2024年4月24日发(作者：)

Office邮件合并技巧

作为现代办公的重要工具，Office软件包括了许多实用的功能，例

如文字处理、电子表格、幻灯片制作等等。其中，邮件合并功能在处

理大批量邮件时尤为方便和高效。本文将介绍Office邮件合并技巧，

帮助读者更好地利用这一功能，并提升工作效率。

一、什么是邮件合并

邮件合并是指通过Office软件将一份邮件的内容批量发给多个收件

人，同时保持每封邮件的个性化信息，例如收件人姓名、公司名称等。

这种方式可以减少重复性工作，提高工作效率。

二、使用Mail Merge合并邮件

在Office中，Mail Merge（邮件合并）是实现邮件合并功能的主要

工具。以下将分步骤介绍如何使用Mail Merge合并邮件：

第一步：准备数据源

首先，需要准备一个包含收件人信息的数据源，可以是Excel表格、

Access数据库或者Outlook联系人列表。确保数据源中的每一列都有明

确的标题，例如"姓名"、"公司"、"邮箱"等。

第二步：创建主文档

在Word中，打开一个空白文档，并点击"邮件"选项卡中的"开始邮

件合并"按钮。选择"电子邮件"，然后点击"使用现有列表"。通过浏览

找到之前准备的数据源文件，点击"打开"。

第三步：编辑邮件内容

在邮件合并向导中，可以编辑邮件内容。插入合适的字段，例如"‹

姓名›"、"‹公司›"，用于个性化邮件。可以通过"信头和信尾"选项卡添

加额外的信息，例如公司Logo、联系方式等。完成后，点击"下一封"

预览邮件内容。

第四步：合并邮件

预览邮件内容无误后，点击"完成合并"，然后选择"发送电子邮件"。

这时会弹出一个对话框，可选择发送邮件的账户、主题等设置。点击"

发送"，Office会自动将个性化的邮件发送给每个收件人。

三、调整邮件合并设置

在邮件合并过程中，可以根据需求调整一些设置，以满足特定的要

求。

1.筛选收件人：在预览邮件内容时，可以使用"筛选收件人"功能，

根据特定条件选择需要发送邮件的收件人，例如按照公司、地区等属

性进行筛选。

2.格式化日期：如果邮件中包含日期信息，可以在Mail Merge向导

中选择日期格式，确保每封邮件的日期显示正确。

3.预览邮件：通过"下一封"按钮可以逐一预览每封邮件的内容，确

保邮件格式和个性化信息正确无误。

4.测试发送：在发送实际的邮件之前，可以选择"仅发送到自己"的

选项，将邮件发送到自己的邮箱，以查看发送效果。

四、注意事项

在使用Office邮件合并功能时，需要注意以下事项，以确保合并的

邮件顺利发送：

1.验证收件人信息：在准备数据源时，务必核实收件人的邮箱地址

是否准确有效，以免发送邮件失败或发错邮件。

2.避免垃圾邮件风险：大量发送邮件可能会触发邮箱服务提供商的

垃圾邮件过滤机制，建议适量控制邮件发送频率，以免被封账户或进

入垃圾邮箱。

3.保护个人信息：在邮件中使用个性化信息时，需要谨慎处理和保

护收件人的个人信息，遵守相关的隐私保护法律法规。

总结：

Office邮件合并技巧提供了一种高效、便捷的方式来发送大量个性

化邮件。通过合理利用Mail Merge等工具，可以大大提升工作效率，

并减少繁琐的重复性工作。在使用邮件合并功能时，注意事项也需要

引起关注，以确保合并邮件的顺利发送和信息安全。希望读者通过本

文的介绍，能更好地掌握Office邮件合并技巧，为自己的工作带来便

利和效率。