2024年4月20日发(作者：)

第一课 开篇介绍及Outlook设置

我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软

件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属

于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每

个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想

，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀

请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并

没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容

完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：

由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存

位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存

较好。

设置方法：

文件-数据文件管理

在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默

认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选

择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook

Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该

位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在

没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD

Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这

几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情

景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联

系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的

红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects