2024年4月18日发(作者：)

附件5：

内网即时通讯工具使用管理规定

第一章 总则

第一条 为规范内网即时通讯工具（以下简称内网IM）使用和管理，强化消息传递、

文件传输、信息共享和文件存储的合规性，提高工作效率和保障信息安全，提升******（以

下简称本行）信息化工作水平，根据本行实际情况，制定本规定。

第二条 本规定所称内网IM是指信息技术部通过开发或市场采购，在本行内网办公

环境使用的即时通讯工具。

第三条 内网IM功能包括通讯录、聊天、文件传输、文件共享、个人网盘等功能，

总行将根据实际情况逐步完善增加更多功能。

第四条 本规定适用本行所有机构、人员。

第二章 组织管理与职责

第一条 总行信息技术部负责内网IM的管理、规划、实施、培训和检查工作；其主

要职责：

（1）负责维护系统的正常运行；

（2）负责系统内的应用与功能的设置、维护和管理。

（3）负责管理系统成员、信息维护、权限设置等；

（4）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；

（5）征询各使用单位的意见和建议，协调解决在使用过程中出现的情况与问题；

（6）培训各使用单位和使用人员；

（7）做好其他相关工作。

第二条 人力资源部负责所有员工所属组织架构调整。

第三章 基础管理

第一条 新员工入职通过钉钉流程提交申请，经单位负责人和人力资源部门审批，由

内网IM管理部门为其分配初始化账号，账号使用人为账号申用人员，账号所有权归本行

所有。

第二条 员工须保管好自己的账号与口令，不得泄露给他 人，防止他人非法使用，更

不得授权他人使用通讯录、个人网盘等。由于密码泄漏造成的损失由账号使用人负责。

第三条 内网IM使用

（一）通讯录: 主要用于记录员工姓名、联系电话、所在单位、工作岗位及工作状态

等信息。通讯录信息涉及电话号码等个人隐私，仅用于本行内部工作联系，不得直接或间

接向本行以外人员透露通讯录中记录的他人信息。

（二）通讯聊天：主要用于发送及接收文字、图片等。情况紧急的，发送人应当及时

电话联系接收人。

（三）文件传输：一般信息如WORD、PPT、EXCEL、TXT、PDF等文档可以通过本

行内网IM进行传输；重要信息如合同、红头文件、 账号与口令、经营相关数据等资料需

要进行压缩加密（密码必须为不少于8位，同时包含字母、数字、特殊符号）后再通过内

网IM传输；与工作不相关的文件或标记为“绝密”、“机密”的文件严禁通过内网IM传输。

（四）个人网盘：主要用于存储个人文件，由账号使用人管理，一般不得上传容量超

过1G的超大文件，所上传的文件失去使用价值时应及时删除，或经管理员提醒后及时删

除。管理员在收到其他人员举报，核实情况后，可直接删除。个人网盘禁止存放与工作不

相关的文件。

第四条 每位用户要保证通过内网IM发布、流转的信息和文件的内容完整、准确、

规范，并对所发布的内容负责。

第五条 账号应当使用本人真实姓名显示，不得修改为非本人真实姓名以外的其他名

称或符号。

第六条 员工所属工作部门将根据其人事所在自动调整（同步钉钉组织架构信息）。

第七条 存在下列情况之一的，人力资源部应及时将账号从本行组织架构中移除：

（一）与本行终止劳动合同关系的；

（二）办理退休手续的；