2023年12月15日发(作者：)

U盘文件管理规定

为规范公司所有电脑设备的使用和电脑U盘文件的管理，使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进，特制定如下规定：

1、各部门电脑有专人专用责任制形式，未经部门经理同意，其他人员不得使用该部门电脑，禁止调用、拷贝其中文件、资料，严禁泄露公司机密。

2、公司各部门须常期保存的打印文件，须在原稿上加以注明，如无注明，将被视作一般文件，予以保存两周。

3、公司各部门需要打印的文件资料，原则上由各部门电脑操作人员操作存盘，须行政人事部协办时，由行政人事部网络管理员予以操作。

4、电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好U盘备份，并在“文件打印登录本”中详细登记该文件的标题、目录名、U盘号、打印日期等。

5、公司各部门在做好U盘备份后，连同所有原本由各部门保管的U盘，包括总办、营销中心、研发中心、制造中心的所有盘片交由公司网络管理员进行登录归档。

财务部之U盘由财务电脑专员自行登录，并将信息知会总经理室即可。网络管理员有义务将工作情况向管理中心负责人知会，不得泄露公司机密。

6、各部门因业务特性，而认为无须与其它部门共享的部门信息、资料，可填写“密码设置申请单”向公司提出申请，被批准之密码设置部门将不列入信息共享范围，但不得擅自指令公司网络管理员增减密码的设置范围。

7、公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料，以便充分利用可读信息空间。

8、各部门如须调阅已由行政人事部归档并已设置密码的U盘资料时，应书面提出申请，调阅后知会网络管理员，重新回归密令状态。

9、未经许可不得将公司的U盘文件转借他人及带出公司，违者按公司规章制度予以严惩。

10、各种耗材（U盘、色带墨粉）应由行政人事部记录品名、规格、数量、购买和领用记录，行政人事部将每一台设备单独设立档案，记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码（不公开）、维修记录、专业软件名称及调动方法等等，经保管人员签名，由行政人事部统一保管，在设备移交时，由接受人、原保管人确认无误，签名后完成整个移交过程。

11、对于外部采购的软件，使用人应遵照使用手册操作，自行开发的软件，开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项，如应开发者未详尽告知，而引起的数据损失，开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项，而引起的数据丢失，由使用人负责。软件故障排除后，按责任大小作相应的处理。

12、因使用软件而做备份的U盘应由使用人编号，禁止带出，该U盘使用期满后，将原盘数据复制于新盘，原盘编号不变。

13、电脑使用过程中出现故障时，使用人应及时口头报告网络管理员，并记录现场情况，报公司行政人事部，以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定，而人为造成机器故障的。则视故障情况处罚当事人。

14、网络管理员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责，如遇电脑发生故障，应详细询问使用人电脑故障情况，及时处置排除，当故障原因无法确定时，应知会ERP主管，并及时与供应商取得联络，最短时间使电脑恢复正常。

15、与外界交流的U盘必须先检测病毒后才能在本公司使用，或带出本公司，严格禁止运行任何游戏软件，公司U盘应与外界交流需要带出时，应事先向行政人事部报告。

16、设备使用范围

（1）禁止在驱动器灯亮时插入、取出U盘。

（2）禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。

（3）下班时应切断电源。

（4）禁止在设备电源开着时，移动设备。

（5）电源开启顺序为：接线板→UPS→显示屏→电脑→打印机，关闭的顺序相反。

（6）打印时应使用打印纸或复印纸，禁止打印时拔纸。

（7）禁止带电时插、拔插头。

17、个人必须妥善保管好自己的本人账号及密码，不得擅自转让或借与他人使用。

18、下班前必须按正确操作退出系统并关机。

行政人事部将不定期的进行检查，凡违反第1、16、17条规定者，将被处以50-300元的罚款。