2024年6月1日发(作者：)

电子邮件的格式

一、 商务英语

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人 email地址、密送收信人 email地址。②标题。③称

呼、开 头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人 职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨， 要引人注目、意思明确，

最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写 作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用

dear+title 作为

称呼，如只知对方姓名不知性别，可用 dear+全名，如邮件

为一封通函，则用dearall作为邮件称呼；正文应结构清楚， 便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小

段落，或利 用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目 了然。

二、 商务英语电子邮件写作应遵循的五 c原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五 c原则，即

correctness 、conciseness、xxplete、clarity 和 courtesy 原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、

义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。 具体而言，

不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无 误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完 整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。

一 封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给 阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应

以简明扼 要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是 句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇

特征 是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，

女口 u 表示 you， pls 表示 please ， info 表示 information ， qty 表 示 quantity ， p “ c 表 示 piece ，

l “ c 表 示 letterofcredit ，fob 表示 freeonboard 。

例 1 it is very difficult to sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in

france.

例 2 price : fob shanghai usd 96 “ pc.

例 3 hope you can accept it.

例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用

表达因果关系的连接词如 since、because，这种舍长句、复

合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务 英语电子邮件写作中十分常见。例

语的使用，例 3

2中缩略

中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子 邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者 所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的

电子 邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才 能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用

5w1h来检

验，即卩 who, when， where， what， why和 how。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。

具体表现在：

例 1 we will deliver your goods soon.

例2中significant 一词意为明显的、 不小的，语义模

糊，故可以用具体数字替换。例 2中soon表示不久、很快，

语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月 日。

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于

电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重 措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写

作电子邮 件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达 观点，提出要求。

例 1 if it is not for the larger orders we receive

from a numbero four regular customers ，we could not have quoted for supplies even at that price.

例 2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65 ，000 pieces.

例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务 谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子

免于受 损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重

要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视 商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现

这样或那 样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的 英语及业务水平，还可以体现写信人为人处

事的态度和风 格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要 的作用。因此，有必要熟悉商务英文电

子邮件应有的规范和 格式，遵循邮件的写作原则。