2023年11月26日发(作者：)
广东海洋大学职业技术学院
常用办公设备的安装、使用与维护
随着计算机和通讯技术的飞速发展，现代化办公设备档次不断提高，作为工程技术人
员或者办公人员，都会使用到大量的办公设备，比如：打印机、复印机、扫描仪、数码相
机、传真机等；因此，掌握基本的办公设备使用常识是很必要的。了解常用办公设备的分
类、安装、使用与维护是非常有必要的。
一．打印机的分类、安装、使用与维护
打印机作为一种极为重要的输出设备，越来越普及，逐步成为办公自动化必不可少的设备
之一。利用打印机可以打印出各种资料、文档、图形及图像等。严格地说，现在市场上销
售的办公用打印机都是智能打印机，它本身的控制电路就是一个计算机控制系统，是一个
完整精密的机电一体化智能系统。目前，市场上出售的打印机从原理上分主要有3种：针
式打印机、喷墨打印机和激光打印机。按照与计算机的接口方式，目前主要有并行接口、
USB接口和IEEE1394接口。按照用途，打印机主要包括通用、专用、商用、家用、便携、
网络打印机等。
（一）、打印机的分类与维护
1、针式打印机
通过打印针对色带的机械撞击，在打印介质上产生小点，最终由小点组成所需打印的对象。
而打印针数就是指针式打印机的打印头上的打印针数量。而打印针的数量直接决定了产品
打印的效果和打印的速度。
针式打印机的维护:
(1),不要用手指触摸打印针表面。在打印机使用了一段时间后，用无水酒精将打印头擦洗
一下，以保证导向孔畅通无阻。
(2).,定期用小刷和吸尘器清理机内的灰尘和纸屑。
(3),打印头的位置要根据纸张的厚薄进行调整。
(4),如果发现色带有破损，一定要立即更换新的色带。不要使用破旧色带，否则有可能断
针。
(5),若发现走纸和针头小车运行困难时，不要用手强行移动，要及时查出原因并处理，否
则易损坏机械部件和电路。
2、喷墨打印机
应用最广泛的打印机。其基本原理是带电的喷墨雾点经过电极偏转后，直接在纸上形成所
需字形。其优点是组成字符和图像的印点比针式点阵打印机小得多，因而字符点的分辨率
高，印字质量高且清晰。可灵活方便地改变字符尺寸和字体。印刷采用普通纸，还可利用
这种打字机直接在某些产品上印字。
喷墨打印机的维护：
（1）打印质量不高。如果判断不是缺墨，就要检查喷墨头的盖帽系统的保护功能，看是
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否其是否未正常工作而导致喷头墨水的挥发及外部灰尘的吸附造成喷墨头干堵。此时应该
及时清洗喷头。
（2）缺纸或卡纸。此时，用户会听到蜂鸣声，“on line”灯灭，相应的“error”或“ink/paper”
指示灯亮，此时需要装上新纸或取出卡纸。
（3）缺墨盒或墨水。现象与（2）相同，如判断为不是却纸或缺卡纸，换上新墨盒即可。
3、激光打印机
激光源发出的激光束经由字符点阵信息控制的声光偏转器调制后，进入光学系统，通过多
面棱镜对旋转的感光鼓进行横向扫描，于是在感光鼓上的光导薄膜层上形成字符或图像的
静电潜像，再经过显影、转印和定影，便在纸上得到所需的字符或图像。主要优点是打印
速度高，可达20000行／分以上。
激光打印机的维护：
激光打印机在日常使用过程中要注意做好以下几项工作：
（1）在使用环境、清洁方法和电源要求上，与针式打印机相同
（2）开启激光打印机电源开关后，在预热状态，不要盲目操作
（3）正确使用纸张。
（4）通过经济方式延长碳粉使用寿命。
（5）通过重新分布碳粉延长碳粉使用寿命。
（二）打印机的安装
打印机的安装分2个步骤：硬件安装和驱动程序安装。这两个步骤的顺序不定，视打印机
不同而不同。如果是串口打印机一般先接打印机，然后再装驱动程序，如果是USB口的
打印机一般先装驱动程序再接打印机。
1、打印机硬件安装。实际上现在计算机硬件接口做得非常规范，你把打印机得数据线只
有一端在计算机上能接，所以不会接错。
2、驱动程序安装
如果驱动程序安装盘是以可执行文件方式提供，则最简单直接运行就可以按照
其安装向导提示一步一步完成。如果只提供了驱动程序文件，则安装相对麻烦。这里以
Windows XP系统为例介绍。
（1）打开控制面板，然后双节面板中的打印机和传真图标。
（2）安装新打印机直接点左边的添加打印机，接着弹出添加打印机向导
（3）点下一步，出现询问是安装本地打印机还是网络打印机，默认是安装本地打印机
（4）如果安装本地打印机直接点下一步，系统将自动检测打印机类型，如果系统里有该
打印机的驱动程序，系统将自动安装。
（5）点下一步，弹出询问打印机类型的窗口如果能在左右列表中找到对应厂家和型号，
则直接选中然后点下一步
（6）如果没有则需要我们提供驱动程序位置，点从磁盘安装，然后在弹出的对话框中选
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择你驱动程序所在位置，比如软驱，光盘等，找到正确位置后点打开（如果提供位置不
正确，点打开后将没有相应，暗示你重新选择），系统将开始安装.
(7)然后系统提示你给正在安装的打印机起个名字，并询问是否做为默认打印机（即发
出打印命令后，进行相应的那一台）选择后点下一步。
(8)弹出窗口询问是否打印测试页，一般新装的打印机都要测试选择后点下一步，最后
点确定，完成整个安装过程。
（三）打印机的使用
打印机的使用也比较简单，一般的应用软件都具有“打印”功能，实际上就是将需
要 输出的结果表现在纸张或者其他介质上，一般来说，打印都可以通过应用软件【文
件】菜单下 【打印】命令来进行打印，执行此命令后，系统会弹出【打印】对话框，
可以对打印任务进 行相应设定，一般还可以通单击【属性】命令按钮，弹出打印机的
“高级选项”，对打印机进行设定。
二、复印机的分类、安装、使用与维护
复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机复
印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过
其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。复印份数不多时较为经济。
(一)、复印机的分类
从工作原理来分，复印机分为模拟复印机和数码复印机。
模拟复印机是通过曝光、扫描将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电
的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程的复印机产
品。模拟型产品由于诞生和应用的时间已经比较长了，因此技术上较为成熟，性能也比
较稳定，并且在价格上占有一定的优势。目前复印速度在15～20页/分的主流的的模拟
型产品的价格基本上在8000～15000元左，复印速度在30页以上的高端产品的价格则
在20000多元，很少有价格超过3万元的模拟复印机产品。
数码复印机则是指首先通过CCD（电荷耦合器件）传感器对通过曝光、扫描产生的原稿
的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像信号输入到激光调
制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生有点组成的静电潜
像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成复印过程的产品。
（二）、复印机的安装
复印机的安装建议参考随机操作手册进行，一般需经过以下步骤：
（1）检查主机、零部件、消耗材料及备件，确保完整无缺。（新机器要按操作手册说明
逐一小心去掉包装物或紧固件后检查。）
（2）按照安放要求正确放置主机，并依次安装感光鼓，加入载体及墨粉，安装纸盒和
副本盘。
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（3）主机显示及工作状态检查。
（4）机器试运行。
（5）做好记录。
（6）安装自选附件。
（三）、复印机的使用与维护
（1）常规复印操作步骤如下：
① 放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正。
② 设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量。
③ 放入纸张。
④ 启动复印。
（2）使用中应注意的问题：
①不可将重物放在复印机上或让复印机受到冲击；
②当复印机在复印时，不可打开任何门盖或断开电源；
③不可让磁性物体靠近复印机，或在复印机旁使用易燃喷雾剂；
④不可把盛水或其它液体的器皿放在复印机上；
⑤不可让纸屑、书钉或其它金属碎片掉进复印机内；
⑥不可使用有损坏或裂开的电源线，电源线不可塞入复印机内；
⑦当复印机异常热或产生异常噪音时，不可继续使用，应立即断开电源检修。
三、扫描仪的分类、安装、使用与维护
扫描仪是一种计算机外部仪器设备，通过捕获图像并将之转换成计算机可以显示、编辑、
储存和输出的数字化输入设备。对照片、文本页面、图纸、美术图画、照相底片、菲林
软片，甚至纺织品、标牌面板、印制板样品等三维对象都可作为扫描对象，提取和将原
始的线条、 图形、文字、照片、平面实物转换成可以编辑及加入文件中的装置。
（一）、扫描仪的分类
扫描仪可分为三大类型：滚筒式扫描仪和平面扫描仪，近几年还有了笔式扫描仪。
滚筒式扫描仪一般使用光电倍增管PMT（Photo Multiplier Tulbe），因此它的密度范围较
大，而且能够分辨出图像更细微的层次变化；而平面扫描仪使用的则是光电耦合器件
CCD（Charged-Coupled Device）故其扫描的密度范围较小。CCD（光电耦合器件）是一
长条状有感光元器件，在扫描过程中用来将图像反射过来的光波转化为数位信号，平面
扫描仪使用的CCD大都是具有日光灯线性陈列的彩色图像感光器。
（二）、扫描仪分类的安装和使用
Windows XP内置了标准的静态图像获取程序，也就是说，只要正确安装了扫描仪的驱
动程序，就可以直接使用Windows XP自带的软件来进行扫描了。扫描仪的安装和使用
步骤如下 ：
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① 将扫描仪连接到计算机的端口上；
② 鼠标点击【开始】菜单，选择系统控制工具区域中的【打印机和传真】项目，
（三）、扫描仪的维护
1、扫描仪应避免震动和碰撞，在室内搬运时应小心平稳，需要长距离搬运时，必须先
将固定螺丝栓复位
2、避免将物件放在扫描板玻璃和外盖上。
3、扫描时，如原稿不平整，可轻压上盖，注意不可太用力。
4、应保持扫描仪的清洁，扫描仪板上如有污垢，可用软布蘸少量酒精擦拭
5、不要拆开扫描仪或给一些部件加润滑油
四、传真机的分类、安装、使用与维护
传真机是指在公用电话网或其相应网络上，用来传输文件、报纸、相片、图表及数据等
信息的通信设备。传真机是集计算机技术、通信技术、精密机械与光学技术于一体的通
信设备，其信息传送的速度快、接收的副本质量高，它不但能准确、原样地传送各种信
息的内容，还能传送信息的笔迹，适于保密亲笔通信，具有其它通信工具无法比拟的优
势，为现代通信技术增添了新的生命力，并在办公自动化领域占有极重要的地位，发展
前景广阔。
（一）、传真机的分类
目前市场上常见的传真机可以分为四大类：
1、热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）；
2、热转印式普通纸传真机；
3、激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）；
4、喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。
（二）、传真机的安装和使用
1、使用前：请仔细阅读使用说明书，正确地安装好机器，包括检查电源线是否正常、
接地是否良好。机器应避免在有灰尘、高温、日照的环境中使用。
2、芯线。有些芯线如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯线而有的用的是3
芯线，这两种连接如错误，则传真机无法正常通信。
（1）线路通信质量的简单判断：当线路通信质量差时，进行传真可能会引起文件内容部
分丢失，字体压缩或通信线路中断。
（2）判断方法：摘机后听拨号音是否有异常杂音。如“滋滋”声或“咔咔”声。
3、记录纸的安装：记录纸有两种，传真纸(热敏纸)和普通纸(一般为复印纸)。
a、热敏纸原理：在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热
敏纸有正反面区别，安装时须依据机器的示意图进行。如新机器出现复印全白时，故
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障原因可能是原稿放反或热敏纸放反。
b、普通复印纸的选择：普通纸传真机容易出现卡纸故障，多数由于纸质量引起。一般
推荐纸张重量为80g/平方米，并且要干燥。特别是佳能B110、B150、B200、三星SF4100
机型。
4、三星系列某些机型带有语言芯片录音功能：该功能须一节安装于机内的9V叠层电
池支持工作，如传真机工作电源断开后，该电池独立工作20小时后电量将被放尽，面
板液晶显示“无电池”或“请更换电池”，因此建议该种机型24小时连续加电工作。
5、卡纸的处理：
(1)原稿卡纸，如显示“DOCUMENTJAM”等。如强行将原稿抽出，易引起进纸机构
损坏(如三洋117、217等会显示“MACHINEERROR”)。解决方法：掀开面板，将原
稿抽出或将面板下自动分页器弹簧掀开(详见各机器使用说明书)将纸取出。
(2)记录纸卡纸，故障原因是记录纸安装不正确、纸质量差、切纸刀故障。
解决方法：
a、正确安装记录纸。b、选用高质量记录纸。c、对于切纸刀引起的卡纸，打开记录纸
舱盖时不能过于用力。如打不开，则可以将机器断电后再加电，一般问题可以解决，
切记不可强行打开，否则极易引起切纸刀损坏，如松下V40、V60等。
6、接收传真正常，复印、发传真时有竖直黑条。一般为扫描头脏引起(如涂改液、公
章印)。解决方法：用软布或棉花蘸酒精液轻轻将扫描头上赃物擦去。
（三）、传真机的维护
1、不要频繁开关传真机。
因为每次开关机都会使松下传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容
易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。
2、尽量使用专用的传真纸。
请参按传真机说明书，使用推荐的传真纸。劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感
热记录头和输纸辊造成磨损。
3、禁忌在使用过程中打开合纸舱盖。
因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，打印中请不要打开纸卷上面的合纸
舱盖，打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。
4、经常做清洁。
要经常使用柔软的干布清洁松下传真机，保持外部的清洁。对于传真机内部，最好每
半年清洁保养一次。
5、使用环境很重要。
传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，防止水或化
学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。
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