WORD与EXCEL操作技巧

2024年2月26日发(作者：)

WORD与EXCEL操作技巧

1、巧妙设置Word 让文字编辑更顺畅

Word是一款很优秀的字处理软件，其强大的文字处理和表格编辑功能给我们的工作带来了许多方便，但Word有时总是“自作多情”。在文档中输入一个网址或者邮件地址，就自动设置成超级链接；在文字录入过程中，有些文字的下方莫名其妙地出现红色或绿色的波浪线，提示录入的语句存在拼写和语法错误。这些“自作多情”的举动有时真是让人哭笑不得，那么，我们一起来宛言谢绝Word的“自作多情”吧。

图1

一、关闭自动建立超链接功能

在文档中输入网址或E-Mail地址时，Word会自动将它们设置成超级链接，并且在每个超级链接的下面显示下划线，打印该文档时这个额外的下划线影响文档的打印效果，我们可以在保持

超级链接的前提下取消下划线。选中文档中的超级链接，单击“格式”→“样式”，系统会打开“样式”对话框，在“样式”列表中选择“超级链接”，并单击“更改”按钮，在“更改样式”对话框中，单击“格式”按钮，在下拉菜单中选择“字体”命令，这时，系统弹出“字体”对话框，在“字体”对话框中，单击“下划线”一项的下拉框，并选择“(无)”(图1)，单击“确定”即可取消超级链接下面的下划线。如果想彻底关闭自动超链接功能，依次点击“工具“→“自动更正选项”，弹出“自动更正”窗口，切换到“键入时自动套用格式”标签卡，将“Internet及网络路径替换为超链接”这项复选框中的“√”去掉即可(图2)。

图2

二、关闭拼写和语法检查功能

用Word编辑文档时，文档中有些文字的下方会出现红色或绿色的波浪线，这是Word的拼写和语法检查功能在作怪，这项功能主要是对用户键入的文字进行拼写和语法检查，系统默认是实时检查，红色的波浪线表示拼写错误，绿色的波浪线表示语法有问题，这汉字录入过程中，这项

功能没有什么实际意义，可以将其关闭。单击菜单栏上的“工具”按钮，在下拉菜单中执行“选项”命令，打开”选项“对话框，切换到“拼写与语法”标签卡，在“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”两项前面的复选框中打“√”即可关闭拼写和语法检查功能(图3)，文档中表示拼写和语法错误的标记—红色和绿色的波浪线就会立即消失。

图3

三、关闭自动添加编号功能

用Word编辑文档时，如果先输入一个表示编号的数字，再录入一段文字，按下回车键，这时文档中会自动添加一个编号，这项功能虽然可以为文章自动添加编号，但在实际运用中并不尽如人意，可以将其关闭。点击“工具”→“自动更正选项”，打开“自动更正”窗口，切换到“键入时自动套用格式”标签卡，将“自动编号列表”一项复选框中的“√”去掉即可关闭自动编号功能(图4)。

2、谈EXCEL高速输入的技巧

在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。

一、输入文本

Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键，另外有关Alt键的使用技巧，可以参考/XiTong/200809/一文中介绍的十三个技巧。

二、输入分数

几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

三、输入负数

在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

四、输入小数

在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后

边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

五、输入货币值

Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

六、输入日期

Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。

七、输入时间

在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。

3、EXCEL操作技巧十则

1）、在单元格中打钩。

方法一：可利用插入符号来完成。

方法二：按住ALT，然后用小数字键盘输入41420，松开ALT。

2）、如要打印不相邻的行和列。

方法一：选中不需要打印的行和列，再“格式”——行（列）——隐藏。

方法二：选中不需要打印的行和列，点击鼠标右键，选中隐藏。

3）、在EXCEL中统计字数。

输入公式“＝SUM(LEN(单元格区域范围))”后按CTRL＋SHIFT＋ENTER即可。

4）、超过15位数字输入。

方法一：单元格设置为文本格式。

方法二：输入数字前先输入英文状态下的“’”单撇号。

5）、EXCEL数字自动转换大写金额。

单击单元格，右击选中“设置单元格格式”，数字－特殊－中文大写数字，确定。每次输入数字后会自动变成中文大写。

6）、把EXCEL表格转换成图片。

按住SHIFT键，选择“编辑”－“复制图片”，选“图片”确定，到时粘贴就OK了。

7）、快速互换两列中的数据。

选中列，按下SHIFT同时按住鼠标左键，当鼠标变成十字型时，拖动鼠标到目的地，出现一条虚线后，同时松开SHIFT和鼠标左键。

8）、EXCEL也“拍照”。

第一步：启动Excel，执行菜单“工具→自定义”选项，打开“自定义”对话框。选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“工具”选项，在命令栏中找到“摄影”选项,并将它拖到常用工具栏中。

第二步：选定表格中需要“照相”的部分，按下“摄影”按钮，这时被选定的区域就被“拍”了下来，然后将鼠标移到需要显示“照片”的地主，单击左键（当然也可以是另一张工作表），这样，刚才“拍摄”的“照片”就立即被粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏（如果没出现工具栏，可单击“视图→工具栏→图片”菜单命令）

第三步：选定图片，通过“图片”工具栏可随意对它进行图像控制、裁剪、亮度、对比度、大小、比例等处理，实现普通表格无法达到的修饰效果，让你的表格更加绚丽多彩。

还需指出的是：这可不是一般的照片！如果原来被我们“拍摄”下来的表格中的数据被改动了，结果“照片”中的数据也会被同步更新。

9）、让EXCEL单元格自动调整字号。

选中需要调整字号的单元格区域，依次选择“格式→单元格”菜单命令，出现“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”框中勾选“缩小字体填充”复选框，单击“确定”按钮。现在，当我们在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel就会自动缩小字符的大小，以使数据全部显示在单元格中。

10）、有SHEET1和SHEE2 里面都有一列是“学号” 想把这两个表中 学号相同的数据筛选到SHEET3中 请问如何操作？

假设两表的学号列都在A列，在sheet2的A列后插入一辅助列,B列，

B2输入公式 =if(countif(sheet1!A:A,A2),"相同","") ，将B2公式向下复制 ，筛选B列为"相同"的数据,复制到sheet3中即可

4、双击在Excel中的妙用

1、巧分窗口

如果仔细观察可能会发现，在Excel垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个折叠起来的按钮，双击（以下双击均指双击鼠标左键）它，即可将当前窗口上下一分为二；双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗左右一分为二。

2、调整列宽

单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示为#，这时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。

3、快速移动

利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在A1∶A30内有一连续数据，若要使单元格指针从A1迅速移到A30，只需用鼠标双击A1单元格的下边框，单元格指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动，则双击单元格的右边框。

4、填充有规律数据

某列的相邻列（左或右列）已有数据或文字，若要在该列得到有规律的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；若要得到等差数列，只需在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。

5、有条不紊话排序——Excel六大排序技巧

笔者在单位人事部门工作，经常用Excel制作、打印各种各样的员工花名册。对于不同表格，领导总有不同要求，于是姓名的排序就成了关键问题——花名册是一种顺序，工资表是一种顺序，值班表又是一种顺序„„在实际应用中，排序技巧能让你事半功倍，减少大量不必要的麻烦。下面就来看看Excel中的排序技巧吧！

以下内容均以图1所示的员工表格为例。

一、通常的排序

在默认情况下，Excel对中文字符(姓名)的排序，是按汉语拼音的首字母顺序进行的。如想在升序或降序的排列方式中切换，只要选中B列(姓名)中的任意单元格，单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮(见图2)即可。

二、按笔画排序

在公司的选举活动中，通常需要将姓名按姓氏笔画进行排序。这也不难:选中B列中的任意单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框(见图3)，单击其中的“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，选中其中的“笔画排序”选项，点击“确定”按钮返回“排序”对话框，设置好排序的类型(升、降序等)，再单击“确定”按钮就行了。

小提示

经过上述操作后，Excel的默认排序方式就更改为按“笔画”排序了。

三、按特殊要求排序

如果要对图1中的“部门”列按照“机关、一车间、二车间、三车间、四车间、油库”的顺序进行排列，可以这样操作:执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(见图4)，切换到“自定义序列”标签下，在右侧“输入序列”下面的方框中将上述序列输入其中，单击“添加”按钮。然后选中D列(部门)中的任意单元格，打开“排序”和“排序选项”对话框，点击“自定义排序次序”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选中刚才定义的序列，确定返回“排序”对话框，将“主要关键词”修改为“部门”，并设置好排序的类型(升序)，单击“确定” 按钮即可。

小提示

★序列各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。

★只要按上述方法对D列操作一次，今后只要点击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，即可依据自定义序列对D列进行排序。

四、按行排序

以上所述的排序技巧，排序的依据都是列元素，然而Excel也能根据行元素进行排序。方法如下:选中数据区域中任意单元格，打开“排序”对话框，将“主要关键词”修改为排序依据的行(如“行1”等)，并设置好排序类型。再打开“排序选项”对话框，选中其中的“按行排序”选项，依次确定即可。

五、仅对一列排序

如果只想对某一列(如“性别”列)排序，而其他列的数据保持不动，可以这样操作:

单击C列列标，选中C列，单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，或者执行“数据→排序”命令，此时系统会弹出如图5所示的提示框，选中其中的“以当前选定区域排序”选项，再单击其中的“排序”按钮就行了。

小提示

★在Excel 2000及以前的版本中，进行上述操作时，不出现此对话框，而直接对选定列进行排序。

★这种排序可能会引起数据的混乱，请谨慎操作。

六、动态排序

如果表格中有数值类型的列(行)，需要按数值进行排名时，通常用RANK函数来实现。

选中F2单元格，输入公式:=RANK(E2,$E$2:$E$63)，然后用“填充柄”将此公式复制到F列下面的单元格中，名次即可出现在F列相应的单元格中。

小提示

如果将F2单元格中的公式修改为:=COUNTIF($E$2:$E$63,">"&E2)+1，也可以得到相同的结果。

6、海量数据中找不同

第一步:建立的Excel文件名为“”，其中工作表“Sheet1总名单”中保存着上月所有加入本酒店的名单，工作表“Sheet2移动”中为移动传送过来的名单。确保两个工作表中的第一行都输入了“成员号码”，以作为该字段的名称。确保数据的格式不能为文本（可以是数据或常规）号码前面不能有单撇号。

第二步:启动Access，新建一个名为“”的空白数据库。在窗口中执行“新建→导入表”命令打开导入对话框，“文件类型”选择“Microsoft Excel(*.xls)”，找到前面保存的Excel文件后，单击“导入”按钮启动向导，选择导入工作表“Sheet1总名单”，然后连续单击“下一步”，即可将它导入到Access中，数据表会自动命名为“Sheet1总名单”。以同样方法导入Excel表格中的“Sheet2移动”。

第三步:单击数据库窗口左侧的“查询”，再单击上面的“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框，选中“查找不匹配项查询向导”，确定后即可打开该查询向导。

1.在向导第一步“请确定在查询结果中会有哪张表或查询中的记录”中选择表sheet1总名单；

2.在向导第二步“请确定哪张表或查询包含相关记录”中选择表sheet2移动；

3.在向导第三步中选匹配字段时，两表中均选中“成员号码”项，即“成员号码—成员号码”；

4.在向导第四步中，单击“>>”按钮同时选中所有字段。

5.指定查询名称，默认为“Sheet1 与 Sheet2 不匹配”，你可以改成其他的名称，如“自删号码人员名单”。

6.最后单击“完成”，生成查询，打开此查询就是所要找的数据了，所有自动删除的人员名单一目了然。

7、避免在Excel中输入重复数据的巧妙方法

在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入:

选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。

以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框，并拒绝接受输入的号码。

注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。

8、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。

1.执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。

2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

9、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

10、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单

中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

11、用特殊符号快速绘制分隔线

连续输入3个以上的“*”，再按回车键，则可以得到一条虚线；换成输入“=”，可以得到双直线；换成输入“～”， 可以得到一条波浪线；那么换成输入“#”的话，就能得到中间加粗的三直线。

12、字体大小想变就变

如果能够享受自由，想必谁都不愿受限制。在选中字体的情况下，一次次点击下拉箭头，一次次选择字号，真是不爽。要自由？试试"Ctrl+Shift+>"和"Ctrl+Shift+<"吧，它可以突破最小5磅，最大72磅的限制，自由往来于1-1638磅之间，比孙大圣的金箍棒毫不逊色。

13、快速转换英文字母大小写

只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。

14、利用Word字体制作实用标志

如果需要做一些标志符，比如禁止吸烟标志等，可以利用Word里的某些字体来制作，既快速又方便。

①单击菜单“插入→符号”，在“字体”下拉框中选择Webdings，在符号区选定 “禁止吸烟”的标志。

②单击“插入”，最后按“关闭”按钮。

③调整大小和颜色，将字号设置为200以上，别忘了在标志下面输入一排文字“禁止吸烟”，并调整字体、颜色及大小，最后全部文字居中排列，就可以了。

15、文档中的图片轻松保存

别人发来的Word文档里有许多精美图片，如果你想把这些图片保存成jpg格式，作为图片收藏，可以用下面的方法。

①打开图片所在的文档，点击菜单栏上的“文件→另存为”，也可以直接按F12键。

②在弹出的“另存为”窗口中，在“保存类型”下拉框中选择“筛选过的网页”。

③然后单击“保存”按钮，关闭窗口，打开文件所在位置，这时同名的以“.files”为后缀名的文件夹中有以jpg和gif格式存在的一些图片。

④保留所需的图片，把不用的删除即可。

16、字体中“号”“磅”及“毫米”的关系

下表是字号与磅以及毫米之间的对应关系，并附以字样，以供大家在排版或调整布局时使用。