认真负责管理好所有文件材料做到不丢失、不泄密；

8. 遵守公司保密守则，及时将废旧文件、资料或其他盖有公司公章的无用

物品销毁；

9. 树立为职能部门服务意识，对来打印、借档、收发传真人员需礼貌热情，

不刁难、不顶撞，如不符合打印、借档、收发传真制度的应婉言谢绝；

10. 打印文件应在两天内完成，特殊情况由行政经理协调办理；

11. 保持电脑、传真机、打印机等正常使用，如出现故障应及时上报维修。

（三） 工作程序

行政经理：

1. 按照总经理、副总经理的意思或提纲要求撰写祝词、贺词和报告等；

2. 按照公司总经理、副总经理的意思撰写或回复来往信函，电传等。稿件

写好后进行复校，然后交由负责人签署后发出；

3. 及时了解公司各部门的情况，加强与各部门的联系，掌握各部门及人员

情况，以便总经理查询有关问题时能迅速答复，有助于总经理处理工作

事务。

4. 根据总经理工作意图制定公司的规章制度及其他文件、协议等；

5. 协助总经理处理对外、对内联络及其他工作事宜；

6. 组织公司部门领导例会，将会议的内容、时间、地点和参加会议的人员

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范围，及时落实到每个人。会议过程中要详细记录，会后要整理记要，

经总经理审核后，印发到各部门；

7. 公司组织重大会议时，要提前检查会场布臵情况，清点参加会议的人员

是否到齐，对未到者要及时电话跟催，过时不参加会议者要查明原因；

8. 处理日常其它不可预料的事件和事务，完成总经理交办的其它事情；

9. 总结本部门工作情况，制定详尽的工作计划和安排。

行政文员：

1． 记录部门经理的口头指示、决策，及时打印、复印各种文件；

2． 拆阅、整理、处理各种信函、电传、电话文件，将上述文件分类整理。

（1） 部门经理或总经理的私人信件交由本人拆阅；

（2） 属于各部门工作范畴的信件的转交给有关的业务部门处理；

（3） 保存好总经理和部门经理常用客户的姓名和电话，有事情时便于联系。

3. 检查、整理档案合同，按每天设计师交来的图纸，同工程部要客户的报

价单；

4. 及时整理设计师交上来的图纸并归档；

5. 负责各部门人员对公司无机密档案的查询；

6. 对各部门上交的合同、协议进行保管；

7. 对公司各类文件要定期归类整理存档，归类的文件要有目录，方便查阅。

8. 凡上级主管部门及外单位来文，须详细填写收文登记，包括收文时间、

文件内容、文件编号，文件份数等。

9. 对各部门文件要定期进行收集、归档、办公用品逐件逐项清查审核。

10. 每日根据各部门的轻重缓急情况按照规定打印所需文件或报价, 交由拟

稿人校对审核并在原件上签字（原件保存），无误后方可打印；

11. 每日负责传真的接收与发送工作；

（1） 当接收到上级主管部门或外单位的传真时；

A 行政文员应在10分钟之内把文件或资料交与对方指定的接收人手中；

B 如接收人不在单位时要妥为保存，待后及时予以传递；

C 如上述传真件属于紧急事务或重要文件，而接收人暂时无法接收时，

应电话或其他联系方式与其联络，告知传真内容，请接受人予以处理；

（2） 在为各部门发送传真时；

A 首先要对发送的内容进行详细登记；

B 然后向发送人核对传真号码，确认无误后方可拨叫并发送；

C 发送完毕后要向对方核实传真内容是否无误；

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D 如发送传真不成功要告知发送人，并在10分钟之内继续发送；如仍不

能发送要及时告知发送人情况，并建议是否可用其他方式传递。

12. 每日负责各部门纸张及其他办公用品的领用；

13. 每月统计各部门所用办公用品数量及下月需购买物品；

14. 协助部门经理或其他岗位完成工作任务。

（四） 劳动纪律

1． 行政部员工必须严格遵守公司规定的各项管理规定；

2． 严格遵守考勤制度，严禁迟到、早退，有事必须提前请假；

3． 坚守岗位，不擅自离岗、串岗，有事离开公司必须向部门领导讲明事由

和去处；

4． 工作中不得大声喧哗、打闹、吃零食等，言行举止要规范；

5． 见到公司领导和客人及接听电话要有礼貌，主动热情，使用文明敬语；

6． 上岗时必须衣服穿戴整齐；

7． 行政部员工必须严格执行自己的岗位职责，按照工作程序和服务标准，

认真做好自己的本职工作。

（五） 服务技能

1． 熟悉本部门及本岗位工作程序，主动为相关部门服务，待人接物态度和

蔼可亲；

2． 处理日常事务机敏，有条理；

3． 掌握各部门的业务特点和工作规律；

4． 熟悉公司各部门的工作及人员情况。

（六） 礼节、礼貌

1． 工作时应主动使用尊敬语、谦让语、郑重语；

2． 对待公司部门经理级以上领导要注意称谓，不可直呼其名；

3． 日常交往时使用“请”、“您”、“谢谢”、“对不起”、“请原谅”、“没关系”、

“不要紧”、“别客气”、“您早”、“您好”、“再见”等；

4． 工作中的“五声”：宾客到来时有问候声，遇到宾客时有招呼声，得到协

助时有致谢声，麻烦宾客时有致歉声，宾客离开时有道别声。

5． 工作时杜绝使用“四语”：杜绝使用不屑一顾的蔑视语，缺乏耐心的烦躁

语，自以为是的否定语和刁难他人的斗气语。

（七） 奖惩制度

1． 奖励制度

行政部员工凡有符合下列条件者，由部门提请总经理办公会讨论予以嘉

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奖；

（1） 工作中克尽职守，能够很好的完成公司交予的各项工作；

（2） 年内多次受到公司领导及客户褒奖者；

（3） 积极工作，努力创新，为公司开源节流做出重大贡献者；

（4） 工作态度端正，勇于抵制歪风邪气，为公司挽回重大经济或名誉损失者；

（5） 为保护公司利益免受损失而舍身忘我者；

（6） 对公司有其他重大贡献者。

2． 惩罚制度

（1） 行政文员

A． 凡在已打印完毕的文件中发现5个错字处罚10元，5个以上错字按每

个字10元加倍处罚；

B． 凡属打印公司重要文件、合同或报价单时，发生重大失误并给公司造

成一定的损失或有人投诉其出现重大错误时，将对其进行至少100元

的罚款；

C． 凡发现有将公司财物据为己有现象，按财物的十倍价格予以处罚；出

现此类情况并一经查实的，公司直接开除并扣发当月工作且不做任何

补偿；

D． 工作时间不得长时间拨打私人电话，凡超过5分钟以上者罚款10元；

E． 凡发现传真件未按规定及时交予接收人或未能及时发送，将处以每次

20元的罚款；

二、建立质量信息系统

总经理办公室为公司最高行政机构，应及时得到并收集关于行业情况

的最新信息，行政部应做好总经理办公室的助手和参谋，为此应从以下几

个渠道收集并汇总相关的信息和资料，以供总办查阅和参考：

1． 行政部每天收到的函电、文件、简报、资料、报表等；

2． 参加上级部门和横向单位各种会议获得的情况；

3． 接待来访客人和同行业了解的情况；

4． 各职能部门和有关业务人员提供的情况；

5． 公司客户反馈的信息；

6． 新闻媒介和专业书刊传投的情况；

7． 直接对市场调研所取得的信息和材料。

三、建立员工工作教育系统

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1.每日工作结束后，行政人员要填记当日工作日志；

2.每周一开本部门例会，根据本部门的业务情况，安排一周的工作。

3.每季度搞一次业务学习和工作态度的评估。

4.每年行政人员要做一次工作总结。内容包括：全年的工作情况、工作中的

得与失、业务学习及掌握情况等等。

四、建立工作控制系统

根据本部门工作程序、工作标准、规章制度及办公用品使用、保养、服务技

能等方面加以控制。

1.在日常工作中细致、认真、严格按照工作程序工作；

2.对机密文件妥善管理，严守机密；

3.对各类传阅文件要严格把关，具体落实到实处；

4.及时跟催总经理交办各部门的工作；

5.在文件处理程序上做到及时迅速、准确恰当，安全保密、精简便利；

6.文书立卷归档做到检查、调整归卷、排列卷内公文的顺序，编写案卷标题、

填写卷内目录和备考表、填写案卷封皮和装订、安卷归档。