2024年2月25日发(作者：)
图 605
（4）Outlook将自动配置电子邮件服务器设置，电子邮件帐户配置成功后，单击“完成”按钮完成邮箱帐号的设置。如图
所示：
图 606
技巧252. 定位Outlook启动视图
如果希望Outlook启动后显示的是“收件箱”窗口，那么我们可以对Outlook的启动视图进行设置。具体操作步骤如下：
（1）选择“工具> 选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“其它”选项卡，单击“高级选项”按钮。如图 所示：
图 607
（2）弹出“高级选项”对话框，单击“浏览”按钮。
160
图 608
（3）弹出“选定文件夹” 对话框，在“启动时定位于”下拉列表框中选择“收件箱”选项，单击“确定”按钮。如图 所示：
图 609
（4）分别单击“高级选项”和“选项”对话框中的“确定”按钮，完成Outlook启动视图的设置。
技巧253. 自动清空“已删除”文件夹
用户在使用Outlook删除邮件后，邮件仍保存在“已删除”文件夹中，从而占用了系统的空间。必须手工操作才能彻底删除，降低了工作效率。可以通过设置使Outlook在退出时自动清空“已删除”文件夹。具体操作步骤如下：
（1）选择“工具> 选项”命令，弹出“选项”对话框。如图
所示：
图 610
（2）选择“其它”选项卡，选中“退出时清空已‘删除邮件’文件夹”复选框，单击“确定”按钮完成操作。如图
所示：
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图 611
技巧254. 自动过虑垃圾邮件
现在使用电子邮箱的用户越来越多，垃圾邮件成了电子邮箱的最大麻烦。在Outlook中可以设置垃圾邮件的过滤功能，使其根据过滤级别对邮件自动进行分析，从而阻止垃圾邮件。具体操作步骤如下：
（1）选择“工具> 选项”命令，弹出“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡，单击“垃圾电子邮件”按钮。如图
所示：
图 612
（2）弹出的“垃圾邮件选项”对话框中默认显示“选项”选项卡。根据受垃圾邮件影响的程度选择保护级别，单击“确定”按钮完成操作。如图
所示：
图 613
162
技巧255. 在服务器上保留邮件副本
默认情况下Outlook把邮件服务器上的邮件保存到计算机硬盘上,并删除了服务器的邮件，如果用户需要在邮件服务器中保存重要邮件，可以通过设置Outlook 的“电子邮件账户”使其在服务器上保留邮件的副本。具体操作步骤如下：
（1）选择“工具> 帐户设置”命令，弹出“帐户设置”窗口，默认显示为“电子邮件”选项卡，选定需要更改的电子邮件帐户，单击“更改”按钮。如图
所示：
图 614
（2）在弹出的“更改电子邮件帐户”对话框中单击“其它设置”按钮。如图
所示：
图 615
（3）弹出“Internet电子邮件设置”对话框，在“高级”选项卡中选中 “在服务器上保留邮件的副本”复选框，单击“确定”按钮完成操作。如图
所示：
图 616
技巧256. 不保留已发送邮件副本
默认情况下，Outlook在发送完邮件后会在“已发送邮件”文件夹中保存邮件的副本，用户可以设置Outlook不保留已发送邮件的副本。具体操作步骤如下：
163
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡，单击“电子邮件选项”按钮，如图 所示：
图 617
（2）打开“电子邮件选项”对话框，清除“邮件处理”栏中的“在‘已发送邮件’文件夹中保留邮件副本”复选框，单击“确定”按钮完成操作，如图 所示：
图 618
技巧257. 设置跟踪邮件
用户在使用Outlook发送一些重要邮件时往往需要知道邮件是否已送达收件人信箱，对方是否已经阅读邮件，用户可以通过设置来实现对邮件的跟踪。具体操作步骤如下：
方法1、单一邮件的跟踪设置：
（1）选择“文件>新建>邮件”命令，打开新建邮件窗口。
（2）选择“选项”选项卡， 在“跟踪”组中选中“请求送达回执”或“请求已读回执”复选框。如图所示：
图619
（3）也可以在“其它选项”组中单击“直接答复”按钮，打开“邮件选项”对话框，选中 “请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框，还可以在“将答复发送给”文本框中输入回复发送的邮箱地址，默认为发送邮件的地址，单击“关闭”按钮完成操作。如图
所示：
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图 620
方法2、所有邮件的跟踪设置：
（1）选择“工具>选项”命令，在“首选参数”选项卡中单击“电子邮件选项”按钮。如图
所示：
图 621
（2）弹出“电子邮件选项”对话框，单击“跟踪选项”按钮。如图
所示：
图 622
（3）打开“跟踪选项”对话框，选中“对于发送的所有邮件，请求”下面的“‘已读’回执”或“‘送达’回执”复选框，单击“确定”按钮完成操作。如图
所示：
165
图 623
技巧258. 设置保存邮件的默认路径
使用Outlook收发邮件时，如果采用邮件默的认保存路径，一旦遇到系统发生意外需要重新安装等情况，就可能会导致邮件丢失，用户可以更改邮件的保存路径来避免这种情况。具体操作步骤如下：
（1）选择“工具>帐户设置”命令，打开“帐户设置”窗口，默认显示“电子邮件”选项卡，在电子邮件帐户列表中选择需要修改的电子邮件帐户，单击 “更改文件夹”按钮。如图 所示：
图 624
（2）在弹出的“新建电子邮件送达位置”对话框中单击“新建Outlook数据文件”按钮。如图 所示：
图 625
（3）打开“新建Outlook数据文件”对话框，根据需要在“存储类型”列表框中选择相应选项，单击“确定”按钮。如图 所示：
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图 626
（4）弹出“创建或打开Outlook数据文件”对话框，选择保存账户数据文件的路径及文件名称，单击“确定”按钮。如图 所示：
图 628
（5）弹出“个人文件夹”对话框，在“名称”文本框中输入文件夹的名称，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 629
技巧259. 制作邮件签名
用户要使用Outlook发送邮件时，喜欢在邮件中输入自己个性化签名和其他信息。如果每次输入一遍比较麻烦，用户可以编辑自己的邮件签名，在发邮件的时候直接添加即可。具体操作步骤如下：
（1）选择“工具> 选项”命令，弹出“选项”窗口，选择“邮件格式”选项卡，单击“签名”按钮。如图 所示：
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图 630
（2）弹出“签名和信纸”对话框，默认选择“电子邮件签名”选项卡，在“电子邮件帐户”下拉列表框中选择需要添加签名的帐户，单击“新建”按钮。如图 所示：
图 631
（3）弹出“新签名”对话框，在“键入此签名的名称”的文本框中输入邮件签名的名称，单击“确定”按钮。如图 所示：
图 632
（4）返回“签名和信纸”对话框，在“编辑签名”的文本框中输入签名的内容，单击“确定”按钮完成操作。
图 633
技巧260. 设置日记的开始和结束时间
“日记”能够自动记录用户选择的、与所选联系人相关的操作，并将操作放到时序表视图中，但是168
有时只希望让日记记录某一段时间的操作，用户可以设置Outlook来更改“日记”项目的开始和结束时间。具体操作步骤如下：
（1）选择“前往>日记”命令，显示“日记”视图。
（2）选择“视图>当前视图>自定义当前视图”命令，打开“自定义视图：条目列表”窗口，单击“字段”按钮。如图 所示：
图 634
（2）弹出“显示字段”对话框，在“可用字段选自”下拉列表框中选择所需的字段集，在“可用字段”下拉列表框中选择包含用于项目开始时间和结束时间的字段，单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 635
技巧261. 设置邮件列表显示属性
如果用户觉得Outlook列表的标题栏看起来太单调，可以通过设置来更改标题栏的样式。具体操作步骤如下所示：
（1）打开邮件列表，选择“视图>当前视图>自定义当前视图”命令，弹出“自定义视图：邮件”对话框，单击“其它设置”按钮。如图 所示：
图 636
（2）打开“其它设置”对话框，单击“列标题和行”选项组中的“列字体”和“行字体”按钮来更改列标题和行的字体样式和大小，在“网格线样式”下拉列表框中可以为邮件列表的显示区设置网格，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
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图 638
技巧262. 用密码更新Outlook
当Internet服务提供商为用户的现有电子邮件账户提供了新密码时，必须用此新密码对Outlook进行密码更新。
（1）选择“工具>帐户设置”命令，弹出“帐户设置”对话框，在电子邮件帐户列表框中选中需要更新密码的电子邮件帐户，单击“更改”按钮。如图 所示。
图 639
（2）打开“更改电子邮件帐户”对话框，在登录信息栏中的“密码”文本框中输入新的密码，单击“下一步”按钮。如图 所示。
图 640
（4）在“更改电子邮件帐户”窗口中单击“完成”按钮结束操作。
技巧263. 使用命令行开关自定义Outlook启动方式
用户可以通过命令行开关的方式来更改程序启动方式的某些方面，对Outlook的启动方式进行自定义，并通过创建快捷方式使开关能重复使用。具体操作步骤如下所示：
170
（1）在硬盘上查找文件，右击程序图标，在弹出菜单中选择“创建快捷方式”命令。如图
所示：
图 641
（2）右击新创建的快捷方式，在弹出的菜单中选择“属性”命令，打开“快捷方式属性”对话框，默认选择“快捷方式”选项卡。
（3）在“目标”文本框里的路径后面键入一个空格，然后键入要使用的命令行选项，比如/nopreview，单击“确定”按钮完成操作。如图
所示：
图 642
技巧264. 不在答复中包含邮件原件
用户在使用Outlook收发邮件时，会发现在答复邮件的界面中包含原来邮件内容，用户如果不需要可以通过“电子邮件选项”设置来删除这些内容。具体步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡，单击“电子邮件选项”按钮。如图 所示。
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图 643
（2）弹出“电子邮件选项”对话框，在“答复和转发”选项组中的“答复邮件时”下拉列表框中选择“不包含邮件原件”选项，单击“确定” 按钮完成操作。如图 所示：
图 644
技巧265. 查找安全的.exe附件
在新版本的Outlook中为用户提供了全新的安全措施，其中默认禁止接收不安全附件，如扩展名为.exe的附件，用户如果希望收件人能接收这些附件，可以采用更改附件扩展名或压缩附件的方法。具体操作步骤如下所示：
（1）更改扩展名：收发邮件的双方可以通过商议，将附件的扩展名替换为安全模式，如将.exe替换为.txt。这样可以使附件通过安全防线，收到邮件后将附件更改回原扩展名即可。
（2）压缩附件：除了更改扩展名还可以使用winrar、winzip等压缩工具压缩要发送的附件，Outlook不拒绝压缩格式的附件。
技巧266. 整理收件箱中的邮件
Outlook在接收到邮件后一般按先后顺序放置在收件箱中，随着邮件的增多，会给用户的查找带来不便，为了使邮件查找起来方便，可以对邮件按所需要的排列和分组方式进行整理。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“邮件”视图，打开“收件箱”。
（2）选择“视图>排列方式”命令，在展开的“排列方式”子菜单中选择“发件人”、“收件人”、“未读的邮件”等多种排列方式来整理收件箱中的邮件。如图 所示：
图 645
技巧267. 从联系人创建邮件
用户在Outlook创建邮件时，一般选择“新建>邮件”命令，然后在邮件中输入收件人地址等内容，除了此方法，用户还可从联系人直接创建邮件，这样可以省略输入收件人地址操作。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“前往>联系人”命令，转到“联系人”视图。
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（2）选择要发送邮件的联系人，选择“动作>创建>致联系人的新邮件”命令，或者右击联系人图标，在菜单中选择“创建>致联系人的新邮件”命令，如图 所示：
图 646
（3）打开新建的邮件窗口，“收件人”文本框中自动添加了联系人的邮件地址。在“主题”文本框中输入邮件主题，在邮件正文中键入发送邮件的内容。单击“发送”按钮完成邮件发送。
技巧268. 更改默认邮件格式
Outlook 提供了灵活的邮件格式，以满足不同情况下的需要，用户可以根据实际情况选择合适的邮件格式。具体操作步骤如下所示：
方法1、更改所有邮件的邮件格式：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框。
（2）选择“邮件格式”选项卡，在“以该邮件格式撰写”下拉列表框中选择需要的格式，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 647
方法2、更改一封邮件的邮件格式：
（1）选择“新建>邮件”命令，创建一封新邮件。
（2）选择“选项”选项卡，在“格式”组中单击要使用的格式完成操作。如图 所示：
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图 648
技巧269. 更改标记已读邮件的时间
用户在接收邮件时，Outlook会对未读邮件的邮件头在“收件箱”中以粗体显示。用户在阅读邮件时，如果尚未读取完毕而将其关闭，在默认状态下，Outlook将把邮件标记为“已读”， 为避免这种情况，用户可以更改标记已读邮件的时间。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框，选择“其它”选项卡，单击“阅读窗格”按钮。如图 所示：
图 649
（2）弹出“阅读窗格”对话框，选中在“阅读窗格中查看时将邮件标记为已读”复选框，并设置适当的等待时间，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 650
技巧270. 设置移动或删除邮件后执行的操作
用户在移动或删除邮件后，默认为停留在原文件夹中不执行操作，但有时需要执行下一步操作，用户可以通过“选项”对话框来设置移动或删除后的下一步操作。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”窗口，默认选择“首选参数”选项卡，单击“电子邮件选项”按钮。如图 所示：
174
图 651
（2）打开“电子邮件选项”对话框。在“移动或删除某项已打开的项目后”下拉列表框中选择所需选项。如果选择“回到收件箱”选项，则在移动或删除邮件后返回“收件箱”文件夹，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 652
技巧271. 添加后续标志
在查看或编辑邮件时，经常由于一些原因而中断操作，这样很容易忘记没有完成的操作，造成信息丢失。用户可以使用后续标志提醒继续操作，还可以使用标志对邮件或联系人设置提醒。具体操作步骤如下所示：
（1）右击需要添加标志的邮件或联系人，在弹出的快捷菜单中选择“后续标志>自定义”命令，或者先选中需要添加标志的邮件或联系人，然后选择“动作>后续标志>自定义”命令。如图 所示：
图 653
175
（2）打开“自定义”对话框，在“标志”下拉列表框中选择需要的标志类型，然后分别在开始日期和截止日期下拉列表框中选择标志的开始和截止日期，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 654
技巧272. 隐藏邮件标志列
默认情况下视图中会显示“标记状态”列，可以通过单击此列来快速添加标志，如果用户并不需要显示此列，则可利用“自定义视图”对话框进行设置。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“视图>当前视图>自定义当前视图”命令，打开“自定义视图：邮件”对话框，单击“字段”按钮。如图 所示。
图 655
（2）打开“显示字段”对话框，在“按此顺序显示这些字段”列表框中选择“标记状态”，单击“删除”按钮，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 656
技巧273. 设置邮件的敏感度级别
在Outlook中设有敏感度级别功能，收件人可以参考邮件的敏感度来决定如何处理邮件内容。具体操作步骤如下所示：
（1）新建一封邮件，选择“邮件”选项卡，单击“选项”组中 按钮，如图 所示：
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图 657
（2）打开“邮件选项”对话框，在“邮件设置”下的“敏感度”下拉列表中，选择“普通”、“个人”、“私密”或“机密”等选项，单击“关闭”按钮完成操作。如图 所示：
图 658
技巧274. 使用预定义的搜索文件夹
如果用户需要查找文件夹中所有与特定搜索条件相匹配的项目，如查找文件中夹中所有的未读邮件等，可以使用Outlook中预定义的搜索文件夹来进行查找。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“文件>新建>搜索文件夹”命令，或者右击“邮件文件夹”列表框中的“搜索文件夹”，在快捷菜单中选择“新建搜索文件夹”命令。如图 所示：
图 659
（2）打开“新建搜索文件夹”对话框，在 “选择搜索文件夹”列表中选择一个搜索文件夹的类型，在“搜索邮件位置”下拉列表框中选择要搜索的文件夹，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
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图 660
（3）如果系统提示指定要使用的搜索条件，则在“自定义搜索文件夹”下指定该条件。
技巧275. 创建自定义搜索文件夹
用户在使用Outlook搜索文件时，如果预定义的搜索文件夹不能满足要求，则可以通过创建自定义搜索文件夹来实现。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“文件>新建>搜索文件夹”命令，或者右击“邮件文件夹”列表框中的“搜索文件夹”，在快捷菜单中选择“新建搜索文件夹”命令。
（2）打开“新建搜索文件夹”对话框，在选择“选择搜索文件夹”列表中选择“创建自定义搜索文件夹”选项，单击 “自定义搜索文件夹”下面的“选择”按钮。如图 所示：
图 662
（3）打开“自定义搜索文件夹”对话框，在“名称”文本框中输入文件夹名称，单击“条件”按钮。如图 所示：
图 663
（4）弹出“搜索文件夹条件”对话框，在对话框中输入相应的搜索条件，单击“确定”按钮。
178
图 664
（5）返回“自定义搜索文件夹”对话框，单击“浏览”按钮。
（6）打开“选定文件夹”对话框，在“文件夹”列表框中选中需要搜索的文件夹，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 665
技巧276. 建立邮件发送的快捷方式
如果用户经常需要发送邮件给同一个收件人，那么可以在桌面上创建一个快捷方式，发邮件时只需打开这个快捷方式即可。具体操作步骤如下所示：
（1）右击桌面，选择快捷菜单中的“新建> 快捷方式”命令，弹出“创建快捷方式”对话框，在“请键入项目的位置”文本框中输入“mailto：xxxx@xxx”，单击“下一步”按钮。如图 所示：
图 666
（2）弹出“选择程序标题”对话框，在“键入该快捷方式的名称”文本框中输入快捷方式的名称，单击“完成”按钮结束操作。如图 所示：
图 667
179
技巧277. 在新邮件到达时给出通知
通过Outlook设置，使用户可以在收到新邮件时得到通知，以便能够及时查阅邮件。具体操作步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框，默认选择“首选参数”选项卡，单击“电子邮件选项”按钮，如图 所示：
图 668
（2）打开“电子邮件选项”对话框，单击“高级电子邮件选项”按钮，如图 所示：
图 669
（3）打开“高级电子邮件选项”对话框，在“新邮件到达我的收件箱时”选项组中选择所需选项，单击“桌面通知设置”按钮，如图 所示：
图 670
180
（3）弹出“桌面通知设置”对话框，设置桌面通知的显示时间和透明度，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 672
技巧278. 指定新邮件的送达位置
通常Outlook在收到新邮件后将邮件保存在默认的安装文件夹中。用户也可以根据需要自定义一个新的邮件文件夹，更改新邮件的送达位置。具体步骤如下所示：
（1）选择“工具>帐户设置”命令，打开“帐户设置”对话框，默认显示“电子邮件”选项卡，在电子邮件帐户列表中选择需要更改的邮件帐户，单击“更改文件夹”按钮，如图 所示：
图 673
（2）弹出“新建电子邮件送达位置”对话框，单击“新建Outlook数据文件”按钮，如图 所示：
图 674
（3）打开“新建Outlook数据文件”对话框，在存储类型列表框中选择需要的.pst
文件类型，单击“确定”按钮。如图 所示：
181
图 675
（4）弹出“创建或打开Outlook数据文件”对话框，在“保存位置”下拉列表框中选择数据文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入新建数据文件的名称，单击“确定”按钮。如图 所示：
图 676
（5）打开“个人文件夹”对话框，在“名称”文本框中输入个人文件夹的名称，如果需要，可以单击“更改密码”按钮为新建的文件夹添加密码，单击“确定”按钮，如图 所示：
图677
（6）重新启动Outlook完成操作。
技巧279. 密件抄送
如果用户想保护收件人的隐私，不希望在邮件中显示收件人的名称，可以利用“密件抄送”功能发送邮件。具体步骤如下所示：
（1）选择“新建>邮件”命令新建一封邮件，选择“选项”选项卡，单击“域”选项组中的“显示密件抄送”按钮，“密件抄送”按钮出现在“抄送”按钮下面，如图 所示：
图 678
（2）在“密件抄送”文本框中输入收件人的邮件地址，或者单击“密件抄送”按钮，打开“选择姓名：联系人”对话框，在联系人列表中选择要“密件抄送”的联系人，单击“密件抄送”按钮，联系人添加到“密件抄送” 文本框中，单击“确定”按钮。如图 所示：
182
图 679
（3）在邮件里输入收件人地址、主题和邮件内容，单击发送按钮完成操作。
技巧280. 设置阻止发件人列表
目前互联网中垃圾邮件泛滥，电子邮箱里经常会收到很多的垃圾邮件，用户可以通过设置阻止发件人列表来拒绝接收来自这些发件人的邮件。具体步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡，单击“垃圾电子邮件”按钮，如图 所示：
图 680
（2）打开“垃圾邮件选项”对话框，选择“阻止发件人”选项卡，单击“添加”按钮，如图 所示：
图 681
（3）弹出“添加地址或域”对话框，在“输入要添加到该列表的电子邮件地址或Internet域名”文本框中输入要阻止的邮件地址或域名，单击“确定”按钮。如图 所示：
183
图 683
（4）返回到“垃圾邮件选项”对话框，要阻止的邮件地址或域名添加到“阻止发件人”列表中，单击“确定”按钮完成操作。
技巧281. 从垃圾邮件列表中导出地址
如果用户要与其他人共享您的垃圾电子邮件筛选列表、创建其副本进行备份或打印列表，用户可以将该列表中的电子邮件地址导出为一个纯文本 (.txt) 文件。具体步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡。
（2）单击“垃圾电子邮件”按钮，打开“垃圾邮件选项”对话框，选择“阻止发件人”选项卡，单击“导出到文件”按钮，如图 所示：
图 684
（3）打开“导出阻止发件人”对话框，选择文件保存的位置，在“文件名”下拉列表框中输入要保存的文件名，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 686
技巧282. 有选择地发送和接收邮件
Outlook在收发邮件时默认为自动接收所有账户的邮件。如果用户只想用某一帐户进行发送和接收邮件，可以通过手动操作实现有选择的接收和发送邮件。具体步骤如下所示：
1、要发送和接收所有账户的邮件：
（1）选择“工具>发送和接收>全部发送/接收”命令，如图 所示：
184
图 687
（2）弹出“Outlook发送/接收进度”对话框，如图 所示：
图 688
2、要发送和接收选定账户的邮件：
（1）选择“工具>发送和接收”菜单项，在子菜单中选择帐户名称，然后在展开的子菜单中选择“收件箱”命令。如图 所示:
图 689
（2）弹出“Outlook发送/接收进度”对话框，如图 所示：
图 690
技巧283. 将自己邮件的答复发送给某个人
如果在发送邮件并收到回复后，需要将答复信件发送给某个人，用户可以通过设置使其自动将这封邮件的答复发送给另外一个人。具体步骤如下所示：
185
（1）新建一封邮件，默认显示“邮件”选项卡，单击“选项”组中的按钮，如图 所示：
图 691
（2）打开“邮件选项”对话框，在“传递选项”组中选中“将答复发送给”复选框，键入需要发送答复的联系人地址或单击“选择姓名”按钮后选择，单击“关闭”按钮完成操作。如图 所示：
图 692
技巧284. 批量发送邮件
如果用户需要把邮件同时发送给很多人，可以使用Outlook的 “邮件合并”功能对邮件进行批量发送，从而避免了逐个发送邮件的麻烦。具体步骤如下所示：
（1）选择“前往>联系人”命令，转到联系人视图，在联系人名单中选择所需的收件人。
（2）选择“工具>邮件合并”命令。如图 所示：
图 693
（3）打开“邮件合并联系人”对话框，根据需要选择相应的选项，单击“确定”按钮。如图 所示：
186
图 694
（4）Outlook会新建Word文档，在文档中编辑好邮件内容。
（5）选择“邮件”选项卡，选择“完成并合并>发送电子邮件”命令，如图 所示：
图 695
（6）打开“合并到电子邮件”对话框，在“收件人”下拉列表框中选择“电子邮件”字段，在“主题”文本框中输入邮件的主题，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 696
技巧285. 从Outlook中同时导出多封信件
用户可以从Outlook中一次导出多封邮件，这样有利于邮件的整理、保存和备份。具体步骤如下所示：
（1）在Outlook中打开备份邮件所在的文件夹，选中要备份的邮件，选择“动作>转发”命令，如图 所示：
187
图 697
（2）选中的邮件以附件的形式出现在新邮件中，单击Office按钮，选择“另存为”命令，如图 所示：
图 698
（3）打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表框中选择要保存的位置，在“文件名”下拉列表框中输入要保存的名字，在选择“保存类型”下拉列表框中选择“Outlook邮件格式”，单击“保存”按钮完成操作。如图 所示：
图 699
技巧286. 创建新的账户组
系统中有多个邮箱账户，但在收发邮件时，系统只提供了单独一个或全部账户的收发功能。用户可以设置包含其中几个账户的用户组来一次性执行收发任务。具体步骤如下所示：
（1）选择“工具>发送和接收>发送/接收设置>定义发送/接收组” 命令，如图 所示：
图 700
（2）打开“发送/接收组”对话框，单击“新建”按钮，如图 所示：
188
图 701
（3）弹出“发送/接收组名称”对话框，在“发送/接收组名称”文本框中输入新建组的名字，单击“确定”按钮，如图 所示：
图 702
（4）打开“发送/接收设置－新用户组”对话框，在左边的“账户”栏下选择需要加入该组的账户，选中“将所选择的账户包含在该中”复选框，并设置该帐户的“帐户选项”，然后在“文件夹选项”栏中选择要在发送/接收中要包含的文件夹，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 703
技巧287. 设置日历约会和会议提醒
如果用户经常需要在Outlook日历中设置事件、约会及会议等，设置提醒可以避免因内容过多而忘记。具体步骤如下所示：
1、对所所有新约会或会议设置提醒：
（1）选择“工具>选项”命令”， 打开“选项”选项卡，默认显示“首选参数”选项卡。
（2）在“日历”栏中选中 “默认提醒”复选框，输入希望在约会或会议之前提前多长时间显示提醒，单击“确定”按钮完成操作。如图所示：
189
图704
2、对现有约会或会议设置提醒：
打开要设置提醒的约会或会议，默认选择“约会”选项卡，在“选项”组的“提醒”下拉列表中选择或输入希望在约会或会议之前提前多长时间显示提醒，单击“动作” 组中的“保存并关闭”按钮完成操作，如图 所示：
图 705
技巧288. 在日历中显示不同时区
如果用户因工作等原因需要了解其它地区的时间，可以在日历中显示两个不同时区的时间。具体步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令”， 打开“选项”选项卡，默认显示“首选参数”选项卡，单击“日历”栏里的“日历选项”按钮，如图 所示：
图 706
（2）打开“日历选项”对话框，单击“高级选项”栏中的“时区”按钮，如图 所示：
190
图 707
（3）打开“时区”对话框，选中“显示附加时区(会在日历视图中显示两个时间)”复选框，在“标签”框中输入附加时区的名称，在“时区”下拉列表中选择要添加的时区，单击“确定”按钮完成操作。
图 708
技巧289. 在日历中安排电子邮件回复
用户有时收到邮件后可能不能立即回复，如果担心过后忘记可以在日历中进行设置，使其安排一个时间来提醒回复邮件。具体步骤如下所示：
（1）选中要设置的邮件并将其拖动到左侧的日历图标上。
（2）打开“约会”窗口，设置回复邮件的开始时间和结束时间以及其他选项，单击“保存并关闭”按钮完成操作。
图 709
技巧290. 在自己的Outlook中打开其他人的“日历”
用户在Outlook中不仅能打开自己的日历，如果其他人授予了用户查看其“日历”和邮箱的权限，用户通过Outlook也可以方便地打开其他人的“日历”。具体步骤如下所示：
（1）选择“前往>日历”命令，打开“日历”窗口，单击“打开共享日历”。
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（2）弹出“打开共享日历”对话框，在“姓名”框中键入姓名，或单击“姓名”按钮以从通讯簿中选择姓名，单击“确定”按钮。
图 710
技巧291. 巧用Outlook记录长途电话
用户在工作时有时需要记录自己的电话交谈内容和时间等信息， Outlook日记中的电话特性是收集此类信息的最佳方式。具体步骤如下所示：
（1）选择“前往>联系人”命令，打开“联系人”窗口。
（2）右击要进行电话交流的联系人，在快捷菜单中选择“创建>联系人的新日记目录”命令，如图
所示：
图 711
（3）打开“日记条目”窗口，默认选择“日记条目”选项卡，在通话开始时，单击“启动计时器”按钮。在电话交谈的过程中，可以使在日记条目中记录重要的东西。在完成该操作后，单击“暂停计时器”按钮然后单击“保存并关闭”按钮完成操作。如图 所示：
图 712
技巧292. 会议与提醒设置技巧——快速安排会议
使用Outlook安排会议很方便，而且还可以在日历中显示工作安排。具体步骤如下所示：
（1）选择“文件>新建>会议要求”命令，打开“会议”窗口，默认显示“会议”选项卡，在“主题”和“地点”文本框中分别输入会议的主题和开会的地点，在“开始时间”和“结束时间”列表中，选择会议的开始时间和结束时间。如果这是一个全天事件，则选中“全天事件”复选框。输入要发给收件人的信息或者添加附加文件，单击“收件人”按钮，如图 所示：
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图 713
（2）打开“选择与会者及资源：联系人”对话框，在“必选”和“可选”文本框中输入邀请参加会议人员的邮件地址，单击“确定”按钮，如图 所示：
图 714
（3）返回“会议”窗口，单击“发送”按钮完成操作。
技巧293. 将Foxmail的邮件地址导入到Outlook中
Foxmail程序中的邮件地址簿可以转换为VCARD文件后导入到Outlook中。具体步骤如下所示：
（1）启动Foxmail，选择“工具> 地址簿”命令。
（2）打开“地址簿”对话框，在邮件地址列表中选中需要导出的联系人，选择“工具>导出>名片”命令，如图 所示：
图 715
（3）打开“另存为”对话框，在“保存在”下来列表框中选择文件的保存位置，在“文件名”文本框中输入文件名，单击“保存”按钮，如图所示：
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图716
（4）启动Outlook，选择“文件>导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，在“请选择要执行的操作”列表框中选择“导入VCARD文件（.vcf）”选项，单击“下一步”按钮，如图 所示：
图 717
（5）打开“VCARD文件”对话框，选择VCARD文件存储的位置，单击“打开”按钮完成操作。
技巧294. 导入Yahoo地址簿
用户可以把Yahoo邮箱的地址簿导入到Outlook中。具体步骤如下所示：
（1）进入Yahoo邮箱，选择“通讯簿”选项卡，单击“导入/导出”链接，打开“导入/导出”页面。
（2）单击“导出”栏中“vCards，VCF压缩文件”右侧的“立即导出”按钮，如图 所示：
图 718
（3）弹出“文件下载”对话框，单击“保存”按钮，打开“另存为”对话框，选择导出文件的保存位置，输入文件名，单击“保存”按钮。
（4）将导出的地址簿压缩包解压为.vcf文件。
（5）启动Outlook，选择“文件>导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，在“请选择要执行的操作”列表框中选择“导入VCARD文件（.vcf）”选项，单击“下一步”按钮。
（6）打开“VCARD文件”对话框，选择要导入的.vcf文件，单击“打开”按钮完成操作。
技巧295. 导入新浪通信录
把新浪邮箱中的通讯录导入到Outlook中。具体步骤如下所示：
（1）打开新浪邮箱的通讯录，单击“导出”链接，打开“导出通讯录”页面。
（2）在“请导出文件的格式”下面的下拉列表框中选择“.vcf文件（vcard格式）”选项，单击“导出”按钮，如图 所示：
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图 719
（3）弹出“文件下载”对话框，单击“保存”按钮后打开“另存为”对话框，选择文件的保存位置，输入文件名，单击“保存”按钮。
（4）将导出的压缩文件解压生成.vcf文件。
（5）启动Outlook，选择“文件>导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，在“请选择要执行的操作”列表框中选择“导入VCARD文件（.vcf）”选项，单击“下一步”按钮。
（6）打开“VCARD文件”对话框，选择要导入的.vcf文件，单击“打开”按钮完成操作。
技巧296. 按类型整理联系人
如果用户的联系人很多，整个联系人列表就显得很杂乱，寻找联系人的邮件地址也不是很方便，用户可以通过分类联系人来整理“联系人”文件夹。具体步骤如下所示：
（1）打开联系人视图，选择“动作>分类>所有分类”命令，打开“颜色类别”对话框，单击“新建”按钮，如图 所示：
图 720
（2）弹出“添加新类别”对话框，在“名称”文本框中输入新类别的名字，在“颜色”下拉列表框中选择代表类别的颜色，单击“确定”按钮，如图 所示：
图 721
（3）返回到“颜色类别”对话框，新建的类别添加到列表框中，同样方法添加其他需要的类别，单击“确定”按钮。
（4）返回“联系人”视图，右击列表中的联系人标签，在快捷菜单中选择“分类”选项，在子菜单中选择需要的分类。
（5）在“当前视图”列表框中选择“按类别”单选按钮即可将联系人按分类显示，如图 所示：
图 722
技巧297. 设置Outlook密码
有时邮件中会包含公司或个人秘密，用户可以在Outlook中设置个人文件夹密码以防止他人看到涉195
密的邮件。具体步骤如下所示：
（1）选择“文件>数据文件管理”命令，打开“账户设置”对话框，默认显示“数据文件”选项卡，在列表框中选择需要设置密码的文件夹，单击“设置”按钮，如图 所示：
图 723
（2）弹出“个人文件夹”对话框，单击“更改密码”按钮，如图所示：
图724
（3）打开“更改密码”对话框，输入“新密码”和“验证密码”，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 725
技巧298. 避免发送病毒邮件
如果计算机中存在病毒，那么在用户发送的邮件中也可能存在病毒，为了限制病毒通过邮件传播给他人，用户可以关闭Outlook中自动发送邮件的功能。具体步骤如下所示：
（1）选择“工具>选项”命令，打开“选项”对话框。
（2）选择“邮件设置”选项卡，清除“发送和接收”栏中的“联机情况下，立即发送”复选框，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
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图 726
技巧299. 备份Outlook的数据
为了防止因意外而导致Outlook中重要的邮件和信息丢失，用户应该经常对Outlook的数据文件进行备份。具体步骤如下所示：
（1）选择“文件>导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，在“请选择要执行的操作”列表中选中“导出到文件”项，单击“下一步”按钮，如图 所示：
图 727
（2）打开“导出到文件”对话框，在“创建文件的类型”列表框中选择“个人文件夹文件(.pst)”项，单击“下一步”按钮，如图 所示：
图 728
（3）打开“导出个人文件夹”对话框，在“选定导出的文件夹”列表框中选择要备份的文件夹，单击“下一步”按钮，如图 所示：
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图 729
（4）在将“导出文件另存为”文本框中输入导出文件的保存位置和名称，根据需要设置“选项”栏，单击“完成”按钮结束操作。如图 所示：
图 730
技巧300. Outlook邮件保护技巧——设置邮件的安全性防止邮件被修改
用户可以对邮件的安全性进行设置，以防止邮件在传输过程中被他人修改。具体步骤如下所示：
1、对一封邮件进行安全性设置
（1）新建一封邮件，默认显示“邮件”选项卡，单击“选项”组中的按钮，如图 所示：
图 731
（2）打开“邮件选项”对话框，单击“安全设置”按钮，如图 所示：
图 732
（3）弹出“安全属性”对话框，选中“加密邮件内容和附件”和“为此邮件添加数字签名”复选框，单击“确定”按钮完成安全性设置。如图 所示：
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图 733
2、对所有邮件进行安全性设置
（1）选择“工具>信任中心”命令，打开“信任中心”对话框。
（2）选择“电子邮件安全性”选项卡，在“加密电子邮件”组中选中“加密待发邮件的内容和附件”和“给待发邮件添加数字签名”复选框，单击“确定”按钮完成操作。如图 所示：
图 734
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