2024年5月11日发(作者：)
PPT基础操作手册
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如何
开启幻灯片
演示者视图
在幻灯片放映过程中可以预览下一个页
面、查看备注信息避免忘词。
1.
点击
2.
勾选
：
只有在拥有第二个监视器，也就是连接投影时才能开启演示者视图功能，
我们可以按下键，体验演示者视图功能。
选项卡
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如何
在演示中循环
放映幻灯片
在活动正式开场前，需要循环放映人物
介绍/项目介绍类幻灯片。
1.
单击选项卡，取消勾选
，点击
选项卡
2.
勾选并设置
3.
点击
4.
选择
5.
勾选
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如何
在PPT中设置
超链接并返回
在演示时点击超链接图标就能够直接在
该界面上播放相应,避免小窗口播放。
1.
选中想要设置超链接的字或词组
2.
单击，单击选项
3.
选择先要跳转的幻灯片页数
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如何
在放映过程中
标记重点内容
在演示过程中，如果需要给听众强调重
点内容，可以快速给重点内容做标记。
1.
点击，选择
2.
放映时，点击鼠标
3.
选择
画笔下面的
清除
，点击即可做标记
4.
如需擦除所画的痕迹，可选择该子菜单
擦除，或者选择
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如何
在播放PPT时
快速定位幻灯片
在幻灯片放映过程中需要不按顺序快速
放映指定幻灯片。
1.
在幻灯片放映的状态下
2.
按下和，即可跳转到第三张幻灯片
1
数字键3+回车键
3
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如何
在演示中一键
删除所有批注
在演示开始之前，发现幻灯片中批注未
删除，需要快速一键删除所有的批注。
1.
单击
2.
单击
3.
勾选
4.
点击
5.
点击
，单击
下拉菜单中的
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如何
快速隐藏幻灯
片中部分页面
如果发现幻灯片中部分页面出现错误，
可以快速隐藏错误幻灯片。
1.
选中需要隐藏的幻灯片
2.
点击
3.
点击选项卡中的
4.
完成后可以看见序号上被画了一
个斜杠，被隐藏的页面变成了灰色
选项卡
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如何
在演示中一键
切换黑屏/白屏
在演示时，遇到中场休息、插入其他话
题时，可以快速切换至黑屏/白屏状态。
黑屏：
放映时点击键变白, 按键、或键，
返回刚才放映的那张幻灯片
白屏：
放映时点击键变白,按键、或键，
返回刚才放映的那张幻灯片
黑屏
【B】
白屏
【W】
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如何
使用排练计时
在演示过程中，如需PPT自动配合演讲
者放映，并记录时间。
1.
点击选项卡，后点
方框
2.
这时会放映幻灯片，出现
3.
放映结束后单击记录下时间
4.
这时点击即可自动放映
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如何
变更文本框上
下左右间距
精确对齐文本与图片位置，需要先把文
字与边框距离设置为0。
1.
单击选中
2.
右键菜单中选择
3.
单击
4.
选择
5.
即可调节左右上下边距
，选择
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如何
在PPT中更改
文本默认字体
在PPT制作过程中会有默认风格，想要
调整插入文本框的默认字体。
1.
点击
2.
选择
3.
点击，在下拉菜单中选择
选项卡
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如何
在PPT中使多
个文本对齐
想要页面中的多个对象迅速准确的对齐，
并且看起来美观简洁。
1.
选中多个文本框，点击
2.
找到
3.
点击
选项
选项，选择相应的对齐方式
使多个文本框均匀分布
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如何
使用
SmartArt
快速文本排版
当需要排版的文本数量较多的时候，可
以使用SmartArt批量快速排版。
1.
用鼠标
2.
单击
选中
，选择
3.
选择合适的样式即可
：
从使用smartart进行文本排版时，应注意文本级别和选择的smartart类型级
别。相同级别样式才可以进行排版。
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如何
迅速改变英
文的大小写
想要更加快捷的识别英文，避免大小写
不一干扰，需要进行大小写转换。
1.
选中英文
2.
点击
3.
设置
，选中
或者
中
pang men zuo dao
PANG MEN ZUO DAO
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如何
统一变换PPT
中所有的字体
在PPT完成后，发现同一字体需要大范
围改动，想要更高效的完成修改。
1.
点击
2.
在
，选择编辑中的
下拉菜单中选择
3.
在弹出对话框中选择替换与替换后的字体
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如何
安装新字体
在制作PPT过程中，需要用到更美观的
字体，而电脑系统并没有这种字体。
1.
使用百度等工具上网下载字体
2.
方法一：将解压后的字体复制到C盘
Windows-fonts文件夹
3.
方法二：单击鼠标，选择
4.
重新打开PPT就可以看到新的字体
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如何
用图片
填充文字
制作PPT时，需要文字表达更加形象化，趣
味化。
1.
建立一个文本，选择一张合适图片
2.
点击图片，按和，快速剪贴图片
3.
选择文字（注：是选择文字部分，不是选
择文本框），右击，选择
4.
选择
入图片来自
为，选择插
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如何
在幻灯片中使
用文字占位符
想要模板设定的格式应用到占位符中，
采用占位符，大纲视图会出现文字标题。
1.
点击
2.
选择击
3.
选择
3.
点击
选项
，点击
插入画布即可
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如何
批量复制文本
格式(格式刷)
为了提高工作质量，快速复制文本而避
免一步步的重新修改。
1.
选中一处需要的格式
2.
单击
3.
再次单击
注：双击
，去选择需要改变的字体
或按下可停止复制
，可以无限制复制此格式
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如何
设置默认文本框
想要更改文本框的默认形式，使用合适的文
本框，避免重复修改，提高效率。
1.
点击选项栏中的
2.
点击
3.
4.
选择
添加端点
，选择横排或者是竖排
点击文本的框
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如何
在PPT中裁剪
图片为指定形状
在制作PPT中，遇到多张图片排版，可
以裁剪为相同形状，提升图片的美感。
1.
单击图片
2.
在功能栏中选择
3.
点击，选择
完成
选项卡
4.
选择需要的形状，点击
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如何
插入圆形/方形
特殊类型形状
为了演示效果，需要插入正圆或者正方
形，而插入形状中并无给出此形状。
1.
选在工具栏中单击
2.
点击
3.
选中
4.
选中
选项
可选择任意图形绘制
后，按住
后，按住
键可绘制正圆
键可绘制正方形
正圆正方形
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如何
在幻灯片中绘
制不封闭弧线
在制作PPT时，需要绘制不封闭的圆形。
1.
点击
2.
点击
3.
选择
选项卡
中的
4.
插入到画布中即可
5.
拖弧形上，可调节弧形缺口大小
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如何
使用PPT中
的布尔运算
在需要用PPT绘制复杂形状时，可以通过两个
形状的联合/组合/拆分/相交/剪除来完成。
1.
选中两个形状，要注意顺序
2.
在
3.
选择
复杂图形
：
从在布尔运算中，
结果也不同。
效果应注意点击两个形状的顺序，顺序不同得到的
中点击
效果可以
合并两个形状，通过产生的不同效果，绘制
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如何
把文本转换
为矢量元素
想要使文字更加设计感，如打乱文字大
小及位置，双色字设计。
1.
在页面中插入一个形状，如矩形
2.
调整位置使能完全覆盖掉至少一个完整字
3.
全选文本框以及矩形
4.
单击，选中，单击
5.
完成拆分，删掉文字中多余的填充文字
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如何
为线条添加
端点形状
在绘制流程图是，需要带有端点(如箭
头)的线段, 表示顺序关系。
1.
点击工具栏中的
2.
点击，绘制出一条线段
中找到
选择，挑选合适端点
3.
选中线段，在
3.
在
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如何
保持中心位置
不变缩放形状
在对形状进行放大/缩小操作时，避免
改变形状的中心位置或者比例。
1.
点击
2.
按住
3.
按住
，进入形状的可编辑状态
同时扩大或者缩小形状，形状中
心位置不发生改变
同时扩大或者缩小形状，形状
比例不发生改变
等比例缩放中心位置不变缩放
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如何
设置渐变色形状
制作PPT时，需要形状颜色更加丰富。
1.
点右击任意形状，选择
2.
右点击，在中设置相应的渐
变颜色。（选中光标，更改颜色即可）
3.
在可以通过调整
等打造不同的渐变效果
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如何
使用取色器
在制作幻灯片时候要找一种已有的颜色进行
搭配，使用取色器可以让我们容易的获取已
有图片或形状的颜色。
1.
点击
2.
点击
3.
点击
，选择
，选择
，即可选取颜色
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如何
快速删除图片
背景完成抠图
在制作PPT时，想要使LOGO，人物等
素材更好与幻灯片背景融合，删除素材
原本的背景。
1.
选中图片，点击
2.
点击
3.
4.
点击
防止被删除
完成抠图
选项卡
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如何
在PPT中调
整图片亮度
当插入图片过亮或过暗，影响文字内容
时候如何降低图片透明度。
1.
2.
点击
3.
点击，选择
单击图片
4.
输入数值或拖动滑块调整图片亮度
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如何
在PPT中调整
图片颜色
当插入图片过亮或过暗，影响文字内容
时候如何降低图片透明度。
1.
2.
点击
3.
点击
4.
点击
，选择
，选择自己所需颜色
单击图片
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如何
在PPT中设置
图片虚化效果
当插入图片过亮或过暗，影响文字内容
时候需要弱化图片以凸显文字。
1.
2.
点击
3.
点击
4.
选择效果
，选择
单击图片
5.
输入数值或拖动滑块调整图片虚化程度
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如何
在PPT中按照比
例裁剪图片
在制作全图型幻灯片时，如何才能快速的将背景
图裁剪为合适背景的大小。（以16 ：9为例）
1.
选中插入的图片
2.
在功能栏中选择
3.
点击
4.
点击
：
一般情况下幻灯片常用的长宽比是4:3或16:9，也可以按照实际需求选择
合适比例。
选项卡
选择为，选择
完成
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如何
利用表格快
速分割图片
想要突出表现某一块的内容，使普通的
图片看起来更美观，效果更好。
1.
在工具栏中单击，选择
2.
插入图片，表格调整为图片大小，无边框
3.
选选中表格，右键选择
4.
点击，将图片
5.
剪切表格，选择性粘贴为
6.
选中图片，两次
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如何
在PPT中添
加透明色块
想要突出文本内容，弱化图片对文本影响，
可以在图片上覆盖一层半透明的形状。
1.
先在图片上方插入一个和图片大小相等的形状
2.
3.
选择
4.
拖动或输入透明度
点击形状，选择
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如何
调整图片
叠放次序
制作PPT时，图片较多时不便于选择，可
以通过选择窗格调整图片叠放次序。
1.
点击任意图片
2.
右在功能栏中点击
3.
在
放次序
，选择
中可以看到图片/形状之间的
层级关系，调整层级关系即可改变图片的叠
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如何
迅速使图片批
量快速排版
想要快速地对页面中多张图片进行排
版。并且看起来整齐有序。
1.
选中插入的多张图片
2.
点击
3.
的中的
下拉菜单中的任意版式
，点击微调
4.
此时会出现
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如何
快速相等间
隔排版图片
等间隔对齐图片较多时，使用软件自带
对齐功能效率更高。
1.
用鼠标框选图片，单击
2.
单击
3.
先选择
4.
效果如图
，再选择
选项卡
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如何
把PPT导出
为图片形式
在如果需要以图片形式分享PPT内容，
如何将PPT导出为图片。
1.
点击功能栏中的
2.
点击选择
：
此方法得到图片会被压缩，清晰度可满足一般需求。但如果想要得到高清图
片，可选择保存为格式，保存为PDF文件。然后将文件导入
格式即可得到高清图片。photoshop中，另存为
选择或者格式保存即可。
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如何
在页面中嵌入
logo
有时需要在PPT的所有页面加上LOGO，想要
快速添加，避免逐页增加的繁琐。
1.
点击
2.
点击
，选择
，选择中的logo
3.
把logo放入合适位置
4.
点击即可
添加端点
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如何
使用图片占位符
制作PPT时，大部分页面有统一的图片形状要
求，需要使用图片占位符，提高工作效率。
1.
点击，打开
2.
寻找一个空白版式，点击
3.
选择
为合适大小
，将默认矩形占位符调整
4.
选如何需要其他形状，可以选中矩形占位
符，点击，找到，点击更改
，选择刚才
5.
选择完毕后，点击
的版式，点击占位符即可插入统一形状的图片
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如何
在PPT中循
环播放动画
在制作特殊类型动画，如钟表不停转动
时，需要动画效果不断循环播放。
1.
选中目标形状，添加一个动画效果
2.
在功能栏中点击打开
3.
在找到该动画窗格，右击并打开
4.
在中点击，选择合适的重复时长
添加端点
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如何
一键删除
所有动画
制作PPT时，设置了较多动画效果，但需
要快速取消动画效果。
1.
点击
2.
选择
3.
选中
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如何
更改表格
边框属性
制作图表过程中，发现表格不符合使用
要求或需要美化，可更改表格边框属性。
1.
把鼠标定位在
2.
3.
位置
位于单行/列时，单击选中某行/列
位于某格左下侧，单击选中某格
选项卡，设置属性
4.
单击绘图工具
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如何
在PPT中插入
Excel表格
如果在制作PPT过程中需要插入表格。
1.
单击选项卡，单击菜单栏中
，单击
，注
按钮
2.
弹出视窗中选择
意是否勾选选项框
3.
选择要插入的Excel表格，点击
若勾选：是指演示文稿中的图表与Excel中图表建立的链接，如果一方发
生改变，那么对方也会进行改变
若不勾选：那么是指只将Excel中的图表复制到了演示文稿中，两个文件
没有任何的联系
没有勾选
勾选
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如何
使音频实现淡
出淡入的效果
在PPT中只使用某个音乐的高潮部分作
为背景时，如何使音乐出现或者消失过
渡自然。
1.
选中插入的音频
2.
点击
3.
调整
选项卡
的时间
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如何
在PPT中修剪
音频文件的长度
制作PPT时，选择的声音素材时长不符
合要求时，需要快速修剪声音素材时长。
1.
选中音频文件
2.
在功能栏
3.
通过调节
中单击
或者修改时
间，即可快速修剪音频文件
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如何
单击图像
播放音乐
在放映幻灯片时，需要点击图片以触发
音乐。
1.
单击音频文件，点击功能栏
2.
点击，选择，找到图片文件
，打开
中右击音频动画，点击
，在选择
3.
点击功能栏
4.
在
5.
选择
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如何
实现视频淡
入淡出效果
为了使视频在幻灯片中过度自然，我们
可以使用淡出淡入的效果。
1.
单击选中视频
2.
单击
3.
勾选
4.
在菜单栏设置淡入淡出时间
下选项卡
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如何
在PPT中修剪
视频文件长度
制作PPT时，选择的视频素材时长不符
合要求时，想要快速修剪视频素材时长。
1.
选中插入的视频
2.
在功能栏
3.
通过调节
中单击
或者修改时
间，即可快速修剪视频文件
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如何
在PPT中为视
频加封面
为了使视频在未播放状态下显得更加美
观，可以给视频添加一个封面。
1.
单击选中视频
2.
单击下的选项卡
3.
在菜单栏中选择点击
4.
在弹出菜单中选择
5.
选择插入图片的方式即可
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如何
在PPT中全屏
播放视频文件
在幻灯片放映时，需要全屏放映幻灯片
中的视频文件。
1.
选中视频文件
2.
点击功能栏中
3.
勾选
中单击
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如何
增加幻灯片可
撤消操作次数
在制作PPT过程中，如果操作错误，需
要返回上一步甚至几十步操作，需要增
加PPT内默认规定的20次撤销次数。
1.
单击，单击
2.
在选项中选择
3.
找到
4.
将数值更改为最大值并保存
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如何
使用幻灯片
中翻译功能
当制作幻灯片时需要丰富页面，想要把
标题翻译成英文，可直接使用PPT中自
带的翻译功能。
1.
选中要翻译的
2.
点击选项卡
3.
在菜单栏点击按钮即可
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如何
快速检查演示
文稿的拼写
在制作PPT过程中，如果包含大量英文
大小写输入/英文拼写，可以快速检查
演示文稿的拼写。
1.
单击，单击
2.
选择选项中的
3.
在
4.
点击保存更改
前打对勾
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如何
快速保存PPT中
的所有图片
当在观赏PPT作品时，发现PPT中图片非常
优秀，可以快速保存PPT中的所有图片。
1.
将PPT文件的扩展名改为压缩格式
2.
双击文件在压缩软件中打开
3.
进入目录，这里存放的图片就
是PPT中全部图片了
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如何
防止其他人
修改幻灯片
需要把自己的幻灯片作品分享给其他人时，
避免其他人对作品进行修改。
1.
点击功能栏中的
2.
点击
3.
选择
键并找到
选项
选项
设置密码
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如何
嵌入PPT中
使用的字体
如果需要把PPT放置其他设备放映时，如何确
保文字字体/样式不变，达到完美展示效果。
1.
点击功能栏中的
2.
点击
3.
勾选
，找到
选项
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如何
找回丢失的文件
在制作PPT中由于误操作/系统崩溃未保
存文件，需要找回丢失的文件。
1.
重新打开未保存的PPT，点击
2.
点在在保存选项中找到
3.
点复制地址链接，打开
到地址框中
，将地址粘贴
，选择
4.
找到目标文件夹，点击打开即可恢复文件
：
到最后编辑的10分钟之前的状态。
添加端点
由于系统默认的是10分钟备份一次，因此，一些文件恢复之后只能恢复
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如何
快速的导出
Word 讲义
如果需要大致浏览PPT中的文本和图片，
可以将PPT导出为Word形式，便于保
存和分享。
1.
单击
2.
双击
，单击
或单击
3.
选择保存类型为
4.
点击
5.
再用
保存
文档打开即可
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如何
减小插入照片
后幻灯片容量
如果PPT内容较多，体积较大，为了方
便分享，可以压缩换幻灯片，减小体
积。
1.
单击
2.
单击
选项卡，选择
按钮的下拉菜单，选择
选项
3.
勾选符合需求的
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如何
把PPT
导出为长图
如果PPT内容较多，为了便于分享，可
以将PPT导出为长图分享。
1.
搜索并下载安装
2.
在工具栏中选择
3.
点击
4.
设置完毕后点击即可
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如何
只打印需要的
幻灯片
如果不需要打印全部幻灯片，如何只打
印部分需要的幻灯片。
1.
点击，选择
2.
在打印菜单中设置
3.
输入要打印的幻灯片页码
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如何
快速将文件保
存为不同格式
在不同的需求下，我们需要不同的展现
方式，这就要求我们将PPT保存为最适
合的类型。
1.
单击
2.
双击
3.
选择好
：
pptx/ppt –幻灯片演示
docx/png/jpeg –图片
pps–打开就直接展示
pdf –不可被他人更改
wmv/mp4 –保存为视频
rtf/word –大纲/讲义
，单击
或单击
并点击保存
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如何
合并演示文稿
在多人制作同一幻灯片时候，最终需要将多
份幻灯片合并为最终的一份。
1.
点击选项栏中的
2.
点击
3.
点击
4.
点选择
，选择
，选择需要合并的幻灯片文件
，点击幻灯片即可合并
旁门左道工作室出品
如何
创建PPT讲义
有时候需要将PPT的内容转化为简洁讲义形式，
用来当做讲义或者其他用途。
1.
点击
2.
点击
3.
双击
4.
选择
，选择
旁门左道工作室出品
如何
将word大纲快速
转为PPT文件
制作PPT时，在word整理思路，撰写完
大纲，需要快速转为PPT文件。
1.
打开一份word文件，点击
2.
在
，选择
下，调整每行文本的文本级别
3.
打开PPT，点击
4.
点击
：
从word转换为PPT，仅支持将大纲级别为1，2，3级（通常对应到样式为标
题1、标题2、标题3）的文本转换为PPT内容，正文文本不支持转换。）
，选择
5.
选择保存过的word文档，点击
旁门左道工作室出品
返回目录
如何
自定义
页面尺寸
制作PPT时，由于受到放映场地影响，需要
更改默认的页面尺寸以配合场地效果。
1.
点击
2.
选择
3.
选可以根据需求自定义页面的尺寸大小
，点击
旁门左道工作室出品
如何
添加页面节
制当PPT内容较多时，可以通过设置节来有
效的管理和规划内容。
1.
建选中一张幻灯片
2.
点击
出现
，找到，选择
3.
选择完毕后，左侧该页幻灯片缩略图上会
，右击无标题节即可更改名称
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如何
建立高效
的工作界面
在制作PPT时，将常用的功能添加到快速访问
栏中，可以极大提高工作效率。
1.
选中任意图形，点击功能栏中的
2.
找到，右击，选择
以对齐功能为例，可以将自己常用的功能都添加到快速访问栏中，打造一
个属于自己的高效工作界面。
添加端点
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如何
去除幻灯片
中默认版式
在PPT制作过程中去除幻灯片默认版式，
选择合适版式，提高工作效率。
1.
选点击
2.
点击
3.
选择需要的版式，如
选项卡
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