2023年11月30日发(作者：)

办公自动化的发展历程及趋势

办公自动化的内涵与外延

在新的时期，基于多年办公自动化建设经验与互连网技术的进展，我们对办公

自动化的认识也越来越清晰，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网

（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设

的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。

办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者

者说实现数字化办公，能够优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率

的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

办公自动化的基础是对管理的懂得与对信息的积存。技术只是办公自动化的手

段。只有对管理及管理业务有着深刻的懂得，才会使办公自动化有用武之地，只有

将办公过程中生成的信息进行有序化积存，沉淀，办公自动化才能发挥作用。

办公自动化建设与现阶段

政府上网工程之间的关系，政府上网工程一直是近一两年业界炒作与关注的热

点之一，政府上网工程是由于互连网的普及，政府部门把一些政务信息公布到

Internet上，继而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开与政府行为同

意监督的目的。从实际效果来看，很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信

息，实质性的工作却非常少。同时，在很多情况下，很多人将办公自动化与政府上

网混为一谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程。甚至把上网工

程误认为是办公自动化工程。实际上，从网络划分的角度，政府上网工程是外网建

设，办公自动化工程是内网建设，办公自动化工程是政府信息化的基础，政府上网

工程是政府信息化的对外表现形式，办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比

重远高于政府上网工程。只有办公自动化工程的建设并运转成功，政府上网才会有

源源不断的信息公布，政府上网才有意义，否则政府上网工程就会变成无源之水。

当然，政府上网工程的宣传对我国信息化建设也起了一定的推动作用。

办公自动化的进展方向

办公自动化的进展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公

业务都在网络环境下实现。从技术进展角度来看，特别是互连网技术的进展，安全

技术的进展与软件理论的进展，实现数字化办公是可能的。从管理体制与工作习惯

的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必定冲击现有的管

理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利与利益的重新分

配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式与法律体系有很强的惯性，短时间内

改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化进展的必定趋势。

数字化办公的基本框架

数字化办公的技术思路

实现数字化办公必需有良好的技术支撑，考虑到数字化办公的授权与开放这两

个特点，首选技术应该是互连网技术及标准，在此基础上使用有关技术。

办公自动化的进展策略根据我国办公自动化建设的现状与存在的问题，使我国

办公自动化建设走上健康快速进展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下计

策：

在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化与产品化实施体制，

确保系统的运行保护与系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一

批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。

系统设计方法：考虑到我国办公自动化的现状，使用生命周期法与快速原型法

相结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范与分

布实施的原则。

在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，马上设计的

着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行有关业

务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。

在实现方法方面，从传统的结构化设计转向使用复杂适用系统（CAS）理论进

行实现，即从通常的业务需求中抽象出关键的复杂习惯系统，该系统能够习惯环境

变化，系统使用越久，积存的有价值的东西就越多.

----刘小姐是公司的人事主管，每天上班时一打开电脑，与她常联系的人便从

电脑上呈现出来，谁没在线，谁有事想与王先生商讨，一目了然。刘小姐只需点击

一个键，便可与在线的某人取得联系，并在网上与其进行视频交流。假如情况处理

完，刘小姐能够查看与该部门有关的其他部门信息，如行政办公室、财务部等，它

们很快就会动态地显示出来。

以上描绘的是第3代办公自动化系统的情景。在经历了第1代与第2代的进展

历程后，办公自动化系统进入了以知识管理为核心的新阶段。

办公自动化进展历程

----在实际工作中，由于网络带来人们更高的信息共享的需求，使得企业越来

越需要更多、更广的外界信息与企业内部知识的积存，并在它们之间的不断交互与

碰撞中让知识获得再生与增值。因此，办公自动化不应只是人际办公的计算机化，

而要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中，为领导层、办公室、人力

资源部门及业务部门提供全新、高效的工作模式。在这样的背景与需求下，第3

代办公自动化应运而生。

第3代办公自动化----第3代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系

统，它强调以知识管理为核心，能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每

一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办

公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工制造能力的过程

中，大大提高企业与机构的整体创新与应变能力。

----作为第3代办公自动化的核心概念，知识管理实际上是一种信息化应用系

统，它以企业网络与信息系统为基础，帮助企业发现与组织已经获取的信息，定位

于拥有专门技能的人，通过协作与企业培训传递这些知识，让整个组织能有效利用

知识，建立知识门户与快速响应系统。通俗地讲，知识管理是指在恰当的时间，将

正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误与重复工作，

它关注的是如何充分得到分布在不一致地方的知识。

----值得一提的是，这里所提到的知识有两种形式：显性知识与隐性知识。显

性知识是指存储在信息系统中的已经表述出来的结构化或者半结构化的信息内容；

隐性知识是指专家与知识员工头脑中具有的实践经验、思想与思维方法。

----知识管理是企业信息集成的一个必定趋势，是自然演进的过程，它应该渗

透于信息系统建设的方方面面，并在其中得到融合与表达。建立以知识管理为核心

的办公自动化，能够使企业投资具有可持续性与可进展性。

浅释核心技术----下面，我们以Lotus Notes为例，谈一谈第3代办公自动化的

核心技术。

---- Lotus Notes提供了一个单一的基础结构，用以建立、集成与链接全部知识

管理应用程序。附图示意了第3代办公自动化的框架模型。其中，Lotus的知识管

理应用系统以Lotus Domino作为知识管理的基础平台，在此基础上，用

建立网络化文档管理中心（可实现分布式文档管理，用户能够把起草

的文档提交给系统，以便集中管理与信息共享，也可跨地域从距离自己最近的服务

器上获得自己想要的文档信息），用LearningSpace实现教育与培训（LearningSpace

是知识管理的一个具体的解决方案，为企业内部培训、团体电子教学、个人学业完

成等提供了全新的教学方式与学习环境，人们能够随时随地按照个人的时间安排同

意培训，也可按照自己的计划轻松完成学业，必要时还可与其他学员讨论问题、共

享心得及交流思想），用Sametime完成实时通讯与交流（Sametime是一款推进实

时协作的集成商业解决方案。它可在企业网上参加Sametime联机会议，以共享应

用程序与在白板上集体讨论。会议可立即开始或者预定将来的某一时刻开始。用户

可预定一系列会议，创建未列出会议并附加文件，以便在会议中使用。同时在讲座

过程中用户可查看联机的用户，启动交谈任务，邀请其他用户参加，还可给观看相

同文档的同事发送消息）。此外，针对解决办公自动化的问题还应考虑的网络化传

真服务及与传统关系型数据库的集成问题，Lotus分别提供Fax for Domino、Lotus

Enterprise Integrator来实现。

----综上所述，办公自动化系统的进展通过3个阶段，实现了2个飞跃。从以数

据为核心进展到以信息为核心，继而提升为以系统地运用知识为核心。实际上，知

识贯穿于种种方式的信息交流之中，从简单的电子邮件、群件与协作，直到构建

Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。

办公自动化(简称之OA--Office Automation)，是一个不断成长的概念，是利用先进

的科学技术(要紧是计算机技术)，使办公室部分工作逐步物化于各类现代化设备

中，由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是

尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提高生产效率、工作效率与工作质量，

辅助决策，以取得更好的效果。

正象当初铁犁的出现埋葬了奴隶制一样，网络定会将办公室掀个底朝天。OA

将从一个技术性的术语鱼跃天池，带来一种内部管理的革命。摆在办公室桌前的，

将不再有事务性的劳动，只剩下两个字：“制造”!变革管理模式

在传统等级森严的层次管理中，信息的交流通过了层层过滤。办公室只与自己

业务密切有关的部分有联系，企业内的各类信息被分成了一个个孤岛。网络化的

OA资源开放、信息共享的特点，将会把这一个个孤岛联成一片大陆，实现信息一

对多、多对一的瞬间响应，使信息的传导模式出现多元化的趋势，比如信息的垂直

传导、双向传导、横向传导等--这就为目下正流行的扁平式管理提供了可能性。

同时，OA的一个基本要求是流程化、标准化，这关于矫正管理中随意现象、

混乱现象与官僚主义也有莫大的好处。

扩大办公区域

降低管理成本

微软在1997至1998年一年里，通过这种办公室的革命，微软总计至少节约了

4000万美元，包含纸材料的节约，更重要的是事务处理时间费用的降低：传统事

务处理每次交易145美元，而电子事务处理每次则低于5美元。--比尔·盖茨没有说

出的另一句话是，OA对中间环节的削减，必定地减少了人员成本。尽管这关于微

软来说可能已经没有多少水分可挤。

据报道，惠普(中国)基于网络化的新一代工作环境试运行的两个月，就比往常

至少节约了三分之一以上的办公经费。

当然，虚拟办公室是最理想化的节约成本模式，房产、差旅等方面的支出都能

够降到最底限度，尽管这种模式现在看来还不太可能立即实现。

激发个体制造力

OA的宗旨是通过过程的流程化、交流的自由化与反应的即时化，将人从繁琐

的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度的释放人的制造力。

微软认为，受尊重的应该是制造力，而不是级别。由于OA程度非常高，因此，

每个员工不必要成天围着主管转。没有什么比面对虚拟更令人感到平等。只有在这

种虚拟中，人的制造力才会被极大地激发出来。比尔·盖茨认为坏消息总是从电子

邮件中传来--在微软，这种交流被习惯称之电子邮件文化。

惠普(中国)的总裁孙振耀说：普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小

的同时，心理距离也将会逐步缩小，实现现代企业倡导的＇扁平式管理＇，真正达

到＇总裁身边无新闻＇。

信息处理的节奏不仅取决于外部传递速度，而且在相当程度上，还取决于内部

对信息的反应速度。就象城市间的邮递时间，在很大程度上取决于目标城市到客户

之间的效率。在目前的电子商务中，配送、信誉、市场等都引人注目，但企业的内

部管理是否习惯电子商务就没大有人在意，或者者只注意到了管理措施的革新，没

有注意内部管理的信息化与电子商务的要求是否匹配。因此就出现了电子商务的信

息流到了企业之后，快捷的优势一下子被消磨殆尽的现象。假如把互联网看作是电

子商务的外部条件，那么，企业内部管理模式的信息化就是内部条件。能不能孵出

鸡来，不能仅盯着老母鸡屁股的温度，关键还要看那蛋是不是可造之材。

去年热炒了一阵子的ERP(企业资源管理)，今天好象变成了一枚哑炮。其原因

不在于ERP本身，而在于我们没有修起跑ERP这辆火车的铁路。假如说ERP是

一个企业内部运行规则、定式，那么OA正是表达、完成这个定式的前提与具体的

流程表现--任何管理都是表达在办公室中的。假如不能利用OA打破传统的管理制

度与管理方式，那么ERP就无用武之地；ERP不成功，电子商务就找不到与企业

的接口。企业只有自身信息化，才有进展电子商务的可能。

而许多企业的领导人则认为电子商务要紧是与生产有关的原料的购进、产品的

卖出与市场的开拓，只注意到了网络信息对降低原料、推广成本的作用，却没有意

识到当市场这一外在环境透明后，企业竞争力的源泉就是内部管理的成本降低。也

就是说，表现在办公室里的内部管理的信息化才是电子商务的内核！

在我国办公自动化的进展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴

露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件

投入少、模拟手工作业增加管理负担等，造成这些问题的要紧原因有三条，首先对

办公自动化的本质作用懂得不深，通常只是把办公自动化懂得为办公过程中的先进

技术与设备的使用，使用目的为提高效率，实际上，通过实现办公自动化，提高管

理机构的决策效能更为重要。

其次是忽视了办公自动化进展的基础，通常只是认为只要有了先进的技术与设

备，就能够实现办公自动化，事实上，办公自动化进展必需依靠两个基础，一个是

管理基础，另一个是信息积存基础，假如脱离了这两个基础，办公自动化就会变成

空中楼阁。第三，技术条件的制约，也会使得办公自动化建设难以达到预期的目的，

如早期的网络技术在信息共享与沟通方面的支持就显得明显不足。

自90年代中期至今，互联网技术在我国迅速进展与普及，引出了Intranet、

Extranet、Internet、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管

理、政府内部网、企业网、数字神经系统与数字化办公等一系列新概念，面对这些

新概念，再提OA也许会让很多人感到迷惑，好象OA这个概念已经不习惯信息化

进展的需要，在这里我们暂且认为这一个阶段为OA进展的新阶段。这一个阶段的

要紧标志应为互连网技术的普遍使用。

新时期办公自动化建设的内涵与外延

在新的时期，基于多年办公自动化建设经验与互连网技术的进展，我们对办公

自动化的认识也越来越清晰，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网

（Intranet）,从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的

角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。

办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者

者说实现数字化办公，能够优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率

的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

办公自动化的基础是对管理的懂得与对信息的积存。技术只是办公自动化的手

段。只有对管理及管理业务有着深刻的懂得，才会使办公自动化有用武之地，只有

将办公过程中生成的信息进行有序化积存，沉淀，办公自动化才能发挥作用。

办公自动化建设与现阶段政府上网工程之间的关系，政府上网工程一直是近一

两年业界炒作与关注的热点之一，政府上网工程是由于互连网的普及，政府部门把

一些政务信息公布到Internet上，继而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政

务公开与政府行为同意监督的目的。从实际效果来看，很多政府部门只是在网上存

放一些静态的政府信息，实质性的工作却非常少。同时，在很多情况下，很多人将

办公自动化与政府上网混为一谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化

工程。甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。实际上，从网络划分的角度，政

府上网工程是外网建设，办公自动化工程是内网建设，办公自动化工程是政府信息

化的基础，政府上网工程是政府信息化的对外表现形式，办公自动化工程在政府信

息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。只有办公自动化工程的建设并运转成

功，政府上网才会有源源不断的信息公布，政府上网才有意义，否则政府上网工程

就会变成无源之水。当然，政府上网工程的宣传对我国信息化建设也起了一定的推

动作

我国办公自动化的进展方向

我国办公自动化的进展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的

办公业务都在网络环境下实现。从技术进展角度来看，特别是互连网技术的进展，

安全技术的进展与软件理论的进展，实现数字化办公是可能的。从管理体制与工作

习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必定冲击现有

的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利与利益的重

新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式与法律体系有很强的惯性，短时

间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化进展的必定趋势。

数字化办公的技术思路

实现数字化办公必需有良好的技术支撑，考虑到数字化办公的授权与开放这两

个特点，首选技术应该是互连网技术及标准（如Web、HTML、ML、TCP/IP、

ObjectWeb等），在此基础上使用有关技术。

我国办公自动化的进展策略

根据我国办公自动化建设的现状与存在的问题，使我国办公自动化建设走上健

康快速进展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下计策：

在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化与产品化实施体制，

确保系统的运行保护与系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一

批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。

系统设计方法：考虑到我国办公自动化的现状，使用生命周期法与快速原型法

相结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范与分

布实施的原则。

在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，马上设计的

着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行有关业

务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。

在实现方法方面，从传统的结构化设计转向使用复杂适用系统（CAS）理论进

行实现，即从通常的业务需求中抽象出关键的复杂习惯系统，该系统能够习惯环境

变化，系统使用越久，积存的有价值的东西就越多。

计算机网络的迅速进展与普及，改变了整个信息管理的面貌，使信息管理从以单个

计算机为中心进展到以网络为中心，并为计算机技术在工业、商业、教学、科研、

管理等领域中的应用提供了一个全新的网络通信环境，也从根本上加强并促进了群

体工作成员之间的信息交流、资源共享、科学计算、技术合作及有效管理等，继而

推动了生产、管理、科研及教学事业的进展。目前，信息化程度已成为衡量一个国

家、一个地区、一个单位综合实力的重要标志。

一、企业信息化的过去、现在与未来：

自18世纪产业革命以来，所有企业都在追求基本相似的营运目标，即实现企

业资源（包含资金．设备．人力等）的合理利用，以期企业利润最大化：生产计划

的合理性、成本的有效操纵、设备的充分利用、作业的均衡安排、库存的合理管理、

财务状况的及时分析等等，日趋猛烈的市场竞争环境使上述因素对企业具有生死存

亡的意义，60年代与70年代的企业管理系统软件（一种保证既不出现短缺，以不

积压库存的计划方法）的产生，解决了库存优化问题的数学模型，以实现零库存与

准时生产。90年代的软件系统，增加了供需链管理与（内、外）业务流程重组的

现代管理理念的内容。支持在线分析处理、售后服务及质量反馈、支持生产体系的

质量管理，支持远程通信，支持业务流程动态模型变化与信息处理程序命令的集成，

使用了计算机与网络信息的最新成就。便于供需链对市场机遇作出快速而灵活的反

应。

当前，企业之间的竞争已不再是一个企业对一个企业的竞争，而已经进展成为

一个企业的供需链同竞争对手的供需链之间的竞争。以客户为中心，是现代管理的

主题，凌英工作室正是为习惯这种竞争形势的需求进展起来的。

在未来十年，企业要赢得竞争优势，不仅仅是价廉物美产品，并建立了一套相

应的管理机制做保障的企业才能在竞争中获胜。企业给客户提供的产品与服务都务

必是客户化的：不断满足用户的期望，并习惯客户需求与喜好的变化。未来十年，

企业的任务就是不断地吸引，并保持住每一个客户，同时保证企业经济有效地运行，

生产出价廉物美的产品。

二、企业管理信息化实施目的：

作为企业体系成熟度提高的工具，在提高质量的同时，提高工作效率，降低成

本，最大限度的减少浪费(失误造成的浪费，不合理的流程及工作方式造成的浪费)。

三、凌英软件开发重心：

1.为企业量体裁衣，适合企业的特点及各层次人员结构的特点，分清人应该做

的事与计算机应该做的事，人永远是对的思维方式。

2.充分表达以顾客为中心的管理模式,将以产品为中心转变为以客户为中心，为

顾客提升其“客户化价值”的能力。

4.订单处理扩展到包含潜在客户的信息。潜在客户的名单与管理工具与订单产

生与生产计划集成在一起，能够在订单被发放往常提供物料化的资源需求的信息。

市场。市场进展趋势、产品的更新换代与提供有竞争力的服务等内容都与核心的业

务流程结合在一起。

5.研究与开发部、销售与市场部、客户服务部、售后保修及维修服务部所有这

些部门都会在与客户的联系上花很多时间，但在传统的企业组织机构中，绝大部分

的部门都很少与生产与计划部门有什么沟通。产品设计是产品开发设计部门的事；

客户服务部负责订单的输入。但是，什么是真正需要的?什么还在正常运行?什么已

经坏了?卖什么或者不卖什么?都与客户息息有关。销售与市场部非常透彻地熟悉客

户的需求，掌握市场进展趋势的有效信息，竞争的压力，客户服务的难题，价格与

需求。客户服务与售后服务部门还会掌握大量关于产品需要改进什么，客户需要那

些服务等各类信息。最后，产品设计与研究开发部门就能够进行新产品与新功能的

开发，并有所突破。新产品怎么让市场同意，怎么样做到物有所值所有这些都反映

在零碎的、但是很重要的信息中。

6.客户支持的应用系统将会与计划、生产与行政管理等部门结合在一起，重要

的客户与产品信息会被传送到生产、销售与研究开发等有关部门。

7.客户支持中心变成了客户支持与销售中心，有些销售工作、订单处理与某些

行政管理相互集成建立了一个把客户支持服务的活动扩展到销售活动上的基础。因

此，企业也增加了销售其产品与服务的又一途径。

8.客户化的产品需求能够直接从客户发送到外协单位与配套厂商，减少了从客

户订单到采购订单的传送过程中的误差与延误。客户订单的变化马上会在供应商那

儿得到反映，避免了重复劳动与时间延误。产品的质量与精度与发货的及时性会得

到大幅度地提高。

9.生产计划的制订是基于实际的客户订单，由于得到实时的、准确的客户订单

的信息，计划员能够动态地调整车间作业的归类分配、客户订单的顺序、采购计划

与外协等，大大提高服务质量，降低成本。

10.可组配的销售订单的信息与生产信息的集成会大大减少重复劳动与由于紧

急订单的输入造成的生产的中断。生产计划的改善会大大提高交货的及时准确率。

成功的软件能够提高产品的精度，降低发货周期，提高产品客户化程度等等，

降低了企业运行的费用，但更重要的是，建立了一套能产生客户化解决方案的基础

架构，改善客户的反馈过程，提高了客户服务的质量，而不仅仅是提高了工作效率，

就能获得销售额的增长，保持长期的竞争优势。

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办公自动化的进展历程及趋势

第一代办公自动化：实现个体工作自动化

1972年,靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司,并推

出了2200文字处理系统（Word Processing System），从此WPS一词正式出现。

WPS把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化进展到一个崭新的阶段。1985

年3月，Intel公司推出了集成度为27.5万个晶体管的80386，1989年推出了集成

度为120万个晶体管的80486，1995年又推出了集成度为510万个晶体管的80586

（即奔腾Pentium微处理器）。由于微处理器速度与性能的不断提高，使个人电脑

走向辉煌，为办公自动化制造了更加有利的硬件环境。

第一代办公自动化的特点是：

●要有一台中档以上的个人（或者商用）电脑并安装一个高版本的操作系统（如

Windows 98或者OS/2 Warp Server）与一组跨平台的办公套件（如MS Office 97

或者Lotus OfficePro）。

第一代办公自动化的框架如图1所示:

我们把这一时期的办公自动化系统划分为第一代办公自动化系统，它以个人电

脑与办公套件为要紧特征，应用基于文件系统与关系型数据库系统，以结构化数据

为存储与处理对象，强调对数据的计算与统计能力，实现了数据统计与文档写作电

子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。

第二代办公自动化：实现工作流程自动化

从信息技术的进展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着下

列不足：

●PC的负担过重，且价格偏高；

●由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信与

协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；

●系统自习惯能力差，只能按开发时确定的思路、流程与功能处理信息；

●信息管理只限于企业内部，没有或者缺少外部信息来源。

基础通信平台的使用，大大提高了通信与协同工作的能力。1995年，IBM公司

CEO郭士纳（Gerstner）提出“以网络为中心的计算”（Network－Centric Computing）

模式，极大地影响了办公自动化的进展趋势，出现了以网络为中心，以信息（或者

工作流）为要紧处理内容的第二代办公自动化系统。

第二代办公自动化系统具有下列特点：

●以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或者工作流）为要紧存储与处理对

象；

第二代办公自动化系统的框架如图2所示:

这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立与完善各

个职能部门之间的沟通与信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自

动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都能够通过办公自动化系

统，根据自己的权限，熟悉自己需要完成的工作，包含上级交办的情况、需要交给

别人做的情况、需要与别人合作的情况、自己需要的信息与与别人共享的信息，也

就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务与目标“知其然”。

与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管

理，这与知识经济的进展不相习惯。

第三代办公自动化：以知识管理为核心

1996年，世界“经济合作与进展组织”（Organization for Economic Cooperation and

Development，OECD）在“科学技术与产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基

础的经济”概念，人们把它归纳为知识经济（Knowledge Economic）。知识经济的

建立与进展要紧指进展科学技术、教育与创新（Innovation）、应变能力

（Responsiveness）、生产率（Productivity）与技能素养（Competency）为要紧内

涵的知识管理（Knowledge Management）。事实上，知识经济时代的办公已经不

再是简单的文件处理与行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需

要依靠先进的管理思想与方法。从这个意义上说，办公实际上是一个管理的过程，

由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业与机构日常业

务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变与开放交互能力。在

办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调与操纵，这些基本要求在以

知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。我们所说的知识管理，

实际上是一种系统，是帮助企业发现明白什么，如何定位拥有专门知识的人，如何

传递这些知识，与如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰

当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。

办公自动化系统的进展恰好与数据、信息与知识的演变同步，即由以数据为要

紧处理内容的第一代办公自动化进展到以信息为要紧处理内容的第二代办公自动

化，再进展到以知识为要紧处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个进展

阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理

的飞跃。在办公自动化系统的进展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，

由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机

制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部与外部信息的处理，再到有用知

识的处理。从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各类方式中获取、存储、

提炼与再用知识。

在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要：

●把知识管理融入BPR（业务流程重组） 知识管理只有与业务流程紧密相连，

才能获得成功。将知识制造与公布同企业的业务流程相结合，不仅能够节约大量开

支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识

进行系统化管理，实现知识共享与再利用，从而提高业务水平与效率。

●改造企业文化 知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传

统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代

不断进展的关键因素。

●建立学习型企业 所谓学习型企业是指通过不断的学习来提高竞争力的企业。

这里所说的学习并不仅仅是看书、办学习班，而是包含了企业在系统研究项目与产

品开发、营销、技术支持过程中学习，强调全员学习、全程学习与团队学习。

第三代办公自动化系统建立在企业Intranet平台之上，帮助企业实现动态的内容

显示与知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会与

进步。

第三代办公自动化体系结构如图3所示。底层是企业的基本信息支撑环境，它

包含MRPII、MIS系统的信息化支撑，与对企业外部Internet的信息获取。三类系

统的相互作用表达了Intranet的思想，通过设计与实现优秀的Internet信息获取工

具，能够有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更

好地把握来自市场的机遇与挑战。第二层是企业多维知识仓库。存在于底层企业信

息支撑环境中的企业信息资源是烦杂而海量的，需要在数据挖掘与模式提取的工具

支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识管

理系统实现的有利根据。图中的圆环代表了企业员工的工作环境，其上的各个结点

代表企业中不一致岗位上的员工。

第三代办公自动化系统能够这样概括：它仍是以网络（Internet/Intranet/Extranet）

为中心，以数据、信息所提炼与组织的知识为要紧处理内容的办公自动化系统。